Die 6 besten kostenlosen HR-Softwares
Nils Martens18.7.2025
Wir klären auf, ob kostenlose HR-Softwares mithalten können und welche Softwares das gewisse Extra haben
Inhalt
- Das sind die Top 6 kostenlosen HR-Softwares
- 1. Clockodo
- 2. timr
- 3. Instaffo
- 4. TimeTac
- 5. Personizer
- 6. Workwise
- Fazit
Schon seit Längerem ist aus der Personalakte deine digitale Akte geworden und aus dem berühmten Aktenschrank eine Cloud. Heutzutage bedeutet es für dich also weit mehr, im Bereich Human Resources tätig zu sein und dich auf viel mehr Themen zu konzentrieren als noch zu Aktenzeiten. Neben gründlichem Onboarding und den Anforderungen neuer Generationen sind auch die Bedingungen vielfältiger geworden, die du an HR-Tools stellst. Besonders in kleinen Unternehmen und Startups spielt dabei auch der Preis eine entscheidende Rolle.
Das Wichtigste in Kürze
- Immer mehr Unternehmen setzen auf kostenlose HR-Tools für Zeiterfassung, Recruiting und Mitarbeiterverwaltung.
- Besonders kleine Firmen und Start-ups profitieren von skalierbaren, kostengünstigen Lösungen.
- Top-Anbieter wie Clockodo, timr und Personizer bieten solide Grundfunktionen kostenlos an.
- Viele Tools setzen auf intuitive Bedienung, DSGVO-Konformität und mobile Nutzung.
- Ein Upgrade auf kostenpflichtige Versionen ist meist für zusätzliche Funktionen möglich.
Du suchst nach einer kostenlosen HR-Software für dein Unternehmen? Dann bist du hier genau richtig! Wir haben uns auf OMR Reviews und im Netz umgeschaut und die sechs besten kostenlosen HR-Tools für dich zusammengestellt. Außerdem verraten wir dir, welche Vor- und Nachteile dich erwarten, wenn du eine kostenlose HR-Lösung in dein Unternehmen holst.
Das sind die Top 6 kostenlosen HR-Softwares
Software | Geeignet für | Modell pro User | Serverstandort | Funktionsschwerpunkt |
|---|---|---|---|---|
Clockodo | KMU, Agenturen & Beratungen, Dienstleister | Kostenlos, erweiterte Features 5 € monatlich | Deutschland und EU | Detaillierte, projekt- und kundenbasierte Arbeitszeiterfassung inklusive Berichte und Auswertungen. |
timr | KMU, Dienstleister | Kostenlos, erweiterte Features ab 7,20 € monatlich | Deutschland und EU | Arbeitszeit-, Projektzeit- und Fahrtenbucherfassung in einem Tool |
Instaffo | Führungskräfte, Start-ups, Mittelständische Unternehmen aller Branchen | Kostenlos, erweiterte Features ab 990 € monatlich | Deutschland und EU | Recruiting-Plattform für aktives Matching zwischen Arbeitgeber*innen und Kandidat*innen |
TimeTac | Mittelstand, Großunternehmen | Kostenlose Testphase, erweiterte Features ab 2,80 € monatlich | Deutschland und EU | Arbeits- und Projektzeiterfassung |
Personizer | Mittelstand bis Enterprise | Kostenlos, erweiterte Features ab 0,80 € monatlich | EU | Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement |
Workwise | kleine bis mittelgroße Unternehmen & Start-ups | Kostenlose Demoversion | Deutschland | Digitale Personalgewinnung & Bewerbungsverwaltung, für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Start-ups ohne eigene HR-Infrastruktur. |
Wir haben uns für dich durch das ganze Internet gewurschtelt, um dir die optimalen kostenlosen HR-Lösungen zu präsentieren. Dazu listen wir dir jeweils auf, welche Features in den Tools kostenlos sind und was es dich kostet upzugraden. Einige von den Tools sind rein für das Recruiting. Auch hier gibt es verschiedene Recruiting-Strategien.
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Clockodo
Clockodo ist eine einfach zu bedienende Zeiterfassungs-Software, die dir dabei hilft, Arbeitszeiten digital und gesetzeskonform zu dokumentieren. Statt händischer Stundenzettel oder unübersichtlicher Excel-Listen kannst du mit clockin mobil oder im Büro per App oder Browser Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten erfassen. Der Schwerpunkt liegt vor allem auf einer besonders schnellen, unkomplizierten Bedienung und der mobilen Einsatzfähigkeit – ideal für Handwerksbetriebe, Dienstleister*innen oder Unternehmen mit Außendienst und Remote-Teams. So kannst du sicherstellen, dass dein Team jederzeit transparent und rechtssicher arbeitet, ohne dabei viel Verwaltungsaufwand zu haben.
Stärken:
- Cloud Integration
- Deutsche Server und EU Server
- Deutschsprachiger Support
- Internationalisierung
- Plattformübergreifend
- Echtzeit-Dashboard und Zeiterfassung
Geeignet für: KMU, Agenturen & Beratungen und Dienstleister
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfache Bedienung | Zwei-und Multifaktorenauthentifizierung |
Übersichtlich und intuitiv | Stoppuhr-Funktion noch ausbaufähig |
Umfangreiche zusätzliche Features | Mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Berichten oder dem Dashboard |
2. timr
timr ist eine vielseitige Zeiterfassungs-Software, mit der du Arbeitszeiten, Projektzeiten und Fahrten einfach und zentral dokumentieren kannst. Sie richtet sich besonders an Unternehmen mit Außendienst, Handwerksbetriebe und Dienstleister*innen, die ihre Arbeitszeitnachweise, Projekte und Fahrtenbuchführung digital und gesetzeskonform organisieren wollen. Im Vergleich zu anderen HR-Tools (Direkt zum Anbieter) legt timr den Schwerpunkt darauf, dir eine integrierte Lösung zu bieten, die nicht nur klassische Arbeitszeiterfassung, sondern auch präzise Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch in einem einzigen System vereint. So behältst du deine Abläufe transparent und sparst wertvolle Verwaltungszeit.
Stärken:
- rechtskonforme Arbeitszeiterfassung
- zentrale Urlaubsverwaltung
- Finanznamtskonformes Fahrtenbuch
- API für Anbindung an andere Systeme
Geeignet für: KMU, Dienstleister
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Übersichtliche Ansicht | Aufgabenpakete mit Zeitzuweisungen anlegen |
Intuitive Benutzeroberfläche | Automatisierte Alerts und Reminder |
Hilft bei der Resourcenplanung, Forecasts und Monitoring | Charts, Visuals und Heatmaps |
3. Instaffo
Instaffo ist eine moderne Recruiting-Plattform, die dir dabei hilft, schneller und einfacher passende Fachkräfte für dein Unternehmen zu gewinnen. Statt klassischer Bewerbungsprozesse setzt instaffo auf ein aktives Matching-Prinzip: Du legst dein Jobprofil an und erhältst direkt Vorschläge für passende Kandidat*innen, die wiederum gezielt nach Arbeitgeber*innen suchen, die zu ihren Vorstellungen passen. Im Vergleich zu anderen HR-Tools liegt der Schwerpunkt hier auf der Vereinfachung und Beschleunigung der Personalgewinnung – mit einem transparenten, nutzerfreundlichen Ansatz, der Bewerbungsprozesse für beide Seiten effizienter gestaltet.
Stärken:
- Automatisiertes Matching von Jobs und Talenten
- Direktkontakt ohne klassische Bewerbungsunterlagen
- Übersichtliches Kandidat*innen-Management
- Persönliche Jobprofile für bessere Passgenauigkeit
- Transparente Gehalts- und Benefits-Angaben
- Plattform für aktive und passive Talentsuche
- Unterstützung bei Employer Branding
- Zeitersparnis durch gezielte Vorschläge
Geeignet für: Unternehmen, die Fach- und Führungskräfte, Start-ups und Scale-ups, Mittelständische Unternehmen aller Branchen
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Übersichtliche Ansicht | Aufgabenpakete mit Zeitzuweisungen anlegen |
Intuitive Benutzeroberfläche | Automatisierte Alerts und Reminder |
Hilft bei der Resourcenplanung, Forecasts und Monitoring | Charts, Visuals und Heatmaps |
4. TimeTac
TimeTac ist eine modulare webbasierte Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement-Plattform mit Fokus auf effiziente, rechtskonforme Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung – ideal für Unternehmen jeder Größe.
Stärken:
- Flexible Zeiterfassung via Web, App oder Terminal – inkl. Offline-Funktion und GPS-Tracking
- Projektzeiterfassung mit Echtzeit-Auswertung und Reportings
- Abwesenheitsmanagement mit digitalen Anträgen und Teamkalender
- DSGVO-konforme Datenhaltung auf zertifizierten EU-Servern
- Anbindung an Tools wie Personio, DATEV oder SAP über Schnittstellen
- Individuell anpassbare Module für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaubsverwaltung
- Zuverlässiger Support und strukturierter Onboarding-Prozess
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Konzerne mit mehreren Standorten
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Maßgeschneiderte Arbeitszeitmodelle | Aufzeichnung setzt fort, bis der Nutzer den Stopp-Button betätigt, Pop-Up Fenster wäre sinnvoll |
Intuitive Bedienbarkeit | Berechtigungen im Bereich Zuständigkeiten |
App - Nutzung über Browser und App am Smartphone möglich | Design |
5. Personizer
Personizer ist eine schlanke HR-Software, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, um alltägliche Personalprozesse zu digitalisieren – ohne lange Einarbeitung oder komplexe Systeme. Der Fokus liegt auf der einfachen Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten – direkt im Browser oder mobil per App. Personizer erleichtert die HR-Administration und sorgt für mehr Transparenz im Teamalltag.
Stärken:
- Intuitive Zeiterfassung mit Start/Stop-Funktion und Stundenzettel-Export
- Übersichtliches Abwesenheitsmanagement inkl. Genehmigungsprozesse
- Digitale Personalakte zur strukturierten Mitarbeiterverwaltung
- Rollen- und Rechtevergabe für HR- und Teamleitungen
- Mobile Nutzung per App oder Webbrowser
- Schnelle Einrichtung ohne technisches Vorwissen
- DSGVO-konforme Datenspeicherung auf Servern in Deutschland
Geeignet für:
Kleine und mittelständische Unternehmen, Agenturen, Start-ups und Teams mit Remote- oder Hybrid-Strukturen, die eine einfache Lösung für Zeiterfassung und Personalverwaltung suchen
Kleine und mittelständische Unternehmen, Agenturen, Start-ups und Teams mit Remote- oder Hybrid-Strukturen, die eine einfache Lösung für Zeiterfassung und Personalverwaltung suchen
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Benutzerfreundliche Oberfläche | Mehr Hilfetexte oder Tutorial anbieten |
Schnelle Einrichtung | HR-Bereich umfassender abdecken |
Mehrsprachig | Urlaubsübersicht verbesserungswürdig |
6. Workwise
Workwise ist eine digitale Recruiting-Plattform aus Deutschland mit Fokus auf schnelle, smarte Fachkräftegewinnung – insbesondere durch ein optionales Success-Modell mit Active Sourcing und individuellem Karriereauftritt. Unternehmen erhalten effiziente Tools zur Stellenschaltung, Bewerberverwaltung und geeigneten Talentsuche, entlang eines vollständig digitalen Workflows.
Stärken:
- Multiposting & Job-Marketing über über 150–350+ Partnerkanäle, inklusive optimierter Anzeigenerstellung und persönlicher Beratung
- Active Sourcing & Talent Pool mit Zugriff auf über 840.000 aktive Kandidat*innen
- Integriertes ATS mit Bewerbermanagement, Chatfunktion, Terminplanung und Team‑Kollaboration
- Karriereseite mit Branding: individualisierbar, kostenlos und mobiloptimiert
- Reporting‑ & Dashboard-Funktionen für Recruiting-Kennzahlen, Controlling und Prozessoptimierung
- Integration mit HR-Systemen wie Personio, SAP oder DATEV über Schnittstellen
- Kostenfreie Grundversion ohne Lizenzkosten – Erweiterung per Erfolgsmodell möglich
Geeignet für:
KMUs, Start-ups und Wachstumsunternehmen, die selbstständig oder mit Recruiting-Service Fach- und Führungskräfte effizient gewinnen und Bewerbungsprozesse modernisieren möchten
KMUs, Start-ups und Wachstumsunternehmen, die selbstständig oder mit Recruiting-Service Fach- und Führungskräfte effizient gewinnen und Bewerbungsprozesse modernisieren möchten
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfacher Prozess | Benutzeroberfläche könnte optimiert werden |
Austausch und Kommunikation mit festen & zuständigen ASP | Abrechnungsprozess |
Bandbreite an Lösungen | Anpassung der Suchfilter |
Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen
Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
- HR Suites
- Recruiting, Bewerbermanagement & Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Mitarbeiterbenefits
- Hrmony (Demo erhalten)
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Fazit
Kostenlose HR-Software kann gerade für kleine Unternehmen und Startups eine echte Erleichterung sein – sowohl finanziell als auch organisatorisch. Die Tools in unserem Vergleich zeigen, dass du auch ohne großes Budget professionelle Lösungen für Zeiterfassung, Recruiting oder Abwesenheitsmanagement nutzen kannst. Wichtig ist dabei, dass du genau prüfst, welche Funktionen im kostenlosen Paket enthalten sind und ob das Tool zu deinen Anforderungen passt. So findest du die passende Lösung, die dein HR-Team entlastet und gleichzeitig mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.
