Zeit- und Selbstmanagement: Erklärung, Ziele und Maßnahmen
Zwischen beruflichen Anforderungen und dem alltäglichen Chaos kann es eine echte Herausforderung sein, produktiv zu sein
Wir alle kennen das: Jeder Tag steckt voller Aufgaben, Verpflichtungen und Projekte, die nur darauf warten, von uns bewältigt zu werden. Zwischen beruflichen Anforderungen, persönlichen Zielen und dem alltäglichen Chaos kann es eine echte Herausforderung sein, den Überblick zu behalten und produktiv zu sein. Doch zum Glück gibt es Mittel und Wege, die dir dabei helfen können.
In diesem Artikel finden wir heraus, wie du dich selbst besser organisierst, was dich von der Arbeit abhält und wie du solche Störenfriede ganz leicht loswirst. Außerdem werfen wir einen Blick auf verschiedene Zeitmanagement-Methoden, die dir dabei helfen können, deinen Tag zu strukturieren und deine Arbeit effizient zu bewältigen. Bist du bereit, deinen Arbeitsalltag zu optimieren?
Was sind Zeit- und Selbstmanagement?
Ganz simpel gesagt bedeuten Zeit- und Selbstmanagement, dass du deine Zeit und Aufgaben gut im Griff hast. Durch Zeit- und Selbstmanagement lernst du, besser mit deiner Zeit umzugehen und dabei deine To-dos zu kontrollieren. Statt deine Aufgaben als gleichwertig anzusehen, setzt du Prioritäten und schärfst deinen Blick auf das Wesentliche. Dadurch arbeitest du viel effizienter. Indem du darauf achtest, Pausen zu nutzen, bleibst du leistungsfähig, konzentriert und reduzierst zudem Arbeitsstress. So schaffst du es, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu finden. Ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement ist daher sowohl für dich als auch für dein Unternehmen besonders wertvoll.
Tipps zur Integration von Selbstmanagement in deinen beruflichen Alltag
Um Selbstmanagement in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, solltest du zunächst herausfinden, zu welcher Tageszeit du besonders leistungsfähig bist. In diesen Zeitraum legst du deine Fokuszeit. Hier solltest du die wichtigsten Aufgaben abarbeiten. Also alles, was du in der Priorität ganz oben siehst. Alles andere kannst du davor oder danach erledigen.
Die richtige Priorisierung deiner Aufgaben spielt für das Zeit- und Selbstmanagement eine ganz zentrale Rolle. Um effektiv zu priorisieren, solltest du zunächst alle anstehenden Aufgaben erfassen und sie anschließend nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. Berücksichtige dabei auch individuelle Faktoren wie Fristen, Ressourcen und langfristige Ziele.
Klare Zielsetzungen und To-do-Listen helfen dir zusätzlich bei der Priorisierung. Neben der klassischen To-do-Liste, auf der du – am besten immer kurz vor Feierabend – alle deine Aufgaben für den kommenden Tag notierst, kannst du auch Brain-Dump-Seiten in deinem Notizbuch führen. Diese helfen dir dabei, deine Gedanken und Ideen zu sammeln oder Aufgaben festzuhalten, die sich über den Tag noch ergeben haben und die du auf deine nächste To-do-Liste aufnehmen möchtest. Dadurch bekommst du einen freien und klaren Kopf und kannst dich viel besser auf deine Aufgaben konzentrieren.
Hat eine Aufgabe eine bestimmte Deadline, solltest du immer einen Zeitpuffer einplanen. Das ist wichtig, um unvorhergesehene Verzögerungen oder unerwartete Probleme abzufedern. Der Puffer ermöglicht dir Flexibilität bei Aufgaben und Projekten, senkt zusätzlichen Stress und hilft dir, realistische Zeitpläne zu erstellen und deine Deadlines termingerecht einzuhalten.
Zusätzlich kannst du versuchen, vor allem große Aufgaben in mehrere Teilaufgaben einzuteilen. So kommst du Schritt für Schritt ans Ziel und kannst bis dahin immer wieder kleine Erfolge feiern, was gleichzeitig deine Motivation fördert.
Auch ein gesunder Mix aus verschiedenen Aufgabentypen kann dir helfen, dein Selbstmanagement zu fördern. Nachdem du etwa eine unliebsame Aufgabe, bei der du dich schwergetan hast, abgehakt hast, kannst du dich mit einer Aufgabe belohnen, auf die du Lust hast.
Vergiss darüber hinaus nicht, dir regelmäßig eine kleine Pause zu gönnen. So reduzierst du Fehler, steigerst deine Konzentration und kommst auf neue Ideen. Ein kurzer Gang an die frische Luft oder in die Küche, um sich einen Kaffee oder Tee zu kochen, kann bereits Wunder bewirken. Probier's mal aus!
Zeitfresser und wie man sie loswird
In erster Linie solltest du immer überlegen, was dich persönlich von deiner Arbeit abhält. Schaust du oft aufs Handy? Lässt du dich schnell von deiner Umgebung ablenken? Schreibe dir eine Liste mit allen Dingen, die dich von deiner Arbeit abhalten, und versuche, dies Stück für Stück aus deinem Arbeitsalltag zu verbannen.
Nun liegen Störfaktoren natürlich nicht nur bei uns selbst, sondern auch in unserem Umfeld. Ein spontaner Plausch unter Kolleg*innen ist durchaus nett, kann dich aber aus deiner Konzentration herausreißen und kostet dich unter Umständen wertvolle Zeit. Lerne auch mal nein zu sagen und respektiere deine eigenen Fokuszeiten. Deine Kolleg*innen und du könntet in diesem Fall ein Zeichen ausmachen, das bedeutet, dass du nicht gestört werden möchtest.
Selbst E-Mails oder Chat-Benachrichtigungen können dich aus der Ruhe bringen. Deaktiviere sie oder setze deinen Status auf „nicht stören“ und plane lieber einen Zeitraum, der außerhalb deiner Konzentrationsphase liegt, um Nachrichten und E-Mails zu beantworten.
Auch deine Aufgaben können Zeitfresser sein. Gibt es etwa Aufgaben, die viel manuellen Aufwand benötigen? Dann solltest du überlegen, wie du diese besser automatisieren, optimieren oder sogar delegieren kannst. Ebenso ist es hilfreich, regelmäßig deine Erfahrungen zu reflektieren, um so deine Arbeitsweise zu optimieren. Überlege, was dir leicht und was dir weniger leicht fällt. Nutze deine Stärken und sei bereit, deine Schwächen anzuerkennen. So lernst du, mit ihnen umzugehen, sie zu verbessern und deine Fähigkeiten optimal einzubringen.
Welche Zeit- und Selbstmanagement-Methoden gibt es und wie funktionieren sie?
Neben den bereits genannten und bewährten To-do-Listen gibt es noch zahlreiche Methoden, die dir das Zeit- und Selbstmanagement erleichtern sollen. Die Effektivität solcher Methoden hängt jedoch oft von der persönlichen Präferenz, Arbeitsweise und Selbstführung ab. Experimentiere und finde heraus, welches der folgenden Beispiele am besten zu deinem Arbeitsstil passt. Eine mögliche Methode ist die Time-Boxing-Methode, über welche die du dich auf unserer Seite ausgiebig informieren kannst. Im Folgenden stellen wir dir fünf weitere Methoden vor, die du besonders einfach und ohne kostspielige Hilfsmittel in deinen beruflichen Alltag integrieren kannst.
Die Pomodoro-Technik
Diese von Francesco Cirillo entwickelte Methode basiert auf dem Prinzip von kurzen Arbeitsintervallen, den sogenannten „Pomodoros“, gefolgt von kurzen Pausen. Ein Pomodoro dauert in der Regel 25 Minuten. Danach folgt immer eine Pause von ca. fünf Minuten. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten eingelegt.
Der Name „Pomodoro“ (dt. Tomate) stammt von der Küchenuhr in Tomatenform, die Cirillo während seines Studiums verwendete. Die Methode hilft dir dabei, deinen Fokus und deine Produktivität zu steigern, indem sie die Arbeit in gut verdauliche Einheiten aufteilt und dir regelmäßige Pausen zur Erholung ermöglicht. Wichtig ist jedoch, dass du bei dieser Technik Ablenkungen minimierst und dich vollständig auf deine Aufgabe fokussierst.
Die Eisenhower-Matrix
Benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, jedoch nicht von ihm entwickelt, geht es bei dieser Methode darum, deine Aufgaben in vier verschiedene Quadranten aufzuteilen:
- dringend und wichtig,
- nicht dringend, aber wichtig,
- dringend, aber nicht wichtig sowie
- nicht dringend und auch nicht wichtig.
Im Fall A solltest du die Aufgaben sofort selbst erledigen. Alles, was im Quadranten B landet, solltest du zwar auch selbst erledigen, aber terminieren. Aufgaben im Bereich C kannst du an kompetente Kolleg*innen delegieren. Die Aufgaben aus dem vierten Quadranten sind eher unwichtig und du solltest überlegen, ob sie überhaupt erledigt werden müssen.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass du lernst, Prioritäten zu setzen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
ALPEN
Die ALPEN-Methode wurde 1995 von Lothar Seiwert entwickelt, der sie in seinem Buch „Das 1 × 1 des Zeitmanagement“ veröffentlichte. Die einzelnen Buchstaben stehen hier für die fünf Arbeitsschritte, die für diese Methode nötig sind:
A: Aufgaben planen
Plane am besten am Vortag oder gleich am Morgen alle deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten.
Geh dabei so detailliert wie möglich vor, um einen festen Arbeitsplan zu haben. So musst du nicht mehr darüber nachdenken, was du noch alles erledigen musst.
Bei diesem Schritt hilft dir die altbewährte To-do-Liste.
L: Länge einschätzen
Schreibe dir in diesem Schritt für jede deiner Aufgaben eine Zeit auf, die du für die Erledigung benötigen wirst.
Anschließend wirst du sehen, ob du überhaupt alle Aufgaben in einem Arbeitstag unterbringen kannst.
P: Puffer einbauen
Der Zeitpuffer hilft dir dabei, auf unvorhergesehene Ereignisse und Ablenkungen zu reagieren.
Das Verhältnis zwischen Arbeits- und Pufferzeit liegt bei 60 zu 40 %. Das klingt erst mal viel, macht deine Tagesplanung jedoch realistischer.
Wenn du merkst, dass du deine Aufgaben durch die hohe Pufferzeit nicht abarbeiten kannst, hilft nur eins: priorisieren!
E: Entscheidungen treffen
Entscheide, welche der Aufgaben für dich die höchste Priorität haben und an diesem Tag erledigt werden müssen.
Alle anderen verschiebst du auf den nächsten Tag. Dabei kannst du zum Beispiel auch die Eisenhower-Matrix anwenden.
N: Nachkontrolle
In der Nachkontrolle reflektierst du am Ende des Arbeitstages, ob deine Tagesplanung erfolgreich war.
Stelle dir dabei diese Fragen: Hast du deine Ziele erreicht? Hast du die Zeiten gut eingeschätzt? Hast du alle Aufgaben erledigen können?
Lass deine Erkenntnisse in die nächste Tagesplanung einfließen!
Die ALPEN-Methode hilft dir dabei, deine Tagesplanung effektiver zu gestalten und deinen Tag bestmöglich zu strukturieren.
Kanban
Die Kanban-Methode ist eine visuelle Organisationsmethode, die ihren Ursprung im Toyota-Produktionssystem hat und später als effektive Projektmanagement-Technik etabliert wurde. Dies hier sind die Grundprinzipien der Kanban-Methode:
Visualisierung:
Alle deine Aufgaben und Arbeitsschritte werden auf einem physischen oder digitalen Kanban-Board dargestellt.
Das Board ist in Spalten unterteilt, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren.
Begrenzung der Arbeitsmenge:
Jede Spalte auf deinem Kanban-Board hat eine festgelegte maximale Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig darin bearbeitet werden können.
Dadurch wird verhindert, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig angegangen werden. Das steigert gleichzeitig die Effizienz.
Flow:
Dein Ziel soll es sein, einen kontinuierlichen Fluss der Arbeit zu ermöglichen, ohne Engpässe oder Überlastung in einem bestimmten Bereich des Boards.
Die Arbeit sollte sich in einem stetigen Tempo von einer Phase zur nächsten bewegen.
Pull-System:
Neue Aufgaben werden nur dann in den Workflow gezogen, wenn Kapazitäten frei werden.
Damit förderst du eine bedarfsgesteuerte Arbeitsweise.
Kontinuierliche Verbesserung:
Überprüfe dein Kanban-Board und deinen Arbeitsprozess regelmäßig, um ineffiziente Bereiche zu identifizieren und zu verbessern.
Diese Methode betont die kontinuierliche Verbesserung.
Kanban bietet dir eine flexible Methode, um deine Arbeit zu organisieren und den Fortschritt deiner Aufgaben visuell nachvollziehbar zu machen. Im nächsten Abschnitt stellen wir dir Tools vor, die sich für ein digitales Kanban-Board eignen.
Eat the Frog!
Der Ausdruck „Eat the frog!“ (dt. „Iss den Frosch!“) basiert auf der Idee, dass, wenn du morgens einen lebenden Frosch essen müsstest, dies die schlimmste Aufgabe des Tages wäre. Wenn du diese Aufgabe jedoch zuerst erledigst, wird alles andere leichter erscheinen.
Die Hauptprinzipien dieser Methode sind:
- Priorisierung: Identifiziere die wichtigste und oft unangenehmste Aufgabe des Tages.
- Fokus: Setze dich ohne Ablenkungen an diese Aufgabe und erledige sie zuerst.
- Proaktivität: Handle proaktiv, anstatt reaktiv zu sein. Plane im Voraus und konzentriere dich auf die vordefinierte Zeit.
- Effizienz: Teile komplexe Aufgaben in kleinere Teile auf, um sie besser bewältigen zu können.
Die Methode soll dir helfen, Prokrastinieren zu überwinden, Fokus zu schaffen und Effizienz zu steigern, indem du dich auf die Prioritäten konzentrierst. „Eat the frog!“ betont die Idee, dass die schwierigste Aufgabe oft diejenige ist, die den größten Einfluss auf den Fortschritt hat und schlägt vor, sie sofort anzugehen, um den Tag erfolgreicher zu gestalten.
Empfehlenswerte Projektmanagement-Softwares
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Projektmanagement-Software. Wir stellen über 300 Tools vor, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups sowie Großkonzerne geeignet sind und Unterstützung in sämtlichen Bereichen des Projektmanagements bieten. Nutze die Gelegenheit, die verschiedenen Softwares zu vergleichen und dich dabei auf authentische und verifizierte Nutzerbewertungen zu stützen:
Hilfreiche Zeit- und Selbstmanagement-Tools
Für ein effizientes Zeitmanagement stehen dir mehrere Tools zur Verfügung, die speziell darauf ausgelegt sind, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Sowohl Microsoft Outlook als auch der Google Kalender bieten dir eine Fülle von Funktionen, die das Zeitmanagement einfacher gestalten. Von der simplen Terminplanung bis hin zur Aufgabenverwaltung helfen sie dir dabei, den Überblick zu behalten und effizienter zu arbeiten.
Auf die individuelle Aufgabenverwaltung fokussiert sich Todoist. Diese Selbstmanagement-App ermöglicht dir das Erstellen, Priorisieren und Teilen von Aufgaben. Mit Funktionen wie Erinnerungen hilft dir das Tool, Fristen einzuhalten. Die klare Struktur unterstützt die Organisation von Aufgaben und fördert eine effiziente Arbeitsweise.
Für die Erstellung digitaler Kanaban-Boards eignen sich zahlreiche Projektmanagement-Tools und Softwares. Zeitmanagement-Tools wie Asana, Trello oder ClickUp ermöglichen es, Aufgaben zu erstellen, zu organisieren und zuzuweisen. Sie sind perfekt darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu erleichtern. Jeder kann Kommentare hinzufügen, Dateien anhängen und Benachrichtigungen erhalten, um über den Fortschritt einer Aufgabe informiert zu bleiben. Jedes dieser Tools bietet zudem verschiedene Anpassungsmöglichkeiten, um die Arbeitsweise des Teams zu unterstützen. Dies kann unter anderem die Erstellung von benutzerdefinierten Arbeitsbereichen, das Festlegen von Prioritäten oder das Hinzufügen von Labels und Tags beinhalten.
Insgesamt bieten alle genannten Tools eine breite Palette an Funktionen, die dein Zeit- und Selbstmanagement auf unterschiedliche Weisen unterstützen. Von der individuellen bis hin zur teambasierten Projektorganisation – sie helfen dabei, deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Fazit
Zeitmanagement ist so viel mehr als nur Techniken und Tools. Es ist eine persönliche Entdeckungsreise, auf der du lernst, wie du deine Zeit effektiver nutzt und deine Ziele erreichst. Indem du Selbstmanagement in deinen Arbeitsalltag integrierst, Zeitfresser erkennst und bewältigst sowie bewährte Methoden und Tools anwendest, schaffst du nicht nur strukturierte Arbeitsabläufe, sondern auch Raum für mehr Effizienz, Erfüllung und eine gute Balance zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen. Viel Erfolg beim Optimieren deines Arbeitsalltags!
Carolin Schmidt ist Projektmanagerin bei Claneo einer Search- und Content-Marketing-Agentur aus Berlin. Mit ihrer langjährigen Berufserfahrung im Online-Marketing, unterstützt sie Kund:innen bei der erfolgreichen Content-Platzierung, auf deren Webseiten und sorgt dafür, dass Deadlines und Qualitätsstandards eingehalten werden.
Laura Birth ist Projektmanagerin und Teamleitung des Projektmanagement-Teams bei Claneo, einer Search- und Content-Marketing-Agentur aus Berlin. Mit ihrer langjährigen Agenturerfahrung im Bereich Projektmanagement unterstützt sie Claneo seit Januar 2021 und sorgt u.a. dafür, dass Qualitätsstandards und Deadlines bei Kund*innenprojekten eingehalten werden.
