Das 1 × 1 der Versanddienstleister

Ein Versanddienstleister ist dein verlängerter Arm zur Kundschaft. Vorteile, Gesetze und alles, was du bei der Auswahl beachten solltest, erfährst du hier. Mit einem Versanddienstleister wird auch die Masse zur Klasse.

Als Online-Shop-Betreiber*in ist es dein Ziel, deine Kund*innen rundum zufriedenzustellen. Erstklassige Produkte, tolles Service und natürlich eine zuverlässige und pünktliche Lieferung ist Teil deiner Aufgaben. Damit die unverzichtbare Lieferverbindung zwischen dir und deiner Kundschaft funktioniert, benötigst du geeignete Versanddienstleister. Welche Versanddienstleister es gibt und welche rechtlichen Faktoren wichtig sind, erfährst du hier. Außerdem verraten wir dir, mit welcher Software deine Versandprozesse wie am Schnürchen laufen.

Was ist ein Versanddienstleister?

Der E-Commerce boomt und du bist Teil davon, ebenso wie die Versanddienstleister. Sie übernehmen die wichtige Aufgabe, deine Pakete zu deinen Kund*innen zu transportieren. Neben der physischen Lieferung bieten Versanddienstleister meist noch eine Reihe von weiteren Dienstleistungen an, die du dir zunutze machen solltest. Etwa die Verfolgung von Paketen, die Organisation deiner Verpackungsprozesse oder die Abwicklung von Zoll- und Steuerformalitäten bei internationalen Lieferungen.

Warum ist ein Versanddienstleister für deinen Online-Shop notwendig?

Während du einzelne Sendungen durchaus persönlich zur nächsten Poststelle bringen kannst, benötigst du als Betreiber*in eines Online-Shops ein ordentliches Konzept für die Organisation deiner Lieferungen. Und hier kommt der Versanddienstleister ins Spiel, der den kompletten Lieferprozess übernimmt und dir hilft, ihn effizient zu organisieren.

Welchen Dienstleister du beauftragst, ist abhängig von Faktoren wie Kosten, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und möglichen Zusatzleistungen. Ebenso ist es üblich, mehrere Versanddienstleister zu nutzen, um etwa Pakete auf nationaler und internationaler Ebene abzuwickeln oder Engpässe umzulagern.

Ein guter Versanddienstleister trägt jedenfalls dazu bei, dass deine Kund*innen ihre Bestellungen schnell und zuverlässig erhalten, was wiederum die Kundenzufriedenheit und die Reputation deines Online-Shops verbessert.

HB Paketmengen / Urheber: haendlerbund.de / Quelle: Händlerbund Statistik 2023 Logistik & Versand (Händerbund-PDF)

Welche Versanddienstleister gibt es?

In Deutschland gibt es viele Versanddienstleister. Hier sind die bekanntesten:

• Deutsche Post / DHL
• Hermes
• DPD
• UPS
• GLS
• FedEx
• TNT
• GO!
• trans-o-flex
• Quicargo
• iloxx

Zusätzlich gib es auch regionale Versanddienstleister, die nur in bestimmten Gebieten tätig sind oder branchenspezifische Zusteller für medizinische Produkte, Blumen, Getränke, Lebensmittel und vieles mehr.

HB Versanddienstleiste / Urheber: haendlerbund.de / Quelle: Händlerbund Statistik 2023 Logistik & Versand (Händerbund-PDF)

Was musst du beim Versand mit einem Versanddienstleister beachten?

Um den geeigneten Versanddienstleister für deinen Online-Shop zu finden, gibt es einige wichtige Faktoren zu beachten. Zunächst solltest du die Merkmale deiner Waren kennen und gezielte Angebote von verschiedenen Versanddienstleistern einholen. Als Geschäftskund*in erhältst du spezielle Konditionen, die günstiger sind als Standardverträge bzw. Preise für Privatkund*innen. Allerdings bist du meist an ein Mindest-Versandvolumen gebunden, das du mitbestimmen solltest.

• Versandkosten: Wie hoch sind die Versandkosten für Lieferungen im Inland bzw. Ausland? Wie viel davon musst du an deine Kund*innen weiterverrechnen oder in den Produktpreis einberechnen?
• Versandart: Je nach Gewicht, Größe und Dringlichkeit können verschiedene Versandarten wie Standardversand, Expressversand oder Same-Day-Lieferung in Frage kommen.
• Verpackung: Wie wird deine Ware verpackt? Möchtest du dich selbst darum kümmern oder soll das ein Service des Versanddienstleisters sein? Wenn du den Service des Versanddienstleisters in Anspruch nehmen möchtest, achte besonders auf eine sichere Verpackung, um Beschädigungen während des Transports zu vermeiden.
• Versicherung: Prüfe, ob eine Versicherung für deine Sendungen angeboten wird und ob diese für deine Zwecke ausreichend ist. Abhängig von der Versandart gibt es meist sehr unterschiedliche Haftungs- und Versicherungsbedingungen. Es ist wichtig, dass du dich über die Haftung des Versanddienstleisters im Schadensfall informierst und gegebenenfalls eine zusätzliche Versicherung abschließt, um ein finanzielles Risiko zu minimieren.
• Kommunikation: Wie läuft die Kommunikation mit dem Versanddienstleister im Regelbetrieb? Gibt es ein Portal, indem die Sendungen verwaltet werden können und welche Support-Möglichkeiten gibt es, wenn es Fragen oder Probleme gibt?
• Tracking: Wie läuft die Kommunikation zwischen dem Versanddienstleister und deinen Kund*innen? Gibt es ein Tracking-System, das den Versandstatus nachverfolgen lässt? Und bekommst du Bescheid, wenn ein Paket übergeben wurde?
• Retouren: Wie werden Retoursendungen gehandhabt? Gibt es einen engmaschigen Abholservice oder Abgabestationen? Können Retouren durch eine geeignete Software organisiert und nachverfolgt werden?
• Zoll: Wenn du international versendest, musst du gegebenenfalls Zollgebühren und -formalitäten beachten, die auch dein Versanddienstleister abbilden muss.
• Extras: Ob CO2-freier Versand, Samstagszustellung, Zustellung gegen Unterschrift oder komplettes Fulfillment-Service. Jeder Versanddienstleister bietet unterschiedliche Services, die du kennen und kalkulieren solltest.

HB Versandziele / Urheber: haendlerbund.de / Quelle: Händlerbund Statistik 2023 Logistik & Versand (Händerbund-PDF)

Welche rechtlichen Prozesse sind bei einem Versanddienstleister zu beachten?

Der Versand von Waren über einen externen Dienstleister erfordert auch die Einhaltung gewisser rechtlicher Prozesse:

Beförderungsvertrag

Der Beförderungsvertrag ist der Vertrag zwischen dir als Absender:in und dem Versanddienstleister, und regelt die Bedingungen für die Beförderung deiner Güter. Dieser Vertrag regelt auch die Pflichten und Rechte beider Parteien, einschließlich der Verantwortung für Schäden, Verluste oder Verzögerungen während des Transports. Der Beförderungsvertrag ist ein wichtiges rechtliches Dokument, das du vor der Beauftragung sorgfältig prüfen solltest.

Die Grundlagen hierfür werden durch folgende Gesetze geliefert:

• Das HGB regelt den Frachtvertrag für den Gütertransport in der Binnenschifffahrt und im Straßengüterverkehr (§§ 407 HGB) sowie den Speditionsvertrag für die Beauftragung eines Spediteurs mit der Beförderung von Gütern (§§ 453 HGB).
• Bei kleineren Sendungen bis maximal 20 kg kommt das Postgesetz zur Anwendung. § 4 Nr. 1 lit. a, b des Postgesetzes (PostG) regelt die Leistungsverpflichtungen der Deutschen Post AG als universeller Dienstleister im Bereich Postdienste.

DSGVO 

Da du als Online-Shop-Betreiberin personenbezogene Daten an deinen Versanddienstleister übermittelst, solltest du die datenschutzrechtlichen Vorschriften beachten. Dazu gehört, dass du deine Kund*innen mittels Datenschutzerklärung darüber informierst, dass bestimmte personenbezogene Daten (Name, Anschrift, eventuell auch Telefonnummer und E-Mail-Adresse) an Versanddienste weitergegeben werden können.

Noch sauberer agierst du dann, wenn du die Einwilligung deiner Kund*innen gezielt abfragst. Am einfachsten geschieht dies über eine Opt-In-Checkbox, die du im Bestellprozess inkludierst. Die Details dazu kannst du in Art. 6 Abs.1 S.1 lit. b DSGVO nachlesen.

Neues Verpackungsgesetz

Das neue Verpackungsgesetz (VerpackG) regelt die Verpflichtungen von Herstellern und Vertreibern von Verpackungen in Deutschland. Es verlangt, dass diese sich an einem dualen System beteiligen und dafür sorgen, dass ihre Verpackungen recycelt oder anderweitig verwertet werden, um die Umweltbelastung durch Abfall zu reduzieren. 

Das Gesetz beinhaltet auch Regeln für die Lizenzierung von Verpackungen, die Rücknahme von Verpackungen durch Händler, die Erfassung von Daten über Verpackungen und die Überwachung der Einhaltung der Verpflichtungen durch die zuständigen Behörden. 

Hinzu kommen Novellierungen, wie zuletzt zum 1. Juli 2022. Die wesentlichen Ergänzungen sind die erweiterte Herstellerregistrierung im Verpackungsregister LUCID (gültig für alle Hersteller von Verpackungen) sowie die Prüfpflichten für Marktplätze und Fulfillment-Dienstleiste, um ausländische Erstinverkehrbringer von Verpackungen ebenso im Verpackungsregister aufzunehmen.

Retourenprozess

Ein besonders großes Thema im E-Commerce ist der Retourenprozess für Warenrücksendungen. Käufer*innen die mit deiner Ware nicht zufrieden sind (und dafür gibt es diverse Gründe), haben das Recht, sie zu retournieren. Auf Basis des EU-weit gültigen 14-tägigen Widerrufsrechts musst du nicht nur die Waren zurücknehmen, sondern auch die vollen Kosten des Produktes und des Versands erstatten. Lediglich mögliche Expressversandkosten, muss die Kundschaft selbst tragen. 

Ein top Versanddienstleister sollte deshalb unbedingt auch mit deinen Retoursendungen umgehen können, um auch diese Prozesse möglichst unkompliziert zu halten. Mehr darüber kannst du übrigens im OMR Artikel Retouren-Onlineshop nachlesen.

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Was kann mit einem Versanddienstleister versendet werden?

Ein Versanddienstleister kann grundsätzlich alle Arten von Sendungen transportieren, die den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und nicht gegen die Geschäftsbedingungen des Versanddienstleisters verstoßen. Dazu gehören in der Regel Briefe, Pakete, Päckchen und Sperrgut, aber auch Gefahrgut und Sondertransporte.

Allerdings können je nach Versanddienstleister und Versandart Einschränkungen bezüglich der Größe, des Gewichts und der Art der Sendung bestehen. Zudem gibt es bestimmte Waren, die nicht oder nur unter besonderen Voraussetzungen versandt werden dürfen, wie zum Beispiel das bereits genannte Gefahrgut, sowie verderbliche Lebensmittel oder Waffen.

Bist du dir nicht sicher, ob der Versand einer Sendung mit den Geschäftsbedingungen deines Versanddienstleisters einhergeht, nimm am besten Kontakt mit dem Kundenservice auf, um die notwendigen Details zu klären.

Nationaler und internationaler Versand, was muss dabei beachtet werden?

Beim nationalen Versand innerhalb Deutschlands müssen die folgenden Punkte beachtet werden:

• Das Gewicht und die Maße des Pakets müssen den Vorgaben des Versanddienstleisters entsprechen.
• Die Sendung muss ausreichend frankiert sein.
• Die Adressierung muss korrekt und lesbar sein.
• Verbotene Gegenstände wie Waffen, Betäubungsmittel oder gefährliche Stoffe dürfen nicht versendet werden.
• Gegebenenfalls die Erfassung der Ausweisdaten des Empfängers

Für den internationalen Versand gelten zusätzliche Bestimmungen je nach Zielland. Hier sind etwa Zollbestimmungen, Einfuhrbeschränkungen und spezielle Versandvorschriften zu beachten. Wir empfehlen dir auch hier, vor dem Versand ins Ausland beim Versanddienstleister oder beim Zielland entsprechende Informationen einzuholen.

Welche Versanddienstleister-Softwares kannst du verwenden?

Spezielle Versandsoftware hilft dir, deine Sendungen elektronisch abzubilden, den Versandprozess zu optimieren, Kosten zu senken, die Kundenkommunikation zu verbessern und noch vieles mehr:

• Anbindung der wichtigsten Speditionen und Versanddienstleister
• Schnittstellen zu Shopsystemen, ERP-Tools, Vertragsmanagement-Software bzw. Warenwirtschaftssystemen
• Vergleich und Auswahl der günstigsten Versanddienstleister (Multi-Carrier-Integration, wie bei byrd
  (Unverbindliches Angebot anfordern)
  )
• Druck von Versandetiketten und Versandinformationen
• Benachrichtigung zur Sendungsverfolgung
• Dokumentation von Rücksendungen
• Analyse und Berichterstattung über Versandkosten und -prozesse

Konkrete Softwares findest du auf OMR Reviews in der Kategorie Versand Software & Tools. Anhand der detailreichen Informationen kannst du nicht nur das beste Versanddienstleister-Tool für dich finden, sondern in Zukunft auch den besten Versanddienstleister selbst mit nur wenigen Klicks bestimmen.

Du willst eine Abkürzung? Hier sind die besten Versanddienstleister-Softwares auf einem Blick:

Shipcloud

Sendcloud

Alaiko

Hive

LetMeShip

Zenfulfillment

Beckmann Systemlogistik

byrd

Shippo

Über die beste Versanddienstleister-Software haben wir außerdem in diesem Artikel ausführlich berichtet: beliebteste Shipping-Tools.

Fazit: Lass dein Shipping-Tool mitentscheiden

Versanddienstleister sind der verlängerte Arm zu deinen Kund*innen. Um aus der Vielzahl von Anbietern den richtigen für deinen Online-Shop zu finden, ist es am besten, eine geeignete Software zu nutzen. Diese verwaltet nicht nur deine Pakete und Paketdienste, sondern optimiert auch deine Versandprozesse. Zudem musst du dich nicht für einen einzigen Versanddienstleister entscheiden, sondern wählst je nach Versandart oder Situation den optimalen Transportdienst. S chließlich ist nur der beste Weg gut genug, um deine Kund*innen zu beliefern.