Applicant Tracking System: Erklärung, Vorteile & Funktionen von ATS

Bewerbermanagement kann eine echte Herausforderung für HR-Abteilungen darstellen, insbesondere wenn es darum geht, Bewerberdaten effektiv zu verwalten. Wenn du in einer HR-Abteilung arbeitest oder ein Unternehmen leitest, hast du wahrscheinlich schon von Applicant Tracking Systemen (ATS) gehört. Ein ATS ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Bewerberdaten zu verwalten und den Einstellungsprozess zu optimieren. In diesem Artikel wird unser Experte und Gastautor Volker Bessel genauer auf die Funktionsweise von ATS eingehen und erklären, warum immer mehr Unternehmen auf diese Art von Software setzen.

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein Applicant Tracking System, auf Deutsch Bewerbermanagement-System oder Bewerbungsmanagement-System, ist eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, Bewerberdaten zu sammeln, zu organisieren und zu verwalten. ATS-Systeme werden oft auch als Applicant Tracking Software oder ATS-Recruiting-Systeme bezeichnet. Sie erleichtern den Einstellungsprozess, indem sie die Arbeit der HR-Abteilungen automatisieren und den Prozess insgesamt beschleunigen.

Das ATS ermöglicht es Unternehmen, alle relevanten Informationen über Bewerber*innen an einem Ort zu speichern und Bewerbungen online zu verwalten. Diese Systeme sind in der Regel so konzipiert, dass sie den gesamten Einstellungsprozess vom Beginn der Bewerbung bis hin zur Einstellung des Bewerbers automatisieren können. So kann die HR-Abteilung Zeit sparen und sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM-System?

Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Ein ATS kann als eine Art CRM-System für Bewerber*innen betrachtet werden, da es ähnliche Funktionen bietet, jedoch auf Bewerbungsmanagement und Einstellungsprozesse spezialisiert ist.

ATS und CRM-System unterscheiden sich maßgeblich darin, welche Informationen gesammelt und verwaltet werden. In einem CRM-System werden Kundendaten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Kaufhistorien gespeichert. In einem ATS werden hingegen Informationen wie Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse und Referenzen gesammelt und verwaltet. Die besten CRM-Systeme im Vergleich, findest du bei uns im kostenlosen OMR Reviews Briefing.

Welche wichtigen Funktionen hat ein Applicant Tracking System?

Wenn es um die Suche nach dem perfekten Kandidaten bzw. der perfekten Kandidatin für dein Unternehmen geht, kann es schnell überwältigend werden. Doch zum Glück gibt es Tools, die dir bei dieser Aufgabe helfen können. Ein solches Tool ist das Applicant Tracking System (ATS). Es handelt sich hierbei um eine Software, die das Bewerbermanagement von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung automatisiert. Doch was genau kann ein ATS eigentlich alles?

Grundlegend bietet ein ATS Funktionen wie das Veröffentlichen von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Jobbörsen und das Sammeln von Bewerbungen an einem zentralen Ort. Doch darüber hinaus gibt es auch zahlreiche neue und innovative Funktionen, die bisher nur selten in ATS zu finden sind. Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, Bewerberdaten direkt aus sozialen Netzwerken zu extrahieren. Dadurch kannst du deine Suche nach Kandidaten auf LinkedIn oder anderen Plattformen erweitern und dir zusätzliche Optionen verschaffen.

Eine weitere Funktion, die in modernen ATS zu finden ist, ist die Möglichkeit, Bewerber*innen automatisch zu bewerten. Hierbei wird mithilfe von KI-Algorithmen eine Vorab-Auswertung der Bewerbungen durchgeführt, wodurch du schneller diejenigen Bewerber*innen identifizieren kannst, die am besten zu deiner Stellenausschreibung passen.

Weiterhin bieten einige ATS auch Funktionen wie die Automatisierung von E-Mails oder die Erstellung von Berichten und Analysen. So kannst du den Bewerbungsprozess weiter optimieren und dir wertvolle Einblicke verschaffen.

Wann sollte ein Unternehmen ein ATS einführen?

Ein Unternehmen sollte ein Bewerbermanagement-System einführen, wenn es regelmäßig Bewerbungen erhält und diese manuell verarbeitet werden müssen. Auch wenn das Unternehmen viele offene Stellen hat oder remote arbeitet, kann ein ATS eine sinnvolle Investition sein. Wenn der Bewerbungsprozess zeitaufwendig ist und es zu Verzögerungen oder Fehlern kommt, kann ein Bewerbermanagement-System dazu beitragen, diese Probleme zu lösen.

Welche Besonderheiten sind bei der Nutzung/ Erwägung eines ATS zu beachten?

Beim Einsatz von ATS gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:

• Bedarfsermittlung: Bevor ein ATS ausgewählt wird, sollten Unternehmen ihre Anforderungen und Bedürfnisse sorgfältig ermitteln. Dabei gilt es zu berücksichtigen, welche Funktionen wirklich benötigt werden, wie viele Bewerber*innen pro Jahr zu erwarten sind und welche Recruiting-Prozesse optimiert werden sollen. Zudem sollte beachtet werden, ob die Software nur national oder auch international eingesetzt werden soll.
• Erweiterbarkeit: Geht es ausschließlich um die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems? Oder sollen zukünftig auch weitere HR-Funktionen digitalisiert werden? Hier gibt es Anbieter, die sich ausschließlich auf das Bewerbermanagement fokussiert haben, aber auch Suiten, die eine Vielzahl von Bereichen wie etwa Onboarding, Weiterbildung oder Zeiterfassung mit abdecken.
• Datenschutz: Der Schutz der Daten von Bewerber*innen ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines ATS. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das System den datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht und die Daten sicher verwaltet werden.
• Usability: Die Nutzerfreundlichkeit des ATS ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Systems. Die Bedienung sollte einfach und intuitiv sein, um die Akzeptanz bei den Nutzer*innen zu erhöhen. Das gilt nicht nur für die eigenen HR-Mitarbeiter*innen, sondern insbesondere für die Benutzung durch Bewerber*innen.
• Integration: Ein ATS sollte sich nahtlos in bestehende HR-Systeme integrieren lassen, um einen reibungslosen Recruiting-Prozess zu gewährleisten. Hier sollte man darauf achten, welche Schnittstellen ein System bietet oder ob es Standard-Integrationen gibt.
• Schulung: Eine sorgfältige Schulung der Mitarbeiter*innen ist wichtig, um die Effektivität des Systems zu steigern und sicherzustellen, dass es korrekt genutzt wird. Zudem muss ein System auch regelmäßig administriert werden und Nutzer*innen auch über Neuerungen informiert werden.

Oft zeigen sich die Unterschiede zwischen Systemen erst im Detail – beispielsweise bei Schnittstellen oder bestimmten Funktionen. Je besser du die eigenen Anforderungen kennst, umso besser passt das System am Ende zu deinem Unternehmen.

Welche Anbieter von Bewerbermanagement-Systemen gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von ATS-Anbietern auf dem Markt. Hier sind einige der wichtigsten:

• Personio bietet ein umfassendes HR-System, das unter anderem eine ATS-Funktion umfasst. Es ist besonders geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen.
• Workday HCM ist ein Cloud-basiertes HR-System, das eine ATS-Funktion sowie weitere HR-Module bietet. Es richtet sich hauptsächlich an mittelständische und große Unternehmen.
• SAP Success Factors ist eine Cloud-basierte HR-Plattform, die eine ATS-Funktion sowie weitere HR-Module bietet. Es ist eine Lösung für mittlere bis große Unternehmen und eignet sich besonders, wenn weitere SAP-System schon im Einsatz sind.
• rexx systems ist ein umfangreiches HR-System, das neben einem ATS auch Funktionen wie Zeitwirtschaft oder digitale Personalakte bereitstellt.
• SmartRecruiters ist eine moderne Recruiting-Plattform mit einem Fokus auf Kandidaten-Engagement und Teamzusammenarbeit. Es bietet Funktionen wie automatisierte Vorstellungsgespräche, Video-Bewerbungen und Kandidatenanalyse. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die Wert auf ein positives Bewerbererlebnis legen.
• Talention ist eine umfassende Talent-Acquisition-Plattform, die nicht nur Bewerbermanagement, sondern auch Funktionen wie Employer Branding, Active Sourcing und Candidate Relationship Management bietet. Mit seiner integrierten Jobbörsen-Software und Personalmarketing-Lösungen hilft Talention Unternehmen, ihre Zielgruppe zu erreichen und qualifizierte Bewerber*innen anzusprechen.
• d.vinci Bewerbermanagement ist eine leistungsstarke Bewerbermanagement-Software, die auf die Bedürfnisse von mittelständischen und großen Unternehmen zugeschnitten ist. Neben den grundlegenden Funktionen wie Bewerbungs-Tracking und Kandidatenkommunikation bietet d.vinci auch erweiterte Features wie ein individuell anpassbares Bewerbungsformular, automatische Terminplanung und ein Dashboard zur Echtzeit-Analyse des Bewerbungsprozesses.
• softgarden ist ein benutzerfreundliches ATS, das besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Es bietet Funktionen wie Stellenanzeigen-Veröffentlichung, Bewerbungs-Tracking und Kandidatenkommunikation. Ein besonderes Merkmal von softgarden ist die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess nahtlos in die eigene Unternehmenswebsite zu integrieren, um ein einheitliches Nutzererlebnis zu schaffen.

Fazit

Ein starkes Bewerbermanagement ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Rekrutierung. Mit einem Applicant Tracking System (ATS) kannst du den gesamten Bewerbungsprozess effizienter und effektiver gestalten. Von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen bis zur automatisierten Kommunikation mit Bewerbern – ein ATS erleichtert dir den Weg zu den besten Talenten.

Die Vielfalt der Funktionen, die ein ATS bieten kann, ist beeindruckend. Von KI-gestützter Vorauswahl über Videointerviews bis hin zur Integration von Social Media – diese Tools bieten innovative Lösungen, um den Einstellungsprozess zu optimieren und Bewerber*innen zu begeistern.

Ein ATS ist nicht nur für große Unternehmen relevant. Auch Start-ups und mittelständische Unternehmen können von den Vorteilen profitieren und wertvolle Ressourcen sparen. Die Einführung eines ATS sollte jedoch gut geplant sein und zum richtigen Zeitpunkt erfolgen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

 

Bei der Nutzung eines ATS ist es wichtig, auf Besonderheiten wie die Benutzerfreundlichkeit, Integrationsoptionen und Reporting-Tools zu achten. Es lohnt sich auch, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das Bewerbermanagement-System zu finden, das am besten zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens passt.

Es gibt übrigens sogar kostenlose Bewerbermanagement-Software – natürlich mit entsprechenden Einschränkungen. Aber wenn du zunächst ein System nur ausprobieren möchtest oder dein Unternehmen lediglich selten Stellen ausschreibt, kann dies eine tolle Alternative sein.