Warum Projektmanagement wichtig ist – und zwar für Euch alle

Warum Projektmanagement auch für Euch wichtig ist - Finn Reiche erklärt Euch im Gastartikel, auf was Ihr achten müsst

Projektmanagement ist ein viel verwendetes Wort im B2B- aber auch im B2C-Bereich. Während viele große Firmen hauptberufliche Projektmanager:innen anstellen, muss Projektmanagement in kleinen Projekten meist nebenher gemacht werden. Nun fragt Ihr Euch zurecht, ob Ihr überhaupt Projektmanagement anwenden müsst und was die Vorteile davon sind. Das erklärt Finn Reiche Euch in diesem Beitrag.

Was ist Projektmanagement?

Um zu verstehen, wann Projektmanagement für Euch sinnvoll und wichtig ist, müsst Ihr Euch zunächst Gedanken machen, ob Ihr auf Basis von Projekten arbeitet. Ein Projekt ist immer ein einmaliges Vorhaben, das heißt, dass die Ziele, Zeitvorgaben, Kosten und Ressourcen sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Wenn Ihr also in Projekten arbeitet, habt Ihr es immer mit Unwägbarkeiten zu tun, denn jede Situation ist anders. Projektmanagement umfasst dabei alle Management-Aufgaben, die anfallen, um die Ziele des Projektes möglichst günstig (Kosten), möglichst schnell (Zeit) und mit möglichst geringem Aufwand (Ressourcen) zu erreichen. Dabei kann Projektmanagement in fünf Phasen unterteilt werden: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss.

Welche unterschiedlichen Projektmanagement-Arten gibt es?

Grundsätzlich könnt Ihr zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement unterschieden. Traditionelles Projektmanagement geht planbasiert vor, das heißt, dass Zeit und Aufwand angepasst werden, aber der Umfang des Projektes feststeht. Im agilen Projektmanagement, welches vor allem in der Softwareentwicklung Anwendung findet, wird diese Beziehung umgedreht: Hier wird der Umfang angepasst. Während im traditionellen Projektmanagement zu Beginn ein Plan erstellt wird, wer wann was zu tun hat, wird im agilen Projektmanagement meist ein Sprint angesetzt. Ein Sprint ist ein Zeitintervall, z.B. vier Wochen. Alle vier Wochen trifft man sich als Team und bespricht, welche Umfänge im nächsten Sprint umgesetzt werden. Vereinfacht gesagt ist das Projekt dann zu Ende, wenn alle Umfänge umgesetzt wurden. Wann das der Fall ist, ist schwer vorhersagbar. Der Vorteil vom agilen Projektmanagement ist, dass Änderungen leicht vorgenommen werden können. Ihr habt noch eine Idee für das Produkt? Mit agilem Projektmanagement ist das kein Problem, es kann direkt im nächsten Sprint umgesetzt werden.

Darüber hinaus gibt es noch zwei weitere Formen des Projektmanagements: Hybrides Projektmanagement und unternehmensspezifisches Projektmanagement. Im hybriden Projektmanagement werden traditionelle und agile Ansätze miteinander vermischt und das unternehmensspezifische Projektmanagement findet dort Anwendung, wo weder traditionelle noch agile oder hybride Ansätze funktionieren – meist in hochspezialisierten und komplexen Industriesektoren.

Beispiele für gutes und schlechtes Projektmanagement?

Um die Vorteile von Projektmanagement zu erläutern, haben wir für Euch ein Positiv- und ein Negativ-Beispiel: Gutes Projektmanagement wurde beim Bau eines Kreuzfahrtschiffes geleistet, der Mein Schiff 2. Das Projekt hatte einen Kostenrahmen von fast 1,5 Mrd. Euro und konnte dank guter Planung und einem robusten Risikomanagement früher fertiggestellt werden, als geplant. Das Ergebnis: Weniger Kosten wurden verursacht, weniger Ressourcen wurden verbraucht und das Schiff konnte schon früher seine Arbeit aufnehmen.

Als Negativ-Beispiel – wie sollte es anders sein – dient der Flughafen BER, welcher in der ersten Planung noch in Mark (DM) kalkuliert wurde. Das Problem des Projektes war mangelndes Projektmanagement, welches Risiken nicht oder zu spät vorhersah, im Anschluss zu spät handelte und falsche Annahmen traf. Im Ergebnis wurde erst 2006 mit dem Bau begonnen, geplantes Ende war im Jahr 2011, die Kosten sind explodiert. Eröffnung war 2020 statt 2011 und die Kosten sind über 700% höher als geplant.

Gutes Projektmanagement muss Risiken vorhersehen können und mögliche Maßnahmen bereits erarbeiten, wenn die Risiken noch nicht eingetreten sind. In Bezug auf den Flughafen ist die Brandmeldeanlage ein hervorragendes Beispiel. Brandschutz ist ein rechtlich streng geregelter Bereich und ein Risiko besteht darin, dass sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es bedarf kontinuierlicher Überwachung der Gesetze und mögliche Reaktionen. Der Flughafen BER wurde über einen so langen Zeitraum gebaut, dass sich in der Zwischenzeit die Regularien veränderten, es jedoch keine Reaktion auf die Änderungen gab. Kaum waren die Änderungen umgesetzt, war auch schon wieder ein neues Gesetz beschlossen. Bei Gesetzen sind Änderungen jedoch kontinuierlich möglich und der Prozess dessen weitgehend transparent. Eine Überwachung neuer Gesetze aus den betreffenden Bereichen wäre daher notwendig gewesen und hätte Zeit, Kosten und Ressourcen eingespart.

Ihr könnt Euch merken, dass je größer das Projekt ist, die Bedeutung von gutem Projektmanagement steigt. Gutes und schlechtes Projektmanagement können dabei entscheidend für das Ergebnis sein.

Die Vorteile von Projektmanagement sind:

  • Ihr habt eine übersichtliche Planung aller Aufgaben
  • Eure Ziele sind eindeutig und Ihr wisst, was erreicht werden soll
  • Die Rollen im Team sind klar und jeder kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren
  • Ihr wisst, ob ihr schneller oder langsamer seid als geplant
  • Ihr könnt besser auf Risiken reagieren

Ist Projektmanagement auch bei kleinen Projekten wichtig?

Viele kleine und mittlere Unternehmen leisten sich keine hauptberuflichen Projektmanager:innen, es wird davon ausgegangen, dass Projektmanagement neben dem Tagesgeschäft abgeleistet werden kann. Doch auch kleine Projekte müssen geplant und gesteuert werden, weshalb sich unabhängig vom Umfang eines Projektes die Anwendung von Projektmanagement anbietet. Dies beginnt bereits mit einer eindeutigen Definition aller Ziele, der Festlegung des Kostenrahmens oder der Zuteilung von Aufgaben innerhalb des Teams. Eine Regel, bei welcher Projektgröße welche Projektmanagement-Methoden angewendet werden sollen, gibt es nicht.

Wie kann ich selbst Projektmanagement anwenden?

Wenn Ihr Euch nun fragt, wie Ihr selbst traditionelles Projektmanagement in Eure Projekte einführen könnt, haben wir hier eine vereinfachte Vorgehensweise für Euch:

1. Definiert das Projekt: Ziele, Kosten und Ressourcen müssen eindeutig festgelegt werden

2. Erstellt Arbeitspakete: Unterteilt das Projekt in Arbeitspakete (und Unter-Arbeitspakete), in welchen Ihr notiert, was getan werden muss – sowie Kosten, Dauer und wer dieses Arbeitspaket übernimmt

3. Fügt die Arbeitspakete in einen Zeitplan ein: Manche Arbeitspakete können parallel laufen, andere können erst beginnen, wenn die davor abgeschlossen sind – Ordnet die Arbeitspakete in einen Zeitplan ein

4. Leitet Kosten-, Termin- und Ressourcenpläne ab: Aus dem Plan der Arbeitspakete könnt Ihr ableiten, wann welche Ressourcen benötigt werden oder wie die Arbeitslast über die Wochen verteilt ist.

5. Risikomanagement: Überlegt Euch zu allen Arbeitspaketen, welche Risiken vorhanden sind und welche Maßnahmen helfen könnten, diese Risiken abzumildern, bevor sie eintreten und wenn sie eingetreten sind.

Ein Beispiel für Euren Projektplan

Dabei reicht zu Beginn eine normale Excel-Liste, mit welcher Ihr den Plan erstellen könnt. Werden die Projekte größer, empfiehlt sich professionelle Projektmanagement-Software. Welche Software Ihr verwendet, hängt dabei von Euren Bedürfnissen ab. Einen Überblick findet Ihr auf OMR Reviews.

Mit Kanban Boards zum Erfolg? Sogenannte Kanban Boards werden oft im Projektmanagement eingesetzt. Dabei handelt es sich um ein Board, zum Beispiel eine Tafel oder ein Whiteboard, welches in verschiedene Bereiche unterteilt ist: meist sind es To Do, Doing und Done. In der ersten Spalte werden die To Do’s gesammelt, in der zweiten Spalte wird notiert, was gerade getan wird und bei Done sind die fertigen Aufgaben oder Arbeitspakete aufgelistet. Der Vorteil von Kanban Boards liegt darin, dass schnell ersichtlich ist, welche Aufgaben noch anstehen und an welchen gerade gearbeitet wird.

Werden Kanban Boards in größeren Projekten eingesetzt, werden sie meist noch um eine Prio-Spalte erweitert, also sehr dringende Aufgaben. Ihr könnt mit einem Kanban Board also Euer Projekt steuern und zwar nicht nur sehr kleine Projekte. Wenn Ihr für die Aufgaben-Karten unterschiedlichen Farben verwendet, für jedes Teammitglied eine andere, seht Ihr auch sofort, wer zu viel Arbeit hat und wer vielleicht noch unterstützen kann. Damit erleichtert Ihr die Ressourcen-Planung Eures Projektmanagements erheblich.

So kann Euer Kanban Board aussehen

Mit Software-Unterstützung auf das nächste Projektmanagement-Level

Dass es Software-Unterstützung gibt, haben wir bereits erwähnt. Doch speziell Kanban Boards werden durch Software-Unterstützung effektiv und bleiben zugleich einfach. Beispiele für Projektmanagement-Software, die auf Basis von Kanban Boards arbeitet, sind Trello oder Meistertask. In Trello können beliebig viele Spalten erstellt werden, sodass Ihr nicht an To Do, Doing und Done gebunden seid, sondern Euer Projekt individualisieren könnt. Außerdem könnt Ihr die Aufgaben Euren Teammitgliedern zuweisen, Fristen setzen, Erinnerungen vermerken, Anhänge anfügen, kommentieren und noch viel mehr. Wenn Ihr Trello anwenden wollt braucht Ihr keine Vorkenntnisse, sondern könnt direkt und intuitiv starten.

Finn beschäftigt sich vor allem mit Projektmanagement und Design Thinking. Nach Bachelor und Master in Wirtschaftsingenieurwesen promoviert er derzeit im Themengebiet Plattformökonomie/-ökosysteme.