Was ist Digital-Asset-Management? Alle Vorteile im Überblick

Wir zeigen Euch, warum Ihr Digital-Asset-Management braucht und mit welchen Tools Ihr es einsetzt

175.000.000.000.000 GB an digitalen Daten werden laut Statista allein 2025 weltweit generiert. Damit hat sich die digitale Produktivität in 7 Jahren mehr als verfünffacht. Inzwischen ist es kaum noch möglich, die Menge an E-Mails, Dokumenten und anderen Daten zu beherrschen und sie dort abzulegen, wo man sie später schnell wiederfindet.

Die Folge: viele wichtige Assets bleiben in Unternehmen ungeordnet und liegen dezentral verstreut auf den Netzwerken verteilt, so ass viel Zeit für das Suchen und Recherchieren nach Dateien verloren geht. Im schlimmsten Fall müssen sie neu erstellt werden. Laut einer Studie von Sapio Research gehen jedem Team mehr als 10.000 Mediendateien pro Jahr verloren.

Eine gute Organisation von digitalen Assets kann eine Menge Ressourcen sparen und im extremen Fall sogar ein Wettbewerbsvorteil bedeuten.

In diesem Beitrag zeigt Euch unser Gastautor Michael Stuetzle, was digitale Assets überhaupt sind, was mit Digital-Asset-Management gemeint ist, wozu man es braucht, wer Digital-Asset-Management-Lösungen nutzt, welche Vorteile es bietet, was es für konkrete Anwendungsbeispiele gibt und welche Tools sich besonders gut eignen.

 

Was sind „digitale Assets“?

Digitale Assets sind nicht-physische Vermögenswerte, die sich auf Festplatten oder Servern speichern lassen. Sie tragen als Erkennungszeichen eine Buchstabenkombination nach einem Punkt z.B. .doc, .jpg, .pdf. Es handelt sich bei digitalen Assets um werthaltige Dateien, deren Nutzungszweck sehr unterschiedlich sein kann und die in Unternehmen (hohe) Kosten verursachen. Aufgrund der damit verbundenen Aufwände spricht man bei Assets auch von Investitionsgütern. Zu den geläufigsten Asset-Kategorien zählen:

  • Textdokumente (.docx, .txt., .rtf, .pdf)
  • Fotos und Grafiken (.jpg, .gif, .svg)
  • Video-Dateien (.mp4, .wmv, .mov)
  • Audio-Dateien (.mp3, .flac, .wav)
  • Tabellen und Datenbanken (.xls, .csv)
  • Präsentationen (.pptx, .xml)
  • System-Dateien (.exe, .html, .js)

Wieviel Dateiformate es weltweit gibt, lässt sich nicht genau sagen. Eine gute Übersicht findet Ihr zum Beispiel auf Wikipedia.

Was ist Digital-Asset-Management?

Vielleicht kennt Ihr das Problem: jede Abteilung speichert ihre Dateien in eigenen Ordnern, für die Ihr keine Zugangsberechtigung habt. Oder die Dateien liegen in unzugänglichen E-Mail-Postfächern der Kolleg:innen.

Digital-Asset-Management (DAM) ist die automatisierte und zentrale Organisation, Speicherung und Bereitstellung von digitalen Inhalten. DAM ist eine spezielle Form des Content Managements und kann verglichen werden mit einer interagierenden Bibliothek multimedialer Inhalte, die eine intelligente und strukturierte Katalogisierung und Bereitstellung auf alle relevanten Assets gewährleistet. Doch vorsichtig: während Content Managment Systeme zum Verfassen, Publizieren und Optimieren (SEO) von digitalen Inhalten gedacht sind und auf Assets zugreift, verfolgt ein DAM-System andere Absichten, wie Ihr im folgenden Abschnitt erfahrt.

Frontend-Bynder

Frontend der DAM-Software von Bynder

Wozu braucht man Digital-Asset-Management?

Ein Ziel von DAM ist, wichtige Dateien wie Logos, Verkaufspräsentationen, Produktbilder oder -Videos für jeden berechtigten Stakeholder (interne Mitarbeiter und externe Dienstleister) schnell auffindbar und zugänglich zu machen. Denn nur, wenn ein Asset auffindbar ist, hat es einen Wert für Euer Team und Eure Organisation.

Ein weiteres Ziel ist die Vermeidung von Duplikaten durch die automatische oder manuelle Generierung und Veränderung von einzigartigen Binär-Informationen und Eigenschaften mittels Meta-Daten. Das können autorenbezogene Angaben wie der Name des Fotografen, Artikelnummern des abgebildeten Produkts oder regionale Beschreibungen sein.

Ein DAM-System könnt Ihr auch dafür einsetzen, Eure Dateien mithilfe einer KI automatisch miteinander zu kombinieren, archivieren und zu versionieren. Dieses Packaging erleichtert Euch die Suche und den Vergleich nach und mit ähnlichen Assets.

Wer nutzt Digital-Asset-Management?

DAM-Systeme sind für alle Organisationen und Unternehmen interessant, die ein hohes Aufkommen von werthaltigen Dateien haben. Besonders relevant wird Digital-Asset-Management, wenn Ihr Eure Wertschöpfung hauptsächlich mit digitalen Inhalten betreibt. Eine effiziente und professionelle Organisation der Assets kann in diesen Fällen sogar einen Wettbewerbsvorteil schaffen, egal ob ihr eine innovative Ein-Mann-Agentur seid oder in einem mittelständischen Unternehmen oder einem global agierenden Großkonzern beschäftigt seid.

Großunternehmen profitieren mit DAM, weil sich unterschiedlichste Abteilungen sowie externe Partner und Dienstleister in einer zentralen Bibliothek bedienen. Aufgrund der strengen Sicherheitsstandards und Konzernrichtlinien wie Corporate Designs sind DAM-Systeme in vielen Konzernen inzwischen Standard. Sie gewährleisten ein konsistentes Markenerlebnis nach außen, auch wenn Tausende Mitarbeiter:innen täglich mit den Assets arbeiten.

In kleinen Unternehmen wie Start-Ups müssen Ideen oft schnell validiert und umgesetzt werden. Ein zentralisiertes Datei-Management ermöglicht einen reibungslosen Workflow durch sicheres und zugleich kollaboratives Arbeiten, ohne dass Ihr Euch mit lästigen Recherchen oder Freigabe-Prozessen aufhalten müsst.

Weitere Anwendungsbeispiele und Best Practices findet Ihr weiter unten im Text.

Vorteile von Digital-Asset-Management-Software?

Wie Ihr Euch vielleicht vorstellen könnt, ist DAM ein echter Produktivitäts-Booster für Euer Team. Unzählige Datei-Versionen und Duplikate mit Namen wie „PraesentationFertigkorrFinalFinal.pptx“ gehören mithilfe einer DAM-Software durch die zentrale Ablage und eindeutige Meta-Beschreibung der Vergangenheit an. Darüber hinaus spart sich Eure Organisation teure Server-Kapazitäten oder kostspielige Mehrfachkäufe.

Durch die Automatisierung von Arbeits- und Organisationsabläufen wie Freigabe-Workflows oder Wasserzeichen-Einbindungen steigert sich nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kreativität in Eurem Team. Denn wenn Ihr Euch weniger mit stupiden Verwaltungsaufgaben beschäftigen müsst, bleibt mehr Freiraum für kreatives Arbeiten und Konzentration für wesentliche Aufgaben.

Die sieben wichtigsten Vorteile einer DAM-Software sind:

  • Einsparung von Speicherplatz und Arbeitszeit durch Vermeidung von redundanten Dateien und weniger Zeit für die Suche nach aktuellen Versionen durch eine zentrale Ablage
  • Schnellere Auffindbarkeit von „verwandten“ Assets, unabhängig vom Dateityp durch die intelligente Verschlagwortung, Kombinierung, Archivierung und Versionierung von Dateien
  • Gewährleistung von Datensicherheit, Markenrichtlinien und Urheberrechten durch die kontrollierte Verwaltung von Zugriffs- und Nutzungsrechten
  • Steigerung von Kreativität und Motivation im Team durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und kollaborative Nutzung einzelner Dateien von überall aus
  • Ermittlung von unbrauchbaren oder nicht mehr notwendigen Dateien durch Gebrauchsanalysen
  • Geringer Installationsaufwand und sofortige Einsatzbereitschaft, da viele DAM-Systeme durch Schnittstellen (APIs) in vorhandene Content-Systeme integriert werden können.

Anwendungsbeispiele von Digital-Asset-Management-Systemen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, ein DAM-Tool in Eurer Organisation zu implementieren:

1. Cloudbasierte SaaS-Lösungen: Diese Alternative eignet sich vor allem dann, wenn Ihr ein DAM-System nicht in Eure IT-Struktur integrieren wollt oder könnt. Euch stehen je nach Anpassungsgrad alle Funktionen eines DAM-Tools zur Verfügung und Ihr müsst Euch nicht um Themen, wie Datensicherung und Softwareaktualisierung kümmern. Im Gegenzug müsst Ihr auf Individualisierungen, wie ein webbasiertes CMS verzichten. Hinzu kommt eine regelmäßige Abo-Gebühr für die Nutzung. Cloud-DAM-Tools werden immer beliebter und sind bei den meisten Unternehmen die erste Wahl.

2. On-Premise-Lösungen: Hierbei wird das DAM-System als interner Datenserver lokal installiert und meistens einmalig erworben. Dieser Single-Source-Ansatz ist deutlich aufwändiger in seiner Installation und dadurch anfangs kostspieliger. Außerdem müsst Ihr berücksichtigen, dass eine Skalierung nicht ohne Weiteres möglich ist und Ihr Euch selbst um Systemaktualisierungen kümmern müsst. Im Gegenzug könnt Ihr das System mit euren bestehenden Datenbanken und Schnittstellen individuell kombinieren und anpassen. Außerdem könnt Ihr Eure Standards für die Datensicherheit bei einer internen Implementierung direkt übertragen und überwachen.

Diese Grafik von Bynder verdeutlicht die wesentlichen Vorteile der beiden Lösungen nochmals:

On-Prem vs. Saas

On-Prem vs. SaaS, Darstellung von Bynder

Wenn Ihr Euch nicht entscheiden könnt, gibt es auch Lösungen, die beide Ansätze miteinander kombinieren. In diesem Artikel verrät Euch der Vorsitzende von Otec Solutions, Jim Jezioranski, wie es geht.

Um Euch die Vorteile noch deutlicher zu machen, findet Ihr nachfolgend ein paar reale Best-Practices:

  • Mittelständische Kreativagentur: Für einen Agenturkunden kann mithilfe eines DAM-Tools eine zentrale Mediathek eingerichtet werden, mit deren Hilfe ein Zugang zu den Medienproduktionen der Agentur sichergestellt werden kann. Das DAM-System ermöglicht einen einfachen Austausch wesentlicher Assets wie Kunden-Logos, -Bilder und Produktbeschreibungen und erlaubt eine Sichtung der fertigen Werke.
  • Verein der Fußball-Bundesliga: Bei jedem Spiel generieren Vereins- und Pressefotografen Tausende Bilder. Mithilfe einer DAM-Software und deren Gesichtserkennungsfunktion können alle Bilder bestimmten Spielern und Szenen zugeordnet werden. Das ist besonders dann wichtig, wenn Pressemitteilungen zeitnah veröffentlich werden müssen. Für externe Presseagenturen erlaubt das DAM-System zeitlich begrenzte Freigaben für bestimmte Aufnahmen und ermittelt, welche Bilder tatsächlich abgerufen und damit auch abgerechnet werden.
  • Großkonzern aus dem Energie-Sektor: Bei einem internationalen Großkonzern mit mehreren Zehntausend Mitarbeitern gibt es jeden Tag einen großen Bedarf an Mediendateien, sei es für Präsentationen im Sales, Bilder für das Intranet oder Produktinformationen für den Webshop. Hinzu kommen meist Dutzende Freelancer, die im Auftrag des Unternehmens Foto- und Videoproduktionen abliefern. Mit eine DAM-Software kann der Konzern ein stringentes und qualitativ hochwertiges Markenerlebnis auf all seinen Kanälen sicherstellen. Der Asset-Pool ist stets auf dem aktuellen Stand, so dass Layout-Vorlagen, Logos und Schriftarten in allen Publikationen konsistent sind.

Das nachfolgende Video des Anbieters Canto veranschaulicht Euch die Anwendung von Digital-Asset-Management und fasst die wichtigsten Use Cases und Vorteile zusammen:

Diese Digital-Asset-Management-Tools eignen sich besonders gut

Ihr seid überzeugt und möchtet Digital-Asset-Management in Eurer Organisation testen? Die meisten DAM-Tools bieten Euch einen kostenlosen Testzeitraum an. Welche Anbieter es gibt und wie sie von Kund:innen bewertet werden, erfahrt Ihr zum Beispiel auf unserer Plattform OMR-Reviews. Nachfolgend stellen wir Euch ein paar cloudbasierte Tools und ihre Anbieter vor, die wir empfehlen:

  1. AdmiralCloud: Der mehrfach ausgezeichnete DAM-Anbieter aus Berlin überzeugt mit seiner SaaS-Lösung vor allem durch eine nutzerfreundliche Oberfläche und viele hilfreiche Funktionen, die sich auch ohne IT-Kenntnisse einfach implementieren und nutzen lassen.
  2. Frontify: Die Brand-Management-Plattform aus der Schweiz deckt die komplette Brand Journey ab. Neben Digital-Asset-Management bietet Frontify ein Template-System für die einheitliche Erstellung von Digital- und Printvorlagen sowie Möglichkeiten für Teams mithilfe von zentralen Projektordnern und Workflows kreativ zusammenzuarbeiten.
  3. Kontainer: Das dänische Unternehmen bietet ein umfassendes Digital-Asset-Management, das neben intelligentem Tagging auch Konverter, Benutzerrechteverwaltung oder individuelle Suchfunktionen anbietet.

Professionelle Lösungen wie diese lassen sich einfach in Eure bestehenden Systeme einrichten und zeichnen sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Preislich liegen diese DAM-Lösungen je nach Funktionsumfang zwischen 150 Euro bis über 1.000 Euro monatlich, wobei je nach Individualisierungsgrad und Komplexität für größere Organisationen auch deutlich höhere Abo-Preise fällig werden. Auf unserer Plattform OMR Reviews findet Ihr weitere Anbieter mit ihren Bewertungen und Kurzprofilen.

Fazit

Digital-Asset-Management ist in immer mehr Unternehmen im Einsatz. Gründe sind neben dem wachsenden digitalen Datenaufkommen besonders die Anforderungen, die mit der Dezentralisierung von Teams durch Home-Office und interdisziplinären Projekten zusammenhängen. Einmal in Eurer Organisation eingeführt, werdet Ihr feststellen, dass sich die zeit- und nervenaufreibenden Suchanfragen nach Dateien binnen kürzester Zeit minimieren und damit mehr Raum bleibt für kreatives Arbeiten und die Fokussierung auf die eigentliche Wertschöpfung in Eurem Unternehmen.

Michael-Stuetzle

Michael Stuetzle ist seit 2013 als digitaler Produktentwickler- und Vermarkter in der Verlagsbranche aktiv. Vor 4 Jahren startete er als Business Development Manager mit RedaktionskollegInnen von Auto Motor und Sport den ersten Podcast der Motor Presse Stuttgart. Neben dem Audio-Business kümmert er sich als Product Owner um strategische Content- und Produktpartnerschaften mit externen Plattformen, OEMs und Unternehmen.

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