Enterprise Content Management (ECM) Software & Systeme im Vergleich

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) unterstützen Unternehmen dabei, unstrukturierte Inhalte wie Dokumente, Bilder, E-Mails und Webinhalte zentral zu organisieren, zu verwalten und zu verteilen. Mit diesen Systemen können Inhalte gespeichert, nachverfolgt, bearbeitet und in Zusammenarbeit erstellt werden, während gleichzeitig festgelegte Sicherheitsstufen eingehalten werden. ECM-Software ermöglicht es Mitarbeitenden auf allen Ebenen, Informationen basierend auf Benutzerrechten zu nutzen und auszutauschen, was den gesamten Lebenszyklus von Informationen optimiert und Geschäftsprozesse mithilfe integrierter Workflows automatisiert.

ECM-Systeme sind mit den meisten Dateiformaten kompatibel, darunter Office-Dokumente (DOC, XLS), Bilddateien (JPEG, PNG), E-Mails und CAD-Dateien. Sie dienen als Plattform für Unternehmen, um große Mengen an Inhalten sicher zu speichern, Informationen zu verteilen, Workflows zu erstellen und zu verwalten sowie die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu erleichtern. Weiterhin bieten ECM-Lösungen häufig eine nahtlose Integration in andere Unternehmenssysteme, wie ERP-Systeme.

Um in der Kategorie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen:

Speicherung großer Datenmengen in verschiedenen Dateiformaten
Strukturierung von Daten basierend auf Organisationsmodellen
Erleichterung der Verwaltung und Verteilung von Inhalten durch erweiterte Such- und Filterfunktionen
Förderung der Zusammenarbeit und Dokumentenerstellung
Sicherstellung der Datenintegrität durch Berechtigungsstrukturen

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Was ist Cloud ECM?

Cloud ECM ist eine Enterprise-Content-Management-Lösung, die sich an Unternehmen richtet, die Dokumente effizient verwalten möchten. Die Software bietet Funktionen wie Dokumentenerfassung, Speicherung, Suche und Dateifreigabe. Dokmee ermöglicht eine einfache Organisation von Dateien, unterstützt globale Zusammenarbeit und bietet Sicherheitsfunktionen wie Benutzerkontrollen. Das Preismodell basiert auf einer monatlichen Gebühr, die alle Server- und Software-Updates umfasst.

AODocs

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Was ist AODocs?

AODocs ist eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Dokumentenprozesse optimieren möchten. Die Plattform bietet Funktionen wie Dokumentenkontrolle, Prozessautomatisierung und KI-gestützte Datenextraktion. AODocs ermöglicht die Verwaltung von Milliarden von Dokumenten in sicheren, skalierbaren Repositories und bietet Integrationen mit gängigen Geschäftsanwendungen. Die Preisgestaltung erfolgt auf Anfrage.

Nuxeo-Plattform

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Was ist Nuxeo-Plattform?

Nuxeo-Plattform ist eine cloud-native und low-code Lösung für die Anwendungsentwicklung und Unternehmensmodernisierung. Sie richtet sich an Unternehmen, die ihre Informationsverwaltung optimieren möchten. Die Plattform bietet Funktionen wie digitale Assetverwaltung, Workflow-Management, anpassbare KI und eine modulare Architektur für hohe Skalierbarkeit. Preisinformationen sind auf Anfrage erhältlich.

M-Files

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Was ist M-Files?

M-Files ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Prozesse automatisieren möchten. Die Software ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, Workflow-Automatisierung und externe Zusammenarbeit. Wesentliche Funktionen umfassen die Organisation von Dokumenten, Automatisierung von Arbeitsabläufen und Sicherheitsmanagement. Das Preismodell variiert je nach Edition und Anforderungen der Anwender*innen.

OnBase

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Was ist OnBase?

OnBase ist eine Content-Services-Plattform, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Inhalte, Prozesse und Fälle organisieren und optimieren möchten. Die Plattform bietet Funktionen wie automatisierte Datenerfassung, Prozessautomatisierung, Fallmanagement und Reporting-Tools. Anwender*innen profitieren von einer verbesserten Effizienz und Zusammenarbeit. Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Xerox DocuShare

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Was ist Xerox DocuShare?

Xerox DocuShare ist eine Content-Management-Plattform, die sich an Unternehmen richtet. Sie ermöglicht Anwender*innen, digitale Dateien zu speichern, zu verwalten und zu teilen, um die Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern. Die Software bietet Funktionen wie Dokumentenautomatisierung, sichere Speicherung und umfassende Suchmöglichkeiten. Zudem unterstützt sie die digitale Transformation von Geschäftsprozessen. Preise variieren je nach Implementierung und Umfang der Nutzung.

Square 9 GlobalSearch ECM

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Was ist Square 9 GlobalSearch ECM?

Square 9 GlobalSearch ECM ist eine Enterprise Content Management (ECM) Software, die sich an Unternehmen richtet, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren möchten. Sie bietet zentrale, sichere Speicherung und einfache, sofortige Informationszugriffe. Die Software ermöglicht die Automatisierung von Dokumentenerfassung, Workflow-Management und bietet erweiterte Suchfunktionen. Sicherheitsfeatures wie benutzerbasierte Zugriffe und Audit-Logs gewährleisten den Schutz sensibler Daten. Preise beginnen bei $ 400 pro Monat, abhängig von den gewählten Funktionen

OpenText Extended ECM

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Was ist OpenText Extended ECM?

OpenText Extended ECM ist eine Lösung für das Enterprise Content Management, die sich an Unternehmen richtet. Sie integriert sich mit führenden Anwendungen wie SAP und Microsoft 365, um den Informationslebenszyklus zu steuern. Die Software bietet Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Governance. Sie ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und verbessert die Entscheidungsfindung durch zentrale Informationszugriffe. Preise variieren je nach Implementierung und Anforderungen.

iManage Work

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Was ist iManage Work?

iManage Work ist eine Softwarelösung für Organisationen, die Dokumente und E-Mails effizient verwalten möchten. Sie richtet sich an Wissensarbeiter*innen in regulierten Branchen. Die Hauptfunktionen umfassen Dokumentenspeicherung, sichere Zusammenarbeit, leistungsstarke Suchfunktionen und umfassende Sicherheitsmaßnahmen. Preise beginnen bei $ 15 pro Benutzer*in und Monat.

Klyck.io

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Was ist Klyck.io?

Klyck.io ist eine Softwarelösung für Teams, die Wissen, Dokumente und Daten effizient organisieren und teilen möchten. Die Plattform bietet Funktionen für Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und Vertriebsunterstützung. Klyck.io ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Inhalten, Echtzeit-Zusammenarbeit, sowie die Nutzung von Vorlagen und Analysen zur Optimierung von Strategien. Die Preisgestaltung erfolgt über ein flexibles Modell, das auf die Bedürfnisse der Anwender*innen zuges

Messagepoint

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Was ist Messagepoint?

Messagepoint ist eine Software für Customer Communications Management (CCM), die sich an Unternehmen richtet, die ihre Kundenkommunikation optimieren möchten. Die Plattform ermöglicht die intelligente Steuerung von Inhalten, um Personalisierung und Compliance zu fördern. Funktionen umfassen Dokumentenkomposition, Inhaltsmigration und API-Integrationen. Preise sind auf Anfrage verfügbar.

PrizmDoc

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PrizmDoc bietet sichere Dokumentanzeige, Bearbeitung, Konvertierung und Suche. Ideal für Entwickler, die Anwendungsfunktionen erweitern möchten.

Synergis Adept

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Synergis Adept ist eine umfassende PLM- und Dokumentenmanagementlösung. Es erlaubt Nutzern die Organisation und Kontrolle von Dokumenten, CAD-Dateien und Konstruktionsdaten.

Pickit

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Preis: Ab 119,00 $ / Monat

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Pickit ist eine Bildverwaltungslösung, ermöglicht das Auffinden und Verwenden lizenzfreier Bilder. Ideal für qualitäts- und rechtssichere visuelle Inhalte.

agorum core

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Software-Demo

Dein maßgeschneidertes, skalierbares Digital Toolkit. Flexibel, zukunftssicher, für Macher gemacht. Entfalte dein volles digitales Potenzial – immer einen Schritt voraus.

forcont factory Suite

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Forcont bietet spezialisierte Software für Dokumentenmanagement an. Ideal für Unternehmen, die Prozesse digitalisieren wollen. Nutzbar vor Ort oder als SaaS in der Cloud.

coovi

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Coovi ist eine Plattform für personalisierte Lern- und Erklärvideos. Bietet sicheres Teilen, Quiz-Funktionen, Kurse und nicht zuletzt Nutzerverhalten-Analyse.

Hansalog MegaPlus®/ECM

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MegaPlus®/ECM erhöht Unternehmenseffizienz durch Digitalisierung, revisionssichere Archivierung und individualisierte Wissensdatenbank. Flexibles Preismodell.

Microsoft Syntex

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Preis: Ab 4,70 € / User / Monat

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Microsoft Syntex nutzt KI für automatisierte Informationsextraktion aus Dokumenten und Datenstrukturierung. Spart Zeit und Aufwand.

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Was ist Enterprise Content Management (ECM) Software?

Enterprise Content Management (ECM) Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre gesamten Dokumente und Inhalte effizient zu verwalten, zu speichern und zu organisieren. Sie richtet sich an Unternehmen verschiedener Branchen, die große Mengen an Informationen handhaben müssen, wie beispielsweise Finanzinstitute, Rechtsabteilungen, Behörden und Gesundheitsorganisationen.

ECM-Software ermöglicht es Unternehmen, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Zugriff auf Informationen zu optimieren. Durch diese Automatisierung können Unternehmen Zeit und Kosten sparen sowie die Produktivität steigern. Ein zentrales Merkmal der ECM-Software ist die zentrale Speicherung von Dokumenten, die eine schnelle Auffindbarkeit und Bearbeitung von Informationen gewährleistet.

Darüber hinaus bietet ECM-Software oft Funktionen wie Versionierung, die Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Verwaltung von Zugriffsrechten. Diese Software kann sowohl als On-Premise-Lösung als auch in der Cloud eingesetzt werden, um Flexibilität und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Funktionen von ECM Software

Dokumentenmanagement

Ein zentrales Element der ECM-Software ist das effiziente Management von Dokumenten. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Dokumente digital zu erfassen, zu speichern und zu organisieren. Die Versionierung stellt sicher, dass Änderungen nachvollzogen werden können und stets die aktuellste Version eines Dokuments vorliegt.

Workflow-Automatisierung

Mit ECM-Software lassen sich wiederkehrende Geschäftsprozesse, wie Rechnungsfreigaben oder Vertragsgenehmigungen, automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler. Die Software stellt sicher, dass alle Prozesse transparent ablaufen und stets überwacht werden können.

Compliance und Sicherheit

ECM-Software hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen und Compliance-Richtlinien einzuhalten, indem sie die Speicherung und Verwaltung von sensiblen Daten absichert. Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails schützen vor unbefugtem Zugriff und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Integration mit bestehenden Systemen

ECM-Software lässt sich oft nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, wie ERP- oder CRM-Systeme. Diese Integration ermöglicht einen konsistenten Datenfluss und verbessert die Effizienz von Arbeitsabläufen, indem Informationen direkt in den relevanten Systemen verfügbar sind.

Wer nutzt ECM Software?

Finanzinstitute

Finanzinstitute nutzen ECM-Software, um große Mengen an sensiblen Daten und Dokumenten zu verwalten. Die Software hilft dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Sicherheit von Kundendaten zu gewährleisten.

Gesundheitsorganisationen

Im Gesundheitssektor wird ECM-Software eingesetzt, um Patientenakten und medizinische Dokumente sicher zu verwalten. Sie unterstützt die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und optimiert den Zugriff auf medizinische Informationen.

Rechtsabteilungen und Kanzleien

Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien profitieren von ECM-Software, indem sie Verträge, Akten und andere rechtliche Dokumente effizient verwalten und bearbeiten können. Die Versionierung und sichere Speicherung erleichtern die Nachverfolgbarkeit und Bearbeitung von Dokumenten.

Vorteile von ECM Software

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Durch die Automatisierung von Dokumentenprozessen und die zentrale Speicherung von Informationen spart ECM-Software Zeit und verbessert die Effizienz im Unternehmen. Mitarbeiter können schneller auf benötigte Dokumente zugreifen und sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Verbesserte Sicherheit und Compliance

Die Sicherheit sensibler Informationen wird durch die integrierten Sicherheitsfunktionen gewährleistet. ECM-Software schützt Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff und stellt sicher, dass alle gesetzlichen und internen Richtlinien eingehalten werden.

Kostenreduktion

Die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen reduzieren die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen und senken die Betriebskosten. Durch die bessere Organisation und den einfacheren Zugriff auf Informationen können Ressourcen effizienter genutzt werden.

Skalierbarkeit und Flexibilität

ECM-Software lässt sich an die wachsenden Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Egal ob ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern – die Software ist flexibel und skalierbar, sodass sie mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann.

Auswahl der passenden ECM Software

Definition der Anforderungen

Zu Beginn des Auswahlprozesses sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens klar definiert werden. Dies umfasst Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Compliance-Management und Integration mit bestehenden Systemen. Auch die Anforderungen an Skalierbarkeit und Support sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Software langfristig den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Testphase und Anbieterbewertung

Nachdem eine Shortlist von Anbietern erstellt wurde, sollten Demos und Testphasen durchgeführt werden, um die Benutzerfreundlichkeit und den Funktionsumfang der Lösungen zu bewerten. In dieser Phase ist es wichtig, die Software auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens hin zu testen und sicherzustellen, dass sie sich nahtlos in bestehende Systeme integriert.

Implementierung und Schulung

Nach der Auswahl des passenden Anbieters erfolgt die Implementierung der ECM-Software. Der Anbieter sollte eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Anpassungen vorgenommen werden und die Software optimal in den bestehenden Arbeitsablauf integriert wird. Schulungen für die Mitarbeiter sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die neue Lösung effektiv genutzt wird.

Langfristige Optimierung

Nach der Einführung der ECM-Software sollten Unternehmen regelmäßig Feedback von den Nutzern einholen und die Software kontinuierlich optimieren. Regelmäßige Updates und neue Funktionen sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Software den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen des Unternehmens entspricht.