CRM-Analyse – das steckt hinter den Kundeninformationen

1. Welche Informationen brauchst du? Definiere, wonach du suchst!

Du musst festlegen, welche Informationen dir am wichtigsten sind. Dadurch erstellt dir das CRM eine Übersicht, die genau zu dir und deinem Unternehmen passt. Es zeigt dir die nächsten Schritte und begünstigt einen reibungslosen Ablauf.

2. Sortiere und filtere deine Kundendaten

Das Sortieren deiner Kundendaten wird durch die Übersicht, die du im ersten Schritt erstellt hast, erleichtert. Du kannst deine Daten z. B. nach Kundenprofilen, Leadgenerierung oder Konversionsraten filtern. Beachte beim Daten Einpflegen, dass du wirklich detailgetreu vorgehst. Je genauer und ordentlicher deine Datenbank ist, umso besser wird das Ergebnis deiner CRM-Analyse.

3. Informationsanalyse 

Als Nächstes musst du die Informationen, die du zuvor eingepflegt hast, analysieren. Führe die Analyse sowohl quantitativ (z. B. Kundenprofile) als auch qualitativ (z. B. korrekte E-Mail-Adressen) durch, um die Konversionsraten zu vergleichen. Das ist einer der größten Vorteile eines CRMs bzw. einer CRM-Analyse: alle Daten befinden sich am gleichen Ort. 

Wie häufig solltest du eine CRM-Analyse durchführen? 

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst darauf eingehen, dass eine CRM-Analyse kein Management-Report oder eine Übersicht ist, die jede Minute aktualisiert werden sollte. Eine CRM-Analyse ist eine einmalige Analyse ALLER Daten, die sich in deinem CRM befinden. Diese Analyse zeigt einen tiefen Einblick in deine Daten und verhindert dadurch saisonabhängige Datenfehler. Du erhältst wertvolle und versteckte Einblicke in dein Kundenverhalten, wie z.B. langzeitige Trends oder unerwartete Korrelationen deinen Umsatz verbessern bzw. verschlechtern. Wie du solche Daten und CRM-Fehler verhinderst, zeigen wir dir im Contenthub-Artikel zu 10 CRM-Fehlern, die deine Kundenbeziehungen zerstören können.

Um es kurzzufassen, eine CRM-Analyse sollte nicht täglich oder wöchentlich durchgeführt werden. Es ist ein aufwendiger Prozess, der nur angestrebt werden soll, sobald dir genug Man- und Womanpower sowie Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Ergebnisse auszuwerten und die darauffolgenden Handlungen umzusetzen.

Welche Vorteile hat eine CRM-Analyse für dich? 

Was genau bringt eine CRM-Analyse mit sich und wie kann sie deinem Unternehmen und deinen Mitarbeiter*innen unter die Arme greifen? Hier haben wir einige Punkte für dich zusammengefasst:

1. Bessere Verkaufszahlen

Eine CRM-Analyse unterstützt deinen Verkaufsprozess, indem sie dir einen Einblick in deine Verkaufszahlen verschafft und Prozess-Optimierungs-Vorschläge visualisiert. Die Analyse hilft beim Erstellen einer Sales-Pipeline, beim Automatisieren mehrerer Vorgänge und verschafft dir einen Überblick über deine Verkaufszahlen. Das kann deine Verkaufszahlen und Produktivität steigern. 

2. Hohe Entscheidungssicherheit

Durch eine CRM-Analyse trifft dein Unternehmen nicht nur Entscheidungen auf der Grundlage von Annahmen, sondern kann datenbasierte Schritte vornehmen, die garantiert zum Erfolg führen. Teamleiter*innen können analysierte Daten, Berichte und Tabellen vergleichen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

3. Niedrigere CAC-Kosten (Neukunden-Gewinnungs-Kosten) 

Durch sorgfältig geplante Strategien (aufgrund deiner CRM-Analyse), setzt du Ressourcen wie Zeit und Geld zielführend ein. Investiert wird nur noch in Aktionen, die laut CRM-Analyse-Ergebnis erfolgreich Kund*innen oder Leads einbringen. Das senkt die CAC-Kosten erheblich.

Vorteile CRM-Analyse (Quelle: Apptivo)

Welche Nachteile hat eine CRM-Analyse für dich? 

Die Vorteile sind klar, aber welche Gründe könnten gegen eine CRM-Analyse sprechen? In diesem Abschnitt bringen wir dir die Nachteile einer CRM-Analyse näher:

1. Kostenpunkt einer CRM-Analyse

Es ist kein Geheimnis, dass man mit einer CRM-Analyse erhebliche Kosten einsparen kann. Jedoch muss beachtet werden, dass eine tiefgründige Analyse ebenso Geld und Ressourcen kosten kann. Du musst abwägen, ob sich eine CRM-Analyse für dein Unternehmen lohnt.

2. Fehlende Mitarbeiterakzeptanz

Alle in deinem Team müssen verstehen, was die CRM-Analyse bringt, damit die Erkenntnisse der Analyse intern umgesetzt werden. Wenn nur 50 % deiner Belegschaft bereit ist, zu lernen, wie man eine CRM-Analyse anwendet, dann lohnt es sich, vielleicht vorerst nur eine Trainingseinheit einzuplanen.

3. Hohes Datenvolumen

Als Letztes sollte dir bewusst sein, wie viele Daten eine CRM-Analyse wirklich generiert. Es kann sein, dass du nicht über ausreichende Ressourcen verfügst, um dich durch die Datenmenge durchzuboxen. Beachte, dass du nur die Daten lagerst, die wichtig für dein Unternehmen sind. 

Welche Rolle spielen CRM-Lösungen bei der Analyse? 

Jetzt haben wir dir einiges über die CRM-Analyse erzählt, aber um eine CRM-Analyse durchzuführen, brauchst du natürlich auch das dementsprechende CRM. Es gibt grundsätzlich drei verschiedene Arten von CRMs:

1. Kollaborative CRMs

Das Ziel eines kollaborativen CRMs ist es, deine Teams zusammenzuführen. Oft werden Mitarbeiter*innen im Marketing, Kundensupport oder Vertrieb entweder durch Abteilungen oder die geografische Lage voneinander getrennt. Das kollaborative CRM teilt alle Kundendaten in Echtzeit und ermöglicht den Zugriff für all deine Mitarbeiter*innen. So kann jede Abteilung genau die Informationen abrufen, die sie gerade benötigt. Dies sorgt ebenfalls für eine bessere Kundenerfahrung (User-Experience), da Kund*innen sich nicht ständig wiederholen müssen, sobald sie an eine andere Anlaufstelle im Unternehmen weitergeleitet werden. 

2. Operative CRMs

Operative CRMs optimieren alle Abläufe, die etwas mit deinen Kundenbeziehungen zu tun haben. In der Regel bietet dieses Tool jegliche Prozessautomatisierungen im Marketing, Vertrieb oder Service. Somit hat dein Team mehr Zeit, um sich z. B. um kreative Aufgaben zu kümmern.

3. Analytische CRMs

Jedes Unternehmen sammelt heutzutage Daten. Jedoch weiß nicht jedes Unternehmen, wie es mit diesen Daten vorgehen soll. Dabei kann ein analytisches CRM große Hilfe leisten. Es verschafft dir nicht nur eine sehr detaillierte Datenübersicht, sondern zeigt dir dank seiner analytischen Fähigkeiten, wie du bestimmte Prozesse optimieren kannst. 

Hier kommen wir auch zur Antwort der Frage „Welche Rolle spielen CRM-Lösungen bei der Analyse?“. Wie du siehst, ist es nicht nur wichtig, wie du eine CRM-Analyse angehst, sondern für welches Tool sich dein Unternehmen entscheidet. Denn nicht jedes CRM hat die Fähigkeit, eine detaillierte CRM-Analyse durchzuführen.

CRM-Tools im Überblick

Auf OMR-Reviews bekommst du einen Überblick über geeignete CRM-Systeme für dein Unternehmen. Verifizierte Bewertungen von Nutzer*innen helfen dir bei der Entscheidung für ein passendes CRM. Hier haben wir einige für dich Tools aufgelistet:

• Salesforce Sales Cloud: viele Nutzer*innen beschreiben es als einer der besten analytischen CRM-Tools auf dem Markt
  (Go directly to the Salesforce website)
• Hubspot Sales Hub: analytisches CRM-Tool für Marketingzwecke
• CentralStationCRM: kollaboratives CRM-Tool für kleine und mittelständische Unternehmen
• Pipedrive: sehr erschwingliches CRM-Tool bei nur 15 €/Monat pro User
  (Jetzt kostenlos für 14 Tage testen)
• weclapp: skalierbares und anpassbares kollaboratives CRM-Tool
• TecArt CRM: operative CRM-Software für den Mittelstand
• Microsoft Dynamics 365 Sales: ein Allrounder mit vielen Integrationsmöglichkeiten
• ClickUp: laut Nutzer*innen die beste Lösung in Sachen Datenvisualisierung
• BSI Customer Suite: operatives CRM-Tool spezialisiert im DACH-Markt
• ActiveCampaign: krönt sich selbst als „Customer-Experience-Automation-Platform“

CRM-Analyse – deine helfende Hand für die wichtigsten Kundeninformationen

Wir hoffen, dass dir dieser Einblick in die CRM-Welt und die Übersicht der beliebtesten CRMs dir bei der Entscheidung helfen. Wie du gelernt hast, kann es dir auf Dauer enorm viel Zeit und Geld einsparen. Um konkurrenzfähig zu bleiben, solltest du dir definitiv überlegen, ein CRM anzuschaffen. Deine Vertriebs- und Marketingabteilung freut sich sicherlich über die vielen Vorteile.

Interessierst du dich für weiterführende Inhalte zum Thema E-Mail-Marketing? Dann sind die Weiterbildungsangebote, also der Deep Dive und die Academy von OMR Education genau das Richtige für dich.