Handwerkersoftware für Profis: So findest du das passende Tool für deinen Betrieb

1. Was ist Handwerkersoftware?
2. Wichtige Funktionen von Handwerkersoftware
3. Vorteile von Handwerkersoftware
4. Arten von Handwerkersoftware
5. Kriterien für die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware
6. Welche ist die beste Handwerkersoftware?
7. Was kostet Handwerkersoftware?
8. Fazit: Dein Weg zur passenden Handwerkersoftware

Handwerker-Unternehmen jonglieren du täglich mit zahlreichen Aufgaben: Aufträge müssen koordiniert, Rechnungen erstellt, Kundendaten verwaltet und Zeiten korrekt erfasst werden. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Hier kommt Handwerkersoftware ins Spiel. Sie kann dir helfen, deine Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und dir mehr Zeit für dein eigentliches Handwerk zu verschaffen. In diesem Ratgeber erfährst du alles, was du über Handwerkersoftware wissen musst – von ihren grundlegenden Funktionen und Vorteilen bis hin zu den aktuellen Trends auf dem Markt. So bist du bestens informiert, um deinen Betrieb in die digitale Zukunft zu führen.

Was ist Handwerkersoftware?

Als Handwerkersoftware bezeichnet man Softwarelösungen, die darauf abzielen, die täglichen Abläufe in handwerklichen Betrieben zu optimieren. Sie unterstützen Handwerker*innen dabei, administrative Aufgaben effizienter zu gestalten, wodurch mehr Zeit für das eigentliche Handwerk bleibt. Typische Funktionen umfassen Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Material- und Lagerverwaltung sowie Kundendatenmanagement.

An wen richtet sich Handwerkersoftware?

Die Zielgruppe von Handwerkersoftware umfasst eine breite Palette von Gewerken und Betrieben, darunter:

• Bau- und Ausbaugewerbe: Malerbetriebe, Elektrobetriebe, Trockenbauunternehmen

• Installations- und Heizungsbau: Sanitärinstallationen, Heizungsbauer und Klimatechnikbetriebe

• Metall- und Holzverarbeitende Berufe: Tischlereien, Schlossereien und Schreinereien

• Garten- und Landschaftsbau: Unternehmen im Landschaftsbau und GaLaBau-Betriebe

• Sonstige Handwerksbetriebe: Autowerkstätten, Gebäudereinigungsunternehmen und viele mehr

Wichtige Funktionen von Handwerkersoftware

Die Funktionen von Handwerkersoftware können sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden, jedoch gibt es bestimmte Kernfeatures, die du bei den meisten Lösungen findest. Diese grundlegenden Funktionen tragen maßgeblich dazu bei, deine Arbeitsabläufe zu optimieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren;

Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung ist das Herzstück jeder Handwerkersoftware. Sie ermöglicht es dir, Kundenaufträge effizient zu erstellen, zu verfolgen und zu verwalten. Oft umfasst sie auch Funktionen wie Terminplanung und Ressourcenmanagement.

Baustellenplaner

Ein Baustellenplaner hilft dir, alle Aktivitäten rund um deine Baustellen zu koordinieren. Du kannst Materialbedarf, Personalplanung und zeitliche Abläufe einfach verwalten und optimieren. So stellst du sicher, dass alle Arbeiten reibungslos ablaufen und keine Engpässe entstehen.

Kundendatenbank

Die Kundendatenbank dient als zentrales Repository für alle wichtigen Informationen über deine Kund*innen. Neben Kontaktdaten werden auch Auftrags- und Kommunikationshistorien gespeichert. Dies erleichtert dir den Überblick und ermöglicht es, schneller und gezielter auf Kundenanfragen zu reagieren.

Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil vieler Handwerkersoftwares. Sie automatisiert den Prozess der Rechnungserstellung und -versendung und generiert bei Bedarf auch Mahnungen und Angebote.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen genau dokumentieren und auswerten. Dies ist besonders wichtig für die Projektkalkulation und Abrechnung. So stellst du sicher, dass alle geleisteten Stunden korrekt erfasst und entsprechende Kosten korrekt zugeordnet werden.

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Material- und Lagerverwaltung

Die Material- und Lagerverwaltung hilft dir, deine Bestände im Blick zu behalten und Engpässe zu vermeiden. Du kannst Materialbestände überwachen, Nachbestellungen automatisieren und Inventuren effizient durchführen. Außerdem erhältst du einen besseren Überblick über den Materialverbrauch und kannst deine Lagerhaltung optimieren.

Vorteile von Handwerkersoftware

Die zahlreichen Funktionen einer Handwerkersoftware bieten nicht nur Erleichterungen im Arbeitsalltag, sondern führen auch zu handfesten Vorteilen für deinen Betrieb. Dazu gehören:

Effizienzsteigerung

Handwerkersoftware optimiert deinen gesamten Workflow und automatisiert viele administrative Aufgaben. Du sparst wertvolle Zeit, die du nun in tatsächliche handwerkliche Tätigkeiten investieren kannst. Durch die zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und Prozesse werden Informationsflüsse verbessert und somit die Produktivität gesteigert.

Kostenreduzierung

Effizienzsteigerung geht oft Hand in Hand mit Kosteneinsparungen. Indem du administrative Aufgaben automatisierst und die Ressourcennutzung optimierst, kannst du unnötige Ausgaben reduzieren. Zudem bietet die Material- und Lagerverwaltung die Möglichkeit, Bestände besser zu kontrollieren und Engpässe zu vermeiden, was ebenfalls zu einer Senkung der Kosten führt.

Fehlerreduzierung

Automatisierte Prozesse und zentrale Datenbanken minimieren die Gefahr menschlicher Fehler. Sei es bei der Rechnungsstellung, der Zeiterfassung oder der Auftragsverwaltung – durch den Einsatz von Handwerkersoftware wird die Genauigkeit verbessert und Fehlerquellen werden eliminiert.

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung und Optimierung von Verwaltungsaufgaben gewinnst du wertvolle Zeit, die du in die Kernkompetenzen deines Betriebs investieren kannst. Funktionen wie die Zeiterfassung und die Kundendatenbank sparen dir manuelle Eingaben und Recherchen.

Arten von Handwerkersoftware

Die Auswahl der passenden Handwerkersoftware kann eine Herausforderung sein, da verschiedene Typen auf dem Markt existieren. Jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die je nach den spezifischen Bedürfnissen deines Handwerksbetriebs unterschiedlich relevant sein können. Im Folgenden stellen wir die drei Haupttypen von Handwerkersoftware vor: Cloud-basierte Lösungen, On-Premises Lösungen und Mobile Apps.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-basierte Handwerkersoftware wird online gehostet und ist über das Internet zugänglich. Diese Softwarelösungen bieten mehrere Vorteile:

• Flexibilität: Du kannst von überall aus auf die Software zugreifen, was besonders nützlich ist, wenn du viel unterwegs bist oder verschiedene Standorte verwalten musst.

• Automatische Updates: Cloud-basierte Lösungen werden regelmäßig aktualisiert, ohne dass du selbst dafür Sorge tragen musst. Dies stellt sicher, dass du immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates nutzt.

• Kosteneffizienz: Da keine teure Hardware oder IT-Infrastruktur notwendig ist, sind die Anfangskosten oft geringer. Du zahlst lediglich für die Nutzung der Software, oft in Form eines monatlichen oder jährlichen Abonnements.

On-Premises Lösungen

On-Premises Software wird direkt auf den Servern und Computern deines Betriebs installiert und lokal betrieben. Allerdings kommen On-Premises Lösungen häufig mit höheren Anfangskosten und erfordern eine eigene IT-Infrastruktur sowie regelmäßige Wartung und Updates. Nichtsdestotrotz bietet diese Art von Lösung einige spezifische Vorteile:

• Kontrolle: Du hast vollständige Kontrolle über deine Daten und die Softwareumgebung. Das kann besonders dann wichtig sein, wenn dein Betrieb strenge Datenschutzanforderungen erfüllen muss.

• Anpassbarkeit: On-Premises Software lässt sich oft leichter an die spezifischen Anforderungen deines Betriebs anpassen.

• Betrieb ohne Internet: Da die Software lokal gehostet wird, ist keine ständige Internetverbindung notwendig.

Mobile Apps

Neben vollständigen Desktop- und Weblösungen bieten viele Handwerkersoftware-Anbieter auch ergänzende, mobile Apps an. Diese sind besonders hilfreich für Betriebe, die viel Außendienst haben:

• Echtzeit-Datenzugriff: Mobile Apps ermöglichen es dir, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen und Daten zu aktualisieren.

• Flexibilität: Mitarbeiter*innen können Arbeitszeiten erfassen, Aufträge einsehen und sogar Materialbestände prüfen, während sie vor Ort beim Kund*innen sind.

• Synchronisation: Mobile Apps synchronisieren sich meistens automatisch mit der Hauptsoftware, sodass alle Daten stets aktuell sind.

Allerdings sind mobile Apps oft nur als Ergänzung zu einer umfassenderen Desktop- oder Weblösung gedacht und decken möglicherweise nicht alle Funktionen ab.

Kriterien für die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz deines Betriebs. Angesichts der Vielzahl von Optionen auf dem Markt ist es wichtig, klare Kriterien zu definieren, um die beste Lösung zu finden. Hier sind einige wesentliche Kriterien, die du bei der Auswahl berücksichtigen solltest:

• Skalierbarkeit: Dein Betrieb wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und idealerweise wachsen. Eine skalierbare Handwerkersoftware passt sich diesen Veränderungen an. Überprüfe, ob die Softwarelösung problemlos erweitert werden kann, um zusätzliche Nutzer*innen, Projekte oder Funktionen zu integrieren.

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, damit du und dein Team die Software schnell und effizient nutzen könnt. Achte auf eine klare Navigation, einfache Bedienung und gut strukturierte Menüs. Eine Software, die leicht verständlich ist, reduziert die Einarbeitungszeit und minimiert Fehler im täglichen Gebrauch.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleiche die Kosten der Softwarelösungen und stelle diese den gebotenen Funktionen und Vorteilen gegenüber. Berücksichtige dabei nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Gebühren für Abonnements, Updates und Support. Eine gute Handwerkersoftware sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Preis und Leistung bieten und sich durch einen klaren Nutzen für deinen Betrieb auszeichnen.

• Kompatibilität mit bestehenden Systemen: Überprüfe, ob die neue Handwerkersoftware mit deinen bestehenden Systemen und Geräten kompatibel ist. Dies umfasst Hardware, Betriebssysteme und andere Softwarelösungen, die bereits im Einsatz sind.

• Support und Schulung: Ein zuverlässiger Kundensupport ist unerlässlich, insbesondere in den ersten Wochen nach der Implementierung. Informiere dich über die Supportoptionen und die Verfügbarkeit von Hilfematerialien wie Handbüchern, Tutorials oder einem Knowledge Base. Darüber hinaus bieten viele Anbieter Schulungen an, um deinem Team den Einstieg zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Funktionen optimal genutzt werden.

• Anpassungsfähigkeit: Jeder Handwerksbetrieb hat spezifische Anforderungen. Eine flexible Softwarelösung, die sich an deine individuellen Bedürfnisse anpassen lässt, ist daher von großem Vorteil. Prüfe, ob die Software anpassbare Vorlagen, Schnittstellen oder benutzerdefinierte Felder bietet, um die Arbeitsabläufe deines Betriebs optimal abzudecken.

• Sicherheitsaspekte: Datensicherheit ist ein weiterer wichtiger Faktor. Überprüfe, welche Sicherheitsmaßnahmen die Software bietet, um sensible Betriebs- und Kundendaten zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Datenverschlüsselung, regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen.

• Bewertungen und Referenzen: Nutzerbewertungen und Referenzen können wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Software bieten. Lies Erfahrungsberichte anderer Handwerksbetriebe und führe, wenn möglich, Gespräche mit anderen Nutzer*innen. Dies kann dir helfen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie die Software in der Praxis funktioniert und welchen Mehrwert sie liefert.

Welche ist die beste Handwerkersoftware?

Welche Software nun die passende für deinen Betrieb ist, hängt von vielen Faktoren ab. Eine Bestandsaufnahme hilft dir dabei, zu erkennen, welche Anforderungen und Bedürfnisse dein Betrieb hat. Dabei spielen unter anderem die Größe des Unternehmens, die Branche, in der du tätig bist, sowie die spezifischen Arbeitsabläufe eine entscheidende Rolle. Nur wenn du alle relevanten Informationen sorgfältig analysierst, kannst du die Software finden, die optimal zu deinem Betrieb passt. Eine Auswahl an Anbietern von OMR Reviews haben wir dir hier einmal mitgebracht:

Was kostet Handwerkersoftware?

Die Kosten für Handwerkersoftware können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der Software, den enthaltenen Funktionen und der Größe deines Betriebs. Im Folgenden findest du eine Übersicht über die gängigsten Preismodelle, Preisbeispiele und weitere Kostenfaktoren, die du bei der Auswahl der passenden Software berücksichtigen solltest.

Preismodelle

Handwerkersoftware wird in unterschiedlichen Preismodellen angeboten, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

• Abonnement (Subscription): Dies ist das häufigste Modell, bei dem du eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlst. Die Kosten können je nach Funktionen und Anzahl der Benutzer*innen variieren. Ein Vorteil dieses Modells ist die Flexibilität, da du die Abokosten in dein monatliches Budget einplanen kannst und regelmäßig Updates und Support erhältst.

• Einmalkauf (Perpetual License): Hierbei zahlst du einmalig für die Softwarelizenz. Dieses Modell kann kosteneffizienter sein, wenn du vorhast, die Software langfristig zu nutzen. Allerdings können zusätzliche Kosten für Updates, Support und Wartung anfallen.

• Pay-Per-Use: Bei diesem Modell zahlst du nur für die tatsächliche Nutzung der Software, was besonders für kleinere Betriebe interessant sein kann. Dieses Modell ist jedoch weniger verbreitet im Bereich der Handwerkersoftware.

Weitere Kostenfaktoren

Neben den direkten Kosten für die Softwarelizenz gibt es noch weitere Kostenfaktoren, die du im Blick behalten solltest:

• Implementierung: Die Einführung neuer Software kann zeit- und kostenintensiv sein. Einige Anbieter bieten Unterstützung bei der Implementierung an, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

• Schulungen: Um sicherzustellen, dass dein Team die Software effizient nutzt, können Schulungen erforderlich sein. Diese können entweder vom Anbieter selbst oder von externen Dienstleistern angeboten werden.

• Support und Wartung: Während bei Abonnementmodellen in der Regel der Support inbegriffen ist, können bei Einmalkaufmodellen zusätzliche Kosten für Support und regelmäßige Wartung anfallen.

• Hardware: Abhängig von der Art der Software (z.B. On-Premises) können zusätzliche Investitionen in Hardware erforderlich sein, um die Software auszuführen.

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Fazit: Dein Weg zur passenden Handwerkersoftware

Handwerkersoftware kann ein Game Changer für deinen Betrieb sein. Von der Auftragsverwaltung über die Zeiterfassung bis hin zur Material- und Lagerverwaltung – diese spezialisierten Lösungen helfen dir, deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und den Überblick zu behalten. Wichtig ist, dass du eine Software findest, die zu den spezifischen Anforderungen deines Betriebs passt.

Jeder Betrieb hat allerdings unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen. Bei der Auswahl der richtigen Handwerkersoftware spielt die Berücksichtigung dieser Kriterien deshalb eine wesentliche Rolle. Achte auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis und Kompatibilität mit bestehenden Systemen.

Nimm dir die Zeit, deine Anforderungen genau zu analysieren und verschiedene Softwarelösungen zu vergleichen. Die richtige Handwerkersoftware spart dir dann nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Qualität deiner Dienstleistungen und die Zufriedenheit deiner Kund*innen.