Die Timeboxing-Methode: Erklärung, Relevanz & Beispiele

Timeboxing – für die einen ist es das Paradebeispiel für optimale Planung, für die anderen wirkt es wie ein übervoller Stundenplan. Fakt ist: Es steckt deutlich mehr hinter der Methode des Timeboxings. Einer Methode, auf die nicht nur Bill Gates und Elon Musk setzen. Auch immer mehr Selbstständige und Arbeitnehmer*innen nutzen sie in ihrem Alltag. Was es mit Timeboxing auf sich hat und wie du es Schritt für Schritt nutzen kannst, erklärt dir unsere Gastautorin Marie-Therese Schlierkamp in ihrem Gastartikel.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine bekannte Strategie des Zeitmanagements. Beim Timeboxing planst du die beruflichen und privaten Aktivitäten deines Tages in einzelnen Zeitblöcken, sogenannten Timeboxes. Der Fokus liegt darauf, das Beste aus deinem Tag zu machen. Jede Timebox ist dabei ein Versprechen an dich selbst, diese Aufgabe in der geplanten Zeit zu erledigen. Der Effekt dabei ist, dass du dich in dieser Zeit ganz auf die geplante Aufgabe fokussierst und in kürzerer Zeit mehr erledigt bekommst.

Im Fokus beim Timeboxing steht vor allem dein Kalender, in dem du das, was du am Tag tust, in Zeitblöcken einplanst. Und so den Kalender zur Schaltzentrale deiner eigenen Zeit machst. 

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Wie funktioniert die Timeboxing-Methode?

Du öffnest deinen digitalen Kalender und schaust dir die nächste Woche an.

Für welche beruflichen Projekte oder Meetings möchtest du dir jede Woche Zeit nehmen? 

Und für welche privaten Aktivitäten willst du wöchentlich Zeit haben? Deine Antworten notierst du zuerst in einem Notizen-Tool deiner Wahl – wie Evernote oder Notion.

Wie viel Zeit willst du dir für das jeweilige Projekt, das Meeting oder die Aktivität pro Woche nehmen? Diese Minuten oder Stunden notierst du dir direkt daneben.

Zuletzt fragst du dich bei jeder Aktivität, ob du dir die Zeit am Stück nehmen willst (z. B. 1x 1 Std.). Sprich, ob du eine einzelne Timebox im Kalender einträgst. Oder ob du die geplante Zeit für diese Aktivität in mehrere Timeboxes aufteilen willst (z. B. 3x 45 Min.).
Beispielsweise, wenn du ein Projekt umsetzen willst.

Deine Antworten trägst du direkt in Timeboxes in deinem Kalender ein und baust so Stück für Stück deinen Timeboxing-Kalender auf. 

Beachte beim Eintragen deiner Timeboxes folgendes:

• Aufgaben: Trage im Rahmen deiner Tagesplanung je eine Aufgabe pro Timebox ein. Nicht 2,3 oder 4 Aufgaben. So sinkt die Gefahr, dass du dir zu viel vornimmst.
• Prioritäten: Beginne beim Eintragen deiner Timeboxes im Kalender mit der Aktivität, die dir am wichtigsten ist. Trage zuletzt die Aktivität in deinem Kalender ein, die die geringste Priorität für dich hat. 
• Regeltermine: Jeder Zeitblock (z. B. „Arbeiten“, „Meetings“, „Sport“, „Family-Time“ …) sollte als wöchentlicher Regeltermin eingestellt werden. Dieser Regeltermin erinnert dich künftig daran, wofür du dir jede Woche Zeit nehmen willst. So baust du dir dein ganz eigenes Gerüst für deine optimale Woche auf.
• Farben: Nutze unbedingt unterschiedliche Farben für die unterschiedlichen Aktivitäten deiner Woche und behalte diese Farben bei. Für alles rund um deine Gesundheit wie Sport, Spaziergänge, deine Morgenroutine oder Pausen kannst du etwa Grün wählen. Während du für alle beruflichen Aufgaben z. B. Hellrot wählen kannst.
• Singletasking: Achte darauf, dass alle Timeboxes nacheinander im Kalender stehen – auf keinen Fall gleichzeitig. Gleichzeitige Termine sind Multitasking-Fallen, die dich sehr viel Zeit und Energie kosten.

Was sind die Vorteile und Nachteile von Timeboxing?

Die einen lieben es, weil es ihre Produktivität immens steigert und ihnen mehr freie Zeit beschert. Die anderen lehnen es kategorisch ab, weil es sie einengt. Feststeht – Timeboxing polarisiert. Im Folgenden eine Übersicht der Vor- und Nachteile der Timeboxing-Methode, damit du dir selbst einen Eindruck machen kannst.

Timeboxing Vorteile:

• Du gewinnst Klarheit, für welche Aktivitäten du in deiner Woche wie viel Zeit benötigst und wann.
• Diese Klarheit – schwarz auf weiß – kannst du nutzen, um dein Zeitmanagement stetig zu verbessern. Weil du durch die Erfahrung mit vergangenen Timeboxes immer besser weißt, wie lange du für welche Aufgaben benötigst.
• Du hast mehr Struktur & Guidance, weil dein Timeboxing-Kalender deinem Tag und deiner Woche einen Rahmen gibt.
• Wichtige Projekte und Aufgaben gehen nicht unter, sondern erhalten die Zeit, die sie benötigen.
• Perfektionismus wird reduziert, da du in der begrenzten Zeit, die du dir setzt, nicht stundenlang an Details feilen kannst. Fortschritt hat beim Timeboxing Priorität.
• Deine Konzentration verbessert sich, weil du mit jeder Timebox ein Versprechen abgibst. Und zwar, dich in den nächsten Minuten nur auf diese Aufgabe zu konzentrieren.
• Multitasking wird spürbar reduziert, da eine Timebox immer für eine Aufgabe steht. Und du somit Aufgaben nacheinander statt parallel bearbeitest.
• Du siehst klar, wie viel du auf deiner Agenda hast und ob du deiner Freizeit & Erholung genug Zeit widmest. 

Timeboxing Nachteile:

• Du benötigst eine Weile, um dich an die Vorgehensweise zu gewöhnen, deinen Tag wie einen Stundenplan in Timeboxes einzuteilen und nach ihm zu leben.
• Durch Timeboxing zwingst du dich, dich für ganz bestimmte Aktivitäten in deiner Woche zu entscheiden – beruflich und privat. Fällt es dir generell schwer, dich auf einige Projekte festzulegen, weil du dich für vieles auf einmal interessierst, ist Timeboxing womöglich nicht das Richtige für dich.
• Hast du zuvor ohne einen Tagesplan oder einen klaren Tagesablauf gelebt, kann dir das Timeboxing eventuell einengend oder stressig vorkommen. Denn durch jede Timebox setzt du dir in gewisser Weise eine Deadline für diese Aktivität deines Tages.
• Wenn du dir ganze Projekte oder gar Aufgabenpakete mit mehreren Aufgaben für eine Timebox vornimmst, wird es dir schwerfallen, diese in deinem Zeitblock zu erledigen. Deine Planung geht in dem Fall nicht auf. Das ist ein normaler Teil des Lernprozesses und zeigt dir, dass du noch nicht mit einer Aufgabe pro Timebox geplant hast.
   

Wo wird die Timeboxing-Methode eingesetzt? Und wo ist sie weniger sinnvoll?

Im Grunde kann so gut wie jeder*jede die Timeboxing-Methode in seinem*ihrem Alltag etablieren – unabhängig davon, wo er oder sie beruflich oder privat steht. Timeboxing unterstützt im heute schnell getakteten Alltag jeden*jede dabei, den unterschiedlichsten Verpflichtungen und Verantwortungen gerecht zu werden.

Noch hilfreicher als im Privatleben ist Timeboxing jedoch im beruflichen Alltag. Bei der Menge und Komplexität an Projekten, die viele Selbstständige und Arbeitnehmer*innen haben, hilft Timeboxing, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen. 

Natürlich gibt es aber auch berufliche Situationen, in denen Timeboxing durchaus schwieriger sein kann. Beispielsweise, wenn dein Alltag immer wieder sehr unterschiedlich aussieht, wie beispielsweise als Außendienstler*in, Steward & Stewardess oder Fernfahrer*in. Oder wenn deine Tage durch wechselnde Schichtarbeit, wie als Krankenschwester & Pfleger oder als Arzt & Ärztin bestimmt werden. Auch in beruflichen Situationen, die darauf ausgelegt sind, ständig auf Anfragen im Außen zu reagieren – wie im Call-Center – kann es schwerfallen, den eigenen Tag mit Timeboxing zu planen.

3 praxisnahe Beispiele für die Timeboxing-Methode

Beispiel 1: Projekte mit Timeboxing realisieren

Gerade beim Projektmanagement ist Timeboxing eine große Erleichterung, um den Projektaufwand realistisch einschätzen zu können und das Projekt, just in time abzuschließen. Angenommen, du hast eine eigene Website und willst eine „Über mich“-Landingpage erstellen. Dann hat diese Landingpage einen bestimmten Aufbau, der sich aus Bildern und Texten zusammensetzt. Die Erstellung dieser Landingpage wird grob geschätzt einige Stunden Aufwand bedeuten. Nutzt du Timeboxing, kannst du dies viel genauer einschätzen, da du zunächst die einzelnen Aufgaben deiner „Über mich“-Landingpage identifizierst:

• Recherche des Aufbaus anderer „Über mich“-Landingpages
• Aufbau der Landingpage festlegen
• Texte für die Landingpage schreiben
• Bilder heraussuchen
• Bilder bearbeiten
• Landingpage aufbauen

Im Anschluss prüfst du auf Basis deiner Erfahrungen mit anderen Landingpages, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Und welche Aufgabe du als Erstes, Zweites und Drittes angehst:

• Recherche des Aufbaus anderer „Über mich“-Landingpages (45 Min.)
• Aufbau der Landingpage festlegen (30 Min.)
• Texte für die Landingpage schreiben (60 Min.)
• Bilder heraussuchen (30 Min.)
• Bilder bearbeiten (30 Min.)
• Landingpage aufbauen (3x 60 Min.)

Im dritten Schritt kannst du nun deine Projektaufgaben als Timeboxes in deinen Kalendertag eintragen. Wichtig: Pausen zwischendrin nicht vergessen!

Projekte mit Timeboxing realisieren

Beispiel 2: Meeting-Tage mit Timeboxing rocken

Nicht nur bei Projekten, sondern auch an Meeting-Tagen kannst du auf Timeboxing setzen. Hierfür schaust du dir im Rahmen deiner Tagesplanung zuerst an, welche Meetings anstehen und was für diese vorzubereiten ist.

Für die Vorbereitung planst du vor deinen Meetings ausreichend Zeit in Form von Timeboxes ein. Neben deinen geplanten Meetings solltest du dir auch etwas Zeit für die Nachbereitung dieser nehmen – bspw. um Ergebnisse zu dokumentieren.
Auch die Nachbereitung sowie die Pausen planst du nun in deinem Kalender als Timebox ein. Und du prüfst zwischendurch immer wieder, ob deine Planung zeitlich aufgeht. 

Et voila – ein Meeting-Tag, an dem du bestens vorbereitet in dein Meeting gehst und durch die Nachbereitung nichts untergehen kann.

Meeting-Tage mit Timeboxing organisieren

Beispiel 3: Berufliches und Privates mit Timeboxing vereinen

Kannst du – bspw. als Selbstständige – Berufliches und Privates in einem Kalender zusammenfassen, gewinnst du mittels Timeboxing den vollen Überblick über deine Zeit.

Du kannst vom Aufstehen bis zum Abend alle Aktivitäten, die deinen Tag ausmachen und dir wichtig sind, als Timeboxes planen. So kannst du mit der Zeit immer besser Beruf und Privates unter einen Hut bringen.

Berufliches und Privates mit Timeboxing vereinen

7 Tipps, um mit Timeboxing produktiv zu arbeiten

1. Alles eintragen: Von den oben erwähnten Vorteilen des Timeboxings profitierst du vor allem, wenn du alle Aktivitäten deines (Berufs-)Alltags als Timebox einträgst. Denn nur so hast du einen vollständigen Überblick über deine Zeit.
2. Tagesplanung: Nutze dein Gerüst aus Timeboxing-Regelterminen, um am Morgen vor deiner Arbeit deinen nächsten Tag zu planen. Du kannst bspw. deine Timebox anpassen, wenn sich Meetings verlängern oder es neue Meetings an diesem Tag gibt. Du kannst Aufgaben auf eine andere Uhrzeit verschieben. Oder du kannst deine Timebox ganz herausnehmen, wenn sie am Tag nicht stattfindet.
3. Pausen: Du bist ein Mensch, keine Maschine. Plane, über die Mittagspause hinaus, regelmäßige Pausen in deinem Arbeitstag ein. So kannst du dein Energielevel über den Tag verteilt hochhalten.
4. Kurze Timeboxes: Arbeite beim Timeboxing am besten mit kurzen Zeitblöcken von maximal 90 Minuten. Denn ähnlich wie du in der Nacht konstant verschiedene Schlafphasen durchläufst, durchläufst du auch am Tag immer wieder Phasen mit verschiedenen Energielevel. Kurze Arbeitsblöcke, die sich mit kurzen Pausen abwechseln, machen es dir deutlich leichter, über den Tag deinen Fokus zu halten.
5. Timer stellen: Setze dir einen Timer, sodass du weißt, wann die Zeit deiner Timebox um ist. Und damit du dich in diesem Zeitraum voll auf deine Aufgabe konzentrieren kannst.
6. Ablenkungen eliminieren: Schließe alle Programme auf deinem Rechner, die du während deiner Aufgabe nicht benötigst. Lege dein Handy, Tablet und alles, was ablenken könnte, außer Sichtweite. Stelle alles, was am Rechner oder in deinem Büro Töne macht, stumm, während du arbeitest.
7. Timeboxes sind Versprechen: Halte dich an das Versprechen, das du dir mit jeder Timebox gibst. Tust du das, ist die Timeboxing-Methode gleichzeitig ein wunderbares Selbstvertrauens-Training, weil du weißt, dass die Dinge, die du dir vornimmst, Realität werden.

Mit welchen Tools lässt sich Timeboxing umsetzen?

Timeboxing kannst du am einfachsten mit digitalen Kalendern wie beispielsweise dem Google Kalender, Microsoft Outlook, iCal & Co. umsetzen. Warum?

Weil du mit einem digitalen Kalender auf einen Blick sämtliche Aktivitäten deiner Woche siehst. Du bekommst das Gefühl, einen echten Überblick über deine Zeit zu haben. Du siehst, wie gut du die verschiedenen Aufgaben, Meetings & Co. unter einen Hut bekommst und ob du allen Lebensbereichen genug Zeit widmest. Außerdem kannst du per Drag-and-drop schnell & einfach deinen Tag planen, indem du deine Timebox verschiebst, verkürzt oder verlängerst.

Willst du für deine Arbeit die Dauer deiner einzelnen Aufgaben auf die Minute genau erfassen, solltest du dir Zeiterfassungs-Tools näher anschauen. Zeiterfassungs-Tools wie beispielsweise Toggl Track helfen dir, die Dauer deiner Aufgaben auf die Minute einzuschätzen. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben ist dies zentral, um deinen Tag nicht zu überfrachten mit Aufgaben, sondern wirklich realistisch zu planen. Um diese Tools für dich auszuprobieren, kannst du eines von vielen kostenfreien Zeiterfassungs-Tools nutzen.

Willst du nicht nur die Dauer deiner Aufgaben erfassen, sondern direkt auch dein Projektmanagement in einem einzelnen Tool bündeln, sind Projektmanagement-Tools das Richtige für dich. Bist du solo oder mit kleinem Team unterwegs und willst einen Einstieg in puncto Projektmanagement machen, ist Trello mit seiner einfachen Oberfläche eine gute Wahl. Zur Zeiterfassung deiner Aufgaben in Trello kannst du Tools wie Clockify direkt in Trello einbinden. Bist du nicht mehr solo, sondern mit mittlerem bis großem Team unterwegs, solltest du dir Tools wie Asana oder Jira genauer anschauen. In beiden Tools kannst du unkompliziert die Arbeitswoche und Aufgaben mit deinem ganzen Team planen, verwalten und reflektieren. Die Aufgabenplanung für deine Woche und die deines Teams, kannst du, einfach via Aufgabendatum angehen. Über die Eintragung der Aufgabendauer in Jira sowie der Zeiterfassung in Asana durch Add-Ons wie Clockify kannst du im Nachgang prüfen, ob deine Planung aufgegangen ist.

Fazit

Wie auch immer deine berufliche oder private Situation aussieht: Plane deinen Tag.

Andernfalls passiert es heute schnell, dass dein Tag für dich verplant wird. Beispielsweise in Form von Anrufen, E-Mails & Co., auf die du ständig reagierst. Nutze Timeboxing als Tool für dich, um dir Zeit für genau die Aufgaben und Aktivitäten zu nehmen, die dir wichtig sind. Du wirst merken, dass du viel mehr am Tag erledigt bekommst und in deinen Pausen und Auszeiten endlich ganz in Ruhe abschalten kannst.