Zeiterfassung im Homeoffice: Alles, was du wissen musst

Das Homeoffice ist bei vielen Mitarbeiter*innen sehr beliebt. Man spart sich den Weg zur Arbeit und hat oft ein ruhigeres Arbeitsumfeld abseits vom Lärm der Großraumbüros. Bevor Homeoffice möglich ist, müssen jedoch einige Dinge geklärt und beachtet werden. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick darüber, wie die Zeiterfassung im Homeoffice funktioniert, welche gesetzlichen Regelungen gelten, welche Methoden und Tools sich für die Zeiterfassung eignen und was Arbeitgeber*innen sonst noch beachten sollten.

Wann darf im Homeoffice gearbeitet werden?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber*innen, ihren Mitarbeiter*innen Homeoffice anzubieten. Es gibt aber auch keine Berufsgruppen, die von Homeoffice ausgeschlossen sind. Manche Tätigkeiten eignen sich jedoch besser als andere. Die Entscheidung, im Homeoffice zu arbeiten, erfordert eine gemeinsame Vereinbarung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in. Eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag ist erforderlich. In dieser Vereinbarung werden verschiedene Themen geregelt, u. a. die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen während der Telearbeit und die Frage, ob die Arbeitszeit im Homeoffice erfasst werden muss.

Gibt es eine gesetzliche Regelung für das Arbeiten im Homeoffice?

In Deutschland gibt es keine gesonderte gesetzliche Regelung zur Arbeit im Homeoffice. Dennoch sind folgende gesetzliche Regelungen zu beachten, die auch im Homeoffice gelten:

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1. Arbeitsschutz

• Die im Arbeitsschutzgesetz geregelten Arbeitsschutzpflichten gelten auch im Homeoffice.
• Arbeitsschutzmaßnahmen müssen ermittelt werden, eine Gefährdungsbeurteilung ist erforderlich.
• Mitarbeiter*innen müssen über notwendige Maßnahmen umfassend informiert werden.
• Die arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV) ist einzuhalten.
  

2. Datenschutz

• Hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur im Homeoffice.
• Arbeitgeber*innen müssen geeignete Datenschutzvorkehrungen treffen.
• Die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen müssen bei der Arbeit im Homeoffice gewährleistet sein.
  

3. Arbeitszeit

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch im Homeoffice.
• Die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und -zeiten sowie das Verbot der Sonn- und Feiertagsarbeit müssen weiterhin beachtet werden.
• Mitarbeiter*innen müssen auf die Vorschriften hingewiesen und ihre Einhaltung durch Regelungen sichergestellt werden. Hierbei hilft Dir eine Zeiterfassungssoftware, wie ZEP
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Bei der Arbeit im Homeoffice müssen Arbeitnehmer*innen üblicherweise selbst für die technischen Arbeitsmittel und die Gestaltung des Arbeitsplatzes sorgen. Arbeitgeber*innen sind dafür verantwortlich, dass die bereitgestellten Arbeitsmittel den ergonomischen Standards und dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. 

Wie ist die Zeiterfassung gesetzlich im Homeoffice geregelt?

Die gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung im Homeoffice entsprechen den Arbeitszeitgesetzen im Büro. Das heißt, Mitarbeiter*innen im Homeoffice haben die gleichen Vorgaben für Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten wie im Büro. Grundsätzlich darf die Arbeitszeit 8 Stunden pro Tag nicht überschreiten. In Ausnahmefällen bei sehr hohem Arbeitsaufkommen sind bis zu 10 Stunden zulässig. Pausen und Ruhezeiten richten sich nach der Arbeitsdauer. Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten, bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden eine Pause von mindestens 45 Minuten einzuhalten. Zwischen Arbeitsende und Beginn des nächsten Arbeitstages müssen in der Regel mindestens 11 Stunden liegen. Es ist wichtig, die Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren und die Regeln einzuhalten, um gesetzeskonform zu arbeiten.

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Ist die Zeiterfassung im Homeoffice Pflicht?

Auch hier gelten die gleichen gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung wie im Büro. Grundsätzlich besteht also eine Dokumentationspflicht der Arbeitszeit. Bisher gibt es jedoch einige Ausnahmen von dieser Regel, wie etwa für leitende Angestellte oder Geschäftsführer*innen. Besonders im Hinblick auf den Konflikt zwischen Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung ist es wichtig zu erwähnen, dass auch im Homeoffice bei Vertrauensarbeitszeit die Pflicht zur Zeiterfassung besteht.

Wie sieht das aktuelle Gesetz für Zeiterfassung aus?

Entsprechend der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 müssen Arbeitgeber*innen in Deutschland nun gesetzlich die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen aufzeichnen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus einer Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes, die einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung entspricht. In der Praxis bedeutet das, dass Arbeitgeber*innen jetzt geeignete Systeme einführen müssen, um die genaue Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen festzuhalten. 

Worauf müssen Arbeitgeber*innen bei der gesetzlichen Regelung von Zeiterfassung zusätzlich achten?

Der Europäische Gerichtshof hat zwar festgelegt, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss, aber nicht geregelt, wie genau die Umsetzung zu erfolgen hat. Der EuGH fordert lediglich, dass das eingesetzte Zeiterfassungssystem „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein muss. Damit stehen den Unternehmen verschiedene Zeiterfassungslösungen zur Verfügung, die sie entsprechend ihrer spezifischen Anforderungen auswählen können. Bei der gesetzlichen Regelung der Zeiterfassung müssen Arbeitgeber zusätzlich folgende Punkte beachten:

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• Arbeitgeber*innen müssen sicherstellen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitsschutzvorschriften einzuhalten. Dazu gehört auch die Bereitstellung eines geeigneten Systems für die Arbeitszeiterfassung.
• Es ist möglich, die Verantwortung für die Erfassung der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter*innen zu delegieren, aber es sollten klare Richtlinien oder Vereinbarungen im Unternehmen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass das Zeiterfassungssystem richtig verwendet wird. Das kann z. B. durch Schulungen erreicht werden.
• Das Zeiterfassungssystem muss den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen. Arbeitgeber*innen müssen sicherstellen, dass die Daten der Mitarbeiter*innen geschützt sind und nur für den Zweck der Arbeitszeiterfassung verwendet werden. Die Arbeitgeber*innen müssen auch sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen zum Arbeitsschutz und zur Arbeitszeitregelung einhalten.
• Um die gesetzlichen Vorgaben korrekt umzusetzen, ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber*innen über die genauen gesetzlichen Anforderungen und Bestimmungen zur Zeiterfassung informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen.

Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung im Homeoffice gibt es?

1. Manuelle Zeiterfassung: Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten manuell in einem Zeiterfassungssystem oder einer Excel-Tabelle erfassen, indem sie ihre Anwesenheitszeiten, Pausen und das Arbeitsende von Hand eingeben.
2. Stempelsysteme und Stechuhren, wie MyTimeTracker
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   : Mitarbeiter*innen nutzen eine App, um den Beginn, die Pausen und das Ende ihrer Arbeitszeit mit digitalen Stempelungen zu markieren. Dieser automatisierte Vorgang reduziert das Risiko von Fehlern durch manuelle Eintragungen.
3. All-in-one-Lösungen, wie ZEP
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   für digitale Zeiterfassung: Mitarbeiter*innen können eine umfassende Lösung nutzen, die verschiedene Funktionen für die digitale Zeiterfassung integriert. Diese Lösungen ermöglichen nicht nur die automatisierte Stempelung der Arbeitszeiten, sondern bieten oft auch weitere Funktionen zur Organisation und Verwaltung der Arbeitszeit.

Wenn dir das noch nicht reicht, dann schau doch mal in den OMR Reviews Software Guide zur Zeiterfassung rein.

Fazit

Grundsätzlich gelten für die Zeiterfassung im Homeoffice die gleichen gesetzlichen Regelungen wie im Büro. Die Arbeitszeiten müssen dokumentiert und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Arbeitgeber*innen haben die Aufgabe, die für das Unternehmen passende Software zur Zeiterfassung zu finden und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Bei Unsicherheiten bezüglich der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben sollte immer juristischer Rat eingeholt werden.