Mit der Arbeitsproduktivitäts-Formel Euer Recruiting stärken, geht das?

Über die letzten Jahre entwickelte sich der Human Resource (kurz HR-) Bereich zu einem essenziellen Bestandteil jeder unternehmerischen Entwicklung und Entscheidung. Unternehmen verstehen zunehmend die Bedeutung und die Notwendigkeit eines gut funktionierenden, aufeinander abgestimmten Teams, welches akribisch die Unternehmensziele verfolgt und die Unternehmensprinzipien lebt. 

In der Theorie ist dieses Vorhaben sicherlich leicht zu verstehen, aber wie in vielen Bereichen des Managements gilt auch hier: easy to learn, hard to master. Eine Besonderheit am heutigen Arbeitsmarkt macht diese Theorie noch um ein Vielfaches schwerer. Wir bewegen uns aktuell auf einem Arbeitnehmermarkt. Damit ist gemeint, dass Unternehmen mehr Stellen ausschreiben, als es Kandidat:innen gibt, die diese Stellen besetzen können. Damit hat der:die Arbeitnehmer:in die Wahl und Unternehmen müssen sich täglich als guter und qualifizierter Arbeitgeber beweisen. 

Darum ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, ab wann neue Mitarbeiter:innen wirklich gebraucht werden. Es gibt zahlreiche Gründe, um nach neuen Mitarbeiter:innen zu suchen. Seien es Kündigungen, die Gründung oder Übernahme von Unterfirmen, Umstrukturierungen usw. Diese „subjektiven“ Kriterien sind in jedem Fall wichtige Merkmale, an denen es sinnvoll ist, über neue Einstellungen nachzudenken.

Was ist die Arbeitsproduktivitäts-Formel?

Ein weiterer Weg, um herauszufinden, ob ein Unternehmen neue Mitarbeiter:innen einstellen sollte, ist die Arbeitsproduktivitäts-Formel. Diese scheinbar sehr simple Formel beinhaltet das Potenzial, in vielen Entscheidungen, Grundlagen zu schaffen, die zu wichtigen Entscheidungen führen können. Die Formel lautet wie folgt:

Arbeitspotenzial = Output / Arbeitseinsatz

Hier vergleichen die Anwender:innen also, wie viel von einem gewissen Endprodukt sie in einem gewissen Zeitrahmen oder durch einen gewissen Arbeitseinsatz erhalten. Also: wie viel produziere ich in Zeit X? Klingt simpel? Ist es eigentlich auch. Allerdings denken so die wenigsten. Verständlicherweise. 

Der Human Resource – Bereich ist hochemotional und so werden auch die Entscheidungen getroffen. Emotional. Das führt in manchen Situationen allerdings zu Einstellungen, die ein Unternehmen gar nicht benötigt. Das kann zu hohen finanziellen Verlusten, zu ünnötigen Kündigungen und zu Schäden am guten Ruf als Arbeitgeber:in führen. Denn manchmal liegt das Problem nicht an der Mitarbeiteranzahl, sondern an internen Strukturfehlern oder an ungünstigen Einsätzen verschiedener Personen innerhalb des Unternehmens. Andererseits kann es auch sein, dass das Unternehmen den statistischen Zielen nach gut performt, dies allerdings im täglichen Trubel untergeht. Ein Blick in die Zahlen kann dort nachhelfen.

Arbeitsproduktivitäts-Formel als Allheilmittel

In vielerlei Hinsicht ist die Mathematik ist großer Problemlöser, vor allem in der Ökonomie. Hier können prozentuale Veränderungen in der Produktivität viele Fragen beantworten. Im Recruiting kann uns diese Formel allerdings nur als Hilfestellung dienen, denn es gibt keine einheitliche Antwort auf alle Fragen, die ein Unternehmen in puncto HR haben kann. Es wird lediglich berechnet, wie groß die Produktivität in einem gewissen Zeitrahmen oder durch einen gewissen Arbeitsaufwand ist. Es wird angezeigt, wie der aktuelle Stand ist und es kann verglichen werden, ob ein Anstieg der Produktivität vorliegt oder ob sich das Ergebnis negativ veränderte.

Allerdings ist auch hier ein Problem zu erkennen. Mit welchen Parametern rechnet das Unternehmen? Der Output einer Produktionsfirma ist numerisch festzuhalten, die dafür aufgewendete Zeit ebenfalls. Ob das Endergebnis am Ende aber zufriedenstellend oder nicht ist, dass ist eine subjektive Antwort. Es liegt an der Zielsetzung innerhalb der Führungsetage, diese Frage zu beantworten.

Was die Formel allerdings nicht kann, ist über dieses Ergebnis hinaus, Informationen über die Sinnhaftigkeit von Neueinstellungen zu geben. Umstände wie eine Expansion, eine Übernahme eines Konkurrenten oder andere Gegebenheiten werden nicht berücksichtigt und werden dahingehend auch in der Formel nicht beachtet. Das macht diese Kriterien allerdings nicht weniger wichtig.

Der richtige Einsatz der Arbeitsproduktivität-Formel 

Damit Sie als verantwortliche Person die Arbeitsproduktivitäts-Formel richtig einsetzen können, müssen Sie verstehen, in welchen Kontexten es sinnvoll ist, diese Formel anzuwenden. Dafür habe ich zwei verschiedene Beispiele mitgebracht.

Beispiel 1

Das Unternehmen 1 ist ein stetig wachsendes Medienunternehmen mit Sitz im Düsseldorfer Medienhafen. In den letzten Jahren waren immer steigende Umsätze und Gewinne zu erwarten. Nun muss, aufgrund der Auftragslage, ein weiteres Büro eröffnet werden. Dieses Büro soll in Barcelona stationiert sein, um mit der immer steigenden Anzahl an spanischen und französischen Kunden besser umgehen zu können. Dafür werden auch Expert:innen aus dem spanischen und süd-französischen Raum gesucht.

Wäre eine Arbeitsproduktivitäts-Formel in diesem Beispiel nun notwendig, um eine richtige Entscheidung zu treffen? Nein. Warum nicht? Zum einen weiß das Unternehmen durch die Zahlen der letzten Perioden, dass die Umsätze, sowie die Gewinne steigen. Damit ist klar, dass das Unternehmen produktiv wirtschaftet. Darüber hinaus geht es in diesem Fall um eine Expansion. Expansionen werden in dieser Formel nicht berücksichtigt.

Beispiel 2

Das mittelständische Unternehmen 2 ist ein, im lokalen Bereich, bekannter Hersteller von Muttern. Das Unternehmen hat zu diesem Zeitpunkt 150 Mitarbeitende und erzielt seit rund 10 Jahren immer gleichbleibende Gewinne. Dem Unternehmen geht es gut, es mussten seit über Jahre hinweg keine wirtschaftlich bedingten Kündigungen vorgenommen werden. Nun überlegt die Geschäftsführung, weitere Mitarbeiter:innen, insbesondere Azubis, anzuwerben.

Wäre der Einsatz einer solchen Formel jetzt angebracht? Ja. Warum? Das Unternehmen strebt keine Expansion oder anderweitige Tätigkeiten an, die in der APF nicht mitinbegriffen sind. Darüber hinaus erzielt das Unternehmen Gewinne, welche sich in den letzten Jahren nie drastisch verändert haben und immer die Prognosen getroffen haben. Mithilfe einer solchen Formel kann geschaut werden, ob die Kapazitäten für neue Mitarbeiter:innen, in diesem Fall Azubis, vorhanden sind.

Die wichtigen Daten finden

Die beiden Beispiele, die ich mitgebracht habe, sind natürlich nur sehr grobe Exemplare. In der Praxis sind solche Szenarien natürlich viel komplexer und bedürfen weitaus konkreteren Metriken. Solche Metriken sind sind branchenspezifisch und sollten auch so angewendet werden. Im folgenden zeige ich Euch 5 Softwares, die Ihr als verantwortliche Person nutzen können, um effiziente und genaue Entscheidungen im HR – Umfeld zu treffen.

Branchenübergreifende Software

Es gibt vielerlei Software, welche in den meisten Branchen Anklang finden können. Diese Softwarelösungen helfen i.d.R dabei, laufende Projekte und Strukturen vor, während und nach der Umsetzung zu analysieren.

• Notion: Notion ist mein erklärtes Lieblingsprogramm in jeder Hinsicht und ich kann nicht aufhören, von dessen Vorteilen zu sprechen. Notion bietet den Nutzern die Möglichkeit, Gedanken in quasi jedem Format niederzuschreiben, zu teilen, zu ändern. Unabhängig von der Datenmenge oder -größe, unabhängig vom Format (zumindest, was die gängigen Formate angeht) und unabhängig vom Stil. Sie können Notion als Einzelperson oder als Team nutzen. Es gibt wohlmöglich wenige Menschen, die keinen Nutzen aus dieser Software ziehen können.
  
• Asana: Ich habe Asana eine Zeitlang verwendet, um anstehende Projekte klar und einfach zu strukturieren und zu analysieren. Die Plattform gibt den Nutzern die Möglichkeit, einfach und schnell neue Projekte und Aufgaben anzulegen und zu analysieren. Die optische Darstellung ist simpel, minimalistisch und für viele Unternehmen und Teams sicherlich eine vernünftige Option. Leider dient dieses Tool nur dazu, um Aufgaben zu dokumentieren. Wie die Aufgaben am Ende abgeschlossen werden, das zeigt Asana nicht an. Aber da schaffen andere Tools Abhilfe.
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Branchenabhängige Tools

E-Commerce

• Salesforce CRM: Vor allem im (E-)Commerce ist es notwendig herauszufinden, welche Prozesse gut funktionieren und welche ein Update benötigen. Das Salesforce CRM System ist eines der prominienten Vertreter der CRM Systeme. Klar und detailliert aufgebaut und strukturiert, bietet es den Nutzer:innen die Möglichkeit, alle relevanten Daten schnell und einfach abzufragen. 
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  Du willst mehr über die Leistungen von Salesforce erfahren? Alle Tools und hilfreiche Artikel zu den Produkten findest du auf unserer Company-Overview-Seite von Salesforce.

Webanalytics

• Adobe Analytics: Im Bereich SEO und SEA hängen die meisten Entscheidungen an der Performance weniger Seiten oder Bereiche ab. Dabei ist es wichtig, den Erfolg von Seiten und Unterseiten vernünftig und akkurat zu tracken. Adobe Analytics hilft dem:r Nutzer:in dabei genau das zu tun. Einfach aufgebaut, doch nicht einfach in der Funktion. Alle notwendigen Daten sind grafisch gut aufgebaut, sodass auch ungeübte Mitarbeiter, die Informationen verstehen.

Marketing

• Hootsuite: Hootsuite ist ein Social Media Management-Tool, dass den Anwender:innen dabei hilft, Content einzuplanen und zu analysieren. Der Erfolg einzelner Posts oder der kompletten Page ist hier einfach abzulesen. Es nimmt den Anwender:innen viel Zeit und Ärger, da Hootsuite nahezu alle Social Media Plattformen abdeckt.
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Auswahl der Software – meine Kriterien 

In meiner täglichen Arbeit verwende ich selbst einige dieser aufgezählten Softwares, wie zum Beispiel Hootsuite oder Notion. Hier kann ich Euch aus persönlichen Erfahrungen berichten. Um Euch eine sinnvolle Antwort auf die Frage, welche Software-Lösungen für Euch interessant sein können, zu geben, nutze ich die Suchfunktion und Bewertungfunktion von OMR Reviews. Alle Tools, die Ihr oben finden, werdet Ihr auch dort wiederfinden. Hier bewerten Nutzer:innen Tools aus eigener Erfahrung und bieten damit die Möglichkeit, das richtige Tool für Ihre Situation zu finden. Die oben genannten Tools wurden von den Nutzer:innen ausnahmslos gelobt und daher empfehle ich Ihnen diese auch. 

5 Tipps zur Produktivitätssteigerung

Nachdem Ihr nun die passende Software in Euren Arbeitsalltag integriert haben, wird es an der Zeit, die eigenen Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Denn bevor Ihr anfangen könnt, neue Stellen auszuschreiben, solltet Ihr erst einmal das Maximum aus den Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter holen. Dafür habe ich noch 5 schnelle Tipps für Euch:

1. Investiert in Weiterbildungen

Mitarbeiter:innen, welche sich stetig weiterentwickeln, bieten dem Unternehmen langfristig nicht nur eine verlässliche Arbeitskraft, sondern auch eine Quelle der Innovationen. Expert:innen arbeiten schneller und effizienter, was sich auf die allgemeine Produktivität auswirkt. 

2. Automatisiert Eure Prozesse

Automatisiert all die Prozesse, die automatisiert werden können. Es gibt eine große Zahl an Software-Lösungen, die dabei helfen. Das schafft Kapazitäten für Weiterentwicklung und ist zeitglich ein verlässliches Tool, um monotone Aufgaben immer erledigt zu haben. 

3. Verbessert Euer Zeitmanagement

Ineffizienz findet oft seine Quelle in einem schlechten Zeitmanagement. Sorgt dafür, dass Ihr genau wisst, wie lange Ihr für eine Aufgabe brauchen. Nutzt hierfür Tools wie Asana. Dieses Wissen hilft Euch dabei, an den richtigen Stellschrauben zu drehen.

4. Sorgt für zufriedene und gesunde Mitarbeiter:innen

Ein fröhliches und gesundes Team performt immer am besten. Sie bringen sich ein, fördern Innovationen und sind stets konzentriert. Mit einfachen Mitteln, wie flexible Arbeitszeiten, Remote-Work oder Fitness-Angebote tut Ihr Eurem Team auf jeden Fall etwas Gutes und das nimmt ihnen potenzielle Sorgen.

5. Arbeitet im Team

Ein Tipp, der sofort angewendet werden kann, ist folgender. Hört auf die Expert:innen in Eurem Team. Sie wissen genau, welche Schwachpunkte ihr Unternehmen hat und wie man sie lösen könnte. Wenn Ihr, als Führungsperson mit den Expert:innen zusammenarbeiten, arbeitet mit dem doppelten Volumen an Innovationspotenzial.

Fazit

Um vernünftige und akkurate Recruitment – Entscheidungen zu treffen, bedarf es einiger Kriterien. Einerseits ist der aktuelle Zustand des Unternehmens relevant und die geplante, zukünftige Entwicklung ebenfalls. Darüber hinaus ist die aktuelle Performance wichtig. Diese kann durch eine einfache Formel wie die Arbeitsproduktivitäts-Formel oder durch Analysetools wie die oben genannten, ermittelt werden.

Diese Zahlen und Werte sind allerdings wertlos, wenn sie nicht einem direkten Ziel dienen: der Beantwortung der Frage, ob das Unternehmen aktuell die Unternehmensziele erreicht und wenn nein, warum nicht? Diese Zahlen können nun mitteilen, ob ein:e Mitarbeiter:in für die Stelle unpassend ist oder nicht. Die Zahlen können mitteilen, ob das Unternehmen die wirtschaftlichen Ziele erreicht oder nicht. Sie werden aber nicht zeigen können, ob es jetzt gerade sinnvoll ist, neue Mitarbeiter:innen einzustellen oder nicht. Diese Entscheidung ist höchst individuell und hängt von weit mehr Parametern ab als von Statistiken.