Selbstführung: Methoden und Strategien für persönlichen Erfolg

Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Corona-Pandemie war ein Katalysator für remote & hybrid work, Flexibilisierung und neue Arbeitsmodelle. All diese Dinge bringen viele Vorteile mit sich, wenn es um Vereinbarkeit, Individualisierung oder auch Erfüllung der eigenen Bedürfnisse geht.

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. Wir leben in einer Zeit der ständigen Erreichbarkeit, unsere Arbeitswelt ist so dynamisch wie nie zuvor, Arbeit und Privatleben verschmelzen immer stärker und ein „ich habe alles erledigt“ gibt es nicht mehr. Dabei fühlen wir uns oft erschöpft und verlieren uns selbst. Unser Tag wird bestimmt von E-Mails, Chat-Nachrichten über verschiedene Tools, Anrufen und sonstigen Unterbrechungen.

Wir sind ununterbrochen in einem reaktiven Modus, dauerbeschäftigt, jedoch ohne wirklich produktiv zu sein und eigentlich sowieso nur am „Brände löschen“, wie es in vielen Unternehmen so schön heißt.

Eine Studie der „New Work Innovation“ aus dem Jahr 2022 belegt dies in erschreckenden Zahlen: Die sogenannten Wissensarbeiter*innen werden im Schnitt alle 4 Minuten bei ihrer Arbeit unterbrochen, sie verbringen ganze 1,5 Tage pro Woche in Meetings und versuchen sich ca. zwei-mal pro Stunde im Multitasking.

Selbstführung ist eine entscheidende Kompetenz, um mit diesen Chancen und Herausforderungen der neuen Arbeitswelt umzugehen und laut Dennis Fischer auch eine der neun wichtigsten Zukunftskompetenzen. Die Wichtigkeit dieser Kompetenz hat sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Faktor für Erfolg und gleichzeitig für die Gesundheit entwickelt. Und das nicht nur für Einzelpersonen, sondern auch für Unternehmen.

Wollen wir unsere Aufgaben wirklich erledigt bekommen, Themen vorantreiben, unsere Ziele erreichen und dabei gesund bleiben, müssen wir lernen uns selbst zu führen.

Was ist Selbstführung und warum ist sie für Unternehmen wichtig?

Stell dir vor, dein Wecker klingelt morgens, du nimmst als Erstes dein Handy in die Hand, siehst direkt die eingegangenen Push-Nachrichten, sei es von Instagram, LinkedIn, WhatsApp, Mails und Co. und fängst an diese zu lesen. Was passiert?

Du bleibst am Handy hängen, vertrödelst Minute um Minute und ehe du dich versiehst, ist eine Stunde herum. Du kommst in Hektik, das Frühstück fällt aus und mit übertriebener Eile sprintest du zur Bahn, um noch irgendwie pünktlich im Büro zu erscheinen. Dort startest du deinen Laptop, öffnest dein Mail-Programm und die erste Kollegin kommt herein „Kannst du mal kurz…“, noch während du eigentlich eine Mail beantwortest, hilfst du ihr, es folgt ein Anruf und so weiter. Ehe du dich versiehst, ist es Abend, wirklich etwas erreicht an diesem Tag hast du nicht, obwohl du dauerhaft beschäftigt warst. Du gehst unzufrieden und gestresst nach Hause.

Wer sich selbst gut führen kann, dem passiert so etwas deutlich weniger. Menschen, die sich selbst gut führen können, handeln proaktiv, eigenverantwortlich, haben Klarheit über die eigenen Bedürfnisse, Stärken und auch über (Lebens-) Ziele. Denn Selbstführung ist weitaus mehr, als eine reine Tool-Box. Sie besteht im Grunde aus den zwei Bereichen Selbstreflexion und Selbstmanagement.

Jedes Unternehmen tut gut daran, diese Kompetenz bei ihren Mitarbeiter*innen zu entwickeln. Einerseits, um deren Potenzial in vollem Umfang zu entfalten und andererseits, um langfristig motiviert und gesund zu sein und somit auch die notwendige Leistung im Unternehmen einbringen zu können. Denn Mitarbeiter*innen, die sich selbst gut führen, sind klarer und schneller in der Zielerreichung, sorgen für sich und die eigenen Bedürfnisse und wissen, was sie brauchen, um all ihr Können in der Arbeit wirksam einzusetzen.

In einer Welt, die voller Ablenkungen und Möglichkeiten auf uns wartet, braucht es Menschen, die sich selbst führen können und somit auch die Flut an Arbeit, die Unterbrechungen und die Entgrenzung gemanagt bekommen, ohne dabei auszubrennen.

Welche Vorteile bietet die Förderung von Selbstführung für Mitarbeiter*innen und das Unternehmen?

Die in der Einleitung schon benannte Studie der „New Work Innovation“ hat sich nicht nur damit beschäftigt, wie häufig Menschen bei der Arbeit unterbrochen werden, sondern auch damit, welche Kosten dies für Unternehmen verursacht. Diese belaufen sich in deutschen Unternehmen nur durch Unterbrechungen auf 58 Milliarden Euro pro Jahr. Dabei ist die häufigste Ursache für Unterbrechungen die E-Mail bzw. Chat-Benachrichtigungen, in Unternehmen, die solche Tools nutzen.

Alleine diese Zahlen zeigen schon, mal ganz abgesehen von den gesundheitlichen Faktoren, deutlich, wie wichtig das Thema Selbstführung und Selbstmanagement in der heutigen Zeit ist und welchen enormen Unterschied die Entwicklung dieser Kompetenz auf Unternehmen hat.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter*innen gezielt dabei unterstützen bzw. die Möglichkeiten von 1:1 Coachings, Teamcoachings, Gruppenprogrammen oder Trainings zum Thema Selbstführung und Aufbau dieser Kompetenz bieten, werden einen entscheidenden Unterschied im Unternehmenserfolg sehen.

Wie können Unternehmen eine Kultur der Selbstförderung fördern?

Selbstführung kann nur gelebt werden, wenn diese von der Führungskraft, im Team oder überhaupt im Unternehmen auch akzeptiert wird. Denn Selbstführung bedeutet auch, ein „Nein“ oder ein „ich melde mich später dazu“ zu akzeptieren. Es bedeutet nicht innerhalb von ein paar Minuten eine Antwort auf eine Chat-Nachricht oder Mail zu erhalten und nicht zu verlangen, dass diese Kanäle dauerhaft geöffnet sind und schlimmstenfalls noch Push-Benachrichtigungen bei jedem neuen Eingang senden.

Diese Kultur der ständigen Erreichbarkeit fördert dauerhafte Unterbrechungen, verhindert produktive Arbeit und unterbindet gute Selbstführung. Es bedeutet auch Deep-Work-Phasen zu akzeptieren, Mitarbeiter*innen in die Zielsetzung miteinzubeziehen und ihnen die Freiheit zu geben, ihre Zeit und ihr Vorgehen bei der Zielerreichung selbst zu planen, ohne Mikromanagement und ohne Kontrolle. Dafür braucht es klare Erwartungen, klare Rahmenbedingungen, Ressourcen für Weiterbildung, eine offene Kommunikation und auch Zeit für Selbstreflexion. Ein Umfeld, das Autonomie und Eigenverantwortung schätzt, wird die Selbstführung der Mitarbeiter*innen stärken.

Wie können Führungskräfte die Selbstführung ihrer Mitarbeiter unterstützen?

Führungskräfte waren, sind und werden immer Vorbilder sein, wenn es um die Arbeit und die Kultur in einem Team geht. Das heißt konkret, dass Führungskräfte diese oben beschriebene Form von Arbeit vorleben sollten. So ist es viel wahrscheinlicher, dass auch Mitarbeiter*innen sich trauen, ihre Push-Benachrichtigungen zu deaktivieren, das Mail- und Chat-Programm auch mal auszuschalten, Nein zu sagen, sich Deep-Work-Phasen einzuplanen und proaktiv zu handeln.

Jede*r im Unternehmen muss Verantwortung für sich selbst übernehmen und dazu zählt die Führungskraft ebenso, wie jede*r einzelne Mitarbeiter*in. Denn Selbstverantwortung ist ein Schlüsselwort in Bezug auf die neue Arbeitswelt und ebenso in Bezug auf das Thema Selbstführung.

Welche verschiedene Selbstführungsmethoden und -techniken gibt es?

Auch die Methoden der Selbstführung lassen sich in Selbstreflexion und Selbstmanagement unterteilen. Zu Beginn sollte hier noch gesagt werden, dass jede*r von uns unterschiedlich ist und andere Methoden bevorzugt. Daher tun wir uns gut daran, verschiedene Dinge für uns auszuprobieren, regelmäßig zu reflektieren und kontinuierlich anzupassen. Denn Selbstführung ist keine abgeschlossene Sache, sondern ein Thema, das dich ein Leben lang begleiten wird.

Ein wichtiger Teil der Selbstreflexion beschäftigt sich damit, sich selbst gut kennenzulernen – sich der eigenen Ressourcen und Bedürfnisse bewusst zu sein, sich selbst motivieren zu können und auch die eigenen Emotionen wahrzunehmen, uns zu managen. Im ersten Teil findest du ein paar ausgewählte Methoden, die dich bei der gezielten Selbstreflexion unterstützen.

Das Date mit dir selbst: Eine wöchentliche Reflexion der eigenen Woche unterstützt dich dabei, zu erkennen, welche Dinge bereits gut laufen und wo es Anpassungspotenzial gibt. Fragen könnten hierbei lauten:

• Was ist mir diese Woche besonders gut gelungen?
• Was hat diese Woche nicht gut funktioniert?
• Welche Learnings ziehe ich daraus und was mache ich stattdessen?

Die eigenen Zeitfresser kennen: Die inneren Antreiber sind ein Modell aus der Transaktionsanalyse. Hierbei handelt es sich um Muster, die sich in der Kindheit, durch das Umfeld und Erfahrungen entwickelt haben. Positiv gelebt, unterstützen sie uns. Negativ gelebt können sie uns sehr viel Zeit kosten und schlimmstenfalls krank machen. Einen kostenlosen Test findest du hier. Außerdem gibt es weitere Zeitfresser wie zu viele Termine, zu häufiges Aufschieben, zu wenig Nein-sagen und viele mehr. Auch hier lohnt es sich, regelmäßig zu reflektieren, wohin deine Zeit geht.

Energiemanagement: Unsere eigene Energie ist endlich, sie ist Tagesform abhängig und auch die Aufgaben haben einen Einfluss darauf, wie viel Energie dir danach noch bleibt. Die Neue Narrative stellt ein Gratis-Template zur Verfügung, was dich dabei unterstützt zu reflektieren, welche deiner Aufgaben, dich wie viel Energie kosten. Bist du dir darüber bewusst, kannst du diese Erkenntnisse aktiv in deine Tagesplanung mit einfließen lassen.

Circle-of-Influence: Stephen Covey stellt in seinem Buch “Die 7 Wege zur Effektivität“ das Konzept des Circle-of-Influence vor. Dabei geht es darum, durch gezielte Selbstreflexion zu unterscheiden, auf welche Bereiche im Leben wir Einfluss haben und auf welche eben nicht. Die drei Bereiche, die er dabei unterscheidet, sind:

1. Circle of Concern: Hier liegen die Dinge, auf die wir keinen Einfluss haben, mit denen wir uns aber häufig gedanklich beschäftigen.
2. Circle of Influence: In diesem Bereich können wir zwar keine Entscheidungen treffen, aber immerhin haben wir Einfluss auf die eigenen Handlungen.
3. Circle of Control: Hier können wir sowohl entscheiden, als auch direkten Einfluss nehmen auf die Dinge.

Eine bewusste Beschäftigung damit hilft dabei, den eigenen Stress zu reduzieren, seine Ziele gewählt zu setzen und den eigenen Fokus zu lenken.

Zielsetzung: Eine gute Selbstführung beschäftigt sich immer mit den eigenen Zielen im Leben und zwar sowohl beruflich als auch privat. Denn nur wer sich über die eigenen Ziele bewusst ist, kann proaktiv handeln und Schritte gehen, die zu dieser Zielerreichung beitragen.

• Was sind die Dinge, die dir wirklich wichtig sind?
• Was möchtest du in diesen Bereichen erreichen?
• In einem Jahr?
• In einem Monat?
• Und was sind die konkreten Schritte, die in der kommenden Woche darauf einzahlen?

Hast du dich nun mit dir selbst beschäftigt, geht es darum, für dich einen guten Rahmen zu schaffen und gute Methoden an der Hand zu haben, um deinen Alltag zu organisieren. Hier kommt der Bereich Selbstmanagement ins Spiel.

Starten wir mit den guten alten Listen. Egal ob analog oder digital, es ist sehr hilfreich eine Übersicht zu haben, welche Aufgaben, auch Projekte alle anstehen und was sonst noch so in deinem Kopf herumschwirrt.

Braindump: Fokussiert zu arbeiten fällt nicht nur schwer, weil wir äußeren Ablenkungen ausgesetzt sind. Auch die inneren Ablenkungen, unsere Gedanken, sorgen dafür, dass wir nicht konzentriert arbeiten können. Um diesen Ablenkungen nicht zu viel Raum zu geben und dich zu lange von deiner eigentlich Arbeit abzulenken hilft „Braindump“. Eine Liste, auf der du all deine Gedanken, die dir in den Kopf kommen niederschreibst. Durch das Aufschreiben wird dein Kopf quasi geleert und deine Gedanken werden ausgespeichert. Diese Gewohnheit ist ein essentieller Teil guter Selbstführung. Am Ende des Tages kannst du auf deine Liste schauen und diese Gedanken sortieren nach To-Dos, Ideen, Emotionen etc.

Die gute alte To-Do-Liste: Für deine Wochenplanung ist es hilfreich, eine Liste mit allen Aufgaben anzulegen, die in der Woche anstehen. Diese Aufgaben können dann nach Prioritäten sortiert werden und in die Tagesplanung mit einfließen. Dazu gleich mehr. Vergiss nicht, hier sowohl berufliche als auch private To-Dos zu berücksichtigen, denn beides gehört zu einer guten Selbstführung dazu. Ebenso die konkrete Formulierung der Aufgabe wie beispielsweise Angebot für Selbstführungstraining fertigstellen und an Carlo versenden. Durch die konkrete Formulierung kannst du direkt loslegen und musst nicht erst noch überlegen, was jetzt mit dem Stichwort Angebot gemeint war.

Projektliste: Erstelle eine Liste deiner anstehenden Projekte inkl. Ziele. Auch hier sollte eine Priorisierung der Projekte vorgenommen und konkrete Schritte abgeleitet werden, beispielsweise mit der Frage: Was kann ich diese Woche tun, um meinem Projektziel näherzukommen? Was sind die nächsten konkreten Schritte? Auch daraus ergeben sich wiederum Aufgaben für deine Wochenplanung.

Tages- und Wochenplanung: Sind die Aufgaben klar, kann eine Tages- und Wochenplanung erstellt werden. Hierbei ist es besonders wichtig, neben Zeiten für Mails, Routineaufgaben und Deep-Work-Phasen auch Pausen, Pufferzeiten, Sport und persönliche Dinge einzuplanen. Die verschiedenen Bausteine können im Kalender eingetragen werden und beispielsweise so aussehen:

Das hilft dir auch dabei, am Ende der Woche zu reflektieren, was gut und was noch nicht so gut funktioniert hat.

Eine gute Übersicht bietet hier auch ein Kanban-Board. Die Methode stammt aus der Agilität und lässt sich optimal für die eigene Selbstführung adaptieren. Hier können Aufgaben visualisiert werden. Ein klassisches Kanban-Board enthält die Spalten Backlog (Aufgaben, die noch nicht gestartet wurden), Doing (laufende Aufgaben) und Done (alle abgeschlossenen Aufgaben).

„Wenn du zu irgendetwas Ja sagst, musst du zu etwas anderem Nein sagen.“ - Sean Covey

Zur Priorisierung deiner Aufgaben kann dich die Eisenhower-Matrix unterstützen. Sie hilft dir dabei zu entscheiden, wie dringend bzw. wichtig deine Aufgaben sind und diese in eine sinnvolle Wochenstruktur zu bringen:

Eine Technik, die dich bei der fokussierten Arbeit unterstützen kann, ist die Pomodoro-Technik. Sie unterstützt dich dabei, durch Timeboxing fokussiert an einer Aufgabe dranzubleiben. Außerdem hilft sie dabei, durch den festgesetzten Rahmen Ablenkungen eher zu widerstehen. Hierbei setzt du dir eine Zeit von bspw. 25 Minuten. Innerhalb dieser Zeit arbeitest du ohne Ablenkung an einer Aufgabe, im Anschluss folgt eine Pause von 5 Minuten. Danach kann ein weiterer Zyklus starten. Wenn dir die 25 Minuten gut gelingen, kannst du auch einen längeren Zeitraum wählen.

All diese Methoden und Techniken sind individuell. Es handelt sich um Impulse, die du ausprobieren kannst und ggf. für dich anpassen musst. Manche passen bestimmt auch gar nicht zu dir. Dennoch ist der eigene Weg zu einer guten Selbstführung kein Nice-to-Have, sondern die notwendige Voraussetzung, um die eigenen Ziele zu erreichen und sich nicht ständig wie ein getriebenes Tier zu fühlen.

Technische Tools zur Unterstützung der Selbstführung

Für mehr Fokus:

• Onrise
• Flugmodus aktivieren
• Deaktivierung der Push-Benachrichtigungen
• Timer Tab

Selbstorganisation für dich:

• Kalender
• Notizen
• Todoist
• Nirvana
• Kanban-Board

Selbstorganisation für dich und weitere Personen:

• Kanban-Board
• Trello
• Notion
• Asana

Buchtipps:

• Getting Things Done von David Allen
• 7 Wege der Effektivität von Stephen Covey
• Konzentriert Arbeiten von Cal Newport
• Tiny Habits von B.J. Fogg

Fazit

Selbstführung ist eine der wichtigsten Kompetenzen in unserer sich wandelnden und schnellen Arbeitswelt. Wer seine Selbstführung trainiert, kann von einem reaktiven in einen proaktiven Modus wechseln. Wodurch ein Leben im Einklang mit den eigenen Bedürfnissen, weniger Stress und die Erreichung der persönlichen und beruflichen Ziele gelingt.