Datenschutz-Software: Die besten Tools zur Einhaltung der DSGVO im Vergleich

Datenschutz-Software-Definition: Was ist DSGVO-Software?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vereinheitlicht die gesetzlichen Bestimmungen zur Sicherung und zum korrekten Umgang mit personenbezogenen Informationen europaweit. Hier gilt es für Unternehmen eine Menge Richtlinien zu beachten und einzuhalten bzw. entsprechende Maßnahmen gesetzeskonform umzusetzen.

Diese To-dos werden gemeinhin im sogenannten Datenschutzmanagement gefasst. Im Zuge dessen definieren Verantwortliche strukturierte Vorgehensweisen, um die rechtlichen und ebenso die individuell betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu organisieren, zu optimieren sowie langfristig zu kontrollieren.

Dabei kommt in aller Regel eine Datenschutz-Software oder Datenschutzmanagement-Software zum Einsatz. Kernziel solcher Lösungen ist es, Firmen eine umfassende Unterstützung dabei zu bieten, die Einhaltung der DSGVO in allen relevanten Bereichen zu gewährleisten.

Weshalb sollten Unternehmen eine Datenschutzmanagement-Software einsetzen?

Egal ob digital bzw. online oder analog – bei zentralen Geschäftsprozessen werden immer wieder personenbezogene Daten verarbeitet. In vornehmlich analogen Zeiten bestand der Großteil des Datenschutzes darin, Papiere mit sensiblen Informationen langfristig unter Verschluss aufzubewahren. Das ist auch heute noch absolut datenschutzrelevant. In der zunehmend online- sowie digitalbestimmten Business-Landschaft spielen Daten und damit der Datenschutz mittlerweile jedoch eine ganz andere, sehr viel beherrschendere Rolle. Die EU hat mit der DSGVO auf diese Entwicklung reagiert.

Nie zuvor wurden so viele persönliche Informationen abgefragt, gespeichert und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Mehr und mehr unternehmerische Vorgänge sind regelrecht datengetrieben. Ohne entsprechende Informationen geht dann kaum noch etwas. Derartige digitale Systeme brauchen spezielle und sehr umfangreiche Datenschutzmaßnahmen, die sämtliche Bereiche berücksichtigen. Dazu zählen digitale Ablagen, Online-Bestellungen, die Kommunikation per E-Mail, Messenger etc., die Mitarbeiterverwaltung, das Lohnwesen, die Rechnungsstellung, Zulieferungen und vieles mehr. Nahezu überall fallen kritische Informationen zu Personen und/oder sensiblen Business-Prozessen an, die gesichert sowie generell rechtlich korrekt verwendet werden müssen.

Geschieht dies nicht, drohen enorme Strafen. Kommt es zum Beispiel zu einem Datenklau und wird bei dessen Verfolgung erkannt, dass ein Unternehmen nicht streng nach DSGVO für die Sicherheit der Informationen gesorgt hat, können – je nach Schwere des Vorfalls – Ahndungen in Millionenhöhe folgen. Außerdem durchsuchen spezialisierte Juristen fortlaufend das Netz, um kleinere Datenschutzverstöße ausfindig zu machen. Das kann zu empfindlichen Abmahnungen führen. Gar nicht selten werden solche Kräfte sogar von Firmen auf ihre größten Mitbewerber angesetzt, um diesen ein Bein zu stellen.

Mithilfe einer passend abgestimmten und richtig eingesetzten DSGVO-Management-Software können Unternehmen alle Datenschutz-Must-haves sehr effizient berücksichtigen. Betreffende Strafen sind dann nahezu ausgeschlossen.

Weiterhin kann ein umfassender Datenschutz bzw. ein gutes Datenschutzmanagement gewisse Marketing- und Qualitätsvorteile bringen: So achten (potenzielle) Kund*innen oder Geschäftspartner*innen heute sehr genau darauf, dass ihre Datenrechte gewahrt werden. Ist das der Fall, steigen die Chancen auf Abschlüsse erheblich. Darüber hinaus lässt sich durch den korrekten Umgang mit Informationen ein positives allgemeinöffentliches Unternehmensbild stützen. Nicht zu vergessen ist, dass durch die Analyse sowie die Definition von datenschutzspezifischen Umgängen in Geschäftsprozessen die betreffenden Vorgänge häufig auch im Großen und Ganzen bewertet werden. Dabei tauchen sogar recht häufig Risiken, Qualitätsmängel und Potenziale für die Prozessoptimierung (in der Verfahrensweise mit Daten, aber ebenso darüber hinaus) auf.

Wie funktioniert Software zum Datenschutz?

Nicht jede Datenschutzmanagementsystem-Software ist gleich. Manche Lösungen bringen nicht viel mehr als ein einziges Werkzeug zur Bearbeitung eines bestimmten Datenschutzaspekts mit. Andere sind dagegen als umfangreiche DSGV-Tool-Sammlungen ausgerichtet.

In jedem Fall definieren die integrierten Features, wie das betreffende Datenschutz-Programm funktioniert. Die nachfolgenden Elemente und entsprechende Funktionsweisen sind typisch.

• Datenschutz und Privatsphäre: Software für das Datenschutzmanagement bietet Unternehmen gemeinhin Tools, mit denen sie sicherstellen, dass ihre Daten geschützt, privat und rechtlich rundum einwandfrei verarbeitet sind. Hierbei handelt es sich vor allem um Verschlüsselungen bzw. Zugriffskontrollen und Organisationswerkzeuge für interne Verarbeitungstätigkeiten sowie Auftragsverarbeitungen bei genutzten Dienstleistern.

• Consent-Management: EU-DSGVO-Software bringt häufig Funktionen mit, die es Unternehmen erlauben, spezifische Consent-Abfragen zu schalten und zu managen. Hier sollten Personen, deren Informationen verarbeitet werden, die Möglichkeit bekommen, dem Vorgehen konkret zuzustimmen oder eben zu widersprechen. Sie sollten individuell bestimmen können, welche Informationen sie preisgeben möchten und welche nicht.

• Dashboards: Eine gute Software für den Datenschutz bzw. für die DSGVO bietet zentrale Dashboards, über die entsprechende Funktionen leicht zugänglich sind. Hier sollten die wichtigsten Datenschutzaspekte des Betriebs zusammenlaufen. Verantwortliche bekommen idealerweise einen umfassenden Überblick.

• Protokollierung: Ein gut konzipiertes DSGVO-Programm führt ein vollständiges Protokoll über Prüfungen und Änderungen an sensiblen Daten. Das Management ist optimalerweise in der Lage, im Ernstfall jede auf der Plattform vorgenommene Änderung zu verfolgen.

• Cookie-Scan: Einige Lösungen zur Einhaltung der DSGVO bieten eine Cookie-Scanner-Komponente. So lassen sich auf der Website oder im Onlineshop verwendete Cookies automatisch analysieren und anschließend die passenden Datenschutzmaßnahmen umsetzen.

• Datenabruf: Eine DSGVO-Management-Software sollte es Verantwortlichen ermöglichen, Nutzer*innen von Websites, Onlineshops oder Apps, die ihre gespeicherten Daten anfordern, diese in einem gängigen Format zu übergeben.

• Analysen, Warnungen und Benachrichtigungen: DSGVO-Software bietet häufig zeitnahe Benachrichtigungen über Aktualisierungen in den Bestimmungen und ebenso zu eventuellen Datenschutzverletzungen. Um mögliche Fehler aufzudecken, analysiert die jeweilige Lösung die betreffenden Prozesse kleinteilig. Warnungen können in Echtzeit ausgespielt werden.

• Datenverwendungsberichte: Mit entsprechenden Funktionen können Unternehmen überwachen und auswerten, wie sensible Daten genutzt werden. Die Berichte verschaffen bestenfalls einen vollständigen Überblick. Dieser kann nicht nur für Datenschutzzwecke, sondern ebenso für die Prozessoptimierung bei Vorgängen, die auf Daten basieren, sehr nützlich sein.

• Management von Vorfällen: Im Falle einer Datenschutzverletzung sollte die Software automatische Benachrichtigungen herausgeben. Entsprechende Ereignisse werden idealerweise sowohl den Datenschutzverantwortlichen im Unternehmen als auch den zuständigen Behörden und nicht zuletzt den Betroffenen unverzüglich gemeldet. Hier gilt es strenge Fristen einzuhalten, um weitere strafrechtliche Negativkonsequenzen zu vermeiden.

• Interne Datenschutzrichtlinien: Eine ausgefeilte Datenschutzmanagement-Software ermöglicht es Verantwortlichen, einen umfassenden Data-Governance-Rahmen zu entwerfen. In diesem werden sämtliche Daten bzw. der Umgang mit jenen durch spezifische Richtlinien kontrolliert und verwaltet. Die Software kann auch dabei helfen, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller an den jeweiligen Prozessen Beteiligten festzulegen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Datenschutz-Tools?

Der zentrale Vorteil, den Datenschutz-Software verschaffen kann, liegt praktisch auf der Hand: Sie lässt einen Rahmen schaffen, in dem (personenbezogene) Informationen sicher und rechtlich korrekt verarbeitet werden. Welche Benefits das im Detail bringt, ist nachfolgend zusammengefasst.

• Verbesserter Kundedatenschutz: Software zur Einhaltung der DSGVO hilft Unternehmen selbstverständlich vornehmlich dabei, die Daten ihrer Kund*innen besser zu schützen und sie im Sinne der Bestimmungen zu verarbeiten. Dies wird durch Zugriffskontrollen, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Datenverschlüsselung, eine rechtmäßige Datenverwaltung und andere spezifische Sicherheitsmaßnahmen erreicht.

• Verbesserte Cyber-Sicherheit: Moderne Datenschutz-Tools bieten häufig spezielle Datensicherheitsfunktionen, Netzwerküberwachungsmöglichkeiten und High-End-Verschlüsselung. Auch wenn das Schutzniveau unterschiedlich ausfällt, können solche Funktionen den allgemeinen Cyber-Sicherheitsrahmen einer Organisation (nicht nur hinsichtlich der DSGVO) erheblich verbessern.

• Optimierte Kundentreue: Im Zeitalter des praktisch allgegenwärtigen Internets sind sich die meisten Menschen typischer Datenschutzprobleme bewusst. Wenn Unternehmen und Websites ihren Nutzer*innen die Möglichkeit geben, selbst zu entscheiden, wie ihre Daten verwendet werden und ihnen eindeutig eine erhöhte Datensicherheit signalisieren, schafft dies Vertrauen sowie schließlich Loyalität. Wahlmöglichkeiten wie Cookie-Banner, Opt-out-Schaltflächen und Zustimmungsformulare sind ein effektiver Weg zur Verbesserung des Markenrufs und der Kundenbindungsrate.

• Erhöhte Transparenz: Eine Software für den Datenschutz bzw. dessen Verwaltung bietet Unternehmen eine Übersicht und letztlich eine größere Transparenz bei der Erfassung, Speicherung und Verwendung von Informationen. Dadurch lässt sich nicht nur leicht nachvollziehen, wie Daten verarbeitet werden, sondern ebenso, ob sie in den jeweiligen Prozessen optimal zu Einsatz kommen.

• Gefahren prompt erkennen: Eine Datenschutzverordnung-Software kann umfassende Audit-Funktionen mitbringen, die es Unternehmen ermöglichen, eventuelle Verstöße gegen die Vorschriften schnell und sicher zu erkennen. Abhilfemaßnahmen können umgehend eingeleitet werden. Das Risiko von Abstrafungen geht somit gegen null.

• Geführte Compliance: Umfangreichere Datenschutzverwaltung-Software wird mitunter mit einem Data-Compliance-Cookbook geliefert. Hierbei handelt es sich um ein Feature, welches Verantwortliche durch den Datenschutzprozess führt und sicherstellt, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Dieser Guide enthält dann unter anderem Schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie Kundendaten sicher zu speichern und zu verwalten sind, ohne die DSGVO-Standards zu verletzen.

• Effizienz und Sicherheit durch Automatisierung: Mit einer guten DSGVO-Lösung können viele manuelle Prozesse automatisiert werden. Zum Beispiel das Scannen auf sensible Informationen in nicht regelkonformen Datenbanken oder das Versenden von Einverständniserklärungen an Kund*innen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Informationen. Diese Automatisierungen tragen erheblich dazu bei, den Aufwand des Datenschutzes zu senken und die Genauigkeit zu steigern. Es wird viel Zeit für die händische Erledigung banaler Aufgaben gespart. Außerdem laufen entsprechend automatisierte Vorgänge stets nach denselben Mustern und Regeln ab. Menschliche Fehler werden somit ausgeschlossen.

• Laufende Überwachung der Einhaltung: Software für den Datenschutz kann die Einhaltung der Verordnung durch ein Unternehmen laufend und in jedem Bereich überwachen. So wird sichergestellt, dass alle Datenverarbeitungsaktivitäten stets den Standards entsprechen. Dies hilft Unternehmen nicht zuletzt dabei, mögliche Datenschutzverletzungen schnell zu erkennen und sofort Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie ernsthaften Schaden anrichten. Idealerweise werden Fehler natürlich direkt ausgeschlossen.

Wie jede Software hat auch ein Datenschutz-Tool bzw. eine umfangreiche Software für das Datenschutzmanagement nicht immer nur Vorteile. Wobei echte Nachteile – zumindest bei seriösen und den europäischen Standards entsprechenden Lösungen – nicht auftreten sollten. Die häufigsten Probleme beziehen sich eher auf die Nutzung von Datenschutz-Software. Der nachfolgende Sachverhalt ist typisch.

• Defizite bei den Datenschutz-Features: Nach dem Inkrafttreten der DSGVO wurde der Markt von enorm vielen neuen Software-Anbietern für Datenschutz und entsprechende Organisationsprozesse überflutet. Der obige Datenschutz-Software-Vergleich verdeutlicht die große Masse an Optionen. Es liegt hier eine riesige Bandbreite vor - von Tools für bestimmte einzelne Datenschutzbelange (zum Beispiel Consent-Werkzeuge) bis hin zu umfassenden Suiten, die jeden Bereich der Datensicherheit in Unternehmen bedienen. Dabei einen Überblick zu bekommen und zudem den richtigen Funktionsumfang für das eigene Business zu bestimmen, ist eine überaus schwierige Angelegenheit. Das führt dazu, dass nicht wenige Firmen zwar eine Datenschutz-Lösung verwenden, diese aber unwissentlich keine ausreichende Sicherheit bietet.

Wie wählt man die passende EU-DSGVO-Software aus?

Gerade bei einer so wichtigen Sache wie dem gesetzlich korrekten, möglichst vorteilhaften Datenschutz im Unternehmen sollten sich Verantwortliche natürlich umso mehr bemühen, eine für ihren individuellen Betriebskontext perfekt passende Lösung zu bekommen.

Um das zu gewährleisten, bietet sich ein methodisches Vorgehen an. Mit den nachfolgenden Tipps sollte die Recherche effizient vonstattengehen.

Bedarfe erfassen Bevor man sich für eine Software für das umfassende Datenschutzmanagement oder eine Teillösung entscheidet, sollte eindeutig definiert werden, welche Datenschutzbedarfe im Unternehmen vorliegen. Nur so können Verantwortliche sichergehen, dass die Lösung ihren Aufgaben wirklich gewachsen ist und keine Gefahren durch einen unzureichenden Schutz drohen.

Gerade die Einhaltung aller DSGVO-Vorschriften ist dabei sehr komplex. Es gilt die zentralen Anforderungen herauszuarbeiten und den Gegebenheiten im Betrieb sowie den Möglichkeiten der Datenschutz-Programme gegenüberzustellen. Verantwortliche müssen sich ein vollständiges Bild davon machen, was zu tun ist bzw. was die Software leisten soll.

Hier gibt es gemeinhin keinen Standardweg. Einige Komponenten werden jedoch sehr häufig benötigt. Dazu gehören Daten-Mapping-Funktionen, die Möglichkeit, interne Datenschutzrichtlinien zu etablieren, die Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten und Auftragsverarbeitungen, Mitteilungen und Warnungen, Compliance-Checks sowie Zugriffsverwaltungen.

Idealerweise wird – falls nicht im Unternehmen vorhanden – für die Bestimmung der Needs mit einem externen Datenschutzprofi zusammengearbeitet.

Software-Typen DSGVO-Software kann zum einen vor Ort bzw. on-premise eingesetzt werden. In diesem Fall wird sie direkt auf den Computern und Servern des Unternehmens installiert. Es besteht zum anderen aber auch die Möglichkeit, ein webbasiertes SaaS-Produkt (Software-as-a-Service) in Anspruch zu nehmen, das in der Cloud gehostet wird.

Letztere Variante ist im Allgemeinen günstiger als erstere. Mit einer On-Premise-Lösung sind Unternehmen jedoch meistens flexibler, was die Tool-Gestaltung und –Zusammenstellung angeht. Sie wird häufiger von großen Firmen gewählt, die komplexe Datenschutzbedingungen zu bedienen haben. Eine SaaS ist hingegen meistens die erste Wahl für KMUs mit „Standardbedarfen“ und einem geringeren Budget.

Qualität und Verfügbarkeit des Supports Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Wahl eines Datenschutz-Programms ist die Qualität des Supports. Wenn die Möglichkeit besteht, einen Datenschutz-Software-Test durchzuführen, bietet es sich an, den Kundendienst dabei bewusst zu prüfen. Es lohnt sich hier auch, einen Blick auf die Online-Bewertungen – zum Beispiel im obigen Datenschutzmanagement-Software-Vergleich - zu werfen.

Da der Datenschutz im Unternehmen eine heikle Sache ist, sollten Nutzer*innen einer entsprechenden Lösung immer schnell und kompetent Hilfe bekommen, falls Fehler, Probleme oder auch einfach nur Standardfragen aufkommen. Viele Provider bieten gute Kontaktmöglichkeiten und zudem Wissensdatenbanken, die bei allgemeinen Problemen oder Fragen sofort weiterhelfen.

Teilweise können sogar (Online-)Schulungen in Anspruch genommen werden. Eine Nutzung ist immer eine Überlegung wert. Denn betreffende Mitarbeiter*innen sollten natürlich im Kontext des so wichtigen Datenschutzes umso genauer wissen, womit sie es bei einer entsprechenden Software zu tun haben bzw. wie diese funktioniert.

Was kostet Datenschutz-Software im Vergleich?

Die Kosten für Software zur Einhaltung der DSGVO und zur Steuerung von Datenschutzaktivitäten variieren stark. Es kommt hier in puncto Preise natürlich vor allem auf die datenschutzspezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens an. Werden viele und vielleicht sogar besonders kritische personenbezogene Informationen verarbeitet, ist eine unterstützende Lösung immer teurer, als wenn beispielsweise nur für eine hinreichende Cookie-Compliance gesorgt werden muss.

Viele simple, aber dennoch effektive DSGVO-Softwares sind kostenlos erhältlich. Umfangreichere Management-Tools müssen aber bezahlt werden. Sie kosten von ca. 50 Euro für Basispakete bis hin zu mehreren tausend Euro für individualisierte Enterprise-Suiten. Je größer und komplexer die Lösung wird, desto wahrscheinlicher ist zudem, dass Unterstützung bei der Implementierung sowie Schulungen benötigt werden. Das kann hohe, zusätzliche Kosten hervorrufen.

Zwar erscheint eine oftmals vorausgesetzte relativ große Anfangsinvestition zunächst entmutigend und vielleicht sogar unangemessen. Verantwortliche sollten allerdings bedenken, dass sich Defizite im Datenschutz, die durch ein zu sparsames Vorgehen entstehen, womöglich übel rächen. Das betrifft zum einen mögliche Strafen, zum anderen (oder schlimmstenfalls im Zuge dessen) aber auch eventuelle Einbußen im Absatz, in der Kundenbindung und in der allgemeinen Markenwahrnehmung.