Cloud-HR-Software: Warum die Transformation deines Personalmanagements jetzt zählt
Chantal Seiter28.8.2025
Was HR in der Cloud bedeutet, weshalb es für zukunftsfähige Unternehmen essenziell ist und wie du den Umstieg meisterst
Inhalt
- Was ist Cloud-HR-Software?
- Warum sich der Umstieg lohnt
- Diese Vorteile hat Cloud HR für dein Unternehmen
- Wie funktioniert HR in der Cloud? Antworten auf deine drängendsten Fragen
- Wie läuft die HR-Cloud-Migration ab?
- GFOS 2025 für das Personalmanagement der Zukunft
- Fazit: Cloud-HR-Software ist ein Must-have für deinen Tech Stack
Die Arbeitswelt wandelt sich rasant und mit ihr auch das Personalwesen: Hybridarbeit, Remote-Teams und der Kampf um Fachkräfte fordern neue Flexibilität und Effizienz von Personaler*innen. Auch sie müssen sich zukunftsfähig aufstellen, um in Zeiten von New Work, Digitalisierung und Wettbewerbsdruck mitzuhalten.
Was dabei hilft? Cloud-HR-Software. Sie bildet das Fundament für eine agile und datengetriebene Personalarbeit. Wir verraten dir, was es mit HR in der Cloud auf sich hat, welche Vorteile es bietet und warum das Ganze sicherer ist, als du vielleicht denkst.
Das Wichtigste in Kürze
- Cloud-HR-Software ermöglicht es Unternehmen, ihr Personalmanagement agil und datengesteuert zu gestalten, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
- Die Software wird als Dienstleistung (SaaS) über das Internet genutzt, wodurch IT-Aufwand und hohe Investitionskosten entfallen und automatische Updates sowie der Zugriff von überall möglich sind.
- Entgegen häufiger Bedenken investieren Anbieter in hohe Sicherheitsstandards wie zertifizierte Rechenzentren und Verschlüsselung, die oft über On-Premise-Lösungen hinausgehen.
- Der Umstieg in die Cloud entlastet die HR-Abteilung von administrativen Aufgaben und schafft Raum für strategische Tätigkeiten, wie die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden.
Was ist Cloud-HR-Software?
Cloud-HR-Software ist Software fürs Personalwesen, die du nicht auf lokalen Servern in deinem Unternehmen installierst, sondern – vereinfacht gesagt – über das Internet nutzt. Statt Nutzungslizenzen zu kaufen und die gesamte Infrastruktur selbst zu betreiben, abonnierst du die cloudbasierte HR-Software in der Regel als Dienstleistung direkt beim jeweiligen Anbieter. Daher kommt auch der Begriff SaaS (Software-as-a-Service). Der Software-Anbieter kümmert sich um sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen und sorgt dafür, dass deine HR-Plattform stets aktuell ist.
Und darin liegt auch der grundlegende Unterschied zu On-Premise-Lösungen, bei denen die gesamte technische Infrastruktur, inklusive Server-Wartung, Hosting und Backups in der Verantwortung deines IT-Teams liegt. Dir eröffnen sich so ganz neue Möglichkeiten:
- Du greifst über den Browser oder eine (mobile) App auf die Software zu.
- Updates und neue Funktionen sind automatisch verfügbar.
- Du kannst von überall arbeiten – die ideale Basis für dezentrale Teams.
Eine moderne Cloud-HR-Software bündelt die wichtigsten Komponenten des Personalmanagements in einer einzigen, zentralen Plattform. Dank vorgefertigter Schnittstellen oder individueller Anpassungsmöglichkeiten kannst du sie in der Regel einfach an weitere Unternehmens-Tools und Softwares für dein Personalwesen anbinden. So sorgst du für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Teams und hältst die Qualität deiner Personaldaten hoch.
☁️
Cloud/SaaS
-
✅
Installation: Einfach, z. B. über den Browser.
-
✅
Updates: I. d. R. Automatisch, keine manuelle Arbeit.
-
✅
Kosten: Planbare monatliche oder jährliche Zahlungen.
-
✅
Wartung: Übernimmt der Anbieter.
-
✅
Zugriff: Überall, jederzeit, geräteunabhängig.
-
✅
Skalierbarkeit: Flexibel anpassbar an Unternehmenswachstum.
🖥️
On-Premise
-
❌
Installation: Aufwendig, lokal auf eigenen Servern.
-
❌
Updates: Manuell durch die eigene IT.
-
❌
Kosten: Hohe Anfangsinvestitionen, ggf. weitere Kosten für Instandhaltung und Sicherheit.
-
❌
Wartung: Liegt in der eigenen Verantwortung.
-
❌
Zugriff: Oft nur im internen Netzwerk.
-
❌
Skalierbarkeit: Mit hohem internen Aufwand verbunden.
Warum sich der Umstieg lohnt
Obwohl die Vorteile offensichtlich sind, zögern viele Unternehmen noch, den Schritt in die Cloud zu wagen. Die größten Hürden sind Datenschutzbedenken oder die Angst vor einem komplexen Umstellungsprozess. Warum das unbegründet ist:
Stell dir vor, du verlässt ein Labyrinth aus Hunderten Excel-Listen und betrittst ein modernes, übersichtliches Büro mit einem zentralen Dashboard. Genau das ist der Effekt von Cloud-HR-Software. Sie bündelt alle Informationen in einer zentralen Plattform. So bekommst du Echtzeit-Einblicke in deine Mitarbeiterdaten für die Analyse von Fluktuationsraten, die Planung von Weiterbildungen oder die Erstellung von Reportings.
Die Cloud-Migration ist zudem eine Investition in die Flexibilität deines Teams: weg von starren Lösungen, hin zu stets aktuellen Plattformen, die du jederzeit und überall nutzen kannst. Indem du einfache und wiederkehrende Aufgaben automatisierst, steigerst du die Effizienz deiner Personalabteilung und hast mehr Zeit für strategische Aufgaben wie die Weiterentwicklung deiner Mitarbeitenden und die Schärfung deiner Arbeitgebermarke.
„Cloud-HR gibt HR-Teams die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und die Gestaltung einer starken Unternehmenskultur.“
– Katharina Van Meenen-Röhrig, CEO GFOS
Diese Vorteile hat Cloud HR für dein Unternehmen
Cloud-HR bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die dein Unternehmen zukunftssicher machen. Die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
Technische Vorteile | |
Hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit | Deine Cloud-HR-Software ist immer und überall verfügbar. Die einfache Skalierbarkeit ermöglicht es, das System flexibel an das Wachstum deines Unternehmens anzupassen – ohne zusätzliche Investitionen in Hardware. |
Automatische Updates und Weiterentwicklungen | Als SaaS-Lösung wird die Software kontinuierlich aktualisiert. Du profitierst automatisch von den neuesten Funktionen und Sicherheitsstandards, ohne dich um manuelle Updates kümmern zu müssen. |
Plattformunabhängigkeit und mobile Nutzung | Da die Software webbasiert ist, kannst du von jedem Gerät mit Internetzugang darauf zugreifen – sei es der Desktop-PC, das Tablet oder das Smartphone. So ist flexibles und mobiles Arbeiten einfach möglich. |
Reduzierter interner IT-Aufwand | Die gesamte Infrastruktur wird vom Anbieter gemanagt. Deine interne IT-Abteilung wird entlastet und hat mehr Zeit für strategische Projekte. |
Schnellere Innovation und bessere Integration | Cloud-HR-Lösungen sind offen für neue Technologien wie KI oder erweiterte Analytics. Durch standardisierte APIs lassen sie sich in der Regel nahtlos in deinen bestehenden Tech Stack integrieren. |
Wirtschaftliche Vorteile | |
Planbare Kosten | Statt einer hohen Anfangsinvestition zahlst du planbare monatliche oder jährliche Gebühren, die sich z. B. nach der Anzahl der Nutzer*innen richten. |
Wegfall von hohen Investitionen in IT-Infrastruktur | Du sparst die Anschaffungskosten für Server und andere Hardware und musst nicht in deren Instandhaltung investieren – vom benötigten physischen Platz ganz zu schweigen. |
Schneller ROI (Return on Investment) | Durch die gesteigerte Effizienz und die gesparten Infrastrukturkosten amortisiert sich die Investition in eine Cloud-HR-Lösung in der Regel schnell. |
Skalierbarkeit ohne versteckte Kosten | Bei Wachstum oder Personalabbau kannst du die Lizenzmodelle einfach anpassen und weißt direkt, welche Kosten auf dich zukommen bzw. wie viel Geld du sparen wirst. |
Die schnelle Entwicklung von künstlicher Intelligenz (eng.: Artificial Intelligence) bietet auch Vorteile für HR-Software: Die Cloud-Architektur ermöglicht es Anbietern, neue AI-Features besonders schnell und reibungslos zu integrieren. Du profitierst so im Handumdrehen von Embedded AI, also einer in die Software eingebetteten KI, die dich im Arbeitsalltag unterstützt.
Beispiele für den Einsatz von Embedded AI in HR:
Beispiele für den Einsatz von Embedded AI in HR:
- Predictive Analytics: KI kann auf Basis von Daten wie Überstunden, Urlaubsanfragen oder Leistungsindikatoren erkennen, welche Mitarbeiter*innen möglicherweise bald von Ausfällen oder Kündigungen betroffen sein könnten. So kannst du proaktiv gegensteuern und Maßnahmen ergreifen.
- Intelligente Recruiting-Funktionen: KI analysiert Lebensläufe und Bewerbungen, um geeignete Kandidat*innen vorzuschlagen und so den Recruiting-Prozess zu beschleunigen.
- Strategische Personalplanung: Anhand von Altersstrukturen und bevorstehenden Renteneintritten kann die KI Prognosen erstellen, welche Abteilungen in den nächsten Jahren aufgestockt werden müssen, damit dein Unternehmen langfristig handlungsfähig bleibt.
- Personalentwicklung: Künstliche Intelligenz schlägt basierend auf Unternehmenszielen und den Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden passende Weiterbildungen oder Karrierepfade vor.
Wie funktioniert HR in der Cloud? Antworten auf deine drängendsten Fragen
Die Vorteile liegen auf der Hand, aber wie funktioniert Cloud HR im Detail? Wir haben die Antworten auf die wichtigsten Fragen:
Sind meine HR-Daten in der Cloud wirklich sicher?
Sorgen um die Sicherheit sensibler Personaldaten sind absolut verständlich. Schließlich geht es um Mitarbeiterinformationen, die besonders schützenswert sind. Für Cloud-HR-Anbieter ist Vertrauen deshalb die Basis ihres Geschäftsmodells. Sie investieren in die Sicherheit deiner Daten und setzen in der EU beispielsweise auf zertifizierte Rechenzentren (z. B. ISO 27001), Verschlüsselungen und Schutzvorkehrungen wie Intrusion-Detection-Systeme und Firewalls. Zusätzlich sind regelmäßige Backups und professionelle Notfallwiederherstellungspläne (Disaster Recovery) Standard. Diese Maßnahmen gehen übrigens oft weit über die Sicherheitsvorkehrungen klassischer On-Premise-Lösungen hinaus.
Wo werden meine Daten gehostet und welche Rolle spielt das für den Datenschutz?
Der Hosting-Standort deiner Daten ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In der EU gilt die DSGVO – HR-Daten unterliegen in Deutschland und anderen EU-Ländern also einem besonderen rechtlichen Schutz. Dein Anbieter sollte dir jederzeit ausführlich Auskunft darüber geben können, wo genau er deine Daten hostet und welche rechtlichen Rahmenbedingungen dort gelten.
Muss ich Software-Updates durchführen, auch wenn ich sie nicht sofort möchte?
Beim SaaS-Modell erfolgen Updates in der Regel automatisch und sind obligatorisch. Das mag zunächst wie eine Einschränkung wirken, hat aber entscheidende Vorteile für dich: Du profitierst jederzeit von den neuesten Cloud-HR-Funktionen und bist vor allem immer auf dem aktuellsten Sicherheitsstand. Manuelle, zeitaufwendige Update-Prozesse, die bei On-Premise-Lösungen die Regel sind, entfallen hier.
Wie integriert sich eine Cloud HR Software in meinen bestehenden Tech Stack?
Die reibungslose Integration in deine bestehende IT-Landschaft ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Hier spielen standardisierte Schnittstellen (APIs) eine zentrale Rolle: Sie ermöglichen einen nahtlosen Datenfluss zwischen der Cloud-HR-Software und anderen Softwares in deinem Unternehmen. So bindest du beispielsweise ERP-Systeme, Lohn- und Gehaltsprogramme oder Recruiting-Tools problemlos an, ohne dass du Daten manuell übertragen oder doppelt pflegen musst.
Welche IT-Aufgaben bleiben nach der Cloud-Migration bei mir im Unternehmen?
Durch den Umstieg in die Cloud entlastest du deine internen IT-Ressourcen. Der Cloud-Anbieter übernimmt die Verantwortung für Infrastruktur, Wartung, Sicherheit und Updates. Trotzdem bleiben einige wichtige Aufgaben in deiner Verantwortung, wie z. B. die Nutzerverwaltung, die Entwicklung von Rechte- und Rollenkonzepten sowie die systemnahe Gestaltung und Optimierung deiner HR-Prozesse. Auch die Integration in deinen bestehenden Tech Stack und laufende Anpassungen sollten erfahrene IT-Mitarbeiter*innen und Entwickler*innen begleiten.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechseln möchte?
Die Frage nach der Datenportabilität ist essenziell. Ein seriöser Anbieter gewährleistet, dass du deine Daten bei einem Wechsel einfach exportieren kannst. Die vertraglichen Bedingungen für die Datenherausgabe solltest du im Vorfeld klären, um später nicht an einen Anbieter gebunden zu sein. So behältst du jederzeit die volle Kontrolle über deine Daten.
Wie stelle ich sicher, dass der Cloud-HR-Anbieter gesetzliche Vorschriften einhält?
Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO sicherzustellen, solltest du dich auf die Compliance deines Cloud-Anbieters verlassen. Achte bspw. darauf, dass der Anbieter dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitstellt. Dieser Vertrag regelt die Verantwortlichkeiten und Pflichten beider Parteien im Umgang mit sensiblen Daten.
Wie bereite ich mein Team auf den Wechsel vor und überzeuge es von der neuen Software?
Eine Cloud-Migration ist nicht nur ein technischer, sondern vor allem ein menschlicher Prozess. Um die Akzeptanz deines Teams zu sichern, solltest du es frühzeitig einbeziehen. Biete umfassende Schulungen an und formuliere eine klare Kommunikations- und Change-Management-Strategie. Zeige deinem Team sogenannte „Quick Wins“, also kleine, aber sichtbare Verbesserungen im Alltag, um Widerstände abzubauen und die Vorteile der neuen Lösung greifbar zu machen.
Wichtig ist zudem, dass Software-Entscheidungen nicht einfach von oben erfolgen: Beziehe alle Kolleg*innen in den Auswahlprozess ein, indem du sie nach konkreten Wünschen und Verbesserungsvorschlägen fragst. Eine Taskforce, die sich an den Bedürfnissen deiner HR-Abteilung orientiert, kann so bessere und nachvollziehbare Kaufentscheidungen treffen.
Wie läuft die HR-Cloud-Migration ab?
Da jeder Cloud-Migrationsprozess einzigartig ist, gibt dir der folgende Überblick eine kleine Orientierung über die typischen Phasen des Wechsels in die Cloud. Detaillierte Informationen und einen genauen Zeitplan erhältst du direkt von deinem Software-Anbieter.
- Vorbereitung und Analyse: Nimm eine Bestandsaufnahme deiner aktuellen HR-Prozesse vor und definiere, welche Anforderungen deine neue Cloud-Lösung erfüllen soll. Beziehe dabei unbedingt das gesamte HR-Team und Mitarbeitende, die mit der neuen Software arbeiten werden, ein.
- Anbieterauswahl und Konzeption: Wähle den passenden Cloud-HR-Anbieter aus und plane gemeinsam mit ihm die Umsetzung des Migrationsprojekts.
- Datenmigration: Überführe deine bestehenden HR-Daten sicher in die Cloud-Umgebung, bereinige und validiere sie.
- Integration und Test: Binde die Software an deine Systeme (z. B. ERP und Lohnbuchhaltung) an und prüfe alle Funktionalitäten und Prozesse umfassend mit einer kleinen Testgruppe.
- Schulung und Rollout: Schule deine Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software und führe sie schrittweise ein. Stelle Kanäle für Rückfragen und allgemeine Infos zur Verfügung und sorge dafür, dass das gesammelte Wissen stets aktuell und für alle auffindbar ist.
- Nachbetreuung und Optimierung: Behalte den Erfolg der Migration im Blick und optimiere die Lösung kontinuierlich. Hole dafür regelmäßig das Feedback deiner Kolleg*innen ein und reagiere schnell auf Unklarheiten und Hürden.
Cloud-HR-Fragen im Überblick
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst:
- Sind meine HR-Daten in der Cloud wirklich sicher?
- Wo werden meine Daten gehostet und welche Rolle spielt das für den Datenschutz?
- Muss ich Software-Updates durchführen, auch wenn ich sie nicht sofort möchte?
- Wie integriert sich eine Cloud HR Software in meinen bestehenden Tech Stack?
- Welche IT-Aufgaben bleiben nach der Cloud-Migration bei mir im Unternehmen?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechseln möchte?
- Wie kann ich sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden?
- Wie bereite ich mein Team auf den Wechsel vor und überzeuge es von der neuen Software?
Weitere Fragen, die dein Cloud-HR-Anbieter beantworten sollte:
- Wo werden meine Daten gespeichert?
- Wie lange dauert eine typische Migration?
- Welche Datenschutz-Zertifizierungen liegen vor?
- Gibt es einen Exit-Plan bei Anbieterwechsel?
- Wie flexibel ist das Rechte- und Rollenmanagement?
- Welche zusätzlichen Funktionen oder Add-ons sind verfügbar?
- Welche Schulungs- und Supportangebote gibt es?
Ob deine Cloud-HR-Migration erfolgreich war, kannst du an KPIs wie diesen ablesen:
- Verkürzte Time-to-Hire
- Gesteigerte Datenqualität
- Reduzierte HR-Kosten pro Mitarbeiter*in
- Nutzung von HR Analytics zur strategischen Entscheidungsfindung
- Zeitersparnis bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben
- Höhere Zufriedenheit im Umgang mit der Software und Self-Service-Angeboten
- Niedrigere Fluktuationsrate
GFOS 2025 für das Personalmanagement der Zukunft
GFOS gibt dir die Antwort auf die aktuellen Herausforderungen deines Personalmanagements. Der HR-Software-Anbieter hat GFOS 2025 gezielt für die Cloud entwickelt und unterstützt Unternehmen bei der Transformation ihrer HR-Prozesse. So profitiert dein Team von den Vorteilen moderner Cloud-HR-Infrastrukturen und gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards. Mittels Embedded Analytics und einer darin enthaltenen KI unterstützt dich GFOS 2025 bei der Arbeit, erleichtert Prozesse und reduziert Fehler.
„Um GFOS für die Zukunft aufzustellen, investieren wir gezielt in den Ausbau unserer Cloud-Infrastruktur, in Produktstandardisierung und in die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Plattform. Unser Ziel ist eine innovative, modulare SaaS-Landschaft, die höchste Sicherheits- und Performance-Standards erfüllt und gleichzeitig die Anforderungen eines dynamischen Marktes flexibel abbildet.“
– Katharina Van Meenen-Röhrig, CEO GFOS
Zentrale Features von GFOS sind unter anderem:
- HR Analytics: Erhalte wichtige Einblicke in dein Unternehmen und stelle dem KI-Assistenten direkt im Tool HR-Fragen, auf die du eine schnelle Antwort brauchst. So behältst du Entwicklungen im Blick, musst Daten nicht länger aufwendig selbst analysieren und bleibst handlungsfähig.
- Flexible Anpassungen: GFOS arbeitet an dem Framework GFOS EasyUI, mit dem sich Benutzeroberflächen flexibel anpassen und die Software sich entsprechend individueller Anforderungen deiner Teammitglieder erweitern oder reduzieren lässt.
- Sicherheit und Flexibilität: Als Cloud-HR-Lösung bietet GFOS 2025 höchste Sicherheit durch das Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland sowie eine ISO-27001-Zertifizierung und maximale Flexibilität durch den Zugriff von überall und jederzeit.
- Umfassende Funktionen für dein Personalmanagement: Erledige Aufgaben wie Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Performance-Management, Abwesenheitsmanagement, Workforce-Management und Personalbedarfsermittlung in einer einzigen, leistungsstarken Plattform.
Lesetipp: Nicht nur GFOS 2025 ist das Ergebnis einer umfassenden Transformation des Familienunternehmens GFOS. Wir haben im Interview mit der CEO Katharina Van Meenen-Röhrig über die Entwicklung des Unternehmens hin zum modernen SaaS-Anbieter gesprochen.
Fazit: Cloud-HR-Software ist ein Must-have für deinen Tech Stack
Um im Personalwesen des 21. Jahrhunderts zu bestehen, ist der Umstieg auf eine moderne Cloud-HR-Software nicht verhandelbar. Sie bietet nicht nur die notwendige Flexibilität und Effizienz für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt, sondern schafft auch die Grundlage für datengetriebene und zukunftssichere HR-Prozesse.
„Wir stehen an einem Punkt, an dem Technologie und Personalmanagement zusammenwachsen. Cloud-HR ist die Basis, um beides intelligent zu verbinden und nachhaltig erfolgreich zu sein.“
– Katharina Van Meenen-Röhrig, CEO GFOS
Durch die Verlagerung von administrativen Aufgaben in die Cloud gewinnt dein Team wertvolle Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Entwicklung der Mitarbeitenden und die Stärkung der Unternehmenskultur. Technologien wie Embedded AI ermöglichen es dir, proaktiv und fundiert zu handeln – weit entfernt vom mühsamen und fehleranfälligen Listen-Chaos.
Mit sicheren und flexiblen HR-Lösungen wie GFOS 2025 gestaltest du diesen Wandel erfolgreich und machst dein Personalmanagement fit für die Zukunft.
Autor*In
Chantal Seiter
Autor*In
Chantal Seiter
Chantal ist Redakteurin bei OMR Reviews. Wenn sie gerade mal nicht in die Tasten haut, betreibt sie Café Hopping oder erkundet neue Städte. Am liebsten beides zusammen. Vor ihrem Start bei OMR Reviews hat die Eigentlich-Kielerin in Kreativagenturen und als Freelancerin gearbeitet. 2022 hat sie außerdem eine Weiterbildung zur Fashion Stylistin abgeschlossen.
