In 5 Schritten zur Einsatzplanung – mit kostenloser Vorlage für Excel

Halb 10 in Deutschland, irgendwo sitzt ein*e Personaler*in am Dienstplan für die nächsten zwei Wochen. Häufig ist es dabei noch eine Excel-Tabelle, die sich über viele Jahre bewährt hat. Mit dem steigenden Software-Angebot traten jedoch HR-Softwares auf den Plan, die Abhilfe in Effektivität und Automatisierung schaffen sollen. Eine Einsatzplanung in Excel ersetzten sogenannte Personalplanungstools noch nicht immer. Zu individuell abgestimmt sind die Excel-Pläne, nach vielen Jahren Verwendung im Unternehmen.

Wer sich jedoch Personalplanungstools als Alternative genauer anschauen möchte, im Start-up sitzt und nun die ersten Einsatzpläne braucht oder generell das Thema Personalplanung im Fokus hat: Wir haben Euch einen kleinen Ratgeber zusammengestellt. Damit Ihr direkt starten könnt, wartet zudem eine Einsatzplan-Vorlage für Excel auf Euch.

Was sind Dienstpläne und Einsatzpläne?

Erstmal: Dienstpläne und Einsatzpläne sind dasselbe – sie werden synonym verwendet. Je nach Unternehmen und Abteilung wird mal das eine, mal das andere kommuniziert. Am Ende reden wir von einem Plan, in dem Schichten einzelner Mitarbeiter*innen koordiniert werden. Vor allem in logistischem, produzierendem oder gastronomischem Gewerbe ist das relevant, um den Betrieb rund um die Uhr oder den Großteil eines Tages sicherzustellen.

Wenn auch der Begriff Planung suggeriert, dass es sich um eine vorausdenkende Handlung dreht, gehört zu einer Dienstplanung auch das Prüfen und Dokumentieren. Wurde der geplante Dienst absolviert? Wie viel Überstunden wurden gemacht? Wie waren die tatsächlichen Arbeitszeiten? Fehlte jemand wegen Krankheit? Die Antworten darauf haben Einfluss auf zukünftige Dienstpläne.

Die Planung von Diensten kann ab einer gewissen Größenordnung komplex werden. Ein gut strukturierter Plan, mit ebenso strukturierter Handhabe durch HR-Personal, ist daher Gold wert.

Wir liefern Euch eine kostenlose Einsatzplan-Vorlage für Excel

Dienstpläne mit Excel aufzusetzen, ist seit vielen Jahrzehnten typisch in Deutschland. Viele Personalabteilungen greifen noch immer darauf zurück. Aber: Excuse me?! Wir haben 2022. Es muss doch fortschrittlichere Lösungen geben als eine Excel-Tabelle. Bei allem digitalen Fortschritt ist das logisch, schließt aber nicht aus, dass Einsatzpläne via Excel immer noch zeitlich konform gehen. Schließlich hat sich auch Microsoft weiterentwickelt. 

Für viele Szenarien ist ein Excel-Plan absolut ausreichend. Für User, die es smarter wünschen oder Unternehmen, deren Personalstamm derart groß geworden ist, dass eine Excel-Planung unnötig Zeit frisst, schaut sich lieber Personalplanungstools an – weiter unten im Artikel.

Wer eine kostenlose Einsatzplan-Vorlage benötigt, bekommt sie hier: 

Zur kostenlosen Einsatzplan-Vorlage

Unsere kostenlose Excel-Vorlage rechnet komplett automatisch. Ihr müsst die Vorlage lediglich mit Namen und der Schichtplanung füttern. Denkt daher daran: Makros aktivieren. Mit welchen Kürzeln Ihr in der Planung arbeiten müsst, erfahrt Ihr in einzelnen Legenden auf den Blättern.

In 5 Schritten zur optimalen Dienstplanung

Damit Ihr die Dienstplan-Vorlage effizient und richtig nutzen könnt, liefern wir Euch direkt noch eine Anleitung mit dazu. In wenigen Schritten lernt Ihr damit, was in welcher Reihenfolge zu beachten ist, wenn Ihr einen Dienstplan mit Forecast schreiben wollt oder müsst.

Schritt 1: Mitarbeiter*innen auflisten

Wichtig ist es zunächst dedizierte Mitarbeiter*innen aus der Personalabteilung für die Einsatzplanung zu bestimmen. Das verhindert Chaos und Querarbeit. Anschließend ist der erste Schritt, sämtliche Angestellt*innen aufzulisten, die eingeplant werden sollen. Die Namen ergänzt Ihr mit den jeweiligen Einsatzgebieten, Erfahrungen und Zusatzqualifikationen zu Mitarbeiter-Profilen. Ebenso teilt Ihr auf, wer in Teilzeit, in Vollzeit oder als Werksstudent*in eingesetzt wird. Gruppiert tragt Ihr die Namen ins Planungssheet ein. In unserer kostenlosen Einsatzplan-Vorlage werden die Namen aus den Profilen automatisch im Dienstplan verewigt.

Schritt 2: Urlaub, Krankschreibungen und freie Tage laut Gesetz checken

Verständlicherweise sind Mitarbeiter*innen nicht 24/7 einzuplanen. Neben den Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes müssen Feiertage (Abhängig von Bundesland), Urlaub und andere Abwesenheitszeiten von Arbeitgeber*innen beachtet werden. Feiertage sind beispielsweise nicht in allen Unternehmen automatisch frei. In diesem Fall müssen Angestellte jedoch einen alternativen Tag als Ersatz freibekommen.

Somit tragt Ihr – optimalerweise zu Beginn eines Jahres – den genehmigten Urlaub aller Mitarbeiter*innen und gesetzliche Feiertage ein. Dazu nutzt Ihr ein separates Blatt in der Excel-Planung oder tragt alles auf ein einziges Blatt ein. Das kann übersichtlicher sein, sodass keine freien Tage und gesetzlichen Vorschriften übersehen werden. 

Schritt 3: Betriebliche Bedürfnisse

In einem oberen Feld der generellen Dienstplanung fügt Ihr die Bedürfnisse des Betriebes ein. Sprich: Wie viel Personal in unterschiedlichen Bereichen wird pro Tag benötigt?

Schritt 4: Die Planung

Sind Mitarbeiter*innen und Abwesenheitszeiten eingetragen, habt Ihr eine Übersicht, wie Ihr wen einteilen könnt; unter der Beachtung der betrieblichen Bedürfnisse. Wir empfehlen Euch eine erste Planung zu machen, ein*e andere Personaler*in darüber schauen zu lassen und den Dienstplan anschließend anzupassen. Ganz nach dem bewährten Vier-Augen-Prinzip!

Selten wird es vorkommen, dass sich ein Fehler bemerkbar macht, wenn es schon zu spät ist. In dem Fall solltet Ihr immer einen Plan B haben. Heißt: Plant großzügig pro Tag!

In Gegenwart eines branchenübergreifenden Mangels an Mitarbeiter*innen, keine leichte Aufgabe. Doch wenn es möglich ist, plant immer mehr Personal ein als laut betrieblichen Bedürfnissen nötig wird.

Schritt 5: Überprüfen

Täglich heißt es, die Dienstplanung morgens zu prüfen. Eingetroffene Krankschreibungen eintragen, Plan B basteln und betroffene Bereiche informieren. Niemand hat gesagt, dass der Job als Personaler*in leicht ist!

Die Vorteile einer Einsatzplanung in Excel

Wie Ihr an den Screenshots und unserer kostenlosen Excel-Vorlage bemerken könnt, bekommt Ihr einen super Überblick über alle relevanten Parameter gelungener Personalplanung. Ohne viel Hokuspokus. Zusätzlich kommen folgende Vorteile hinzu:

• Kostet kein Geld (außer Ihr nutzt eine Bezahlvariante von Microsoft 365)
• Excel ist sehr gut anpassbar (Zellen, Farben, Inhalte) 
• Keine tiefgreifenden Kenntnisse nötig, um eine Excel-Planung zu nutzen

Die Nachteile einer Einsatzplanung in Excel

Alles hat auch Nachteile. Für die Dienstplanung mit Excel wären das folgende:

• Nicht für Zusammenarbeit in Echtzeit geeignet (Duplikat-Gefahr)
• Schwerer sämtliche arbeitsrechtlichen Gesetze zu beachten
• Fehleranfällig, durch die manuelle Eingabe von Daten (Faktor Mensch)
• Weniger für große Unternehmen geeignet

Die Alternative: Personalplanungstools

HR-Tools gibt es mittlerweile viele. Diese müsst Ihr ihren Schwerpunkten nach unterteilen. HR-Tool ist nicht gleich HR-Tool. Demnach gibt es Onboarding-Software, Personalmanagementprogramm, Digitale Personalakten, Personalplanungstools und viele weitere Arten bzw. Funktionen. Ganz nach dem komplexen Vorbild einer physischen Personalabteilung. Je nach Anbieter findet Ihr gerne mehrere solcher Features in einem Tool. 

Solche, die für die digitale Einsatzplanung infrage kommen, sind beispielsweise Factorial, Papershift, Wrike, Staffomatic oder Planday. Darüber hinaus gibt es noch einige andere HR-Softwares, die super ausgestattet sind. Schaut einfach auf OMR Reviews in der Rubrik Personaleinsatzplanung vorbei. 

Personalplanungstools umfassen Funktionen, welche die Nutzung einer Excel-Datei ersetzen oder ergänzen. Ihr müsst selbst prüfen, was für Euch relevant ist. Folgende Funktionen könnt Ihr mindestens in einer Personalplanungssoftware erwarten:

• Schichten mittels einfacher Dateneingabe planen
• Automatische Übersicht verfügbarer Mitarbeiter*innen pro Tag
• Digitale Benachrichtigungen der Mitarbeiter*innen über geänderte Arbeitszeiten
• Tägliche Kontrolle der Planung
• Zusammenarbeit in Echtzeit
• Individuelle Gruppierung nach Teams, Abteilungen, Schichten und anderen Kriterien
• Konflikte in der Planung werden sofort erkannt

Fazit

Jeder Excel-Dienstplan ist individuell. Unsere kostenlose Vorlage dient als Fundament, kann aber auch an interne Bedürfnisse angepasst werden. Das ist der Vorteil von Excel. Auf der anderen Seite helfen Personalplanungstools wie Papershift oder Staffomatic mit automatisierten Prozessen, Überwachungsfunktionen und Mitarbeiter-Benachrichtigungen effizienter und sicherer zu arbeiten. Das lohnt sich vor allem bei vielen Mitarbeiter*innen.

Ob Excel- oder Software-Planung, ist also eine Frage des Bedarfs. Kleine Unternehmen greifen zur kostenlosen Excel-Planung, KMU und große Unternehmen nutzen besser ein Personalplanungstool.