Stunde für Stunde, Arbeitstag für Arbeitstag. Ist eine manuelle Arbeitszeiterfassung sinnvoll?

Die tägliche Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden gehört für die meisten Mitarbeiter*innen zum Tagesgeschäft dazu. Spätestens seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Europäischen Gerichtshofes muss dein Arbeitgeber deine Arbeitszeit dokumentieren. In vielen Branchen, wie dem Handwerk, bilden die Arbeitsstunden sogar Teile der Abrechnung und müssen somit verlässlich erfasst werden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, welche Methoden der Zeiterfassung es gibt, welche Vorteile und Herausforderungen eine manuelle Arbeitszeiterfassung hat und selbstverständlich geben wir dir wieder nützliche Tools an die Hand, mit denen du deine Arbeitszeit dokumentieren kannst. 

Darum ist die Zeiterfassung in der Arbeitswelt notwendig

Die Erfassung deiner Arbeitszeit dient dem Arbeitnehmerschutz. Sie macht deutlich, wie viele Stunden du pro Tag arbeitest. Je nachdem, wie viele dies sind, steht dir eine gesetzlich festgelegte Pause zu – nach sechs Stunden musst du 30 Minuten Pause machen und nach 9 Stunden 45 Minuten.

Mit der Dokumentation deiner Arbeitszeiten machst du außerdem deine Überstunden transparent. Wenn dein Unternehmen flexible Arbeitszeiten anbietet oder einführen will, bietet dir die Zeiterfassung den Vorteil, dass du immer weißt, wie lange du noch arbeiten musst, auch wenn du an verschiedenen Wochentagen zu unterschiedlichen Zeiten mit der Arbeit beginnst oder sie beendest.

Bei Handwerker*innen gehört der Stundenzettel sogar zur Grundausrüstung. Diesen lassen sie sich nach Beendigung der Arbeit von ihren Auftraggeber*innen abzeichnen, um eine korrekte Rechnung stellen zu können.

Gibt es eine Zeiterfassungspflicht?

Deine täglichen Arbeitsstunden sowie Pausen müssen gemäß § 26 des Arbeitszeitgesetzes von deinem Arbeitgeber aufgezeichnet werden, um die Einhaltung der im Arbeitsgesetz festgelegten Regelungen zu überprüfen. 

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Diese Methoden der Zeiterfassung gibt es

Um deine Arbeitszeit zu erfassen, gibt es verschiedene Methoden. Es ist allerdings wichtig, dass du diese nicht miteinander vermischst. Hinzu kommt, dass dein Arbeitgeber ein Weisungsrecht hat. Das bedeutet: Wenn dein Arbeitgeber eine Art der Zeiterfassung vorgegeben hat, muss diese einheitlich von allen Mitarbeiter*innen genutzt werden. Aber lass uns zunächst einen Blick auf die verschiedenen Methoden zur Zeiterfassung werfen.

1. Der Stundenzettel: Sicher hast du ihn schon einmal gesehen – der Stundenzettel ist der Klassiker der Zeiterfassung. Hierbei erfasst du deine zeitliche Leistung innerhalb eines Projektes oder eines Arbeitstages sowie deine Pausen und Fehlzeiten handschriftlich auf einem Zettel, den du anschließend zur Erfassung und Abrechnung an deine*n Vorgesetzte*n oder die Personalabteilung weitergibst. Da deine Belege aufbewahrt werden müssen, wächst mit dieser Methode nicht nur der händische Aufwand bei der Erfassung, Übertragung und Auswertung, sondern auch der Papierberg in den Ordnern deiner Kolleg*innen. Daher eignet sich diese Methode der Zeiterfassung nur für sehr kleine Betriebe.
2. Die Exceltabelle: Die Zeiterfassung mithilfe einer Excel-Vorlage ist die digitale Version eines Stundenzettels. In den übersichtlich gestalteten Spalten kannst du schnelle und unkompliziert deinen Arbeitsbeginn und dein Arbeitsende eintragen und siehst automatisch, wie viele Stunden du gearbeitet hast.
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   ⁠Diese Methode ist zwar nachhaltiger als die papierhafte Erfassung auf einem Stundenzettel, bringt aber ebenfalls einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich, da jede*r Mitarbeiter*in aus Datenschutzgründen eine eigene Tabelle führen muss, die anschließend an die Personalabteilung weitergeleitet und händisch erfasst werden muss. 
3. Die Hardware/elektronische Zeiterfassung: Hinter dieser Methode verbirgt sich das Prinzip der klassischen Stempeluhr. Mit einer Karte oder einem Chip stempelst du dich an einem Terminal ein und auch wieder aus. Eine zugehörige Software verbucht deine Zeiten mit allen relevanten Informationen automatisch im Hintergrund und ordnet sie deiner Person zu. Hierdurch wirst du, ebenso wie deine HR-Verantwortlichen, entlastet. Da diese Form mit höheren Kosten verbunden sein kann, lohnt sie sich häufig erst ab einer mittleren Unternehmensgröße.
4. Die webbasierte, mobile Zeiterfassung: Du willst kein Geld für teure Hardware ausgeben, aber deine Arbeitszeit dennoch digital erfassen? Dann ist die webbasierte Arbeitszeiterfassung die richtige Methode für dich.
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   ⁠Durch die genutzte Software, wie zum Beispiel MyTimeTracker
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   sind deine Daten von überall aufrufbar und du kannst deine Arbeitszeiten auch dann erfassen, wenn du im Home-Office arbeitest oder mal auf Dienstreise bist. Die Arbeitszeiterfassung kann demnach sowohl über den Laptop als auch über eine App auf dem Smartphone erfolgen. Viele Tools verfügen zudem über Erweiterungen, durch die du auch deine Urlaubsanträge einreichen und verwalten oder Schichten deines Teams digital planen kannst. Bei dieser Methode ist es allerdings wichtig, dass du darauf achtest, dass die Anbieter die Richtlinien der DSGVO einhalten. 

Nachdem du nun alle Methoden der Zeiterfassung kennengelernt hast, wirst du merken, dass sowohl die manuelle Zeiterfassung als auch die elektronische Zeiterfassung verschiedene Vorteile und Herausforderungen mit sich bringen. Die manuelle Erfassung deiner Arbeitszeit ist zwar kostengünstig, allerdings müssen deine eingetragenen Zeiten händisch kontrolliert und anschließend übertragen werden. Außerdem kann es vorkommen, dass die Genehmigung deiner Zeiten durch deine*n Vorgesetzte*n in Vergessenheit gerät. Hinzu kommt, dass dieser zusätzliche Aufwand fehleranfälliger ist als eine automatisierte, elektronische Zeitbuchung. Mit einer elektronischen Zeiterfassung dokumentierst du zudem die Einhaltung der gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten und hast deine Urlaubstage sowie deine Überstunden stets im Blick.

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Nutze diese Tools für deine Zeiterfassung 

Genug der Theorie kommen wir zur Praxis. Im Arbeitsalltag kommt es meistens darauf an, die Aufgaben effizient zu bearbeiten. Warum also solltest du es bei deiner Arbeitszeiterfassung unnötig kompliziert für alle Beteiligten handhaben?

Mit einer Zeiterfassungssoftware stempelst du dich am Morgen mit einem Klick ein und zu deinen Pausen und am Abend wieder aus. Neben verschiedenen Auswertungen kannst du auch Funktionen zur Urlaubsplanung und Urlaubsbeantragung nutzen sowie Fehlzeiten innerhalb deines Teams einsehen und managen. Auf der Softwarebewertungsplattform OMR Reviews findest du eine Auswahl an spannende Zeiterfassungssoftwares. Anhand von echtem Feedback der Nutzer*innen kannst du herausfinden, welches Tool am besten zu dir und deinem Unternehmen passt. Zusätzlich kann dich unser ausführlicher Tool-Talk Zeiterfassung oder unser Software-Guide Zeiterfassung bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Händisch oder smart?

Die manuelle Arbeitszeiterfassung, ob auf dem Stundenzettel oder einer Excel-Liste, kann ineffizient sein und bietet ein erhöhtes Fehlerpotenzial. Mit der Nutzung einer digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen kannst du deine Arbeitszeiten im Büro, im Home-Office oder von unterwegs sekundengenau erfassen – und sparst dabei auch noch Kosten. Dadurch kannst du dich deinen Kernaufgaben widmen und deine Kolleg*innen aus dem HR-Bereich können deine Abrechnungen mit nur wenigen Klicks erstellen. Welche Lösung für dein Unternehmen am besten ist, hängt natürlich stets von den individuellen Gegebenheiten ab. Aber auch bei der Arbeitszeiterfassung kannst du ein bekanntes Sprichwort anwenden: Deine (Arbeits-)Zeit ist Geld!