Sagt Euren Papierakten ade und „Hallo“ zur digitalen Personalakte

1. Wer verwendet eine digitale Personalakte?
2. Was müsst Ihr bei der Auswahl der richtigen Lösung beachten?
3. Was kostet eine digitale Personalakte?
4. Was sind Vorteile einer digitalen Personalakte?
5. Was sind Nachteile einer digitalen Personalakte?
6. Wie baut Ihr eine digitale Personalakte auf?
7. Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Daten gespeichert werden?
8. Was muss bei einer digitalen Personalakte im Original aufbewahrt werden?
9. Wie wird der Datenschutz bei einer digitalen Personalakte sichergestellt?
10. Welche HR-Tools bieten eine digitale Personalakte an?

Mit personenbezogenen Dokumenten und Aufbewahrungsfristen sind HR-Abteilungen täglich konfrontiert. Die meisten Unternehmen in Deutschland nutzen dafür wohl noch die gute alte Papierakte. Die digitale Personalakte ist das elektronische Pendant zu dieser Papierakte. Egal, ob auf Papier oder digital, inhaltlich besteht kein Unterschied – alle wichtigen Informationen rund um das Beschäftigungsverhältnis sind hier abzulegen.

Die Frage ist nur, wer legt die Dokumente ab? Zu den Papierakten könnt Ihr den Mitarbeiter*innen nur in Person Zugang geben. Die digitale Form hingegen kann von Mitarbeiter*innen jederzeit selbst eingesehen und auf den neusten Stand gehalten werden. Daten können selbst strukturiert gespeichert und dezentral freigegeben werden. Dabei muss es bei der Datenspeicherung nicht ausschließlich um Dokumente in digitaler Form handeln. Auch Daten zum Stellenwechsel, der Entgeltänderungen oder Abwesenheiten können erfasst und ausgewertet werden.

Wer verwendet eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte kann von jedem Unternehmen genutzt werden, das Mitarbeiter*innen beschäftigt. Die Anzahl der Beschäftigten spielt dabei keine entscheidende Rolle.

Das Angebot an digitalen Lösungen ist mittlerweile sehr vielfältig – für kleinere Unternehmen gibt es günstige Einstiegspakete mit monatlichen Lizenzkosten. Mit steigender Mitarbeiteranzahl sinken dann in der Regel auch die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter*in.

Durch die unterschiedlichen Preismodelle stellt die digitale Personalakte bereits für Unternehmen mit wenig Mitarbeitenden eine interessante Alternative zur herkömmlichen Papierakte dar.

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Was müsst Ihr bei der Auswahl der richtigen Lösung beachten?

Wer die Einführung einer digitalen Personalakte plant, sollte mit einer Aufstellung der gewünschten Ziele beginnen und überlegen, welche Prozesse mit der Einführung digitalisiert werden sollen. Der bekannteste Anbieter muss dabei nicht zwangsläufig der Richtige sein.

Ich empfehle, die eigenen Anforderungen schriftlich festzuhalten, um diese im Auswahlverfahren mit den Angeboten abgleichen zu können.

Die Entscheidung, ob die Software mit mehr Funktionen und einem höheren Preis tatsächlich die Richtige ist, fällt dann deutlich leichter. Oft besteht beim Einkauf von Standard-Software eine hohe Diskrepanz zwischen den Funktionen, die verfügbar sind, die benötigt und die am Ende tatsächlich in der Praxis eingesetzt werden.

Was kostet eine digitale Personalakte?

Die Kosten für eine digitale Personalakte variieren je nach Tool. Es gibt unterschiedliche Lizenzmodelle. Manche bieten ihre Software für einen monatlichen Pauschalpreis an, wobei die Anzahl der Mitarbeiter*innen keinen Einfluss auf die Kosten hat. 

Andere Anbieter kalkulieren mit einem monatlichen Preis pro Mitarbeiter*in. Zudem kann die Vertragslaufzeit einen Effekt auf den Preis haben. Desto länger Sie sich an eine Software vertraglich binden, umso günstiger wird oftmals der Preis. Lange Vertragslaufzeiten haben allerdings immer das Risiko der fehlenden Flexibilität. Eine Fehlentscheidung kostet Kund:innen dann unter Umständen sehr viel.  

Seht Euch das angebotene Preismodell genau an und vergleicht Preise und Funktionen der potenziellen Hersteller miteinander. Zieht Euch hierbei nicht nur die laufenden Gebühren heran. Einmalige Kosten für die Einführung der Software oder notwendige Schulungen für Anwender*innen sollten nicht unterschätzt werden.

Mein Tipp: Achtet beim Vergleich der Angebote auf genau auf die Formulierungen im Vertragswerk. Meistens beziehen sich die Preise auf aktive Mitarbeiter*innen, während bei anderen Tools auch laufende Kosten für bereits ausgeschiedene Mitarbeiter*innen anfallen. Das kann die Lizenzgebühren schnell und unerwartet in die Höhe treiben. Schließlich müsst Ihr einige Dokumente bis zu 10 Jahre nach dem Ausscheiden aufbewahren.

Generell starten manche Tools bereits mit Gebühren von 4€ pro Mitarbeiter*in und Monat.

Neben dem Preis sollte aber auch der Hersteller zu Eurem Unternehmen passen. Ist die Software speziell auf Kund:innen Eurer Unternehmensgröße ausgelegt? Welche Referenzen werden angegeben? Wie intuitiv kann mit der Anwendung gearbeitet werden? Erhaltet Ihr persönliche Ansprechpartner*innen? Wenn nein, wie sieht der Support-Prozesse aus und mit welchen Antwortzeiten können Sie rechnen? Welche Optionen gibt es, wenn die vereinbarten Service-Level-Agreements nicht eingehalten werden können?

All dies sind viele Fragen, bei denen es sich lohnt, schon im Vorfeld genauer nachzufragen.

Allgemein müssen HR-Tools, nicht immer viel kosten. Es gibt auch einige kostenlose HR-Tools.

Was sind Vorteile einer digitalen Personalakte?

• Der Zugriff auf die Daten ist ein großer Vorteil der digitalen Personalakte. Während bei der Papierakte der Zugriff auf eine Person beschränkt ist, können bei der digitalen Personalakte mehrere Personen gleichzeitig von unterschiedlichen Orten zugreifen. Und speziell seit der Pandemie wissen wir, wie nützlich der Faktor „Ortsunabhängigkeit“ ist. Die Digitalisierung von Personalakten bietet einen enormen Mehrwert für Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber*innen, denn es wird sichergestellt, dass Arbeitsabläufe auch im Homeoffice problemlos funktionieren.

• Ein weiterer Vorteil sind die automatischen Erinnerungen, die auf Basis der gespeicherten Daten über Regeln ausgelöst werden. Die Regeln zu Aufbewahrungsfristen werden dabei nicht selten über die Dokumentenstruktur gesteuert. Die Personalabteilung wird z. B. an bevorstehende Verstöße zur Aufbewahrungsfrist erinnert. Durch derartige Automatisierungen wird die Personalabteilung entlastet und kann sich währenddessen strategischen Tätigkeiten widmen.

• Sind die Aufbewahrungsfristen dann überschritten, können über Regeln und oft ohne zusätzlichen Aufwand Dokumente vernichtet werden. Dadurch optimiert eine digitale Personalakte auch den Datenschutz und arbeitet vollständig DSGVO-konform.

• Das Akten-Wälzen, um das richtige Dokument zu finden, fällt bei der digitalen Akte ebenfalls in den Aufgabenbereich der Software. Durch integrierte Suchfunktionen werden Dokumente schnell gefunden. Oftmals kann nicht nur nach dem Dokumententitel, sondern auch nach den Inhalten der gescannten Dokumente gesucht werden.

• Die Datenspeicherung der digitalen Personalakte ist deutlich platzsparender als die Papierakte. Während bei der Personalakte viel Platz für Aktenschränke benötigt wird, welcher zudem vor unbefugtem Zutritt gesichert werden muss, benötigt die elektronische Form den Platz einer Festplatte. Die Daten werden dabei oft in Rechenzentren außerhalb des eigenen Unternehmens gespeichert und täglich gesichert. Hierdurch wird es unbefugten Mitarbeitenden im Unternehmen schwer gemacht, an die Daten zu gelangen. Durch die regelmäßigen Backups werden die Daten zudem besser geschützt. Bei einem Brand im Rechenzentrum kann eine Sicherung innerhalb kurzer Zeit wiederhergestellt werden. Die Papierakte wäre im Fall eines Brandes wohl nicht zu retten.

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Was sind Nachteile einer digitalen Personalakte?

• Als Nachteil nennen Personaler*innen oft die fehlende Sicherheit der Dokumente. Die Angst vor illegalen Zugriffen auf die sensiblen Daten ist existent. Durch die Speicherung in fremden Rechenzentren könnten sich unberechtigte Personen Zugriff zu den Dokumenten verschaffen. Diese Angst ist jedoch unbegründet. Das Risiko von unberechtigtem Zugriff ist in Aktenschränken viel höher. Zum einen ist es deutlich einfach ein Schloss aufzubrechen, zum anderen haben die Kollegen:innen ein höheres Interesse an den Daten, während Beschäftigte externer Anbieter deutlich weniger Bezug zu den verwalteten Daten besitzen.

Tipp: Beim Vertragsabschluss solltet Ihr Euch jedoch unbedingt einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (kurz: AV) mit dem Anbieter abschließen. Ohne diesen Vertrag dürft Ihr keine personenbezogenen Daten Eurer Mitarbeiter*innen bei einem externen Anbieter verarbeiten.

• Die Digitalisierung bestehender Papierakten bedeutet zu Projektbeginn einen großen, einmaligen Aufwand. Alternativ werden nur die Dokumente ab dem Projektstart digitalisiert. Besonders in der Übergangszeit führt das dazu, dass nicht klar ist, ob ein Dokument in der alten Papierakte oder in der neuen digitalen Personalakte zu finden ist. Auch dieser Nachteil schwindet mit laufender Nutzungsdauer.

• Mit dem Einsatz einer digitalen Personalakte kann die Papierakte deutlich reduziert, aber nicht vollständig abgelöst werden. Im Falle eines Rechtsstreits dienen Originaldokumente mit Unterschrift als Urkundenbeweis. Arbeitsverträge und Kündigungsdokumente sollten daher weiterhin in Papierform abgeheftet werden. Es lohnt sich aber dennoch auch diese Dokumente in der digitalen Personalakte abzulegen, um die Vollständigkeit zu gewährleisten.

Wie baut Ihr eine digitale Personalakte auf?

In Deutschland gibt es keine genauen Vorgaben über die Inhalte der Personalakte. Nicht alle Arbeitgeber*innen speichern daher die gleichen Unterlagen. Über den Inhalt entscheidet jedes Unternehmen selbst. Wichtig ist, dass alle Unterlagen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen müssen.

Der strukturierte Aufbau einer digitalen Personalakte hilft, die Dokumente besser einzuordnen oder wiederzufinden. Dabei können Dokumente nicht beliebig zugeordnet werden. Ein Blick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist beim Aufbau einer Aktenstruktur hilfreich. Je nachdem, wie die integrierte Erinnerungs- und Löschfunktion funktioniert, sollten keine Dokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen in einem Verzeichnis abgelegt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über Unterlagen, die häufig in einer Personalakte abgelegt werden:

Personalbezogene Unterlagen

• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Foto, Anschreiben, Bewertungsbögen)
• Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
• Zwischen- / Arbeitszeugnisse
• Führungszeugnis
• Leistungsbeurteilungen

Tätigkeitsbezogene Unterlagen

• Stellenbeschreibung
• Wiederbildungsnachweise (Zertifikate, Teilnahmebestätigungen)
• Entgeltentwicklung
• Beförderungen / Versetzungen

Vertragsbezogene Unterlagen

• Arbeitsvertrag
• Änderungsverträge
• Erklärungen über Nebenbeschäftigungen
• Kündigungsschreiben

Sozialversicherungsunterlagen

• Sozialversicherungsausweis
• Anmeldung zur Krankenkasse
• Sozialversicherungsmeldungen

Steuerunterlagen

• Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteuerbescheinigungen

Sonstiges

• Abmahnungen
• Schriftverkehr

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Daten gespeichert werden?

Diese Frage kann pauschal nicht beantwortet werden. Es gibt unterschiedliche Gesetzesgrundlagen.

Grundsätzlich muss eine Personalakte mindestens so lange, wie die Laufzeit der Beschäftigung, vorgehalten werden. Einige Dokumente müssen bereits nach dem Ausscheiden vernichtet und andere wiederum Jahre später vorgehalten werden.

Steuerrechtliche Dokumente haben beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach dem Ausscheiden vom Beschäftigten.

Eine gute Personalakte kann zwischen verschiedenen Regeln unterscheiden und erinnert, je nach Einstellungen der Aufbewahrungsfrist, an die bevorstehende Lösung.

Was muss bei einer digitalen Personalakte im Original aufbewahrt werden?

Eine digitale Personalakte kann die Papierakte bisher noch nicht vollständig ersetzen. Es empfiehlt sich, wichtige Dokumente mit Unterschriften weiterhin im Original aufzubewahren. Dies ist leider notwendig, um bei arbeitsgerichtlichen Verfahren der Nachweispflicht nachkommen zu können.

Einige Software für Personalakten bieten Lösungen für digitale Signaturen an. Die Funktion reduziert die Durchlaufzeiten enorm, wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, denn auch die Signatur kann unabhängig von Zeit und Ort durch mehrere Anwender*innen erfolgen.

Ob ein digital signierter Arbeitsvertrag vom zuständigen Arbeitsgericht in einem arbeitsrechtlichen Verfahren akzeptiert wird, kann sehr unterschiedlich sein. Die Richter*innen entscheiden im Zweifel über die Zulassung der digital signierten Dokumente. Informiert Euch daher besser im Vorfeld, wie mit digital signierten Dokumenten bei Eurem zuständigen Arbeitsgericht umgegangen wird.

Im Zweifel haltet Ihr alle arbeitsrechtlich relevanten Dokumente mit Original-Unterschrift in einer Papierakte vor, um im Falle eines juristischen Verfahrens vorbereitet zu sein.

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Wie wird der Datenschutz bei einer digitalen Personalakte sichergestellt?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Papierakte und der digitalen Variante ist der Ort der Datenspeicherung. Während die Papierakte vor Ort in Aktenschränken vorgehalten wird, liegen die Unterlagen einer digitalen Personalakte auf einem Server.

Bei einer Inhouse-Lösung wird der Server von Eurer IT betrieben. Bei der mittlerweile weit verbreiteten Variante einer Software-as-a-Service (kurz: SaaS) Lösung, werden die Dokumente außerhalb Eurer Organisation auf einem Server des Anbieters gespeichert.

Achtet bei der Auswahl eines Tools auf den Standort der Server und stellt vertraglich sicher, dass die Server ausschließlich auf Servern in der EU abgelegt werden. Nur dann erfüllen Sie die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO). Denkt auch an den Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (kurz: AV). In diesem werden die Rechte und Pflichten zwischen beiden Vertragsparteien geregelt.

Der Datentransfer muss zwingend über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen. Der Einsatz von SSL-Zertifikaten sollte mittlerweile zum Standard gehören und sorgt für einen gesicherten Datentransfer.  

Durch die automatisierten Erinnerungen bietet die digitale Papierakte ebenfalls Vorteile im Datenschutz. So erhaltet Ihr proaktiv eine Benachrichtigung, wenn die Aufbewahrungsdauer erreicht und ein Dokument vernichtet werden muss. Bei der Papierakte liegt ein Dokument möglicherweise viel länger unbemerkt in der Papierakte, obwohl die Aufbewahrung bereits abgelaufen ist.  

Oft kann sogar ein automatischer Löschprozess eingerichtet werden, sodass beim Überschreiten kein manuelles Eingreifen mehr notwendig ist. Hierbei ist Vorsicht geboten, denn in einer guten digitalen Personalakte können die Dokumente auch vom Hersteller nicht wiederhergestellt werden.

Welche HR-Tools bieten eine digitale Personalakte an?

Es gibt unterschiedliche Software für digitale Personalakten. Bei der Auswahl solltet Ihr vor allem auf die Bedienbarkeit, die Integrationsfähigkeit in Eure bereits bestehende Systemlandschaft und den Datenschutz achten.

Die Software lösen diese Anforderung oft sehr unterschiedlich. Ihr solltet Euch einen guten Eindruck über die Funktionen verschaffen. Bei vielen Anbietern könnt Ihr innerhalb weniger Minuten eine kostenlose Demoversion einrichten und die Software so auf Herz und Nieren testen.

Um den Einstieg bzw. Umstieg so einfach wie möglich zu halten, solltet Ihr auch über Importmöglichkeiten informieren. Erkundigen Euch, in welchem Format die Dokumente bereitgestellt werden müssen, um eine schnelle und saubere Übernahme der bestehenden Akten zu ermöglichen.

Da es unterschiedliche technische Möglichkeiten gibt, erkundigt Euch am besten direkt, welche Möglichkeiten angeboten werden. Der Austausch vor Vertragsabschluss kann gegebenenfalls viel zusätzlichen Aufwand einsparen.

Das sind einige Softwares, die eine digitale Personalakte anbieten:

• HR AppBoard
• Workday HCM
• rexx systems
• Personio
• HRlab

Auch einige der Top 10 HR-Software bieten digitale Personalakten an.
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