Die besten Online-Umfrage-Tools im Vergleich

Umfrage-Tool-Definition: Was sind Umfrage-Tools und wozu werden sie benötigt?

Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, genau auf ihre (potenziellen) Kund:innen zu schauen. Deren Voraussetzungen, Bedarfe und Erwartungen präzise zu kennen, bedeutet nicht nur große Vorteile in Marketing, Vertrieb und schließlich für den Absatz. Entsprechende Informationen und deren Berücksichtigung sind zudem Wettbewerbs-entscheidend. Denn, wenn Zielkund:innen ihre Anliegen bei einer Firma nicht bestens bedient sehen, finden sie alleine durch die enormen Auswahlmöglichkeiten des Internets in den meisten Branchen sehr schnell eine besser passende Alternative. Diese wird dann bevorzugt genutzt und für die anderen Betriebe bleibt viel Potenzial auf der Strecke!

Wie Kund:innen ticken, was sie brauchen bzw. was sie sich wünschen und in welcher Form sie es erwarten, kann unter anderem durch die Aufstellung von Buyer-Personas, Customer-Journey-Betrachtungen und differenzierte Online-Analytics gut erfasst werden. Aber warum die jeweiligen Zielkund:innen nicht einfach geradewegs fragen?

Feedback online einzuholen, ist zum einen eine direkte Methode, um herauszufinden, was man den eigenen Zielkund:innen bieten sollte. Derartige Abfragen verschaffen genau die Informationen, die im jeweiligen Kontext benötigt werden. Zum anderen ist eine unmittelbare Ansprache über eine Umfrage ein klares Signal dafür, dass sich das jeweilige Unternehmen für seine (möglichen) Kund:innen und deren Wünsche oder Herausforderungen interessiert. Sie kann den Betrieb in den Kundenaugen greifbarer machen und eine persönliche Beziehung erheblich pushen.

Solche zielgenauen, persönlichen Befragungen, Evaluationen, Fragebögen, Votings, Feedbacks etc. und deren Auswertungen können mithilfe einer Umfrage-Plattform (Survey-Tool) eingeholt werden. Befragungs-Software – egal ob für eine kleine Umfrage oder für eine größere Erhebung – ist häufig online und oft sogar kostenlos nutzbar. Den Abfragemöglichkeiten sind dabei kaum Grenzen gesetzt. In allen erdenklichen Zusammenhängen sind mit Umfrage-Tools nützliche Insights zu gewinnen und zweckdienlich in die jeweilige Strategie zu integrieren.

Sie sind längst nicht nur im Verkaufsumfeld zweckmäßig. Auch im Personalwesen, für die Klärung firmeninterner Vorgänge bzw. Aufgaben, für akademische Untersuchungen oder für die Abstimmung von Terminen im privaten Bereich können sie vorteilhaft eingesetzt werden.

Feedback-Umfrage erstellen: Wie funktionieren Umfrage-Tools?

Wie sich eine Umfrage schalten lässt, häng zunächst davon ab, welche Art von Umfragen-Programm verwendet wird. Tatsächlich gibt es drei unterschiedliche Typen von Survey-Tools: Telefon-Software, Vor-Ort-Umfrage-Programme und webbasierte Tools.

Eine Software für telefonische Umfragen automatisiert den Prozess des Anrufens von Personen und der Erfassung sowie Auswertung ihrer Antworten.

Software für persönliche Vor-Ort-Umfragen sammelt Antworten, wenn sich beide Parteien, also Interviewer:innen und Befragte, im selben Raum befinden. Sie ist normalerweise auf einem oder mehreren Rechnern installiert.

Dann sind da noch vollständig webbasierte Umfrage-Softwares – hierbei handelt es sich um den häufigsten Tool-Typ. Entsprechende Feedbacks gehen beim Einsatz einer solchen Lösung über einen Webdienst ein. Die Daten können direkt online ausgewertet oder zu einem anderen Analytics-Programm exportiert werden.

Da Online-Befragung-Software die mit Abstand am weitesten verbreitete Variante ist, hier ein kurzer Überblick über die typische Funktionsweise eines solchen Tools. Das Schema kann tatsächlich auf die anderen Typen übertragen werden.

1. Die Umfrage entwerfen: Innerhalb des Online-Umfragen-Tools gibt es normalerweise Drag-and-Drop-Funktionen oder andere einfache Einstellungen, mithilfe derer die richtigen Fragen platziert werden können. Darüber hinaus können Nutzer:innen in aller Regel entscheiden, wie sie die Antworten erfassen möchten. Das geschieht zum Beispiel mit einer Bewertungsskala, Emoticons, einer Zustimmungsskala oder einfach per Textfeld. Eine gut gestaltete und attraktive Umfrage, die den Empfänger:innen echten Mehrwert in Aussicht stellt, wirkt sich im Allgemeinen positiv auf die Antwortquote aus.

2. Die Umfrage teilen: Sobald die Umfrage fertig ist, kann sie über einen Link per E-Mail, eine Textnachricht oder ein Chat-Fenster (Umfragen-Bot) mit der jeweiligen Zielgruppe geteilt werden. Entsprechende Feedback-Möglichkeiten können Unternehmen darüber hinaus auch auf ihrer Website als Umfrage einbetten. Das ist beispielsweise als Popup-Survey, direkt innerhalb des Haupt-Contents oder nach wichtigen Conversions, wie Käufen, Kontaktaufnahmen etc., umsetzbar. Es bestehen fraglos enorm viele strategisch vorteilhafte Gelegenheiten, Insights per Umfrage-Software zu bekommen. Manche Programme sind sogar Live-Feedback-Tools. Das heißt, dass Nutzer:innen die Auswertung ihrer Antworten live einsehen bzw. mit der allgemeinen Meinungsumfrage online vergleichen können. Das pusht die Teilnahmequote häufig erheblich.

3. Die Umfrage analysieren: Jetzt kommt der entscheidende Schritt – die Analyse des Feedbacks. Erweiterte und intelligente Berichte helfen Nutzer:innen, ihre Antworten zu überprüfen und entsprechend der Erkenntnisse darauf hinzuarbeiten, dass Kund:innen zufriedener werden. Die Daten können mitunter auch in andere Tools für umfassendere Analysen exportiert werden.

Welche Vor- und Nachteile bieten Tools für Umfragen?

Umfragen sind ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um die Meinungen ihrer (potenziellen) Kund:innen oder auch Mitarbeiter:innen zu verstehen und ihre Praktiken an die Anforderungen des Marktes anzupassen. Gerade die Durchführung von Online-Umfragen ist eine effektive und kostengünstige Möglichkeit für Firmen, den Forschungsprozess an der eigenen Zielgruppe zu beschleunigen und dessen Genauigkeit zu verbessern. Spezielle Software ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, preiseffizient und bequem Fragebögen über das Internet zu erstellen und zu verteilen. Nachfolgend nun die zentralen Vorteile der Verwendung eines Umfrage-Tools im Detail.

• Einfache Bedienbarkeit: Software zur Erstellung von Umfragen ist normalerweise einfach zu bedienen und leicht zu verstehen. Auch für diejenigen, die noch keine Erfahrung mit einem solchen System haben, bestehen im Allgemeinen keine Schwierigkeiten bei dessen Nutzung. Sowohl detaillierte als auch einfache Umfragen können beispielsweise mithilfe einer unkomplizierten Schritt-für-Schritt-Anleitung schnell erstellt werden. Von Anfang bis Ende erfordert der gesamte Prozess relativ wenig Organisation und kaum Personal: viel weniger als bei einer herkömmlichen Umfrage oder auch als bei der Implementierung und Nutzung von Web-Tracking zur Zielgruppenanalyse.

• Design- und Branding-Möglichkeiten: Einen Feedbackbogen online zu schalten, ermöglicht es Verantwortlichen auch, eine kleinteilige Individualisierung vorzunehmen. Umfragen können genau an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens und an die der Empfänger:innen angepasst werden. Es stehen zahlreiche Optionen in Bezug auf Themen, Farben und Layouts zur Verfügung – und man kann das eigene Logo oder andere Bildinhalte in den Fragebogenentwurf hochladen. Mit entsprechenden Tools können Nutzer:innen Umfragen erstellen, die sich nahtlos in das Branding des Betriebs und in die Erwartungen der Zielgruppe einfügen.

• Erweiterte Analyse: Die Analyse ist ein entscheidender Teil des Umfrageprozesses. Wer Feedback-Tools online verwendet, kann normalerweise zumindest von Basis-Analytics profitieren. Manch eine Anwendung verfügt aber auch über eine breitere Palette teils automatisierter Funktionen, welche die Prüfung der Daten sehr komfortabel übernehmen. Die Insights können schließlich in einer Vielzahl von Grafiken und Tabellen dargestellt werden. Ebenso ist es möglich Rohdaten zu erhalten, die Verantwortliche selbst weiterbearbeiten und es besteht oftmals die Gelegenheit, die Facts zu filtern und aufzuschlüsseln. So können Nutzer:innen ein genaueres Bild von den Ergebnissen erhalten. Da alle Daten der Befragten sofort hochgeladen werden, können die umfrageausspielenden Unternehmen bzw. Einrichtungen während der gesamten Dauer eines Projekts zeitnah Analysen durchführen.

• Genaue Ergebnisse, weniger Fehler: Alle Daten werden von den Umfrageteilnehmer:innen direkt in das System eingegeben. Sie müssen somit nicht - wie bei einem Papierfragebogen – von den Mitarbeiter:innen erneut in ein Analytics-Tool umgebettet werden. Damit ist die Fehleranfälligkeit wesentlich geringer und es werden sehr genaue bzw. zuverlässige Ergebnisse ermöglicht.

• E-Mail-Integration: Bei vielen Anbietern von Online-Umfrage-Tools können Nutzer:innen ihre Kontaktliste ganz einfach in das System hochladen und das Feedback dann per E-Mail einholen. Solche Nachrichten bieten die Gelegenheit einer sehr persönlichen Ansprache. Diese erhöht wiederum die Chancen, dass die Abfrage wirklich angenommen wird. Das System behält den Überblick über alle E-Mails und zeigt unter anderem an, ob sie korrekt weitergeleitet oder die damit verbundenen Surveys vollständig bzw. teilweise ausgefüllt wurden.

• Responsive Teilnehmererfahrung: Im Gegensatz zu Papierfragebögen können Online-Umfragen an jeden einzelnen Teilnehmenden angepasst werden. So ist es beispielsweise möglich, irrelevante Fragen auf der Grundlage früherer Antworten zu überspringen. Dies bietet den Befragten eine persönlichere Erfahrung und ermöglicht es ihnen nicht zuletzt, die Umfrage in viel kürzerer Zeit abzuschließen. Für das ausspielende Unternehmen bzw. die Institution besteht hier abermals wichtiges Branding-Potenzial.

Das alles sind natürlich eindeutige Argumente für die Nutzung eines Umfrage-Tools. Es gibt aber auch einige eventuelle Nachteile bzw. mögliche Probleme. Die nachfolgenden Herausforderungen sind typisch.

• Unzureichende Antworten: Dies ist ein potenzielles Problem, das den Datenerhebungsprozess behindern kann – insbesondere bei anonymen Umfragen. Wenn der Name einer Person nicht mit einer Umfrage verbunden ist, fühlt sie sich möglicherweise weniger verpflichtet, Antworten in dem Maße auszufüllen, wie sie es sonst tun würde. Aber auch allgemein werden Umfragen im Internet gerne schnell durchgeklickt, um Zeit zu sparen, oder einfach gar nicht berücksichtigt. Daher ist es wichtig, eine Strategie zu nutzen, die auf schlanke, schnelle Feedbacks abzielt und den Umfrageteilnehmer:innen zudem einen wirklichen Mehrwert liefert.

• Mehrdeutigkeit von Fragen: Dieses Problem tritt nicht nur bei Erhebungen auf, die mit Umfrage-Software durchgeführt werden. Wenn ein Unternehmen, die in einer Umfrage gesammelten Daten verwenden möchte, sollte es sicherstellen, dass die offenen Fragen eindeutig sind und die Antworten standardisiert werden können. Unklarheiten in den Fragen können zu schlechten Daten führen, was dann den Zweck der Umfrage zunichtemacht.

• Datenschutz: Umfragen, die personenbezogene Daten sammeln, Verknüpfung von Abfrage-Tools mit E-Mail-Adressen oder auch die Offenlegung von Umfragedaten können datenschutzrechtlich problematisch sein. Daher sollten Organisationen darauf achten, dass die von ihnen erfassten Daten geschützt und generell entsprechend der DSGVO verarbeitet werden.

Die besten Umfrage-Tools: Wie wählt man ein passendes Umfrage-Tool aus?

Für eine Online-Umfrage das beste Tool zu finden, ist gar nicht so einfach. Der Markt ist voll von guten Lösungen, aber nicht alle passen zu sämtlichen Anforderungen. Ein genereller Fahrplan zur Auswahl kann somit kaum gegeben werden. In welchem Kontext ein Umfrage-Tool auch immer zum Einsatz kommt – Interessierte tun stets gut daran, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen, bevor sie sich für eine Lösung entscheiden.

• Gute Sicherheit: Online-Umfragen ergeben immer Daten, die meistens sogar mit personenbezogenen Informationen (zumindest einer IP) in Verbindung gebracht werden können. Damit ist eine erhöhte Relevanz hinsichtlich der DSGVO gegeben. Interessierte sollten darauf achten, dass die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung vom Anbieterunternehmen eingehalten werden. Zertifizierungen, unabhängige Prüfungen und klar formulierte Richtlinien sollten vorliegen. ISO27001 ist der anerkannte Goldstandard für Daten- und Informationssicherheit.

• Flexible, funktionale Themes: Die Teilnehmerquoten bei Online-Umfragen sind rückläufig – es gibt einfach zu viele davon. Umfragen müssen sich klar von der Konkurrenz abheben, um die Chance, dass sie wirklich ausgefüllt werden, zu erhöhen. Viel geht dabei über den ersten visuellen Eindruck. Daher sollten Interessierte auf zweckdienliche Design- und Branding-Tools achten. Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch starke Organisations-Werkzeuge für Fragen. So lässt sich beispielsweise mithilfe von Fragen-Randomisierung verhindern, dass immer dieselben obersten Optionen gewählt werden. Außerdem besteht bei manchen Tools die Möglichkeit, Folgefragen ganz konkret auf zuvor gegebene Antworten abzustimmen.

• Verschiedene Fragetypen: Es gibt unterschiedliche Fragetypen für verschiedenste Strategien: Fragen, bei denen eine einzige Antwort zulässig ist, Fragen, bei denen eine beliebige Anzahl von Antworten zulässig ist oder Fragen, bei denen Zahlen (mit oder ohne Dezimalpunkt) erfasst werden. Aber auch Fragen mit offenem Text und Bewertungsskalen sowie Fragen, bei denen Bilder oder Videos verwendet werden, sind nutzbar. Je vielfältiger die Optionen des gewählten Tools ausfallen, desto differenzierter kann die Umfragestrategie ausgerichtet werden.

• Leistungsstarke Routing-Tools: Eine komplexe Logik für die Ausspielung von Fragebögen ist wichtig. Vielleicht soll speziell von solchen Kund:innen Feedback gesammelt werden, die ein Produkt gekauft haben, auf welches sie über eine bestimmte Werbung gekommen sind. Eine solche Logik klingt einfach, kann aber den Rahmen einiger Systeme sprengen.

• Flexible Analytics: Manche Umfrage-Tools bieten kaum mehr Analytics, als eine Option, um die aufgenommenen Daten als Tabellenkalkulation im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Das ist für viele Kontexte nicht gut genug. Gerade User mit geringeren Erfahrungen in der Datenauswertung sollten besser auf Lösungen setzen, die ihnen viel Analytics-Arbeit abnehmen und dabei gute Ergebnisse in Form von eingängigen Reports verschaffen.

• Integrationen: Nachdem wichtige Umfragedaten gesammelt wurden, ist es häufig von Vorteil, sie mit externen Datenbanken zu verknüpfen (beispielsweise mit Kundendatenbanken) und sie über diese für weitere Zwecke aufzubereiten. Auch die Übernahme von Informationen aus einer Datenbank, sodass diese für die Auswahl der zu stellenden Fragen verwendet werden können, ist mitunter überaus nützlich. In der Tat wird jede sinnvolle Verknüpfung oder Automatisierung zu einer ganzheitlichen Optimierung der Prozesse rund um das jeweilige Umfrage-Tool beitragen.

Was kosten Umfrage-Tools?

Umfrage-Software wird in der Regel als webbasierte Lösung angeboten. Das heißt, Benutzer:innen können eine Lizenz erwerben und das System sofort verwenden, ohne etwas auf ihrem eigenen Computer installieren zu müssen.

Diese Online-Systeme nehmen meist eine Pauschalgebühr auf der Grundlage verschiedener Pläne. Die Kosten steigen, je mehr Funktionen hinzugefügt werden. Interessierte müssen für gute Lösungen durchschnittlich zehn bis 30 Euro kalkulieren. Wenn aufwendige Analytics, Automatisierungen oder gar KI ins Spiel kommen, wird es aber schnell deutlich teurer. Die Zahlungen erfolgen normalerweise monatlich nach einem Abonnementmodell. Es gibt aber ebenso jährlich zu bezahlende Bundles.

Einige Anbieter begrenzen die Anzahl der Umfragen bzw. Formulare, die pro Monat erstellt werden können oder die Anzahl der gleichzeitigen Benutzer:innen für bestimmte Pläne. Viele stellen ihre Umfrage-Tools kostenlos bzw. als kostenlose Variante mit eingeschränkter Funktionalität bereit.

Kleine bis mittelgroße Unternehmen können ein kostenloses Umfrage-Tool durchaus zweckdienlich für erste Schritte einsetzen. Online-Fragebogen-Freeware kommt jedoch zumeist dann an ihre Grenzen, wenn individuellere Umfragen und tiefere Analytics gefordert sind.

Es gibt auch On-Premise-Software, also solche, die auf einzelnen Rechnern installiert wird. Diese ist dann häufig für Befragungen vor Ort gedacht. Dies können beispielsweise Umfrage-Tools für Studierende, Umfrage-Tools für die Schule oder als Software für die Meinungsabfrage auf öffentlichen Veranstaltungen sein. Solche Vor-Ort-Systeme sind häufig deutlich teurer als Online-Programme.