Fachkräftemangel 2026: Warum KI dein operatives Know-how bewahrt

1. Die Rentenwelle: Fakten zum drohenden Wissensverlust
2. KI als Lösungsansatz: Der Weg zum automatisierten Wissenstransfer
3. Akzeptanz ist da – wenn der Nutzen sichtbar wird
4. Fazit: Was du jetzt tun solltest

Erfahrene Kolleg*innen aus der Produktion gehen in Rente. Mit ihnen verschwinden 30 Jahre Erfahrung, unerfasste Prozesse und das damit verbundene Wissen. Was bleibt, sind Wissenslücken, die neue Mitarbeiter*innen durch zeitaufwendiges Trial-and-Error füllen müssen.

Deutschland steht vor der größten Arbeitsmarktverschiebung seiner Geschichte: Besonders in Schlüsselbranchen, wie dem Einzelhandel und der Fertigung, droht der massive Verlust von operativem Wissen. Wenn der Wissenstransfer an fehlender Zeit und unzureichenden Tools scheitert, sinkt die Produktivität. Ziele werden verfehlt und Sicherheitsrisiken steigen. Bei dieser Herausforderung stellt sich die zentrale Frage: Wie können Unternehmen den drohenden Kompetenzverlust effektiv verhindern?

Für ihre neue Studie haben Flip und Workplace Intelligence 1.500 Führungskräfte und Beschäftigte im DACH-Markt den USA und Großbritannien befragt. Das Ergebnis: Nur KI-gestützte Employee-Experience-Plattformen können den Wissenstransfer automatisieren, das Onboarding beschleunigen und so die Kompetenzlücke effektiv schließen. Wir haben uns angesehen, was das für dein Unternehmen bedeutet, und verraten dir worauf du dich am besten noch heute vorbereiten solltest.

Die Rentenwelle: Fakten zum drohenden Wissensverlust

Viele Beschäftigte über 55 in Einzelhandel und Produktion werden in den nächsten Jahren in Rente gehen. Bis 2035 betrifft das einen Großteil der älteren Teams. Viele Führungskräfte befürchten, dass wichtiges Wissen verloren geht, wenn ältere Mitarbeitende in Rente gehen. Laut der Studie von Flip glauben 72 Prozent, dass organisatorisches Know-how nicht ausreichend gesichert ist.

Darum scheitert der manuelle Wissenstransfer

Eine erschwerte Übergabe von Wissen ist auf fehlende Zeit und dem Mangel an richtigen Tools zurückzuführen:

• 47 Prozent der älteren Arbeitnehmer*innen haben keine Zeit, andere auszubilden.
• 44 Prozent fehlen die nötigen Tools dafür.

Dabei sind 83 Prozent der über 55-Jährigen motiviert, ihr Wissen weiterzugeben. Das Problem liegt nicht am Willen, sondern an den Strukturen.

Die Auswirkungen spiegeln sich im Arbeitsalltag wider:

• Prozesse sind oft nicht dokumentiert oder schwer auffindbar.
• Schulungsunterlagen sind verteilt, veraltet oder gar nicht vorhanden.
• Neue Mitarbeitende wissen nicht, wen sie bei Fragen ansprechen sollen.
  
  

Wenn Wissen nicht ausreichend weitergegeben wird, müssen Kolleg*innen häufig einspringen – etwa, um Aufgaben zu erklären oder Fehler auszubessern. Das kostet Zeit, die anderswo fehlt. Laut Flip verbringen Mitarbeitende damit durchschnittlich 14 Stunden pro Woche. Auf Dauer kann das zu spürbaren Produktivitätseinbußen führen.

Auch das Onboarding neuer Mitarbeitender spielt dabei eine wichtige Rolle: Ohne klare Einführung in Abläufe und Sicherheitsvorgaben entstehen nicht nur Verzögerungen, sondern im Produktions- oder Einzelhandelsbereich auch Risiken. Viele Führungskräfte sehen hier einen Zusammenhang – vor allem, wenn es an strukturierten Prozessen fehlt.

KI als Lösungsansatz: Der Weg zum automatisierten Wissenstransfer

KI-gestützte Tools können dabei helfen, diese Lücken zu schließen – nicht als Ersatz für Menschen, sondern als Ergänzung bestehender Prozesse. Die Idee: Wissen wird nicht mehr nur „von Mensch zu Mensch“ weitergegeben, sondern zusätzlich in digitaler Form zugänglich gemacht – sofort, ortsunabhängig und zuverlässig.

Ein Beispiel ist der Einsatz einer zentralen Wissensdatenbank, die von KI unterstützt wird. Mitarbeitende können dort schnell Antworten auf ihre Fragen finden, Arbeitsanweisungen nachschlagen oder Schulungsmaterialien abrufen – auch mobil oder offline.

Das bringt klare Vorteile:

• Wissen wird gespeichert, nicht nur weitergereicht.
• Neue Mitarbeitende finden schneller Antworten.
• Das Onboarding wird strukturiert und automatisiert.
• Erfahrene Kolleg*innen werden entlastet.

Akzeptanz ist da – wenn der Nutzen sichtbar wird

Laut Studie sind sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende offen für den Einsatz von KI in der täglichen Arbeit – vorausgesetzt, die Tools sind verständlich, hilfreich und leicht zu bedienen. Die Studie zeigt:

• 68 % der Führungskräfte und 50 % der Mitarbeitenden zeigen sich grundsätzlich offen für KI-Tools.
• 91 % der Führungskräfte sehen einen direkten Produktivitätsgewinn durch digitalen, einfachen Zugang zu Tools und Informationen.
• Gleichzeitig beklagen 61 %, dass Schulungsressourcen nicht zentralisiert oder schlecht zugänglich sind.
  

Das zeigt: Das Interesse ist vorhanden – es fehlt nur oft an einer durchdachten Umsetzung.

Flip auf OMR Reviews

Fazit: Was du jetzt tun solltest

Die anstehende Rente für viele erfahrene Mitarbeitende ist kein Grund zur Panik – aber ein deutliches Zeichen dafür, dass dein Unternehmen dein Wissen besser sichern und verfügbar machen sollte. Bestehende Prozesse zur Wissensweitergabe reichen dafür nicht unbedingt aus.

Die Zahlen sprechen für sich:

• 59 % der über 55-Jährigen in Einzelhandel und Fertigung gehen in den nächsten fünf Jahren in Rente
• 14 Stunden pro Woche verlieren Mitarbeiter*innen durchschnittlich, wenn sie Hilfestellungen leisten müssen
• Bis zu 80 % der Onboarding-Tasks lassen sich mit KI-Workflows automatisieren
• 38 % weniger Schwierigkeiten beim Finden der richtigen Ansprechperson durch KI-gestützte Wissensdatenbanken.

Es lohnt sich, in Lösungen zu investieren, die Wissen strukturiert erfassen, für alle zugänglich machen und Mitarbeitende bei ihren Workflows unterstützen – insbesondere im direkten Kundenkontakt oder in der Produktion.

Aus der Studie ergeben sich daher drei konkrete Handlungsempfehlungen:

Du möchtest im Detail erfahren, wie sich dein Unternehmen auf die Auswirkungen des Generationen-Gaps vorbereitet? Dann solltest du die vollständige Studie von Flip und Workplace Intelligence kostenlos herunterladen.