Performance-Management-System: Definition, Ziele & Aufbau

Das Performance-Management-System ist ein Tool, das die Leistung einzelner Mitarbeiter*innen veranschaulicht. Für das Leistungsmanagement sind objektive Daten enorm wichtig und dienen dazu, elementare Fragen zu beantworten: Wie effektiv arbeitet das Unternehmen? Bringen die Mitarbeiter*innen die erwünschte Performance? Wie kann die Produktivität gesteigert werden?

Gerade, wenn es um die Ergebnisentwicklung geht, kann ein gutes Performance-Management-System Gold wert sein: Anhand der ausgewerteten Daten kann die erbrachte Leistung neutral beurteilt werden. Diese Leistungsdaten bilden dann die Grundlage für Feedback, Weiterbildungen und anderen Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität.

Mit diesem Artikel erklärt unser Gastautor Thomas Kohler Euch

• was ein Performance-Management-System ist
• wie es aufgebaut ist und
• warum es für Unternehmen wichtig ist

Was ist ein Performance-Management-System?

Das Performance-Management-System dient zur Leistungskontrolle innerhalb eines Unternehmens. Dabei wird die Leistung der Mitarbeitenden gemessen und bewertet. So zieht das System einen Soll-Ist-Vergleich zwischen der geleisteten Performance und den Unternehmenszielen. Die Beurteilung erfolgt dabei aber nicht nur zur Erfassung von Leistungsdaten für das Unternehmen; sie gibt den Mitarbeiter*innen eine Möglichkeit, die eigene Performance im Auge zu behalten.

Während Leistungsdaten in der Vergangenheit oft noch in Papierform gesammelt wurden, gibt es heute selbstverständlich voll digitalisierte Lösungen. Eine digitale Personalakte ist in vielen Unternehmen ohnehin bereits der Standard, daher macht eine Verknüpfung der Personalakte mit der Performance Sinn.

Welche Ziele verfolgt ein Performance-Management-System?

Ein Performance-Management-System ermöglicht es dem Management und Mitarbeiter*innen, die Leistung und das Verhalten von Teams zu messen & zu verbessern. Es ist vor allem wichtig, Bewusstsein über die Stärken und Schwächen zu schaffen und zu reflektieren, an welchen Entwicklungspotenzialen man arbeiten kann und welche Stärken weiter ausgebaut werden sollen.

Welche Anforderungen ans Performance-Management-System gibt es?

Im ersten Schritt muss die Möglichkeit bestehen eine Organisationslogik abzubilden, um verschiedene Feedback-Perspektiven prozesstechnisch abbilden zu können, wie zum Beispiel ein Manager-, Peer-, Team-Review, die Möglichkeit auf Selbstreflektion & externes Feedback wie zum Beispiel Kund*innen. Zusätzlich zählen das Erstellen und Konzipieren von Fragenkatalogen und das Reporting zu den Kernfunktionen eines Performance-Management-Systems.

Wie läuft die Implementierung eines Performance-Management-Systems?

Bevor ein Performance-Management-System implementiert wird, sollte eine offene Feedbackkultur als Basis gegeben sein. Außerdem ist es wichtig klare Unternehmens-, Abteilungsziele und Werte zu haben auf die man sich in der Konzeption des Feedbacks & der Implementiere stützen kann. 

Die Implementierung eines Performance-Management-Systems wird idealerweise von den Zielen und Werten eines Unternehmens abgeleitet. Das Management & Mitarbeiter*innen sollte, in der Regel von HR-Business-Partner*innen trainiert werden, um konstruktives Feedback zu geben und erhaltenes Feedback zu strukturieren, reflektieren und implementieren. Fortgeschrittenere Organisationen können das Performance-Management-System mit dem Gehaltsmanagement-System verknüpfen.

Wann ist ein Performance-Management-System sinnvoll?

In erster Linie dient ein Performance-Management-System der Leistungsbeurteilung. Anhand der ausgewerteten Daten ist es möglich, die Produktivität aller Mitarbeiter*innen nachvollziehbar darzustellen. KPIs und andere Richtwerte sind dabei ein gängiges Modell, um die Leistung der Fachkräfte zu definieren und den Erfolg messbar zu machen.

Die erfassten Leistungsdaten dienen dabei aber nicht nur zur Beurteilung der aktuellen Leistung, sondern können auch als Blaupause für die Zukunft genutzt werden. Zum Beispiel können anhand der gewonnenen Erkenntnisse Prozesse optimiert und so der Output gesteigert werden. Das Feedback wiederum kann direkt an die Mitarbeiter*innen weitergegeben werden.

Daher macht ein Performance-Management-System in (fast) allen Unternehmen Sinn. Ob Handwerk, Industrie oder Tech-Startup: Die Messung der eigenen Performance ist ein Muss, um einen Überblick über die eigene Effizienz zu erhalten. 

Welche Arten von Performance-Management-Systemen gibt es?

Die Art und Weise, mit der Performance-Management-Systeme arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Während früher Leistungsberichte in Papierform erstellt und archiviert wurden, haben heute digitale Lösungen klar die Überhand genommen. Durch Kennzahlen wie KPIs (Key Performance Indicators) lässt sich die erbrachte Leistung genau erfassen. Eine Kombination aus verschiedenen Faktoren, wie der Produktivität (die mit der Arbeitsproduktivität-Formel berechnet werden kann) oder der Arbeitszeit, ergibt ein übersichtliches Bild über die Leistung der Mitarbeiter*innen.

Während viele Unternehmen immer noch auf Excel-Sheets zur Leistungserfassung setzen, gibt es heute viele spezialisierte Programme zur Erfassung und Beurteilung von Leistungen. Neben Softwares existieren auch Cloud- und SaaS-Lösungen, die ein Performance-Management ermöglichen. Einen Überblick über ein paar der besten Performance-Management-Tools findet Ihr etwas weiter unten im Text.

Eine Automatisierung ist dabei nur einer der Aspekte, die ein gutes Tool zum Performance-Management bieten sollte. Viele HR Trends 2022 deuten darauf hin, dass Prozesse in der Zukunft noch automatischer als bisher stattfinden. Vor allem E-Learning ist in Zeiten von Remote oder Hybrid Work relevanter denn je. Die Möglichkeit, Fachkräfte praktisch überall und jederzeit weiterzubilden, sollte daher nicht unterschätzt werden. Viele Performance-Management-Systeme bieten die Möglichkeit an, Mitarbeiter*innen zu schulen – basierend auf den Leistungsdaten, die über das System erhoben wurden.

Wie sieht ein Performance-Management-System aus?

Nachdem wir herausgefunden haben, was ein Performance-Management-System eigentlich ist, geht es nun um die Praxis: Wie funktioniert ein System zum Leistungsmanagement? Unabhängig davon, ob es sich um eine Software oder Cloud-Lösung handelt, bleibt der Ablauf in der Regel immer gleich. Der Performance-Management-Prozess besteht aus mehreren Schritten: Zielsetzung, Leistungsbeurteilung und Anreizsystem. Nachfolgend zeigen wir Euch einmal genauer die drei Punkte. 

1. Zielsetzung

Die Zielsetzung dient dazu, die von den Mitarbeiter*innen geforderten Ergebnisse in Bezug auf die Unternehmensziele festzuhalten. In diesem Schritt wird ganz genau formuliert, was man von den einzelnen Mitarbeitenden erwartet. Dabei kann man die diese noch weiter in verhaltens-, aufgaben- und entwicklungsbezogene Zielsetzung unterteilen.

• Verhaltensbezogene Zielsetzung: Wie verhalten sich die Mitarbeiter*innen in Stresssituationen? Wünscht man sich mehr Einsatz oder mehr Leadership von den Beschäftigten? Bei dieser Zielsetzung steht das Verhalten der Mitarbeiter*innen in bestimmten Situationen im Fokus.
• Aufgabenbezogene Zielsetzung: Jede Stelle kommt mit einem eigenen Jobprofil. Daher sollte immer überprüft werden, ob die Mitarbeiter*innen die definierten Ziele erreichen.
• Entwicklungsbezogene Zielsetzung: Welche persönliche Entwicklung möchte man bei den Mitarbeiter*innen sehen? Stagnation ist ein Risikofaktor für jedes Business, daher ist eine Entwicklung immer wünschenswert – auch bei den Mitarbeitenden. Dabei stehen sowohl der Value, den die Fachkraft dem Unternehmen bringt, als auch die persönliche Entwicklung der Beschäftigten im Vordergrund.

2. Leistungsbeurteilung

Der ursprüngliche Sinn eines Performance-Management-Systems ist die Leistungsbeurteilung. Um Kennzahlen wie Produktivität oder Effizienz messbar zu machen, werden die erbrachten Leistungen analysiert. Um die Performance von Mitarbeiter*innen zu messen, stehen verschiedene Methoden zur Verfügung.

• Abwärtsbeurteilung: Vorgesetzte erleben die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter*innen meistens aus erster Hand. Daher ergibt es Sinn, dass sie die Leistung beurteilen.
• Seitwärtsbeurteilung: Bei der Seitwärtsbeurteilung erfolgt die Leistungsbeurteilung durch Kolleg*innen auf der gleichen Hierarchieebene. Vor allem bei kollaborativen Teamprojekten macht diese Art der Beurteilung Sinn.
• Externe Beurteilung: Bei Dienstleistern sind die Kund*innen oftmals der beste Gradmesser, um die eigene Leistung zu beurteilen. Kundenbewertungen liefern ein gutes Bild über die erbrachte Performance. Hierbei können Faktoren wie Lieferzeit, Kommunikation oder Qualität der Arbeit bewertet werden.
• 360-Grad-Beurteilung: Diese Form der Beurteilung umfasst alle zuvor genannten Arten der Beurteilung. Kolleg*innen, Vorgesetzte und auch Kund*innen können hier zurate gezogen werden, um die Leistung beurteilen zu können. So ergibt sich ein Leistungsbild, das alle möglichen Winkel und Sichtweisen abdeckt.
• Selbstbeurteilung: In diesem Fall beurteilen sich die Mitarbeiter*innen selbst. Da viele Fachkräfte ihre eigene Leistung (verständlicherweise) allerdings nicht objektiv einschätzen können, sollte die Selbstbeurteilung nie die einzige Grundlage für eine Performanceanalyse sein. Stattdessen sollte sie erstellt werden, um den Mitarbeiter*innen einen Vergleicht der eigens empfundenen Leistungen zu den Bewertungen anderer Personen zu ermöglichen.

3. Feedback / Anreizsystem

Um die Produktivität der Mitarbeiter*innen zu erhören, kann man als Unternehmen zu verschiedenen Maßnahmen greifen. Das Feedback ist ein wichtiges Instrument, um den Beschäftigten die eigenen Fehler aufzuzeigen. Als Supervisor kann man so schnell gegensteuern, falls ein Teammitglied nicht die erwünschte Leistung bringt. Performance-Management-Systeme setzen zu einem Großteil auf Feedback, daher sollte dieser Punkt auf keinen Fall übersehen werden.

Anreizsystem sind optional und dienen der Motivation der Mitarbeiter*innen. Indem man Anreize (z. B. Boni, Erfolgsbeteiligungen oder zusätzliche Lohnzahlungen) für eine erbrachte Leistung verspricht, weckt man das Interesse des Personals. Auch eine einfache Anerkennung oder ein Lob kann für viele Fachkräfte bereits Motivation genug sein. Wichtig ist, dass sich die Beschäftigten wertgeschätzt fühlen und der Erfolg als solcher wahrgenommen wird. Ein durchdachtes Anreizsystem kann so ohne Frage dazu führen, dass die Mitarbeiter*innen deutlich motivierter arbeiten und die Produktivität somit steigt.

Best Practices für Performance-Management

Das “Warum” des Performance Management haben wir nun also bearbeitet. Das “Wie” ist jedoch ebenso wichtig – schließlich soll die Performance optimiert werden. Damit Ihr das Performance-Management-System bestmöglich nutzen könnt, geben wir Euch ein paar Tipps mit, mit denen Ihr die Leistungsbeurteilung effektiv verwenden könnt. 

• Konstanz: Die Leistungen sollten über einen langfristigen Zeitraum erhoben und ausgewertet werden. So kann man die Entwicklung der Mitarbeiter*innen besser nachvollziehen und herausfinden, ob die Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung greifen.
• Konstruktives Feedback: Niemand mag es, heruntergemacht zu werden – daher sollte das Feedback immer ein offener Dialog sein. Die Mitarbeiter*innen sollten das Gefühl haben, dass Feedbackrunden ein Ziel haben: Die Leistung zu verbessern. Ansporn und Anerkennung für bereits erbrachte Leistungen sind dabei ebenso wichtig, wie eine genaue Erläuterung der Kritikpunkte.
• Einbeziehen der Mitarbeiter*innen: Dieser Punkt knüpft direkt an den letzten an. Ein Gespräch mit den Mitarbeitenden bringt oftmals neue Erkenntnisse ans Tageslicht. Gibt es vielleicht Gründe für die suboptimale Performance? Sehen die Mitarbeiter*innen selbst Raum für Entwicklung? Ein klärendes Gespräch kann dabei helfen, die Ursachen für eine abweichende Leistung zu identifizieren – und Möglichkeiten zur Gegensteuerung zu finden.

Beispiel für gute Performance-Management-Systeme

Der Ablauf eines Performance Managements basiert auf der ursprünglichen Zielsetzung, der erbrachten Leistung und dem erreichten Ergebnis. Daher möchten wir mit einem Performance-Management-System-Beispiel veranschaulichen, wie eine Leistungsbeurteilung aussehen kann:

Eine Fachkraft ist an einem Projekt beteiligt. Das Endergebnis entspricht zwar den vorher gesetzten Erwartungen, allerdings verpasste die Fachkraft zwei interne Deadlines. In diesem Fall ist das Resultat zwar zufriedenstellend, die Arbeitsweise passt allerdings nicht mit den intern vereinbarten Zielen überein.

Die Vorgesetzten der Fachkraft erstellen anschließend ein Leistungsprofil (Abwärtsbeurteilung). Dabei wird nicht nur das Endresultat, sondern auch die Arbeitsweise und Effizienz bewertet. Aufgrund der verpassten Deadlines gibt es hier Abzüge.

Nachdem die Leistung beurteilt wurde, suchen die Vorgesetzten das direkte Gespräch mit der Fachkraft. Über das Performance-Management-System wird ein Termin zur Feedbackrunde erstellt und die Fachkraft direkt darüber informiert.

In diesem Gespräch geht es darum, der Fachkraft aufzuzeigen, was suboptimal lief – und was man in Zukunft besser machen sollte. Konstruktives Feedback ist ein exzellentes Werkzeug, um die Fachkraft in die richtigen Bahnen zu lenken, und die Mitarbeit zukünftig noch effizienter gestalten zu können. Die aus dem Performance-Management-System erhobenen Leistungsdaten können dabei verwendet werden, um Bereiche aufzuzeigen, in denen es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Dieses Beispiel zeigt, wie ein Performance Management in der Praxis aussehen kann. Dank des passenden Performance-Management-Tools sind alle notwendigen Funktionen jederzeit verfügbar: Leistungsdaten, Performance-Vergleich und Feedback. Über das Tool wird auch gleich ein Termin vereinbart, der als Feedbackrunde dient. 

Welche Performance-Management-System-Tools gibt es?

Der Markt bietet heute eine Vielzahl von Lösungen zur Erfassung, Verarbeitung und Visualisierung von Leistungsberichten. Mit diesen Performance-Management-System-Tools lassen sich etwa Datenbanken anlegen, in denen alle Mitarbeiter*innen inklusive Kennzahlen und der tatsächlichen Leistung aufgeführt werden. Während es spezialisierte Tools für die Verwaltung des Performance Management gibt, bieten auch viele HR Softwares mittlerweile Funktionen zur Leistungsbeurteilung an.

Nachfolgend stellen wir Euch ein paar Performance-Management-Systeme vor, die in der OMR Reviews-Beurteilung überzeugen konnten. 

• Mit Kenjo
  (Kenjo kostenlos testen)
  kann die Personalverwaltung praktisch mit dem Performance Management kombiniert werden. In den Kategorien “motivierte Mitarbeiter” und “einfache Verwaltung” stecken viele Features, die (fast) alle Bereiche des HR-Managements abdecken. Dazu gehört auch die Performance Review, die zur Beurteilung der Leistung genutzt wird.
• Leapsome ist eine Software, die mehrere nützliche Funktionen beinhaltet: Onboardings, Meetings und Leistungserfassung sind nur einige der Features, die Leapsome bietet. Feedback kann direkt an die Mitarbeiter*innen weitergegeben und die eigene Zielsetzung so umgesetzt werden.
• Wenn vor allem Mitarbeitergespräche und Feedbackrunden im Vordergrund stehen sollen, stellt easyreview eine exzellente Lösung an. Das Tool konzentriert sich auf digitale Personalentwicklung für kleine HR-Teams und kommt mit Funktionen zur Erhebung, Auswertung und Darstellung von Leistungsdaten.

Darüber hinaus gibt es viele weitere Performance-Management-Systeme und hybride Lösungen, die HR- und Performance-Management miteinander kombinieren.

 

Darum ist Performance Management so wichtig

Die Leistungsbeurteilung ist ein elementarer Bestandteil für das Erreichen der Unternehmensziele. Genau darum ist das Performance Management für HR, Vorgesetzte und das übergeordnete Management absolut unverzichtbar. Mit einem guten Performance-Management-System könnt Ihr die Leistung der Mitarbeiter*innen analysieren und veranschaulichen. So erhalten Führungskräfte einen Überblick über Performance, Zielsetzung und Erfolg.

Wichtig ist dabei, dass das Performance-Management-System nützliche Funktionen mit einer einfachen Bedienung kombiniert. Denn auch das beste HR-Tool ist nicht zielführend, wenn die Handhabung zu kompliziert ist. Bei OMR Reviews findet Ihr zahlreiche Berichte zu Performance-Management-Systemen, HR-Software und mehr. Mit uns findet Ihr heraus, welche Lösung zu Euch und Eurem Business passt.