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KI-Telefonassistenz im Handwerk: So entlastet automatische Anrufannahme die Betriebe
Bertram Wildenauer5.2.2026
Warum die Kund*innen tatsächlich lieber mit einer KI als dem Anrufbeantworter sprechen und welche Vorteile die KI-Telefonassistenz sonst den Handwerksbetrieben bietet
Inhalt
- Was ist eine KI-Telefonassistenz und warum ist diese besonders relevant für Handwerksbetriebe?
- Welche Probleme löst die KI-Telefonassistenz im Handwerk?
- Welche typischen Situationen führen dazu, dass Anrufe nicht angenommen werden?
- Wie funktioniert die KI-Telefonassistenz?
- Welche Effizienzgewinne entstehen durch den Einsatz der KI-Telefonassistenz?
- Wie kommt die KI-Telefonassistenz in der Praxis an?
- Welche Schnittstellen gibt es zur KI-Telefonassistenz?
- Wann lohnt sich die KI-Telefonassistenz im Handwerk?
- Worauf solltest du achten, wenn du Anbieter vergleichst?
- KI-Telefonassistenz für Handwerker entlastet und automatisiert
Das Wichtigste in Kürze
- Die KI-Telefonassistenz sorgt für 24/7-Erreichbarkeit und entlastet Handwerksbetriebe spürbar.
- Sie führt aktive Dialoge, erfasst strukturierte Daten und leitet Notfälle bei Bedarf direkt weiter.
- Im Vergleich zu Anrufbeantworter und Callcenter bietet sie mehr Kontrolle, Integration und Effizienz.
- Besonders hilfreich ist sie bei hohem Anrufvolumen, Personalmangel und außerhalb der Öffnungszeiten.
- Durch Automatisierung von Routineaufgaben spart sie Zeit und verbessert die Kundenkommunikation nachhaltig.
Wer bei einem Handwerksbetrieb anruft, möchte einen Mitarbeitenden sprechen – und zwar pronto! Auch wenn Chef sowie ganze Belegschaft gerade mit Fliesen legen, Dach decken oder Heizung reparieren beschäftigt sind. Kommen Kundin oder Kunde nicht durch, rufen sie immer wieder an – oder bei der Konkurrenz. Dieses Problem löst die KI-Telefonassistenz.
Was ist eine KI-Telefonassistenz und warum ist diese besonders relevant für Handwerksbetriebe?
Unter einer KI-Telefonassistenz kannst du dir einen intelligenten Anrufbeantworter vorstellen. Doch statt statischer Ansagen tritt die KI in einen Dialog mit den Anrufer*innen. Dabei definieren die Nutzer*innen im Vorfeld, wie die KI antwortet und welche Fragen sie stellt. Werden Anrufer*innen geduzt oder gesiezt? Will der Handwerksbetrieb die Einsatzadresse wissen oder nur worum es gerade geht? Antwortet die Assistenz auch auf Englisch oder Türkisch? So wie du die Einstellung vornimmst, spricht die KI auch am Telefon.
Das ist besonders relevant für Handwerksbetriebe mit hohem Auftrags- sowie Anrufvolumen. Aber auch bei kleineren Unternehmen, wo Chef und Belegschaft auf der Baustelle oder bei der Kundschaft unterwegs sind und das Büro nicht durchgängig besetzt ist.
Die KI-Telefonassistenz sichert in solchen Fällen die Erreichbarkeit. Sie ersetzt jedoch keine Mitarbeitenden, sie unterstützt diese. Denn auch wenn der Dialog flüssig und natürlich verläuft, was der KI-Telefonassistenz heute (noch) fehlt, ist die Übersicht über das, was sonst im Betrieb läuft. So wird eine Hausverwaltung zum Beispiel den dritten Anrufer, der von einem Warmwasserproblem berichtet, sofort beruhigen können mit: „Dieses Problem wurde bereits gemeldet, ein Handwerker wird aufgeboten.“ Die KI kann so nicht spontan reagieren, sie folgt einem vorgegebenen Szenario, und dieses muss zuerst angepasst werden.
Welche Probleme löst die KI-Telefonassistenz im Handwerk?
Generell ist es das Ziel mit der KI-Telefonassistenz das Team im Handwerksbetrieb zu entlasten und Engpässe zu überbrücken. Die meisten Betriebe kämpfen seit Jahren mit Fachkräftemangel und Personalknappheit. Deshalb soll die Zeit der Mitarbeitenden so gut wie möglich genutzt werden.
Die smarte Alternative zum Anrufbeantworter
Bisher ist es die gängige Praxis gewesen, den Anrufbeantworter zu aktivieren, wenn sonst keiner rangehen kann. Das kommt bei den Kund*innen jedoch nur mäßig gut an, wie hohe Auflegequoten zeigen.
Effizienter als ein Callcenter
Alternativ kann ein Callcenter engagiert werden. Das ist aber nicht gerade günstig und bietet im Gegensatz zum KI-Telefonassistenten keinen direkten Anschluss zu betriebseigenen Systemen. Zudem lässt sich hier weniger gut kontrollieren, was und wie es gesagt wird.
Die KI-Telefonassistenz löst diese Problem. Sie übernimmt das Telefon und verschafft dem Team damit Luft. Mit der KI sprechen mehr Kund*innen als dem Anrufbeantworter, damit sinkt die Auflegquote. Die Telefonassistenz lässt sich mit betriebsinternen Programmen verbinden und sorgt so für eine weitere Entlastung.
Anrufannahme im Handwerk: der direkte Vergleich
Kriterium | KI-Telefonassistenz | Anrufbeantworter | Callcenter |
Erreichbarkeit | 24/7 | 24/7 | Nur zu festen Zeiten |
Art der Anrufannahme | Aktiver Dialog | Sprachnachricht | Persönliches Gespräch |
Rückfragen zum Anliegen | ✔️ gezielt | ❌ | ✔️ |
Erfassung von Kontaktdaten | Automatisch & strukturiert | Unstrukturiert | Manuell |
Dokumentation & Auswertung | ✔️ inkl. Zusammenfassung | ❌ | ⚠️ eingeschränkt |
Weiterleitung von Notfällen | ✔️ sofort | ❌ | ✔️ |
Anbindung an interne Systeme | ✔️ CRM, Kalender, Software | ❌ | ❌ |
Handwerksspezifisches Wissen | ✔️ konfigurierbar | ❌ | ⚠️ Schulung nötig |
Auflegquote | niedrig | hoch | niedrig |
Kosten | niedrig | keine | hoch |
Welche typischen Situationen führen dazu, dass Anrufe nicht angenommen werden?
In welcher Situation die KI-Telefonassistenz zum Einsatz kommt, ist abhängig von der Betriebsgröße und dem Gewerk.
Kleine Handwerksbetriebe und Selbstständige
Hier arbeitet der oder die Inhaber*in selbst mit. Es gibt keine Bürokraft oder diese ist in Teilzeit tätig. Sind alle im Einsatz und das Büro nicht besetzt, ist niemand verfübar um die Anrufe entgegenzunehmen.
Mittlere und große Handwerksunternehmen
Diese Unternehmen beschäftigen mehrere Bürokräfte und aktivieren die KI-Telefonassistenz zum Beispiel für Besprechungen, zu Randzeiten oder wenn es krankheitsbedingte Ausfälle gibt.
Generell außerhalb der Öffnungszeiten und während der Betriebsferien
Für jede Unternehmensgröße relevant ist die Anrufannahme außerhalb der Geschäftszeiten und während der Betriebsferien. Auch in diesen Situationen holt die KI die Anliegen der Anrufer*innen ab und erklärt, bis wann mit dem Rückruf zu rechnen ist. Für Notfälle oder ausgewählte Kontakte lässt sich eine Weiterleitung einrichten. Und wer die Benachrichtigungen zu den Anrufen auch nach Feierabend oder im Urlaub monitoren möchte, macht dies flexibel – egal wann und von wo aus.
Wie funktioniert die KI-Telefonassistenz?
Die KI-Telefonassistenz funktioniert so ähnlich wie ein intelligentes Navigationssystem für deine Telefonleitung. Dieses lotst alle Anrufer*innen auf den richtigen Weg. Welche Route die Anrufer*innen nehmen, hängt von ihrem Ziel bzw. Anrufgrund ab.
Unter der „Haube“ des KI-Telefonassistenten laufen mehrere Maschinen gleichzeitig. In ein bis zwei Sekunden:
- Wandelt eine Speech-to-Text-Engine das Gesagte in Text um.
- Ein Large-Language-Modell wie OpenAI ChatGPT verarbeitet den Text und folgt dabei einem System-Prompt, der den Firmenkontext, die Gesprächsregeln und -fragen vorgibt.
- Der generierte Text wird mit einer Text-to-Speech-Engine in natürliche Sprache umgewandelt und dem Anrufer vorgesprochen.
Dadurch entsteht ein relativ natürliches Gespräch zwischen Anrufer*innen und der KI-Telefonassistenz. Die Informationen aus dem Anruf verarbeitet die KI weiter:
- Neue Kontakte werden im System gespeichert.
- Eine Zusammenfassung wird generiert, im System hinterlegt und den Nutzer*innen per Mail, SMS oder Whatsapp-Nachricht kommuniziert.
- Termine können optional im Kalender eingetragen werden.
- Vordefinierte Kontakte und Anliegen sowie Notfälle werden direkt durchgestellt.
Welche Effizienzgewinne entstehen durch den Einsatz der KI-Telefonassistenz?
Wer denkt, dass die KI-Telefonassistenz am meisten Zeit beim Telefonieren spart, der liegt nicht ganz richtig. Zwar ist das der logischste Zeitgewinn, weil das Team weniger oft unterbrochen wird, der Chef nicht im Feierabend gestört und weniger Kunden verloren gehen. Hinzu kommt, dass du besser vorbereitet an die Rückrufe gehst. Du hast allenfalls schon den nächsten freien Termin im Blick oder weißt, wann dein Anrufer am besten erreichbar ist.
Effizienzgewinne durch den Einsatz von KI-Telefonassistenz
Das größte Potenzial für Effizienzgewinne steckt tatsächlich in den Automatisierungsmöglichkeiten von Routineaufgaben. Kontaktinformationen kopierst du nicht mehr manuell ins System. Diese werden direkt aus dem Gespräch herausgezogen und gespeichert. Zudem bekommst du eine Zusammenfassung des Kundenanrufs und kannst das komplette Transkript einsehen. Wenn dein Telefonassistent mit deinem CRM verbunden ist, dann laufen diese Daten auch direkt in dein System. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen. Terminbuchungen lassen sich direkt im Kalender eintragen.
Wie kommt die KI-Telefonassistenz in der Praxis an?
Wilhelmsen Biotec hat Frag Maxi im Einsatz:
Björn Wilhelmsen aus Harrislee im Norden Deutschlands arbeitet mit der KI-Assistenz „Frag Maxi“ aus dem Hause Meisterwerk. Zu Beginn war der Schädlingsbekämpfer skeptisch:
„Ich rede generell nicht gern mit den mechanisch abgehakten Computerstimmen. Aber unsere KI-Telefonassistentin spricht in einer sehr freundlichen Stimmlage und relativ natürlich. Sie verwickelt die Kundschaft direkt in ein Gespräch. Damit ist meine Auflegrate bei Neukunden auf 10-15 Prozent gesunken. Beim Anrufbeantworter vorher waren es bis zu 60 Prozent.“
Unterwegs bleibt er dank der Zusammenfassungen per Mail auf dem Laufenden, seine Rückrufe macht er am Ende des Tages und weiss immer bereits worum es geht. Durch die Anbindung zu seiner Handwerkersoftware wird aus einem Klick aus einem Anruf direkt ein Auftrag und er kann diesen in die Planung eintragen.
Ablauf
Welche Schnittstellen gibt es zur KI-Telefonassistenz?
Wie Björn Wilhelmsen erwähnt, bietet die KI-Telefonassistenz Benachrichtigungsfunktionen, zum Beispiel per Mail. Zudem lässt sich die KI auch mit dem Kalender, dem CRM oder der Handwerkersoftware verbinden. So kann die Telefonassistenz bestehende Kontakte direkt mit Namen ansprechen und auf Wunsch Termine im Kalender eintragen. Welche Telefonassistenz mit welchem System verbunden werden kann, lässt sich einfach auf der Website der jeweiligen Handwerker-Software prüfen. Auf der OMR-Plattform findest du eine Übersicht über die Anbieter.
Wenn du technisch affin bist und dir Begriffe wie Webhooks und APIs vertraut sind, kannst du natürlich auch eigene Workflows erstellen. Dazu eignen sich Tools wie:
Zapier: Eine der bekanntesten No-Code-Plattformen mit über 6.000 App-Integrationen. Ideal für einfache bis komplexe Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse.
n8n: Open-Source-Alternative zu Zapier mit mehr Flexibilität. Kann selbst gehostet werden und ermöglicht individuelle Code-Erweiterungen.
Automate.io: Visuelle Automatisierungsplattform (auch als Make.com bekannt) mit intuitiver Drag-and-Drop-Oberfläche. Stark bei mehrstufigen Workflows mit Verzweigungen.
Wann lohnt sich die KI-Telefonassistenz im Handwerk?
Für deinen Handwerksbetrieb lohnt sich die automatische Anrufannahme mit KI, wenn Anrufe und Tagesgeschäft regelmäßig kollidieren:
- Wenn dein Team häufig auf Baustellen oder bei der Kundschaft im Einsatz ist und nicht ans Telefon gehen kann
- Wenn ihr regelmäßig Anrufe verpasst und dadurch Aufträge verliert
- Wenn die Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten wichtig ist (z. B. Notdienst)
- Wenn administrative Aufgaben wie Anrufprotokollierung zu viel Zeit kosten
- Wenn eine Vollzeit- oder Teilzeit-Bürokraft zu teuer ist
Worauf solltest du achten, wenn du Anbieter vergleichst?
Welche KI-Telefonassistenz dich und dein Team am meisten entlastet, hängt von deinen Erwartungen und Betriebsabläufen ab.
- Realistische Erwartungen: Ein KI-Telefonassistent ersetzt keine vollwertige Telefonistin mit Fachwissen, sondern ist eine smarte Alternative zum Anrufbeantworter
- Die Arbeitsabläufe in deinem Handwerksbetrieb: Schau genau auf den Funktionsumfang: Benötigst du Terminbuchung oder Fremdsprachen?
- Integration: Prüfe, ob das System mit deinem CRM oder deiner Handwerkssoftware kompatibel ist
- Testphase: Viele Anbieter bieten kostenlose Testzeiträume – nutze sie, um zu sehen, ob es zu deinem Betrieb passt
- Datenschutz: Achte auf DSGVO-Konformität und Server-Standorte in Deutschland
Das willst du jetzt in deinem Handwerksbetrieb testen? OMR-Reviews vergleicht die besten KI-Telefonassistenten.
KI-Telefonassistenz für Handwerker entlastet und automatisiert
Die KI-Telefonassistenz ist zwar kein Ersatz für Mitarbeitende eines Handwerksbetriebs, aber ein intelligenter Telefonservice, der das Team entlastet und eine Anrufannahme 24/7 sicherstellt. Durch die Verbindung mit bestehenden Systemen lassen sich im Betrieb Routineaufgaben automatisieren: Kontaktdaten übertragen, Termine buchen und Aufträge anlegen. Insgesamt verbessert die KI damit den Telefonservice für die Kundschaft und sorgt für effizientere Abläufe im Handwerksbetrieb.
Hier noch einmal die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- 24/7 automatische Anrufannahme – Kein Anruf geht mehr verloren
- Intelligente Dokumentation – Alle Infos strukturiert und übersichtlich
- Terminbuchung –
- Zeitersparnis – Weniger Unterbrechungen, effizientere Rückrufe
- Spam-Filter und Priorisierung – Nur wichtige Anrufe landen beim Team
- Software-Integration – Nahtlose Einbindung in bestehende Systeme
Autor*In
Bertram Wildenauer
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Bertram Wildenauer
Bertram Wildenauer ist Gründer und CEO der Handwerker-Software Meisterwerk und der KI-Telefonassistez Frag Maxi. Als ehemaliger Handwerker kennt er die Schmerzpunkte der Branche aus eigener Erfahrung: zu viele verpasste Anrufe, ständige Unterbrechungen, keine Zeit für Dokumentation. Heute verbindet er diese Erfahrung mit der Integration von KI-Applikationen in SaaS-Lösungen für mittelständische Handwerksbetriebe. Bei Frag Maxi zeigt er, wie intelligente Automatisierung Businesses skalierbares Wachstum ermöglicht – ohne die menschliche Komponente zu verlieren. Sein Ansatz: Die beste KI ist die, die im Alltag funktioniert und echte Probleme löst.
