Zeiterfassung im Baugewerbe: Das solltest du beachten

Das Thema Zeiterfassung beschäftigt spätestens im Jahr 2023 wirklich jedes Unternehmen. Eine Haufe-Umfrage im Januar 2023 zeigte: Mitarbeiter*innen empfinden die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eher als positiv. Wenn du wissen willst, wie Zeiterfassungstools funktionieren, welche Gründe Mitarbeiter*innen zum positiven Feedback bewegt und welches System das richtige für dich sein könnte, bist du hier genau richtig!

Das musst du zur Zeiterfassung im Baugewerbe beachten 

Mit Zeiterfassung ist die manuelle oder digitale Erfassung von Arbeitszeiten gemeint. Erfasst und gespeichert werden alle Arbeits- und Auftragszeiten eines Arbeitstages. Die erfassten Zeiten können sich auf Tätigkeiten, Arbeitsschritte oder Projekte beziehen.

Rechtliche Grundlage

Durch ein Urteil im September 2022 des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen zu dokumentieren (§ 3, ArbSchG).

Das Zeiterfassungsgesetz basiert auf mehreren Gesetzen und Urteilen:

• Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO): Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.
• Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21): Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, alle Arbeitszeiten in einem Zeiterfassungssystem zu dokumentieren.
• Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1, ArbSchG): Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen nach europarechtlichen Vorgaben einzuführen.

Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Schon vor dem Zeiterfassungsurteil mussten bestimmte Personengruppen ihre Arbeitszeiten dokumentieren (z. B. geringfügig Beschäftigte). Durch dieses Urteil sind beinahe alle Arbeitgeber*innen vom Großkonzern bis Kleinunternehmen (im Baugewerbe) zur Einführung einer systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Nur ganz wenige Personengruppen – wie leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG – sind davon ausgeschlossen. Die Details kannst du in unserem Artikel zur Zeiterfassung nachlesen. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgt oder welches Tool zum Einsatz kommt, darf prinzipiell jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden.

Das sind die Vorteile einer Zeiterfassung im Baugewerbe 

Kleinbetriebe im Baugewerbe mit maximal zehn Mitarbeiter*innen dürfen ihre Zeiten grundsätzlich in Papierform festhalten. Das bedeutet, Angestellte notieren ihre Zeiten auf einem traditionellen Stundenzettel. Dennoch sprechen viele Gründe dafür, bereits jetzt auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen.

Stundenzettel in Papierform sind:

• fehleranfällig
• manipulationsanfällig
• schwer auswertbar
• zeitintensiv

Alternativ können Kleinbetriebe im Baugewerbe durch den Einsatz einer entsprechenden Hardware (z. B. Zeiterfassungsterminals, RFID-Karten oder Barcode-Scannern) elektronisch Zeiten erfassen. Dafür müssen Mitarbeiter*innen sich mit einem Chip oder einer Karte am Sensor ein- und ausstempeln. Die manuelle Übertragung der handschriftlichen Notizen ins Buchhaltungssystem entfällt.

Elektronische Stundenzettel sind:

• exakt
• transparent
• nicht manipulierbar
• rückverfolg- und nachweisbar
• auswertbar
• zeitsparend

Eine weitere Alternative zum Papierstundenzettel ist der Einsatz einer webbasierten oder mobilen Anwendung. Hier erfolgt die Zeiterfassung ebenfalls elektronisch. Mitarbeiter*innen tragen ihre Arbeitszeiten einfach vor Ort am Smartphone, am Tablet oder am PC ein.

(Digitale) webbasierte und mobile Stundenzettel sind:

• exakt
• transparent
• nicht manipulierbar
• rückverfolg- und nachweisbar
• auswertbar
• zeitsparend
• jederzeit verfügbar
• intuitiv

Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist im Vergleich zur traditionellen Zeiterfassung wesentlich effizienter, denn zeitintensive und fehleranfällige Aufgaben entfallen. Die erfassten Daten bilden die Grundlage für eine genaue Planung hinsichtlich der anstehenden Arbeiten und freien Ressourcen.

Obwohl die elektronische Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe (noch) kein Muss ist, profitieren Unternehmen von folgenden rechtlichen Vorteilen:

• Elektronische Daten sind aussagekräftige Standortnachweise.
• Eine Zeiterfassungssoftware stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Ruhepausen) sicher.

Mit dieser Software setzt du die Zeiterfassung im Baugewerbe um 

Zeiterfassung Baugewerbe 123erfasst

Der Unternehmensgründer und Bauunternehmer Jürgen Bruns von 123erfasst war auf der Suche nach einer mobilen Zeiterfassung für sein Unternehmen. Keine Lösung konnte ihn richtig überzeugen, deshalb entschied er sich dafür, sie einfach selbst zu entwickeln. 

Er wollte eine Software, die die ganze Baustellendokumentation inklusive der Anbindung an die Buchhaltung und die Projektabwicklung transparent und effizient abdeckt. Das alles in einem Gerät, das ohnehin alle Bauarbeiter*innen mit sich führen. Mit dem Software-Entwickler Dominic Sander entwickelte er somit die 123erfasst-App. Später fiel die Entscheidung zur strategischen Übernahme der 123erfasst.de GmbH durch die NEVARIS Bausoftware GmbH. Aus zwei Männern mit einer Vision entwickelte sich so eine wahre Erfolgsgeschichte. 

Zeiterfassung im Baugewerbe bei Kleinbetrieben und Großkonzernen

Sowohl für Kleinbetriebe als auch für Großkonzerne im Baugewerbe ist es besonders wichtig, dass die Zeiterfassung einfach und schnell erfolgt. 123erfasst bildet mit ihrem modularen Aufbau die beste Grundlage dafür, Mitarbeiter*innen schrittweise an die digitale Zeiterfassung im Baugewerbe heranzuführen. Unternehmen können mit den Funktionen starten, die ihnen einen signifikanten Mehrwert bieten und ihre Mitarbeiter*innen schnell verstehen und gerne nutzen. Darauf kann jederzeit aufgebaut werden.

Das Start-up Rahlmann Hoch- und Tiefbau startete mit einem Mitarbeiter. Mit steigender Nachfrage wuchs auch das Team. Der Gründer Fabian Rahlmann entschied sich nach eigenen Angaben für 123erfasst, weil er lieber auf der Baustelle seine Kund*innen betreut, als Verwaltungstätigkeiten zu erledigen.

123erfasst hat sich für die Matthäi-Gruppe mit über 40 Standorten und Niederlassungen sowie Bau- und Rohstoffproduktionen europaweit ebenfalls als die beste Wahl entpuppt. Seit 2018 setzt sie das Tool bereits für die Zeiterfassung ein. Die Funktionalität und Benutzerführung des Systems haben überzeugt, wodurch zügig einheitlich alle Standorte mit der App ausgestattet wurden.

Schon im Juni 2019 konnten 1.150 Mitarbeiter*innen ihre Zeiten am Smartphone festhalten. Aktuell plant das Unternehmen, die Bautagesberichte aus den erfassten Daten automatisch zu generieren.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

• Zeiterfassung
• Aufgabenmanagement
• Baudokumentation
• Baukommunikation
• Baulohn
• Baustellenchats
• Bautagebuch
• Bauübergabe
• Berichtswesen
• Disposition
• Formulare 
• Fotodokumentation
• Fristenmanagement
• Gerätewartung
• Rapportzettel
• Telematik

Digitales Baumanagement

123erfasst enthält alle Funktionen, die du für dein digitales Baumanagement und deine digitale Projektdokumentation benötigst. Du kannst sämtliche Informationen verwalten und nachweisbar in digitalen Bautagesberichten sowie Bautagebüchern dokumentieren.

Dazu zählen:

• eigene Leistungen, Materialien und Tagelöhne
• Leistungen von Nachunternehmer*innen
• Fotos 
• automatische Wettererfassungen

Du kannst Formulare – optional als Checkliste oder als Formular mit Unterschriftfeldern – individuell erstellen.

Zeiterfassung Baugewerbe 123erfasst Formulare

Praxisbeispiel zum digitalen Baumanagement

Die Emil Tepe GmbH ist Spezialist für Elektroinstallation, Klempnerei und Heizungsbau. Das Unternehmen setzt 123erfasst für die Arbeitszeiterfassung und die mobile Projektdokumentation ein. Ihr Hausanschlusskoordinator managt bis zu 14 Teams täglich. Bei jedem einzelnen Hausanschluss entstehen Abrechnungen für unterschiedliche Telekommunikationsdienstleister*innen.

Schon allein ein einziger der 10 bis 20 Hausanschlüsse verursacht bis zu acht Abrechnungen am Tag. Diese Abrechnungen enthalten kaufmännische und technische Daten sowie eine umfangreiche Baustellendokumentation. Mit 123erfasst passt das Unternehmen die Formularvorlagen selbst an. Alle Baustellen sind mit einem EAN- oder QR-Code versehen, wodurch die Mitarbeiter*innen schnell und einfach zum entsprechenden Formular gelangen.

Digitale Baustellenplanung

Mit 123erfasst kannst du deine Ressourcen und Projekte koordinieren. Plane etwa dein Personal entweder separat oder als komplettes Team rollen- und rechtegesteuert im übersichtlichen Kalender.

Im Kalender kannst du außerdem.:

• Schichten und Aufgaben bearbeiten
• Projekte und den Einsatz von Geräten und Mitarbeiter*innen planen
• Schichten planen
• Schichtpläne sowie An- und Abwesenheiten einsehen

Praxisbeispiel digitale Baustellenplanung

Wir alle wissen, die Ressource Mensch ist die wichtigste – ganz besonders im Handwerk. Digitale und moderne Prozesse sind daher nicht nur für interne Zwecke von Bedeutung. Sie können auch ein entscheidender Faktor bei der Gewinnung von Nachwuchstalenten sein. Im Berufsbildungs- und Technologiezentrum (BTZ) Bensheim lernen Auszubildende des Maurerhandwerks mit der 123erfasst-App die Vorteile einer digitalen Baustellenplanung kennen.

Mobiles Personalmanagement

Zeiterfassung fürs Baugewerbe 123erfasst Routenplaner

Personalrelevante Daten wie Arbeitszeiten, Anträge oder Qualifikationen deiner Mitarbeiter*innen kannst du in der 123erfasst-App festhalten und zentral verwalten.

Mit dem Tool behältst du stets den Überblick über Personalangelegenheiten und kannst unter anderem:

• Zeiten und Abwesenheiten erfassen
• Urlaubsanträge stellen
• Mitarbeiter*innen Kompetenzen zuweisen
• Löhne berechnen (berücksichtigt Bautarife, Zulagen und Spesen)
• GPS-Daten tracken

Praxisbeispiel mobiles Personalmanagement

Die Otto Building Technologies GmbH ist in der Gebäudetechnik aktiv. Für sie ist neben der Zeiterfassung insbesondere die Einsatzplanung ein wichtiges Thema. Von handgeschriebenen oder per Excel erstellten Monatsberichten zur digitalen Baustelle: Der manuelle Aufwand ihrer Monteur*innen und Personaler*innen konnte mit 123erfasst enorm reduziert werden. Für das Unternehmen ist die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter*innen sowie die der Nachunternehmen wichtig.

Baugeräte digital verwalten

Mit 123erfasst kannst du deine Geräte digital und effizient verwalten. Dafür werden Gerätezeiten und -bewegungen erfasst und Wartungen geplant. Zudem kannst du Hersteller- und Ortungsportale anbinden, wodurch Standort- sowie Betriebsdaten automatisch übermittelt werden.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Geräte und deren Wartungen planen (Telematik und Wartungsmanagement)
• Bewegungen und Standorte aller Geräte anzeigen
• Geräteinformation und -dokumentation zentral verwalten
• Erinnerungen für Wartungs- und Prüftermine automatisieren

Mobiles Mängelmanagement

In 123erfasst kannst du Tickets für Aufgaben oder Mängel generieren und auf digitalen Bauplänen verorten. Dank der Formulare hast du alle relevanten Informationen immer parat.

Praxisbeispiel mobiles Mängelmanagement

Der Konzern Engie Deutschland GmbH deckt alle Bereiche der technischen Gebäudeausrüstung ab. Das Tochterunternehmen Otto Building Technologies GmbH konnte zuvor Erfolge mit 123erfasst verzeichnen, weshalb der Konzern mit gutem Gewissen nachzog. Mit dem Tool erstellen sie unter anderem Tickets für die Mängel- und Behinderungsbeseitigung und nehmen Restleistungen auf.

Jede Aktion wird mit Fotos verortet. Anschließend schicken die Bauleiter*innen die Tickets an die zuständigen Projektleiter*innen oder Systemplaner*innen. Sobald die Freigabe erfolgt, werden sie an Nachunternehmer*innen weitergeleitet. Abschließend informiert 123erfasst alle Beteiligten automatisch über erledigte Mängel.

Baulohnabrechnung

123erfasst übermittelt die Daten direkt von der Baustelle automatisch an deine Lohnabrechnung. Dadurch fallen sämtliche manuellen Tätigkeiten und Fehlerquellen weg. Dabei werden alle Besonderheiten deiner Branche (z. B. Bautarife, Winterausfallgeld und saisonale Arbeitszeiten) berücksichtigt. Individuelle Regelungen (z. B. Feiertagszuschläge) kannst du jederzeit ergänzen.

Du kannst zudem:

• betriebswirtschaftliche Status deiner Baustellen einsehen
• unterschiedliche Arbeits- und Pausenzeiten von Büromitarbeiter*innen und Baustellenmitarbeiter*innen erfassen
• eventuelle Über- oder Minusstunden einsehen

Praxisbeispiel zur Baulohnabrechnung

Die WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co. KG wollte ihre Abwicklung beschleunigen und eine ineffiziente Zettelwirtschaft endgültig aus ihren Abläufen verbannen. Mit 123erfasst gelang es ihr, sämtliche kaufmännischen und technischen Prozesse zu digitalisieren. Die Lohnabrechnung muss beispielsweise keine handschriftlichen Stundenzettel mehr bearbeiten, wodurch der Kontrollaufwand erheblich reduziert und fehlerhafte Eingaben eliminiert wurden.

Schnittstellen

Deine einzelnen IT-Systeme sollten miteinander verknüpft sein, damit ein nahtloser und automatisierter Datenaustausch gewährleistet ist. Falls du verschiedene Tools für deine Warenwirtschaft, deine Buchhaltung und deine Nachkalkulation nutzt, kann 123erfasst mit all deinen Systemen per Schnittstelle kommunizieren. 

Fazit: Gesetze sind NICHT immer der ausschlaggebende Punkt

Viele Dinge im Leben geht man erst dann an, wenn sie vom Gesetzgeber verlangt werden. Das ist menschlich. In diesem Fall macht es allerdings Sinn, jetzt schon von der händischen zur elektronischen Zeiterfassung zu wechseln. Die Vorteile eines Zeiterfassungstools sind einfach zu überwältigend, um sie sich entgehen zu lassen. Also warte nicht länger, teste 123erfasst und erfahre, wieso unsere OMR Community das Tool feiert!