Projektpräsentation: So berichtest du erfolgreich über dein Projekt

1. 1. Was ist eine Projektpräsentation?
2. 2. Wozu nutzt man Projektpräsentationen?
3. 3. Zu welchem Zeitpunkt solltest du eine Projektpräsentation erstellen?
4. 4. Wie erstellst du eine Projektpräsentation?
5. 5. Wie ist der Aufbau / die Gliederung einer Projektpräsentation?
6. 6. Welche Softwares eignen sich für Projektpräsentationen?
7. 7. Gibt es Projektpräsentationsvorlagen?

Du hast noch nie eine Projektpräsentation aufgebaut und weißt nicht, womit du anfangen sollst? Wir verraten dir unsere besten Tipps zur Erstellung einer klaren und übersichtlichen Projektpräsentation. Du erfährst, wozu Projektpräsentationen überhaupt benötigt werden und wie du diese optimal gliederst. Dazu geben wir dir geeignete Software wie bspw. Awork

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1. Was ist eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation dient dazu, ein bestimmtes Projekt auf das Wesentliche zusammenzufassen. Sie stellt dar, inwiefern ein Projekt wichtig für die jeweilige Struktur ist. Ebenso zeigt eine Projektpräsentation auf, warum sich die vom Projekt verursachten Kosten rentieren. Eine gute Projektpräsentation ist somit immer auch ein wichtiger Bestandteil vom Projektmanagement.

Projektpräsentationen sollen über Ziele, Aufgaben, Deadlines und Fortschritte eines Projekts informieren. Außerdem erlauben Projektpräsentationen externen Stakeholdern besser zu verstehen, was die Herausforderungen und Aufgaben eines Projektteams sind. Besonders in großen Firmen und Konzernen ist Projektmanagement wichtig. Bei einer hohen Anzahl an unterschiedlichen Projekten schaffen Projektpräsentationen einen wichtigen Überblick.

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2. Wozu nutzt man Projektpräsentationen?

Eine Projektpräsentation hilft dir dabei, die Zielsetzung deines Projektes schnell und verständlich vorzustellen. Ziel ist es, Stakeholder durch deine Präsentation von deinem Projekt und seiner Relevanz zu überzeugen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, deine Zielgruppe zu verstehen. Eine ansprechende Projektpräsentation, angepasst an deine Zielgruppe, kann bei der Erreichung deines Ziels helfen. Besonders bei sehr technischen Projekten ist eine klare und verständliche Projektpräsentation wichtig.

Eine gute Projektpräsentation sollte darüber hinaus immer selbsterklärend sein. Wenn eine nicht vertraute Person in der Lage ist, deine Präsentation und das jeweilige Thema zu verstehen, hast du es geschafft! Fokussiere dich also auf das Wesentliche!

3. Zu welchem Zeitpunkt solltest du eine Projektpräsentation erstellen?

Da es unterschiedliche Projektmanagement-Methoden gibt, gibt es auch unterschiedliche Zeitpunkte, zu denen du eine Projektpräsentation benötigst.

Projekt-Kick-Off-Präsentation

Wenn dein Projektplan fertig ist, solltest du im nächsten Schritt deine Projekt-Kick-off-Präsentation erstellen. Sie informiert über die Aufgabenstellung vor dem Projektstart. Im Rahmen eines Kick Off Meetings, kannst du mit einer guten Präsentation alle Teilnehmer*innen auf den gleichen Stand bringen. Die Projektpräsentation schafft dadurch eine transparente Kommunikation und stellt die konkrete Roadmap vor.

Projekt-Update-Präsentation

Wenn du ein mittelfristiges Projekt leitest, wirst du zwischendurch größere Update Termine haben. Um über die Fortschritte und Herausforderungen deines Teams zu berichten, solltest du deine ursprüngliche Projektpräsentation bearbeiten und ergänzen. Hier geht es nicht darum von vorne anzufangen, sondern in 2-3 Sätzen daran zu erinnern, was die Ziele deines Projektes sind. Wenn du in einem agilen Projektmanagement-Umfeld arbeitest, kann es vorkommen, dass sich deine ursprünglichen Ziele und Fragestellungen verändern. Diese solltest du unbedingt in deiner Projektpräsentation bemerken. Eine Update-Präsentation hilft dir dabei, die Ziele deines Projektes im Auge zu behalten und neue Wege zur Zielerreichung mit einzubeziehen.

Projekt-Ergebnisse-Präsentation

Dein Projekt neigt sich dem Ende. Einer der letzten Schritte, um dein Projekt abzuschließen, besteht aus der Ergebnis-Präsentation. Hier geht es darum, über den Erfolg oder Misserfolg deines Projektes zu berichten. Hast du deine Ziele erreicht und wie bist du zu deinem Ziel gekommen? Lege diese Fragen in deiner Ergebnis-Präsentation nieder. Zusammen mit den im Projektplan festgelegten Aufgaben und KPIs kannst du das Fazit von deinem Projekt ziehen.

4. Wie erstellst du eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation aufzubauen ist gar nicht so schwierig wie du vielleicht denkst. Damit du deine Projektpräsentation erfolgreich umsetzen kannst, zeigen wir dir einige Tipps und Tricks, welche dich zu einer spannenden und klaren Präsentation führen.

Woraus besteht eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation erstellst du, indem du die Hauptbestandteile deines Projektplans kurz und deutlich zusammenfasst. Stelle dar, welche Herausforderungen du mit deinem Team angehst und wie du zu deinem Ziel kommen willst. Mache deinen Projektplan transparent und setze Meilensteine, um deine Ziele optimal zu erreichen.

Setze die Besonderheit deines Projektes in den Fokus. Ziel sollte es sein, das Interesse deiner Stakeholder zu wecken. Bleibe bei deiner Zielgruppe und stimme die Präsentation auf diese ab. Um komplexe Sachverhalte und Fragestellungen anschaulich und verständlich zu präsentieren, solltest du auf konkrete und illustrierte Beispiele setzen. Damit gewährleistet du, dass dein Publikum deine Themen versteht und interessiert bleibt.

Wie machst du deine Projektpräsentation attraktiv?

Projektpräsentation

Achte darauf, dass du die unterschiedlichen Teile deiner Präsentation klar voneinander trennst. Nutze dazu z.B. Trennfolien. Dazu ist eine einheitliche Struktur deiner Präsentation enorm wichtig. Achte dabei auf folgende Punkte:

Titel: Der Titel sollte auf jeder Folie die gleiche Größe und Schriftart haben. Setze Highlights bewusst, um wichtige Punkte hervorzuheben.

Farben: Versuche bei einer Farbpalette zu bleiben. Bestenfalls benutzt du deine CI. Somit ist die Wiedererkennung deines Unternehmens gesichert. Vermeidet zu helle und grelle Farben. Ein harmonisches Farbbild lässt deine Präsentation angenehm und professionell erscheinen.

Text: Vermeide Textwüsten. Zu viel Text auf deinen Folien lässt die Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer*innen sinken. Achte lieber darauf, dass du die wichtigsten Ideen deiner Präsentation kurz zusammenfasst. Kurze Sätze, Bullet Points, Zitate und grafische Elemente helfen bei einem übersichtlichen Look. Besonders Roadmaps und Timelines lassen sich gut durch Zeitstrahlen übersichtlich darstellen.

Beispiel zur Visualisierung einer Roadmap

Interaktivität: Versuche, deinen Projektpräsentationsinhalt interaktiv zu gestalten. Kurze Videos oder Umfragen innerhalb deiner Präsentation helfen dir, die Aufmerksamkeitsspanne deiner Zuhörer*innen oben zu halten. Stelle kurze und konkrete Fragen. Somit stellst du sicher, dass deine Teilnehmer*innen ohne großen Aufwand auf deine Fragen antworten können.

5. Wie ist der Aufbau / die Gliederung einer Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation zu erstellen erfordert eine bestimmte Gliederung. Damit deine Stakeholder dir richtig folgen können, muss deine Präsentation klar strukturiert sein.

Der Projektpräsentationsaufbau kann sich an den Projektmanagement-Phasen orientieren: Start, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss. Ist natürlich kein Muss, gibt dir aber eine gute Struktur für deinen Aufbau.

Wir empfehlen folgenden Projektpräsentations-Aufbau:

• Agenda
• Erläuterung des Hauptproblems / Status Quo
• Definition der Ziele, um die Lösung zu erreichen
• Roadmap und Deadlines der Hauptaufgaben
• Fortschritte (bei einem Update Meeting)
• Ergebnisse (am Projektende)
• Learnings (am Projektende)
• Outlooks (am Projektende)

Das Kernproblem sollte von dir zu Beginn der Präsentation klar definiert werden. Aus dieser Definition erarbeitest du den roten Faden deines Projektes. Setze konkrete Ziele für die Erreichung deiner Problemstellung. Die gesetzten Aufgaben helfen dir dabei, dein Ziel im Auge zu behalten und dieses zu erreichen.

Da Projekte oft zeitlich begrenzt sind, solltest du die unterschiedlichen Aufgaben in einer Roadmap festlegen. Setze konkrete Deadlines für deine Meilensteine und behalte dadurch die Zeit im Auge.

In Update-Meetings kannst du deine wichtigsten Fortschritte mitteilen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Somit bist du am Tag deiner finalen Präsentation bestens vorbereitet.

Die Learnings sind als Verbesserungspotenzial zu betrachten. Selbst im Fall eines erfolgreichen Projekts kann es Punkte geben, die du optimieren kannst. Ob strategisch, prozessual oder technisch. Learnings helfen dir immer!

Im letzten Schritt helfen dir die Outlooks, neue Ziele und Aufgaben für die Zukunft zu generieren. Am Ende eines Projektes entwickeln sich oft neue Fragestellungen. Mit den Outlooks erhältst du einen guten Überblick über zukünftige Projekte und mögliche Lösungen.

Plane am Ende genügend Zeit für Fragen ein. Oft entwickeln sich hieraus weitere Möglichkeiten, Verbesserungen und Lösungsansätze.

6. Welche Softwares eignen sich für Projektpräsentationen?

Im Folgenden zeigen wir dir einen kleinen Überblick über die Tools, welche wir am liebsten verwenden. Auf OMR Reviews kannst du dich noch intensiver über die verschiedenen Präsentationssoftwares informieren. Zudem erhältst du spannende und informative Reviews zu den jeweiligen Tools. Auf OMR Reviews kannst du zudem noch mehr über zahlreiche Projekt-Management Tools, wie awork

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PowerPoint

Microsoft PowerPoint ist der Klassiker unter den Präsentationssoftwares. Die Software ist leicht zu bedienen und bietet einen großen Umfang an Personalisierungsfunktionen. Praktisch sind die fertigen Formen und Grafiken. Die vorgeschlagenen Designs und Layouts von PowerPoint vereinfachen zudem die Erstellung deiner Präsentation.

Google Präsentationen

Die bekannteste und kostenlose Alternative zu PowerPoint ist Google Präsentationen. Du benötigst für die Benutzung von Google Präsentationen nur einen Google Account. Die Anwendung ist leicht und selbsterklärend.

Prezi

Prezi bietet eine hohe Anzahl an modernen Präsentationsvorlagen, sowie eine kostenlose Testphase. Die meisten Vorlagen unterstützen die Flash-Technologie und erlauben das Einbinden von Videos. Mit Prezi gelingt es dir definitiv eine interaktive und attraktive Präsentation zu bauen.

Canva

Canva ist teilweise kostenlos. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, benötigst du die kostenpflichtige Pro-Version. Über 250.000 Vorlagen (Projektpräsentationen, Social Media Posts und Storys, usw.) stehen dir kostenlos zur Verfügung. Die Bedienung von Canva ist etwas komplexer als andere Präsentationssoftwares. Bietet aber große und vielfältige Möglichkeiten für kreative Projektpräsentationen.

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7. Gibt es Projektpräsentationsvorlagen?

Präsentationsvorlage für eine Projektpräsentation

Vorlagen und Beispiele für deine individuelle Projektpräsentation findest du innerhalb der genannten Softwares. Beim Öffnen einer neuen Datei, kannst du aus beliebigen Layouts eine passende Vorlage für dein Projekt auswählen. Auch online finden sich viele gute Beispiele für eine passende Projektpräsentation. Denk dabei nur immer an dich und deine Ziele!