Projektpräsentation: So berichtet Ihr erfolgreich über Euer Projekt

Ihr habt noch nie eine Projektpräsentation aufgebaut und wisst nicht, womit Ihr anfangen sollt? Wir verraten Euch unsere besten Tipps zur Erstellung einer klaren und übersichtlichen Projektpräsentation. Ihr erfahrt, wozu Projektpräsentationen überhaupt benötigt werden und wie Ihr diese optimal gliedert. Dazu geben wir Euch geeignete Software und Tools an die Hand.

 

1. Was ist eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation dient dazu, ein bestimmtes Projekt auf das Wesentliche zusammenzufassen. Sie stellt dar, inwiefern ein Projekt wichtig für die jeweilige Struktur ist. Ebenso zeigt eine Projektpräsentation auf, warum sich die vom Projekt verursachten Kosten rentieren. Eine gute Projektpräsentation ist somit immer auch ein wichtiger Bestandteil vom Projektmanagement.

Projektpräsentationen sollen über Ziele, Aufgaben, Deadlines und Fortschritte eines Projekts informieren. Außerdem erlauben Projektpräsentationen externen Stakeholder:innen, besser zu verstehen, was die Herausforderungen und Aufgaben eines Projektteams sind. Besonders in großen Firmen und Konzernen ist Projektmanagement wichtig. Bei einer hohen Anzahl an unterschiedlichen Projekten schaffen Projektpräsentationen einen wichtigen Überblick.

2. Wozu nutzt man Projektpräsentationen?

Eine Projektpräsentation hilft Euch dabei, die Zielsetzung Eures Projektes schnell und verständlich vorzustellen. Ziel ist es, Stakeholder:innen durch Eure Präsentation von Eurem Projekt und seiner Relevanz zu überzeugen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, Eure Zielgruppe zu verstehen. Eine ansprechende Projektpräsentation, angepasst an Eure Zielgruppe, kann bei der Erreichung Eures Ziels helfen. Besonders bei sehr technischen Projekten ist eine klare und verständliche Projektpräsentation wichtig.

Eine gute Projektpräsentation sollte darüber hinaus immer selbsterklärend sein. Wenn eine nicht vertraute Person in der Lage ist, Eure Präsentation und das jeweilige Thema zu verstehen, habt Ihr es geschafft! Fokussiert Euch also auf das Wesentliche!

3. Zu welchem Zeitpunkt solltet Ihr eine Projektpräsentation erstellen?

Da es unterschiedliche Projektmanagement-Methoden gibt, gibt es auch unterschiedliche Zeitpunkte, zu denen Ihr eine Projektpräsentation benötigt.

Projekt-Kick-Off-Präsentation

Wenn Euer Projektplan fertig ist, solltet Ihr im nächsten Schritt Eure Projekt-Kick-off-Präsentation erstellen. Sie informiert über die Aufgabenstellung vor dem Projektstart. Im Rahmen eines Kick Off Meetings, könnt Ihr mit einer guten Präsentation alle Teilnehmer:innen auf den gleichen Stand bringen. Die Projektpräsentation schafft dadurch eine transparente Kommunikation und stellt die konkrete Roadmap vor.

Projekt-Update-Präsentation

Wenn Ihr ein mittelfristiges Projekt leitet, werdet Ihr zwischendurch größere Update Termine haben. Um über die Fortschritte und Herausforderungen Eures Teams zu berichten, solltet Ihr Eure ursprüngliche Projektpräsentation bearbeiten und ergänzen. Hier geht es nicht darum von vorne anzufangen, sondern in 2-3 Sätzen daran zu erinnern, was die Ziele Eures Projektes sind. Wenn Ihr in einem agilen Projektmanagement-Umfeld arbeitet, kann es vorkommen, dass sich Eure ursprünglichen Ziele und Fragestellungen verändern. Diese solltet Ihr unbedingt in Eurer Projektpräsentation bemerken. Eine Update-Präsentation hilft Euch dabei, die Ziele Eures Projektes im Auge zu behalten und neue Wege zu Zielerreichung mit einzubeziehen.

Projekt-Ergebnisse-Präsentation

Euer Projekt neigt sich dem Ende. Einer der letzten Schritte, um Euer Projekt abzuschließen, besteht aus der Ergebnis-Präsentation. Hier geht es darum, über den Erfolg oder Misserfolg Eures Projektes zu berichten. Habt Ihr Eure Ziele erreicht und wie seid Ihr zu Eurem Ziel gekommen? Legt diese Fragen in Eurer Ergebnis-Präsentation nieder. Zusammen mit den im Projektplan festgelegten Aufgaben und KPIs könnt Ihr das Fazit von Eurem Projekt ziehen.

4. Wie erstellt Ihr eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation aufzubauen ist gar nicht so schwierig wie Ihr vielleicht denkt. Damit Ihr Eure Projektpräsentation erfolgreich umsetzen könnt, zeigen wir Euch einige Tipps und Tricks, welche Euch zu einer spannenden und klaren Präsentation führen.

Woraus besteht eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation erstellt Ihr, indem Ihr die Hauptbestandteile Eures Projektplans kurz und deutlich zusammenfasst. Stellt dar, welche Herausforderungen Ihr mit Eurem Team angeht und wie Ihr zu Eurem Ziel kommen wollt. Macht Euren Projektplan transparent und setzt Meilensteine, um Eure Ziele optimal zu erreichen.

Setzt die Besonderheit Eures Projektes in den Fokus. Ziel sollte es sein, das Interesse Eurer Stakeholder:innen zu wecken. Bleibt bei Eurer Zielgruppe und stimmt die Präsentation auf diese ab. Um komplexe Sachverhalte und Fragestellungen anschaulich und verständlich zu präsentieren, solltet Ihr auf konkrete und illustrierte Beispiele setzen. Damit gewährleistet Ihr, dass Euer Publikum Eure Themen versteht und interessiert bleibt.

Wie macht Ihr Eure Projektpräsentation attraktiv?

Achtet darauf, dass Ihr die unterschiedlichen Teile Eurer Präsentation klar voneinander trennt. Nutzt dazu z.B. Trennfolien. Dazu ist eine einheitliche Struktur Eurer Präsentation enorm wichtig. Achtet dabei auf folgende Punkte:

Titel: der Titel sollte auf jeder Folie die gleiche Größe und Schriftart haben. Setzt Highlights bewusst, um wichtige Punkte hervorzuheben.

Farben: Versucht bei einer Farbpalette zu bleiben. Bestenfalls benutzt Ihr Eure CI. Somit ist die Wiedererkennung Eures Unternehmens gesichert. Vermeidet zu helle und grelle Farben. Ein harmonisches Farbbild lässt Eure Präsentation angenehm und professionell erscheinen.

Text: Vermeidet Textwüsten. Zu viel Text auf Euren Folien lässt die Aufmerksamkeit Eurer Teilnehmer:innen sinken. Achtet lieber darauf, dass Ihr die wichtigsten Ideen Eurer Präsentation kurz zusammenfasst. Kurze Sätze, Bullet Points, Zitate und grafische Elemente helfen für einen übersichtlichen look. Besonders Roadmaps und Timelines lassen sich gut durch Zeitstrahlen übersichtlich darstellen.

Interaktivität: Versucht, Euren Projektpräsentationsinhalt interaktiv zu gestalten. Kurze Videos oder Umfragen innerhalb Eurer Präsentation helfen Euch, die Aufmerksamkeitsspanne Eurer Zuhörer:innen oben zu halten. Stellt kurze und konkrete Fragen. Somit stellt Ihr sicher, dass Eure Teilnehmer:innen ohne großen Aufwand auf Eurer Fragen antworten können.

5. Wie ist der Aufbau / die Gliederung einer Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation zu erstellen erfordert eine bestimmte Gliederung. Damit Eure Stakeholder:innen Euch richtig folgen können, muss Eure Präsentation klar strukturiert sein.

Der Projektpräsentationsaufbau kann sich an den Projektmanagement-Phasen orientieren: Start, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss. Ist natürlich kein Muss, gibt Euch aber eine gute Struktur für Euren Aufbau.

Wir empfehlen folgenden Projektpräsentations-Aufbau:

• Agenda
• Erläuterung des Hauptproblems / Status Quo
• Definition der Ziele, um die Lösung zu erreichen
• Roadmap und Deadlines der Hauptaufgaben
• Fortschritte (bei einem Update Meeting)
• Ergebnisse (am Projektende)
• Learnings (am Projektende)
• Outlooks (am Projektende)

Das Kernproblem sollte von Euch zu Beginn der Präsentation klar definiert werden. Aus dieser Definition erarbeitet Ihr den roten Faden Eures Projektes. Setzt konkrete Ziele für die Erreichung Eurer Problemstellung. Die gesetzten Aufgaben helfen Euch dabei, Euer Ziel im Auge zu behalten und diese zu erreichen.

Da Projekte oft zeitlich begrenzt sind, solltet Ihr die unterschiedlichen Aufgaben in einer Roadmap festlegen. Setzt konkrete Deadlines für Eure Meilensteine und behaltet dadurch die Zeit im Auge.

In Update-Meetings könnt Ihr Eure wichtigsten Fortschritte mitteilen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Somit seid Ihr am Tag Eurer finalen Präsentation bestens vorbereitet.

Die Learnings sind als Verbesserungspotenzial zu betrachten. Selbst im Fall eines erfolgreichen Projekts kann es Punkte geben, die Ihr optimieren könnt. Ob strategisch, prozessual oder technisch. Learnings helfen Euch immer!

Im letzten Schritt helfen Euch die Outlooks, neue Ziele und Aufgaben für die Zukunft zu generieren. Am Ende eines Projektes entwickeln sich oft neue Fragestellungen. Mit den Outlooks erhaltet Ihr einen guten Überblick über zukünftige Projekte und mögliche Lösungen.

Plant am Ende genügend Zeit für Fragen ein. Oft entwickeln sich hieraus weitere Möglichkeiten, Verbesserungen und Lösungsansätze.

6. Welche Softwares eignen sich für Projektpräsentationen?

Im Folgenden zeigen wir Euch einen kleinen Überblick über die Tools, welche wir am liebsten verwenden. Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch noch intensiver über die verschiedenen Präsentationssoftwares informieren. Zudem erhaltet Ihr spannende und informative Reviews zu den jeweiligen Tools. Auf OMR Reviews könnt Ihr zudem noch mehr über zahlreiche Projekt-Management Tools und kostenlose Softwares erfahren.

PowerPoint

Powerpoint ist der Klassiker unter den Präsentationssoftwares. Die Software ist leicht zu bedienen und bietet einen großen Umfang an Personalisierungsfunktionen. Praktisch sind die fertigen Formen und Grafiken. Die vorgeschlagenen Designs und Layouts von PowerPoint vereinfachen zudem die Erstellung Eurer Präsentation.

Google Slides

Die bekannteste und kostenlose Alternative zu PowerPoint ist Google Slides. Ihr benötigt für die Benutzung von Google Slides nur einen Google Account. Die Anwendung ist leicht und selbsterklärend.

Prezi

Prezi bietet eine hohe Anzahl an modernen Präsentationsvorlagen, sowie eine kostenlose Testphase. Die meisten Vorlagen unterstützen die Flash-Technologie und erlauben das Einbinden von Videos. Mit Prezi gelingt es Euch definitiv eine interaktive und attraktive Präsentation zu bauen.

Canva

Canva ist teilweise kostenlos. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, benötigt Ihr die kostenpflichtige Pro-Version. Über 250.000 Vorlagen (Projektpräsentationen, Social Media Posts und Storys, usw.) stehen Euch kostenlos zur Verfügung. Die Bedienung von Canva ist etwas komplexer als andere Präsentationssoftwares. Bietet aber große und vielfältige Möglichkeiten für kreative Projektpräsentationen.

7. Gibt es Projektpräsentationsvorlagen?

Vorlagen und Beispiele für Eure individuelle Projektpräsentation findet Ihr innerhalb der genannten Softwares. Beim Öffnen einer neuen Datei, könnt Ihr aus beliebigen Layouts eine passende Vorlage für Eure Projekt auswählen. Auch online findet sich viele gute Beispiele für eine passende Projektpräsentation. Denkt dabei nur immer an Euch und Eure Ziele!

Über die Autorin

Laura kommt ursprünglich aus Südfrankreich, lebt aber seit 2017 in Hamburg. Sie hat Marketing und Unternehmensstrategie studiert. Sie verfügt über 5 Jahre Berufserfahrung im Digitalen Marketing sowie im E-Commerce. Sie hat in einem Großkonzern, in einem Scale-Up-Unternehmen sowie einem mittelgroßen Unternehmen gearbeitet.