ERP für IT-Dienstleister: Ist das die Lösung für das Systemchaos?

1. Warum nutzen IT-Dienstleister ERP-Lösungen?
2. Was sind die Auswahlkriterien für ERP als IT-Dienstleister?
3. Welches ERP-System eignet sich für IT-Dienstleister?
4. Fazit: ERP für IT-Dienstleister – Nutze die Softwarelösung für Effizienz und Transparenz

Das Problem ist vielen mittelständischen Unternehmen im Dienstleistungssektor nur allzu bekannt: Wenn beispielsweise ein dringend benötigtes Ersatzteil bestellt wird, beginnt ein komplizierter Prozess: Verantwortliche in Einkauf, Buchhaltung, Service und Lager arbeiten in der Regel mit separaten, nicht miteinander vernetzten Systemen. Dies führt zu einer Kommunikationsblockade, denn Informationen werden nicht nahtlos ausgetauscht, Missverständnisse häufen sich und Verzögerungen können auftreten.

Eine einheitliche Softwarelösung kann dieses Chaos beseitigen. Sie vereinfacht den Datenfluss, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und sorgt für klare Zuständigkeiten. So wissen alle sofort, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wie der aktuelle Status der Bestellung aussieht. Das Ergebnis wäre nicht nur eine reibungslose Abwicklung, sondern auch eine gesteigerte Transparenz, Effizienz und letztlich Kundenzufriedenheit.

Warum nutzen IT-Dienstleister ERP-Lösungen?

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) decken klassische Bereiche im Unternehmen wie Finanzwesen, Personalwesen, Beschaffung, Lagerverwaltung, Vertrieb, Projektcontrolling, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Service ab.

Diese Softwares integrieren verschiedene Geschäftsprozesse und Datenströme in einer zentralen Plattform, um die Effizienz zu steigern, Transparenz zu erhöhen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Damit kommen dir folgende Vorteile zugute: 

• Zeitersparnis
• Kostensenkung
• Gemeinsame Datenbank
• Weniger Fehlerquellen und Risiken
• Kollaboration und zentralisierter Speicherort
• Projektdokumentation
• Transparenz und Einheitlichkeit
• Prozessoptimierung durch Compliance
• Bessere Entscheidungsfähigkeit durch Berichte
• Entlastung und Motivation

IT-Dienstleister des Mittelstandes bieten zahlreiche Services und Kompetenzgebiete, bei denen ERP-Systeme helfen können: Consulting, Software-Entwicklung und -Implementation, Hardware Leasing, Managed-Services usw.

Mit einer ERP-Software kann dein Team also insgesamt effizienter arbeiten. In diesem speziellen Verwendungskontext werden die Möglichkeiten von ERP für IT-Unternehmen ersichtlich, wenn wir uns der Reihe nach typische Arbeitsprozesse ansehen: 

1. Ein ERP-System bietet einen umfassenden Überblick über Lagerbestände und warnt bei Engpässen; auch ein automatischer Nachschubprozess bei Mindestbeständen ist möglich. Dies ist besonders vorteilhaft für IT-Unternehmen, die sich auf den Verkauf und die Vermietung von Hardware und Geräten spezialisiert haben. 
2. Ein integriertes Ticketsystem (auch als Helpdesk oder Issue Tracking System bekannt) unterstützt deine Entwickler*innen und Servicemitarbeitende beim Bündeln, Sammeln und Abarbeiten von Kundenanliegen. Abrechenbare Stundensätze können so sofort entsprechenden Projekten zugeordnet werden. 
3. Da IT-Teams häufig projektbasiert arbeiten, eignet sich ein ERP-System hierfür als Projektcontrolling-Tool. Es bietet zudem Echtzeit-Einblicke in den aktuellen Status aller Aufgaben. 
4. Viele ERP-Tools stellen darüber hinaus CRM-Funktionalitäten (Customer Relation Management). Diese umfassen detaillierte Kundenübersichten, historische Daten und integrierte Funktionen für das Lead-Management. Solche Werkzeuge unterstützen den Aufbau eines effektiven Kundenservices und steigern nachhaltig die Kundenzufriedenheit.
5. Ein solides Vertragsmanagement hilft dabei, den Überblick über Vertragslaufzeiten zu behalten, was insbesondere für IT-Unternehmen mit Serviceverträgen interessant ist. Bestellungen und Abwicklung lassen sich ebenso durch ein ERP-System abbilden. Des Weiteren hilft digitales Dokumentenmanagement.
6. Auch die Faktura wird durch viele automatische Funktionen, z. B. eine automatische Rechnungsstellung von Projekten oder ein Hinweis zur Betragsüberschreitung, unterstützt. 
7. Alle Mitarbeitenden profitieren von einer gemeinsamen Datenbasis mit Echtzeitdaten. Sie arbeiten in einem gemeinsamen System und haben gemäß ihrer Rolle Zugriff auf alle diejenigen Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Was sind die Auswahlkriterien für ERP als IT-Dienstleister?

Statt dir alle möglichen Funktionen eines ERP-Systems anzusehen, kannst du auch andersherum feststellen, an welchen Stellen es derzeit bei der alltäglichen Arbeit hapert. Im nächsten Schritt kannst du dann überlegen, bei welchen Schwachstellen dir ERP für IT-Dienstleister helfen kann und welches Tool dabei am besten geeignet ist. 

• Tickets brauchen zu lange in der Bearbeitung. Das kann auch mit Personalausfällen, Materialengpässen oder schlechten Absprachen zusammenhängen.
• Der Kundendienst kann keine Auskunft über den Projektstatus geben.
• Projekte überschreiten das Kundenbudget und werden zum Minusgeschäft.
• Leistungen aus dem Angebot fehlen. Oder andersherum: Es werden Leistungen in Rechnung gestellt, die nicht vorher abgesprochen waren.
• Bei einem Termin hat der Außendienst nicht das passende Werkzeug bzw. die erforderliche Hardware dabei. Zudem ist unklar, wo sich das Werkzeug befindet bzw. wie lange es dauert, bis die benötigte Hardware verfügbar sein wird.
• Nach Kundenterminen musst du Leistungen, Arbeitszeit und Materialbedarf händisch eintragen. Die Buchhaltung muss diesen Informationen immer hinterherlaufen, um die Abrechnung machen zu können.
• Durch fehlende Transparenz zwischen Einkauf, Vertrieb und Service kommt es immer wieder zu Unter- oder Überbeständen im Lager.
• Um dir einen Überblick über die Finanzen zu machen, dauert die Auswertung mit Excel und Daten aus verschiedenen Quellen sehr viel Zeit.

Für all diese Herausforderungen bietet ein speziell zugeschnittenes System für ERP der IT-Dienstleister eine umfassende Lösung. Es ist jedoch essenziell, dass das System folgende sechs Bereiche abdeckt: 

1. Buchhaltung & Controlling
2. Ticket- & Servicesystem
3. Projektcontrolling
4. Customer Relationship Management
5. Dokumentenmanagement
6. Warenwirtschaft
7. Human Resources

Natürlich gibt es für all diese Anforderungen spezialisierte Softwarelösungen. Ein ganzheitliches ERP-System kann jedoch all diese Funktionen in einer einzigen Plattform vereinen und dabei eine einzige Datenquelle gewährleisten. Daher gibt es mittlerweile zahlreiche ERP-Systeme speziell für IT-Unternehmen auf dem Markt. 

Haufe X360

Microsoft Dynamics 365 Sales

Sage 100

SAP Business One

microtech büro+

Welches ERP-System eignet sich für IT-Dienstleister?

Das Cloud-ERP von Haufe X360 wurde speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen entwickelt. Die anpassungsfähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen kannst du als Module flexibel buchen. Das Tool bietet mit seinen Kernfunktionen wie Finanzbuchhaltung sowie Controlling, CRM, Warenwirtschaft, Projektcontrolling, Servicemanagement, Dokumentenmanagement, Produktion und Qualitätsmanagement vieles, was kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von einem System erwarten.

Nutze die Dashboards von Haufe X360 auf Smartphone, Tablet und PC.

In diesem Jahr kommen noch Funktionen fürs Personalwesen hinzu. Somit wird die Flexibilität der Plattform nur noch weiter erhöht.

Alle Kernfunktionalitäten von Haufe X360 als ERP-System für IT-Dienstleister

Haufe X360 kann laut eigenen Angaben IT-Unternehmen und IT-Dienstleister*innen folgende Mehrwerte bieten: 

• Zeitersparnis: Durch Automatisierungen von Routineprozessen, die zentralisierte Datenverwaltung, eine konstante Projektüberwachung, die Beschleunigung von Abstimmungen, schnellere Entscheidungen sowie die verbesserte Ressourcenzuweisung kannst du in deinem Team Zeit sparen.
• Bearbeitung der Tickets: Das ERP-System unterstützt die Verteilung der Aufgaben, erinnert an offene Posten und automatisiert die Weitergabe der Prozesse. Zudem lassen sich To-dos priorisieren und transparent nachverfolgen, was eine optimale Kommunikation begünstigt.
• Kostenersparnis: Die Kosten der SaaS-Lösung sind verhältnismäßig gering und planbar. Zu den gesenkten Investitionskosten der IT kommen eingesparte Personalkosten, denn mit einem ERP-System besteht kein weiterer Bedarf an Fachkräften.

Haufe X360 beschränkt sich jedoch nicht auf die IT-Branche. Du kannst das ERP-System auch in anderen Industriezweigen für dein Unternehmen nutzen. Vom Software-Anbieter gibt es darüber hinaus noch weitere Tools wie Haufe HR. 

Entdecke weitere Funktionen von Haufe X360 wie die Features für deine Buchhaltung.

Fazit: ERP für IT-Dienstleister – Nutze die Softwarelösung für Effizienz und Transparenz

ERP-Systeme versprechen Effizienz, Transparenz und administrative Entlastung. Dennoch greifen viele Unternehmen weiterhin auf isolierte Speziallösungen für verschiedene Anwendungen zurück, wie etwa für die Buchhaltung, Ticketsysteme oder die Warenwirtschaft. Dies führt zu Datensilos und unübersichtlichen Prozessen, die das Unternehmenswachstum behindern.

Haufe X360 hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, trotz Hindernisse der Digitalisierung und Fachkräftemangels ihre Arbeitsprozesse zu beschleunigen und zu straffen. Alle beteiligten Teams arbeiten in einer gemeinsamen Software mit derselben Datenquelle, was neben Prozessoptimierung und erhöhter Produktivität vor allem zu weniger Reibungsverlusten und geringeren Kosten führt.