Inhalt
- So läuft ein Audit ab
- Was wird geprüft? Beispiele aus der Praxis
- Wie läuft ein Audit ab?
- Fazit: Audit als nützliches Werkzeug
Der Begriff „Audit“ löst oft Stress aus: Akten werden sortiert, Dokumente gesucht, Abläufe überprüft. Ein Audit stellt dabei keinen Kontrollbesuch dar. Es handelt sich dabei vielmehr um einen geplanten Check-in, mit dem du Probleme erkennst, bevor sie zu echten Schäden führen.
Ein Audit prüft systematisch deine Abläufe, Regeln und Ergebnisse. Ziel ist es, zu klären, ob dein tatsächliches Handeln zu deinen internen Vorgaben oder externen Anforderungen passt. So wird die Qualität der Arbeit deines Unternehmens realistisch eingeschätzt.
In diesem Artikel erfährst du, wie Audits deine Abläufe verbessern können, welche Audit-Arten es gibt und wie du eine Prüfung sinnvoll vorbereitest und sie für dein Unternehmen nutzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Audit ist ein Check-In zur frühzeitigen Identifikation von Prozessschwachstellen.
- Durch den Vergleich von Theorie und Praxis hilft die Prüfung dabei, Betriebsblindheit zu vermeiden und die Qualität nachhaltig zu sichern.
- Es wird zwischen internen Selbstaudits, Lieferantenaudits und externen Zertifizierungen durch unabhängige Stellen unterschieden.
- Der strukturierte Ablauf umfasst eine sorgfältige Planung, die Durchführung vor Ort sowie die Ableitung konkreter Korrekturmaßnahmen.
So läuft ein Audit ab
Das Wort „Audit“ kommt vom lateinischen audire – „hören“. Früher hörten sich Prüfer*innen Finanzberichte mündlich an. Auch heute steht Beobachtung im Vordergrund: Auditor*innen schauen, wie dein Unternehmen arbeitet, und gleichen ihre Beobachtungen mit geltenden Vorgaben ab.
Da Audits oft mit anderen Prüfungen verwechselt werden, solltest du den Unterschied kennen:
- Audit vs. Inspektion: Eine Inspektion schaut auf ein Produkt oder Gerät. Ein Audit betrachtet das gesamte System.
- Audit vs. Zertifizierung: Das Audit ist der Prüfprozess. Die Zertifizierung ist das Ergebnis, meist in Form eines offiziellen Dokuments.
Auditor*innen gehen dabei unabhängig und sachlich vor. Sie zeigen dir, wo du stehst – ohne Bewertung, aber mit einem Blick fürs Wesentliche.
Audits im Qualitätsmanagement
Wer nach ISO 9001 arbeitet, muss regelmäßig Audits durchführen. Diese Audits dienen dazu zu überprüfen, ob die internen Abläufe den Vorgaben des Unternehmens und den Anforderungen der Norm entsprechen. Dabei geht es nicht nur darum, formale Checklisten abzuarbeiten, sondern konkret zu erkennen, wo Prozesse funktionieren und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Ein weiterer wichtiger Punkt der ISO 9001 ist die Lenkung dokumentierter Informationen. Dazu zählen z. B. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formulare oder Prüfprotokolle. Die Norm verlangt, dass diese Informationen immer aktuell sind, dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden und dass alle betroffenen Mitarbeitenden jederzeit auf die jeweils gültige Version zugreifen können. Veraltete oder doppelte Dokumente dürfen nicht in Umlauf sein, da sie zu Fehlern im Ablauf führen können.
Zusammengefasst heißt das: Unternehmen müssen nicht nur kontrollieren, was sie tun, sondern auch wie gut ihre Dokumentation organisiert ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten mit den richtigen Informationen arbeiten – und zwar genau dann, wenn sie sie brauchen.
Zur systematischen Umsetzung dient meist der PDCA-Zyklus:
- Plan: Auditkriterien, Ziele und Abläufe festlegen.
- Do: Das Audit durchführen und Stichproben sammeln.
- Check: Prüfen, ob Theorie (Dokumentation) und Praxis (Umsetzung) übereinstimmen.
- Act: Abweichungen korrigieren und gefundene Verbesserungspotenziale nutzen.
Ein Audit dient somit als objektiver Blick von außen, der hilft, Betriebsblindheit zu vermeiden. Durch die strukturierte Prüfung erkennt man Fehlerquellen schneller, optimiert die Dokumentation und sorgt so für verlässliche Ergebnisse – sowohl intern als auch für die Kundschaft.
Die 3 Audit-Arten im Überblick
01
First-Party
Internes Audit
Ihr prüft euch selbst – durch eigene Mitarbeitende oder externe Berater*innen. Gut, um Probleme früh zu erkennen.
02
Second-Party
Lieferantenaudit
Ihr prüft externe Partner*innen, um sicherzustellen, dass sie eure Standards einhalten.
03
Third-Party
Externes Audit
Unabhängige Stellen wie TÜV oder Dekra prüfen euch. Meist notwendig für offizielle Zertifikate.
Was wird geprüft? Beispiele aus der Praxis
Was genau geprüft wird, hängt von deiner Branche und deinen Zielen ab. Ein paar typische Beispiele:
Finanz-Audit
Hier steht die korrekte Finanzberichterstattung im Mittelpunkt. Auditor*innen prüfen, ob Buchungen nachvollziehbar und vollständig sind, ob Jahresabschlüsse den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und ob interne Kontrollen existieren, die Fehler oder Manipulationen verhindern. Außerdem wird geprüft, ob Zahlungsströme richtig dokumentiert sind. Kurz gesagt: ob deine Zahlen stimmen und sauber zustande kamen.
IT-Audit
Für digitale Unternehmen besonders relevant. Hier geht es darum, wie sicher und zuverlässig die IT arbeitet. Geprüft werden Zugriff und Berechtigungen, Datenschutz und der Umgang mit sensiblen Informationen, Backup- und Wiederherstellungsverfahren, Absicherung gegen Cyberangriffe sowie die Dokumentation von Änderungen an Systemen. Ziel ist, digitale Risiken zu reduzieren und die Betriebsfähigkeit sicherzustellen.
Umwelt-Audit
Hier wird untersucht, wie dein Unternehmen mit Ressourcen und Umweltauflagen umgeht. Werden rechtliche Umweltvorschriften eingehalten? Wie werden Energie, Wasser und Rohstoffe genutzt? Gibt es Maßnahmen zur Abfallvermeidung oder zum Recycling? Wie erfasst und reduziert dein Unternehmen Emissionen? Solche Audits findest du beispielsweise im Rahmen von ISO 14001 oder internen Nachhaltigkeitsstrategien.
SEO-Audit
Bei Websites dreht sich alles um Sichtbarkeit. Im SEO-Audit wird geprüft, ob deine Website technisch und inhaltlich so aufgebaut ist, dass Suchmaschinen sie verstehen und gut bewerten können. Dazu gehören die technische Basis wie Ladezeit, Mobilfreundlichkeit und Indexierung, die inhaltliche Struktur mit Keywords, Lesbarkeit und Relevanz, interne und externe Verlinkung sowie Nutzerführung und Barrierefreiheit. Es geht darum, Schwachstellen zu finden, die deine Rankings und Besucherzahlen bremsen.
Wie läuft ein Audit ab?
Ein Audit folgt in der Regel einem klar strukturierten Ablauf. Die einzelnen Schritte bauen aufeinander auf und helfen dabei, eine Organisation systematisch zu überprüfen und weiterzuentwickeln.
1. Planung und Vorbereitung
Bevor das Audit startet, wird gemeinsam festgelegt, welche Bereiche oder Prozesse geprüft werden sollen. Das können z. B. die Produktion, das Qualitätsmanagement oder bestimmte Arbeitsabläufe sein. Wichtig ist auch, ob es sich um ein internes oder ein externes Audit handelt – je nachdem unterscheidet sich die Vorbereitung leicht.
Auditor*innen fordern im Vorfeld häufig relevante Unterlagen an, um sich ein erstes Bild zu machen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Prozessbeschreibungen
- Arbeitsanweisungen
- Handbücher oder Leitfäden
- Frühere Auditberichte
- Organigramme oder Rollenbeschreibungen
Diese Unterlagen helfen, den Ablauf besser zu verstehen und gezielt Fragen zu formulieren. Gleichzeitig klärt das Unternehmen intern, wer am Audit teilnimmt, welche Räume oder Abteilungen zugänglich gemacht werden müssen und ob bestimmte Mitarbeitende als Ansprechpersonen eingeplant sind.
2. Durchführung
Der eigentliche Audittag beginnt meist mit einem kurzen Eröffnungsgespräch. Hier erklärt das Auditteam, was geprüft wird, wie der Tag abläuft und was nicht Teil der Prüfung ist.
Anschließend beginnt die konkrete Prüfung:
- Gespräche mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen (Interviews), um zu verstehen, wie bestimmte Prozesse in der Praxis umgesetzt werden.
- Beobachtung von Abläufen, z. B. bei der Fertigung, im Kundenservice oder in der IT.
- Stichprobenprüfung von Unterlagen, z. B. Checklisten, Protokolle, Berichte, Schulungsnachweise oder Prüfpläne.
Ziel ist es, zu überprüfen, ob das, was in Dokumenten steht, auch tatsächlich so gelebt wird – und ob es sinnvoll und effektiv ist.
3. Bewertung und Bericht
Nach Abschluss der Prüfung erstellt das Auditteam eine Auswertung der Ergebnisse. Es wird dokumentiert …
- welche Anforderungen erfüllt wurden.
- wo es Abweichungen gibt.
- welche Hinweise zur Verbesserung bestehen (auch wenn es keine formellen Abweichungen sind).
Diese Ergebnisse halten die Auditor*innen in einem Auditbericht fest. In einem Abschlussgespräch stellen sie die zentralen Erkenntnisse vor und erläutern sie. Dabei geht es nicht um Schuld oder Bewertung, sondern um eine sachliche Bestandsaufnahme.
4. Korrekturmaßnahmen
Wenn Abweichungen festgestellt wurden, muss das Unternehmen darauf reagieren. Mit konkreten Maßnahmen behebt es die Probleme. Das kann z. B. bedeuten:
- Eine Schulung für Mitarbeitende zu aktualisieren
- Einen fehleranfälligen Prozess zu überarbeiten
- Verantwortlichkeiten klarer zu regeln
- Ein fehlendes Dokument nachzupflegen
Diese Maßnahmen werden dokumentiert, umgesetzt und zu einem späteren Zeitpunkt auf Wirksamkeit überprüft – oft im nächsten Audit oder in einem Nachaudit.
Fazit: Audit als nützliches Werkzeug
Ein Audit ist kein Kontrollbesuch, sondern eine realistische Bestandsaufnahme. Wer Audits richtig nutzt, bekommt klare Hinweise darauf, wo Verbesserung möglich ist – und spart sich im besten Fall spätere Probleme.
Wenn du vom nächsten Audit hörst: Sieh es als Möglichkeit, dein Unternehmen besser zu verstehen. Es hilft dir, gezielt zu verbessern, was nicht rund läuft – und zu erhalten, was gut funktioniert. Ein fester Prüf-Rhythmus bringt Struktur und langfristigen Nutzen.