Inventur in der Gastronomie: So behältst du Kosten und Bestände im Griff

1. Die rechtlichen Grundlagen der Gastro-Inventur: Wer muss, wer sollte?
2. Arten und Bestandteile einer Inventur
3. Inventur-Methoden: Von Stichtag bis permanent
4. Welche Inventur passt zu deinem Betrieb?
5. Typische Herausforderungen in der Gastronomie
6. Software-Tipp: Mit dieser Lösung digitalisiert du deine Inventur
7. Fazit: Darum rechnet sich eine regelmäßige Inventur

Regale durchforsten, Listen abarbeiten, Flaschen zählen. Für die meisten Gastronom*innen gehört die Inventur eher zu den lästigen Pflichten. Und das, obwohl eine saubere Inventur einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität haben kann.

Dennoch führen laut einer Umfrage von BarBrain rund ein Viertel aller Gastronomiebetriebe in Deutschland ihre Inventuren nur quartalsweise oder sogar nur jährlich durch. Und die meisten – rund 70 % – verlassen sich dabei auf Zettel und Stift oder Excel. Dabei kann die Bestandsaufnahme deutlich effizienter ablaufen und dadurch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Wie das geht und welche rechtlichen, praktischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte du bei der Inventur in der Gastronomie beachten solltest, zeigt dieser Artikel.

Die rechtlichen Grundlagen der Gastro-Inventur: Wer muss, wer sollte?

Nicht jeder Gastronomiebetrieb muss eine Inventur durchführen. Das Handelsgesetzbuch (HGB) macht klare Vorgaben – und schafft Ausnahmen:

Wer ist zur Inventur verpflichtet?

Grundsätzlich müssen alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen eine jährliche Inventur durchführen. Das trifft auf die meisten Restaurants, Bars und Hotels zu. Allerdings gibt es hier Ausnahmen: 

Einzelkaufleute sind nach HGB § 241a von der Inventurpflicht befreit, wenn sie bestimmte Grenzen nicht überschreiten:

• Jahresumsatz: maximal 800.000 Euro

• Jahresgewinn: maximal 80.000 Euro

Diese Grenzen müssen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen – also zwei Geschäftsjahre in Folge – unterschritten werden. Überschreitest du sie, bist du zur Buchführung und damit auch zur Inventur verpflichtet.

Warum eine Inventur auch ohne Pflicht Sinn ergibt

Auch wenn du vielleicht unter diesen Grenzen liegen magst, lohnt sich eine regelmäßige Bestandserfassung. Und das aus mehreren Gründen:

• Kosten kontrollieren – Du weißt genau, wo dein Geld bleibt und welche Waren zu teuer sind.

• Schwund aufdecken – Diebstahl, falsches Einschenken oder verdorbene Ware werden sichtbar.

• Richtig einkaufen – Du bestellst nur, was du brauchst und vermeidest Überbestände.

• Marge berechnen – Ohne genaue Zahlen kennst du deinen echten Gewinn für Gerichte und Getränke nicht.

• Preise anpassen – Du merkst schnell, wenn Zutaten teurer werden und kannst reagieren – das hilft dir, Kosten zu senken.

• Liquidität planen – Du weißt, wie viel Geld in Waren gebunden ist.

• Trends erkennen – Welche Produkte laufen gut, welche bleiben liegen?

Arten und Bestandteile einer Inventur

In der Regel unterscheidet man drei Arten von Inventuren: die körperliche Inventur, die Buchinventur und die Anlageninventur. Für Betriebe wie Hotels, Restaurants und Bars ist vor allem erstere von Bedeutung, um Einsparpotenziale zu identifizieren:  

Körperlicher Inventur

Hier zählst du alle Waren und Gegenstände:

• Getränke (Bier, Wein, Spirituosen, alkoholfreie Getränke)

• Lebensmittel 

• Verbrauchsmaterial (Servietten, Strohhalme, Reinigungsmittel)

• Geschirr und Gläser

• Wäsche (Tischtücher, Servietten, Kochkleidung)

Buchinventur

Diese Posten umfassen alle Vermögenswerte und Schulden, die „nur auf dem Papier“ existiert:

• Forderungen (noch nicht bezahlte Rechnungen von Kund*innen)

• Verbindlichkeiten (deine offenen Rechnungen bei Lieferant*innen)

• Lizenzen beispielsweise für Warenwirtschaftssysteme oder Kassensysteme 

Anlageninventur

Die Anlageninventur erfasst alle Gegenstände, die langfristig im Betrieb bleiben:

• Küchengeräte (Herd, Spülmaschine, Kühlschränke)

• Mobiliar (Tische, Stühle, Theke)

• Technik (Musikanlage)

• Fahrzeuge (beispielsweise für Catering)

Inventur-Methoden: Von Stichtag bis permanent

Du hast verschiedene Möglichkeiten, um deine Inventur durchzuführen. Nicht alle ergeben in der Gastronomie Sinn – manche sind zu aufwendig oder unpraktisch für den Alltag zwischen Küche und Service.

Stichtagsinventur

Bei dieser „klassischen“ Inventur erfasst du alle Bestände am Bilanzstichtag (in der Regel der 31. Dezember) oder maximal zehn Tage davor oder danach. Wenn du nicht genau am 31. Dezember zählst, rechnest du die Zu- und Abgänge auf den Stichtag um. 

Verlegte Inventur

Du kannst die Zählung bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchführen. Die Bestände rechnest du dann rechnerisch auf den Stichtag hoch oder runter. Dafür brauchst du aber genaue Aufzeichnungen über alle Ein- und Ausgänge. 

Permanente Inventur

Hier zählst du das ganze Jahr über in Zyklen. Jeder Artikel wird mindestens einmal pro Jahr erfasst. Du führst parallel ein Warenwirtschaftssystem, das alle Bewegungen dokumentiert. Diese Methode ist sehr aufwendig – und spielt deshalb in den meisten Gastronomie-Betrieben eine geringe Rolle.

Stichprobeninventur

Bei dieser Methode zählst nur einen Teil der Bestände und rechnest den Rest statistisch hoch. Das spart Zeit, ist aber sehr ungenau und bedarf zudem der Zustimmung der Behörden. Für die meisten Gastronomie-Betriebe ist diese Variante nicht praktikabel.

Welche Inventur passt zu deinem Betrieb?

Schön und gut, aber wie entscheidest du nun, wie oft du eine Inventur durchführst? Das hängt unter anderem von deiner Betriebsgröße und deinen wirtschaftlichen Zielen ab. Die folgende Tabelle liefert dir eine Entscheidungshilfe:

Typische Herausforderungen in der Gastronomie

Gastronomie-Inventur ist anders als in anderen Branchen. Denn hier hast du es mit besonderen Problemen zu tun, die deine Zahlen durcheinander bringen können. Dazu gehören:

Falsches Einschenken, Schwund, Diebstahl

Offene Flaschen oder Packungen sind oft ein Problem. Manch einer zählt eine angebrochene Weinflasche als voll – dabei sind nur noch drei Gläser drin. Hinzu kommt: Mitarbeiter*innen schenken unterschiedlich ein. Der eine macht 4 cl Gin in den Gin Tonic, die andere vielleicht 5 cl. Das sind 25 % Prozent mehr anteilige Kosten pro Drink. 

Diebstahl ist ein weiteres Thema. Nicht nur externe, sondern auch interne Verluste summieren sich. Eine Flasche hier, ein Steak dort – am Ende fehlen mehrere hundert Euro im Jahr.

Lebensmittelverschwendung

Frische Ware verdirbt schnell. Du bestellst zu viel Fisch, weil du ein volles Haus erwartest. Kommen weniger Gäste, wandert im schlimmsten Fall teure Ware in den Müll. Ohne genaue Bestandsführung merkst du solche Muster erst spät.

Zählfehler und Datenintegrität

Die präzise Erfassung ist schwierig, besonders bei Frischwaren und Teilmengen. Fehler können entstehen durch Zeitdruck nach langen Schichten oder unübersichtliche Warenbestände.

Einkaufsmanagement

Wann bestellst du was? Zu früh bestellt bedeutet Lagerkosten und Verderb. Zu spät bestellt bedeutet leere Regale und unzufriedene Gäste. Ohne Überblick über deine aktuellen Bestände kaufst du oft nach Gefühl – und das wird teuer.

Diese Pain Points kennst du sicher. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software begegnest du allen drei Problemen gleichzeitig:

Software-Tipp: Mit dieser Lösung digitalisiert du deine Inventur

BarBrain richtet sich an Bars, Restaurants und Hotels, die ihre Inventur digitalisieren wollen. Die Software läuft auf Smartphone und Tablet – du brauchst keine extra Hardware. Das System erfasst Getränke, Lebensmittel und Verbrauchsartikel gleichermaßen.

BarBrain auf OMR Reviews

Du tippst die Menge deiner Artikel ein, fertig. Mehrere Mitarbeiter*innen können parallel zählen, ohne sich ins Gehege zu kommen. Die Ergebnisse landen direkt in der Cloud. Zudem bietet die App automatisierte Berichte.

Die wichtigsten Features von BarBrain:

• Vollsortiment: Mehr als 20.000 Getränke, Lebensmittel und Verbrauchsartikel in einer App

• Zusätzliche eigene Produkterstellung möglich

• Einkaufsmanagement: Bestellvorschläge, Lagerverwaltung und Übersicht über Warenwerte 

• Einfache Bedienung: Auch Aushilfen kommen sofort zurecht, keine Einarbeitung nötig

• Teamwork: Mehrere Personen zählen gleichzeitig, Daten synchronisieren sich automatisch

• Cloud-Lösung: Ergebnisse sind jederzeit verfügbar und werden rechtssicher gespeichert

Fazit: Darum rechnet sich eine regelmäßige Inventur

Fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen: Du bist zur Inventur verpflichtet, wenn dein Umsatz über 800.000 Euro oder dein Gewinn über 80.000 Euro liegt. Aber auch ohne Pflicht lohnt sich die Bestandsaufnahme. So erkennst du Schwund, Verschwendung und falsche Einkaufsentscheidungen auf einen Blick.

Die richtige Software macht den Unterschied. Statt stundenlang mit Stift und Papier zu kämpfen, digitalisierst du den Prozess und sparst Zeit. Deine Mitarbeiter*innen können dank Lösungen wie BarBrain parallel zählen, alle Daten landen automatisch in der Cloud, und du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen.

Digitale Inventur spart de facto also nicht nur Zeit, sondern gibt dir die Kontrolle zurück über einen der größten Kostenfaktoren in deinem Betrieb: den Wareneinsatz. Das bedeutet mehr Gewinn, weniger Stress und fundierte Entscheidungen für dein Business.