HR-Digitalisierung: Den Wandel erfolgreich gestalten

1. Was ist mit HR-Digitalisierung gemeint?
2. Was kann im HR digitalisiert werden?
3. Fünf Schritte zur digitalen HR
4. Herausforderungen bei der HR-Digitalisierung
5. Datenschutz, Sicherheit und Ethik in der HR-Digitalisierung
6. Kosten und Nutzen - Den ROI der HR-Digitalisierung optimieren
7. Trends in der HR-Digitalisierung
8. Welche Software eignet sich für die Digitalisierung der HR-Prozesse am besten?
9. Welche Prozesse eignen sich besonders gut für den Einsatz von KI?
10. So kann KI das volle Potenzial der HR-Digitalisierung ausschöpfen: 
11. Zuletzt, aber nicht minder wichtig: der Business Blueprint
12. Fazit: Der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung im Personalwesen

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt in rasantem Tempo. Auch im Personalwesen eröffnen sich durch neue Technologien vielfältige Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff HR-Digitalisierung? Warum ist sie für Unternehmen so essenziell? Und wie lässt sie sich erfolgreich umsetzen?

Was ist mit HR-Digitalisierung gemeint?

HR-Digitalisierung bedeutet die Umstellung analoger auf digitale Prozesse im Personalwesen. Dabei werden HR-Aufgaben durch moderne Technologien automatisiert, um Routinearbeiten zu reduzieren, Abläufe zu beschleunigen und Freiräume für strategische Themen zu schaffen. Das Ziel ist es, die Candidate- und Employee-Experience zu optimieren. Die Digitalisierung umfasst sämtliche Bereiche des Personalmanagements, von der Personalplanung über das Recruiting bis hin zur Personalentwicklung. Spezialisierte HR-Software ermöglicht die (Teil-) Automatisierung dieser Prozesse.

Doch warum ist die Digital-HR für Unternehmen so essenziell?

Die Digital-HR ist für Unternehmen essenziell, da sie folgende Vorteile bietet:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung von HR-Prozessen, wodurch Personaler wertvolle Zeit für strategische Themen gewinnen.
• Bessere Datenqualität durch digitale Systeme ermöglicht fundierte Entscheidungen.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch Self-Services, beschleunigte Prozesse und mehr Freiraum für HR-Manager zur Fokussierung auf Employer Branding, Personalentwicklung etc.
• Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung reduziert den Verbrauch natürlicher Ressourcen erheblich, indem papierbasierte Prozesse durch digitale Lösungen ersetzt werden. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge online, unterzeichnen Verträge digital und absolvieren E-Learnings, wodurch Papier, Druckerpatronen und Energie gespart werden. Auch Transportwege entfallen, wenn Dokumente nicht mehr physisch verschickt werden müssen.

Es wird deutlich, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen weit mehr ist als nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung. Sie ist ein wichtiger Baustein für ein nachhaltiges Personalmanagement, das sowohl ökologische als auch soziale Aspekte berücksichtigt. Unternehmen, die diese Chance ergreifen und ihre HR zukunftsfähig aufstellen, werden langfristig die Nase vorn haben - nicht nur im Wettbewerb um die besten Talente, sondern auch in Sachen Nachhaltigkeit und gesellschaftlicher Verantwortung.

Was kann im HR digitalisiert werden?

Immer mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Grundsätzlich lassen sich alle datenbasierten HR-Prozesse mit standardisierten Abläufen digitalisieren, sofern die Informationen digital vorliegen oder erfasst werden können. Ausnahmen und Sonderfälle sollten möglichst gering sein, um Automatisierung zu ermöglichen.

Das Spektrum reicht von Personalplanung und -beschaffung über Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Entgeltabrechnung bis hin zu Personalentwicklung und Talentmanagement. Spezialisierte Software-Lösungen ermöglichen die (Teil-)Automatisierung dieser Prozesse.

Beispiele mit hohem Digitalisierungspotenzial sind:

• Recruiting: Bewerbermanagementsysteme für Stellenausschreibungen, Bewerberverwaltung, Matching-Algorithmen
• Onboarding: Digitale Plattformen für Informationsaustausch und Formalitäten vor Arbeitsbeginn
• Zeiterfassung: Digitale Erfassung statt Papierstundenzettel, Anbindung an Lohnbuchhaltung
• Personalentwicklung: E-Learning-Plattformen, Skill-Datenbanken für Weiterbildungsplanung
• HR Analytics: Datenanalysen zur Mitarbeiterfluktuation, Leistungskennzahlen etc. für bessere Personalentscheidungen

Die Digitalisierung bietet enormes Potenzial für Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung, Mitarbeiterzufriedenheit und Wettbewerbsvorteile im Talente-Wettbewerb. Unternehmen, die ihre HR-Prozesse konsequent digitalisieren, können davon profitieren.

Fünf Schritte zur digitalen HR

Durch den Einsatz spezialisierter Software-Lösungen lassen sich viele dieser Prozesse ganz oder teilweise effizienter gestalten. Die erfolgreiche Umsetzung gelingt mit einem strukturierten Vorgehen in fünf Schritten:

1. Prozessanalyse: Identifiziere Optimierungspotenziale bei bestehenden HR-Prozessen - wo sind Ineffizienzen, Fehlerquellen und Zeitfresser?
2. Zielsetzung: Definiere messbare Ziele wie Kostensenkung, Datenqualitätsverbesserung oder Mitarbeiterentlastung.
3. Tool-Auswahl: Evaluiere passende HR-Software-Lösungen anhand von Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Schnittstellen und Kosten.
4. Change Management: Binde Mitarbeiter frühzeitig ein, informiere über Neuerungen und schule bei Bedarf. Akzeptanz ist entscheidend.
5. Kontinuierliche Optimierung: Überprüfe Ergebnisse regelmäßig und passe Prozesse an neue Anforderungen an.

Doch trotz eines strukturierten Vorgehens stehen HR-Abteilungen bei der Digitalisierung oft vor großen Herausforderungen. Die größte Hürde ist oft die mangelnde Veränderungsbereitschaft - nicht die technische Komplexität.

Herausforderungen bei der HR-Digitalisierung

Viele HR-Abteilungen kämpfen mit der digitalen Transformation ihrer Prozesse, anstatt Quickwins zu erzeugen und schnell davon zu profitieren. Haupthürden sind neben mangelnder Veränderungsbereitschaft häufig die unzureichende Vorbereitung auf die Prozessumstellung. Doch es gilt, weitere Herausforderungen zu meistern:

• Betriebsblindheit: Die Mentalität "Das haben wir immer so gemacht" verhindert, eingefahrene Abläufe zu hinterfragen und Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Suboptimale Digitalisierung: Analoge Prozesse werden 1:1 digitalisiert, statt sie zuvor zu optimieren. Resultat sind schlechte digitale Prozesse ohne Mehrwert.
• Datensilos: Überholtes Silo-Denken erschwert abteilungsübergreifendes, ganzheitliches Vorgehen für maximalen Mehrwert.
• Fehlende Digitalkompetenz: Es mangelt an Projektmanagement- und digitalen Fähigkeiten für die Implementierung moderner HR-Software.
• Skepsis und Widerstand: Langjährige Mitarbeiter befürchten mehr Kontrolle, Arbeitsplatzverlust und begegnen Veränderungen mit Ablehnung.

Transparente Kommunikation, Mitarbeitereinbindung und Nutzenaufzeigung sind essenziell, um Ängste abzubauen. Umfassende Vorbereitung ist der Schlüssel - Organisationsbereitschaft schaffen, Prozesse optimieren, Mitarbeiter einbinden, realistische Erwartungen setzen. Nur wenn die Belegschaft mitgezogen wird, kann HR-Digitalisierung ihr Potenzial voll entfalten. Ein ganzheitlicher Ansatz für Menschen, Prozesse und Technologie ist gefragt. Zudem gewinnen Datenschutz, Sicherheit und Ethik durch KI-Einsatz an Bedeutung.

Datenschutz, Sicherheit und Ethik in der HR-Digitalisierung

Bei der Digitalisierung sensibler Personaldaten ist äußerste Sorgfalt geboten, um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu schützen und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO einzuhalten. Technische Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Backups sind unerlässlich. Gleichzeitig gilt es, organisatorische Regelungen zu treffen, etwa zur Aufbewahrung und Löschung von Daten oder zur Vergabe von Berechtigungen. Unternehmen sollten ihren Datenschutzbeauftragten in HR-Digitalisierungsprojekte einbinden und sich im Zweifel externen Rat einholen, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Mit dem verabschiedeten AI Act der EU kommen auf Unternehmen, die KI in HR-Prozessen einsetzen, zusätzliche Anforderungen zu, um ethische Standards sicherzustellen:

1. Umfassende Risikobewertungen für KI-Systeme, die potenzielle Auswirkungen auf Grundrechte, Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten analysieren
2. Detaillierte technische Dokumentationen der KI-Systeme und transparente Informationen der Nutzer über den KI-Einsatz
3. Gewährleistung der Qualität, Repräsentativität und Sicherheit der Trainingsdaten, um Verzerrungen und Diskriminierung zu vermeiden
4. Implementierung von Mechanismen für menschliche Aufsicht und Kontrolle, um vollautomatisierte Entscheidungen zu verhindern
5. Aufbau robuster KI-Governance-Strukturen mit klaren Verantwortlichkeiten, ethischen Leitlinien und Compliance-Maßnahmen

Die Einhaltung dieser Vorgaben ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine Frage des Vertrauens und der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Verstöße gegen den AI Act können empfindliche Strafen nach sich ziehen - bis zu 30 Millionen Euro oder 6 % des weltweiten Jahresumsatzes. HR-Verantwortliche sollten sich daher frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen und eng mit IT, Compliance und Betriebsrat zusammenarbeiten, um KI vertrauenswürdig und rechtskonform in HR-Prozesse zu integrieren.

Neben diesen wichtigen Aspekten dürfen Unternehmen auch die wirtschaftliche Dimension nicht aus den Augen verlieren. Denn letztlich muss sich die Investition in neue Technologien auch finanziell rechnen.

Kosten und Nutzen - Den ROI der HR-Digitalisierung optimieren

Die Einführung einer HR-Software ist mit Kosten verbunden - Lizenzgebühren, Implementierung, Anpassungen und Schulungen. Gerade für KMU kann das eine Herausforderung darstellen. Doch die Kosten dürfen nicht isoliert betrachtet werden, sondern müssen dem Nutzen gegenübergestellt werden.

Hier kommt der Return on Investment (ROI) ins Spiel. Eine moderne HR-Lösung spart durch Automatisierung und Effizienzsteigerung langfristig Kosten ein - etwa durch Reduktion des manuellen Aufwands für Routineaufgaben. Zudem ermöglicht sie datenbasierte, fundierte Entscheidungen und optimiert so HR-Prozesse und Mitarbeiterproduktivität.

Um den ROI zu maximieren, ist eine sorgfältige Planung und Auswahl der HR-Software entscheidend. Unternehmen müssen analysieren, welche Funktionen und Schnittstellen benötigt werden und welche Einsparungen und Verbesserungen zu erwarten sind. Viele Anbieter stellen ROI-Rechner zur Verfügung.

Neben den Softwarekosten müssen auch Folgekosten für Wartung, Updates und Support berücksichtigt werden. Cloud-Lösungen mit flexiblen Mietmodellen können für KMU attraktiv sein, statt hoher Investitionen.

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Die HR-Digitalisierung bietet enorme Chancen, Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen. Doch Unternehmen müssen am Puls der Zeit bleiben, um das volle Potenzial moderner HR-Technologien auszuschöpfen und im Wettbewerb um Talente zu bestehen.

Trends in der HR-Digitalisierung

Die HR-Digitalisierung ist ein dynamisches Feld mit kontinuierlich neuen Technologien und Ansätzen, die die Arbeitsweise von Personalabteilungen grundlegend verändern - entscheidend für mehr Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit. International setzen sich bereits Trends durch, die in Deutschland bislang wenig Beachtung finden:

• Ein Beispiel ist der Einsatz von Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) im Recruiting und Onboarding. Unternehmen nutzen diese Technologie, um potenziellen Bewerbern einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag zu geben und sie so für sich zu gewinnen. Auch in der Mitarbeitereinarbeitung kommen VR und AR zum Einsatz, etwa um Schulungen interaktiver und effizienter zu gestalten.
• Ein weiterer Trend, der international an Fahrt gewinnt, ist der Einsatz von Blockchain-Technologien im Personalwesen. Manche Unternehmen nutzen Blockchain, um Mitarbeiterdaten sicher und dezentral zu speichern, Zeugnisse und Zertifikate fälschungssicher zu machen und Gehaltsabrechnungen zu automatisieren. In Deutschland steckt die Blockchain-Anwendung in HR noch in den Kinderschuhen, doch Experten sehen großes Potenzial.

Auch hierzulande treiben spannende Trends die Digitalisierung voran:

• KI im Recruiting analysiert Lebensläufe, führt Interviews und gibt Stellenbesetzungsempfehlungen.
• Employee Self Services für Urlaubsanträge, Datenpflege und Gehaltsabrechnungen entlasten HR
• HR-Chatbots beantworten Mitarbeiterfragen rund um die Uhr
• (Predictive) People Analytics erkennt durch Datenanalyse Muster z.B. zur Senkung von Fluktuation oder Produktivitätssteigerung

Die rasante Entwicklung von KI, People Analytics und Self Services wirft die Frage auf: 

Welche Software eignet sich für die Digitalisierung der HR-Prozesse am besten?

Um HR-Prozesse zu digitalisieren, gibt es eine Vielzahl an Software-Lösungen. Empfehlenswerte Tools sind beispielsweise:

• Oracle HCM Cloud: Eine Cloud-Lösung für das gesamte Personalmanagement, von Beschaffung bis Analyse, flexibel anpassbar.
• SAP Success Factors: Eine umfassende Cloud-HR-Suite für Personaladministration, Talentmanagement, Lernmanagement und HR Analytics.
• Workday HCM: Cloud-basierte Lösung mit intuitiver Oberfläche, umfangreichen Analysefunktionen und hoher Konfigurierbarkeit.
• Personio: Eine umfassende HR-Plattform von Bewerberverwaltung bis Mitarbeiterentwicklung.
• Kenjo: Komplettlösung mit Zusatzmodulen für Mitarbeiterumfragen und Projektmanagement, flexibel anpassbar.
• rexx systems: Talent-Management-Lösung für Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung, Nachfolgeplanung und Vergütung.
• HR WORKS: Breiter Funktionsumfang und hohe Flexibilität, deckt Skill-Management, Nachfolgeplanung und Vergütung ab, ideal für internationale Unternehmen.
• :pxtra: Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits und Verteilung von monatlichen Benefit-Budgets möglich über die App

Bei der Auswahl der richtigen HR-Software gibt es einige wichtige Kriterien zu beachten. Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich verschiedener Lösungen und deren Stärken in Bezug auf zentrale Anforderungen wie Personalbeschaffung, Verwaltung, Entwicklung, Analyse von HR-Daten und Flexibilität:

Wie zu erkennen ist, schneiden erfahrungsgemäß die großen Cloud-Lösungen wie Oracle HCM Cloud, SAP SuccessFactors und Workday HCM in den meisten Bereichen sehr gut ab. Sie bieten umfassende Funktionen für sämtliche HR-Prozesse und eignen sich auch für den internationalen Einsatz. Allerdings sind sie tendenziell teurer und eher für größere Unternehmen geeignet.

Lösungen wie Personio, Kenjo oder HRworks richten sich stärker an den Mittelstand und kleinere Unternehmen. Sie überzeugen mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität, decken aber nicht alle Prozesse gleichermaßen stark ab.

Um die richtige Wahl zu treffen, müssen Unternehmen ihre individuellen Anforderungen genau analysieren. Nur so lässt sich die HR-Software finden, die den Digitalisierungsprozess optimal unterstützt und zu einer Steigerung der Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist ein entscheidender Schritt für eine erfolgreiche Digitalisierung der Personalprozesse. Doch damit ist es nicht getan. Um das volle Potenzial moderner Technologien auszuschöpfen, müssen Unternehmen auch prüfen, welche Prozesse sich besonders für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) eignen.

Welche Prozesse eignen sich besonders gut für den Einsatz von KI?

Künstliche Intelligenz (KI) und insbesondere generative KI werden in Zukunft eine immer größere Rolle in der Digitalisierung von HR-Prozessen spielen. Denn KI bietet enorme Potenziale, um Personalprozesse effizienter, smarter und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten.

Hier sind einige konkrete Beispiele, bei denen der Einsatz von KI große Vorteile bringen kann:

1. Zeitaufwändige und repetitive Prozesse wie das Screening von Bewerbungen, die Beantwortung von Standard-Mitarbeiteranfragen oder die Auswertung von Mitarbeiterumfragen. KI kann diese Routineaufgaben übernehmen und Personaler entlasten.
2. Prozesse, die die Analyse großer Datenmengen erfordern, etwa im Bereich HR Analytics, Skill Management oder der Identifizierung von Kündigungsrisiken. Die Fähigkeiten von KI zur Datenauswertung und Mustererkennung sind hier von großem Nutzen.
3. Aufgaben, bei denen eine höhere Objektivität wünschenswert ist, wie das Recruiting oder die Leistungsbeurteilung. KI-Systeme können dabei helfen, menschliche Vorurteile zu reduzieren und faire Entscheidungen zu treffen.
4. Abläufe, die beschleunigt werden sollen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, zum Beispiel das Onboarding, die Beantwortung von HR-Anfragen oder Genehmigungsprozesse.
5. Prozesse mit Potenzial für mehr Personalisierung, wie maßgeschneiderte Trainings- und Entwicklungsprogramme oder individualisierte Mitarbeiterkommunikation.
6. Strategische HR-Entscheidungen, die von präziseren Vorhersagen profitieren könnten, etwa im Workforce Planning, der Nachfolgeplanung oder Skill Gap Analysen.

Der Schlüssel liegt darin, jene Prozesse zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung durch KI besonders gut eignen. Mit den richtigen Weichenstellungen können Unternehmen das Digitalisierungs-Potential voll ausschöpfen und ihre HR-Prozesse auf ein neues Level heben. 

So kann KI das volle Potenzial der HR-Digitalisierung ausschöpfen: 

• Datengestützte Entscheidungsfindung: Generative KI liefert tiefgreifende Einblicke, die für Menschen schwer erkennbar sind. Dies ermöglicht fundierte, strategische Personalentscheidungen auf Basis umfassender Datenanalysen.
• Intelligente Prozessoptimierung: Entwickeln Sie lernfähige, anpassungsfähige KI-Tools, die Ihre HR-Workflows durch Automatisierung effizienter gestalten und die Produktivität steigern.
• Personalisierte Automatisierung: Generative KI ermöglicht die maßgeschneiderte, effiziente Automatisierung von HR-Prozessen und verkürzt so Bearbeitungszeiten.
• Erweiterung der Mitarbeiterfähigkeiten: KI unterstützt Mitarbeiter, indem sie komplexe Aufgaben vereinfacht und innovative, datengestützte Lösungsansätze liefert.
• Vertrauensbildung durch Transparenz: Sorgfältige Entwicklung und kontinuierliches Monitoring intelligenter KI-Workflows schaffen Vertrauen, Sicherheit und Akzeptanz im Unternehmen.
• Agilität und Anpassungsfähigkeit: Der KI-Einsatz erhöht die Agilität und Flexibilität in HR-Prozessen. So können Sie sich schnell an Veränderungen anpassen und wettbewerbsfähig bleiben.

Nur wer KI gezielt und verantwortungsvoll in seine HR-Prozesse integriert, kann ihr volles Potenzial für Effizienzsteigerung, Produktivitätsgewinn und datengestützte Entscheidungsfindung ausschöpfen.

Zuletzt, aber nicht minder wichtig: der Business Blueprint

Bevor die Implementierung konkreter KI-Lösungen für HR-Prozesse erfolgt, ist die Erstellung eines Business Blueprints entscheidend. Dieser übersetzt die Business-Anforderungen in eine "IT-Sprache" und bildet die Basis für die Auswahl oder Erstellung passender HR-Software-Produkte.

Im Business Blueprint werden die fachlichen HR-Anforderungen definiert - von der Prozess-Definition über Dashboard- und KPI-Festlegungen bis hin zu Fragen des Datenschutzes und der Benutzerberechtigungen. Nur wenn diese Anforderungen klar vorliegen, lässt sich beurteilen, welche Systeme am besten geeignet sind, die Digitalisierungsziele zu erreichen.

Der Business Blueprint stellt sicher, dass Unternehmen nicht blind in teure IT-Projekte starten, sondern von Anfang an eine klare Zielvorstellung haben. Er hilft, Fehlinvestitionen zu vermeiden und die digitale Transformation auf eine solide konzeptionelle Basis zu stellen. Dabei ist es wichtig, das IT-Konzept nicht isoliert in der IT-Abteilung zu erstellen, sondern den Fachbereich HR frühzeitig einzubinden.

Unternehmen, die bei ihrer HR-Digitalisierung den Schritt des Business Blueprints auslassen, riskieren, dass neue Technologien am Ende nicht den gewünschten Nutzen bringen. Denn ohne klare Zieldefinition lässt sich der Erfolg nicht messen. Mit einem soliden Blueprint hingegen schaffen sie die Voraussetzungen, um KI und andere Innovationen wirklich gewinnbringend in ihre HR-Prozesse zu integrieren.

Fazit: Der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung im Personalwesen

Unternehmen, die die Chancen der digitalen Transformation ergreifen und ihre Personalprozesse konsequent modernisieren, sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile. Der Schlüssel liegt in einem ganzheitlichen Ansatz:

Nur wenn IT, Geschäftsprozesse und Menschen gleichermaßen berücksichtigt, können neue Technologien ihr volles Potenzial entfalten. Eine zukunftsweisende Unternehmensstrategie, optimierte Abläufe und professionelles Change Management sind die Basis.

Durch die enge Verzahnung von IT-Beratung, Prozessoptimierung und Mitarbeitereinbindung lassen sich Visionen und Lösungen perfekt aufeinander abstimmen. Mitarbeiterakzeptanz und effiziente Prozesse werden so gewährleistet.

Der Wandel zur digitalen HR ist eine Herausforderung. Doch mit dem richtigen ganzheitlichen Ansatz, der IT, Business und Mensch zusammenbringt, wird sie zum Schlüsselfaktor für nachhaltigen Unternehmenserfolg.