Die 7 wichtigsten Marketing-Automation-Workflows für dein Business!

Unter einem Marketing-Automation-Workflow versteht man das Automatisieren von Marketingprozessen mithilfe von Software oder Tools. Mit einem Marketing-Automation-Workflow kannst du komplexe Prozesse automatisieren und das ohne jegliche Programmierkenntnisse. Wie der Name „Workflow“ schon verrät, kannst du dir das Ganze vereinfacht als ein automatisierter Ablauf von verschiedenen Arbeitsschritten vorstellen.

Die Voraussetzung zur Nutzung eines Marketing-Automation-Workflows ist ein entsprechendes Tool, mit dem du Workflows erstellen kannst und das mit deinen Kundendaten verbunden ist. Meist kannst du einen Marketing-Automation-Workflow ganz einfach nach dem Baukastenprinzip, oft sogar per Drag-and-drop, zusammenstellen.

In diesem Artikel wird unsere Gastautorin Johanna Wobbe näher auf die Funktionen und Vorteile der Marketing-Automation-Workflows eingehen und am Ende noch ein paar Tools vorstellen.

Ein Marketing-Automation-Workflow startet eine automatisierte Aktion, die auf bestimmten, von dir genau definierten Auslösern (sog. Triggern) basiert. Vor der Erstellung eines solchen Marketing-Automation-Workflows musst du dir daher lediglich überlegen, welche Zielgruppe du über welchen Kanal mit welcher Botschaft ansprechen möchtest. Dann kannst du noch weitere Bedingungen festlegen, z.B. wie oft ein*e Kund*in den Workflow durchlaufen kann und welches die Exit-Bedingungen sind.

Wobei helfen mir Marketing-Automation-Workflows?

Marketing-Automation-Workflows unterstützen dich dabei, sich wiederholende Aufgaben oder häufig auftretende Ereignisse zu automatisieren. Ein Beispiel: Du möchtest, dass jede*r Neukund*in nach dem Kauf eine personalisierte Mail mit weiteren Produktempfehlungen bekommt? Logischerweise beauftragst du damit nicht eine Person, die diese E-Mails manuell versendet, sobald jemand dein Produkt gekauft hat, sondern kannst ganz einfach einen Marketing-Automation-Workflow erstellen, der diese E-Mail für dich zum richtigen Zeitpunkt an die jeweiligen Empfänger*innen versendet.

Je nach Unternehmensgegenstand gibt es unterschiedliche Ziele von Marketing-Automation-Workflows. Von der Leadgewinnung über Lead-Nurturings bis zur Kundenbindung oder natürlich Cross- und Upsellingmaßnahmen – mit dem richtigen Tool kannst du inzwischen fast alles automatisieren.

Was können Marketing-Automation-Workflow Tools?

Mittlerweile verfügen nicht nur die großen CRM-Enterprise-Softwarelösungen über Marketing-Automation-Workflow-Builder, sondern auch viele E-Mail-Marketing-Tools, die sich an Start-ups und kleine Unternehmen richten, bieten solide Workflow-Builder an. Das ist ein großer Vorteil, denn dadurch kannst du dir die Lösung aussuchen, die am besten zu dir passt.

Die meisten Tools, mit denen man Marketing-Automation-Workflows erstellen kann, funktionieren nach einem ähnlichen Prinzip. Wenn du eine bestimmte Marketing-Aktion im Sinn hast, die du per Marketing-Automation-Workflow automatisieren willst, beginnst du damit, den Marketing-Automation-Workflow nach dem Baukastenprinzip zu bauen. Die meisten Tools haben dafür einen Drag-and-drop-Editor, in dem du dir die entsprechend benötigten Bausteine aussuchen kannst.

Vorab solltest du genau definieren, welcher Trigger die Marketing-Aktion auslöst – damit startet dein Marketing-Automation-Workflow. Ein solcher Trigger kann z.B. die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Segment, das Auslösen einer bestimmten Aktion auf deiner Website / deinem Onlineshop oder auch das Eintreten eines von dir definierten Datums sein.

Wenn du deinen Trigger definiert hast, kannst du ganz einfach bestimmen, was als Nächstes passiert. Hier hast du eine große Auswahl und kannst etwa eine E-Mail oder SMS versenden, eine Push-Notification aufs Smartphone schicken oder auch Kund*innen zu einem neuen Segment hinzufügen lassen. Weitere Möglichkeiten, die du in deinem Marketing-Automation-Workflow einbauen kannst, sind:

• Wartebausteine (z.B. warte 5 Tage bis zur nächsten Aktion),
• das Checken von Bedingungen (z.B. hat der Kunde inzwischen die letzte E-Mail geöffnet?), 
• oder auch das Anreichern von Informationen (z.B. füge allen Kunden, die den Workflow durchlaufen, ein bestimmtes Attribut hinzu).

Zum Schluss kannst du noch definieren, unter welchen Bedingungen jemand deinen Marketing-Automation-Workflow verlässt, etwa wenn eine bestimmte E-Mail geöffnet wurde. In den Möglichkeiten, die dir ein Workflow-Builder bietet, unterscheiden sich die verschiedenen Tools, das Prinzip bleibt aber immer dasselbe. Ein gutes Tool sollte dir auch immer die Möglichkeit bieten, jeden Marketing-Automation-Workflow auszuwerten.

Wie kann ich Marketing-Automation-Workflows einsetzen?

Wie bereits erwähnt, erleichtern dir Marketing-Automation-Workflows die alltägliche Arbeit massiv. Sie lassen sich für zahlreiche Zwecke einsetzen und reduzieren außerdem das Fehlerpotenzial, was oft durch zu viel manuelle Prozesse entsteht. Doch das ist nicht der einzige Vorteil von Marketing-Automation-Workflows, sondern auch aus Sicht der Kundenzufriedenheit sind sie extrem wertvoll. Durch den Einsatz von Marketing-Automation-Workflows kannst du deine Kund*innen über die gesamte Customer Journey begleiten und ihnen relevante und personalisierte Inhalte zur richtigen Zeit ausspielen.

Je nachdem, welches Unternehmensziel du verfolgst, ergeben unterschiedliche Workflows Sinn. Es gibt einige Workflows, die du unbedingt kennen solltest und die sich in vielen Fällen einsetzen lassen.

Heute möchten wir dir deshalb sieben wichtige Marketing-Automation-Workflows vorstellen:

Die 7 wichtigsten Marketing-Automation-Workflows

1. Welcome-Workflow

Einer der wohl wichtigsten Marketing-Automation-Workflows ist der Welcome-Workflow. Wie der Name schon sagt, geht es hierbei um das Willkommen-heißen neuer Kunden. Im Idealfalle sollte dies der erste Kontakt nach der Anmeldung (z.B. zum Newsletter) sein, den du mit neuen Kund*innen hast. Hierfür eignet sich die E-Mail als Kommunikationskanal bestens, denn eine E-Mail lässt dir viele Gestaltungsmöglichkeiten offen – sowohl inhaltlich als auch optisch – und ist nicht zeitkritisch.

Außerdem hast du von Neukund*innen oft noch nicht viele Kontaktdaten außer der E-Mail-Adresse. Welcome-E-Mails verzeichnen die höchsten Engagement-Rates, denn die Neukund*innen haben zu diesem Zeitpunkt hohe Erwartungen an deine Brand. Deshalb ist es wichtig, sich viele Gedanken über die Welcome-E-Mail zu machen. Je nachdem, welches Business-Ziel du verfolgst, solltest du die Welcome-E-Mail gestalten. 

So kannst du insbesondere deinen Neukund*innen erklären, was sie von deinem Angebot erwarten können. Du kannst sie direkt auf deine Produkte und/oder Dienstleistungen aufmerksam machen und zum Kaufen anregen oder, vor allem bei einer langen Customer Journey oder einem komplexen Produkt, ihnen die nächsten Schritte erklären.

2. Onboarding-Workflow

Ein Onboarding-Workflow eignet sich besonders für App-User oder User eines Abo-Modells. Nachdem sich diese Nutzer*innen für deine App oder dein Produkt bzw. deine Dienstleistung angemeldet haben, ist es sinnvoll, die nächsten Schritte zu erläutern. Denn oft sind diese Nutzer*innen noch einige Schritte davon entfernt, dein Produkt bzw. deine Dienstleistung tatsächlich in Anspruch zu nehmen.

Mit einer einfach gestalteten, übersichtlichen Onboarding-E-Mail kannst du das Engagement deutlich verbessern und die Retention Rate hochhalten, indem du deinen Usern die wichtigsten Features erklärst. Gleichzeitig kannst du hier bereits User segmentieren, die nicht engaged sind oder ihr Profil noch nicht vollständig ausgefüllt haben, um diese gezielt noch einmal daran zu erinnern.

3. Gated-Content-Workflow

Ein Gated-Content-Workflow eignet sich hervorragend dafür, wichtige Kontaktdaten deiner Leads einzusammeln, z.B. die E-Mail-Adresse. Im Austausch dafür, dass Personen dir ihre E-Mail-Adresse geben, bekommen sie von dir umsonst hochwertigen Content, z.B. ein E-Book. Hierbei ist es wichtig, nicht zu viele personenbezogenen Daten abzufragen, um die Leads nicht abzuschrecken.

Die E-Mail-Adresse brauchst du in jedem Fall, um den Content im Anschluss zu versenden, aber darüber hinaus solltest du maximal den Vornamen (im B2B-Umfeld evtl. auch den Nachnamen und das Unternehmen) abfragen. Der Gated-Content-Workflow ist außerdem ein ausgezeichneter Startpunkt für Lead-Nurturing-Kampagnen, so kannst du z.B. überprüfen, ob der Content geöffnet und/oder angeklickt wurde und daraufhin weitere E-Mails an die Leads mit relevantem Inhalt versenden.

Nach dem Anfragen des Contents erwarten die Leads eine Reaktion von deiner Seite, das solltest du auf jeden Fall nutzen. Ein Gated-Content-Workflow lässt sich auch hervorragend im B2C einsetzen, z.B., indem du ein E-Book mit einem How-to zur Benutzung deiner Produkte anbietest.

4. Lead-Nurturing-Workflow

Dies ist einer der klassischsten und bekanntesten Workflows, denn hier geht es darum, eingesammelte Leads zu qualifizieren und deren Position innerhalb der Customer Journey zu bestimmen und zu verfolgen. Dieser Workflow startet immer mit einem Erstkontakt zum Lead und kann dann natürlich je nach Geschäftsmodell und Customer Journey beliebig aufgebaut werden.

Der Lead sollte zu Beginn des Workflows mit relevantem Content bespielt werden und dann ausgehend von seinem Verhalten den Workflow weiter durchlaufen. So kannst du einen Lead z.B. direkt an den Vertrieb weitergeben, wenn eine bestimmte Aktion ausgeführt wurde, die darauf schließen lässt, dass der Lead Interesse an einem Kauf hat. Der Lead ist also für den Vertrieb qualifiziert. Sollte es Hinweise geben, dass der Lead kein Interesse mehr an deinen Produkten oder Services hat, weil er mehrmals nicht reagiert hat, kannst du den Lead entweder zunächst in eine ruhende Phase setzen oder direkt disqualifizieren.

Lead-Nurturing-Workflows eignen sich hervorragend dafür, die Absichten der Leads zu erkennen und wichtige Vorarbeit für den Vertrieb zu leisten. Wichtig ist hierbei, dass der Workflow nicht zu kompliziert wird und die Leads nicht mit einer Masse an E-Mails oder Push-Benachrichtigungen überwältigt werden. 

5. Workflow zu besonderen Anlässen

In den meisten Branchen werden mittlerweile viele Kundendaten gesammelt. Natürlich kannst du diese für deine Marketing-Automation nutzen und so deine Kunden zu besonderen Anlässen ansprechen. Ein klassisches Beispiel ist eine E-Mail oder Push-Benachrichtigung mit einem Rabatt, die ein*e Kund*in zum Geburtstag erhält.

Dieser Rabatt kann z.B. für eine bestimmte Zeit gültig sein, sodass du den*der Kund*in nach der Hälfte der verstrichenen Zeit erneut daran erinnerst. Je nach Geschäftsmodell machen hier unterschiedliche Anlässe Sinn, weshalb du immer darauf achten solltest, ob ein derartiger Workflow auch zu deinem Business passt.

Im B2B ist ein Geburtstag vielleicht eher unpassend, dafür kannst du hier ein tolles Loyalty-Programm aufbauen und deine Kund*innen je nach Länge der Geschäftsbeziehung E-Mails senden und sie von Vorteilen wie einem persönlichen Ansprechpartner oder einem Early Access für dein neues Produkt profitieren lassen.

6. Abandoned-Cart-Workflow

Dieser Workflow eignet sich vor allem für E-Commerce-Unternehmen, denn hier geht es darum, Warenkorbabbrecher anzusprechen. Sobald ein gefüllter Warenkorb von deinen Nutzer*innen verlassen und für eine definierte Zeit nicht ausgecheckt oder angepasst wird, kannst du diesen Workflow starten lassen.

Per E-Mail kannst du diese Nutzer*innen dann ansprechen und sie freundlich daran erinnern, dass ihr Warenkorb noch in deinem Onlineshop auf sie wartet. Diesen Workflow kannst du dir vorstellen wie die nette Verkaufsberaterin im Laden ums Eck, die dich darauf hinweist, dass sie deinen Einkauf schon mal zur Kasse gebracht hat und er dort auf dich wartet.

Um die Nutzer*innen erneut zusätzlich zu incentivieren, kannst du einen Rabatt auf die Produkte oder eines der Produkte im Warenkorb anbieten oder auch darauf hinweisen, dass nicht mehr viele dieser Produkte verfügbar sind. Einen Abandoned-Cart-Workflow kannst du auch in SaaS Unternehmen einsetzen.

7. Post-Purchase-Workflow

Ein weiterer Marketing-Automation-Workflow, der sich besonders bei E-Commerce und SaaS-Unternehmen eignet, ist der Post-Purchase-Workflow. Wie auch hier der Name verrät, geht es darum, die Kund*innen nach erfolgreichem Kauf zu engagieren.

Dieser Workflow ist besonders mächtig, denn hier kannst du dich nicht nur bei deinen Kund*innen für den Kauf und das Vertrauen in dein Unternehmen bedanken, sondern den Moment nach dem Kauf zu deinem Vorteil nutzen. Denn in diesem Moment sind deine Kund*innen besonders eng mit deinem Unternehmen verbunden und deshalb auch oft bereit, eine positive Bewertung auf einer Bewertungs-Plattform dazulassen oder sogar dein Unternehmen, deine Produkte oder Services weiterzuempfehlen.

Außerdem kannst du an dieser Stelle ähnliche Produkte vorschlagen und direkt zum nächsten Kauf anregen. Je nachdem, welches Produkt du verkaufst oder welche Services du anbietest, kannst du nach dem Kauf ein How-to zur Produktverwendung oder -pflege oder ein FAQ an deine Kund*innen senden. Dies zeigt nicht nur, dass du dich um deine Kund*innen kümmerst, sondern entlastet andererseits auch deinen Kundenservice.

Die Qual der Wahl – Die Auswahl des passenden Marketing-Automation-Tools

Mittlerweile gibt es zahlreiche Marketing-Automation-Tools, mit denen du derartige Workflows umsetzen kannst. Wichtig ist hierbei, dass du ein Tool auswählst, welches zu deinem Business-Modell und zu deinen Anforderungen passt. Bei der Tool-Auswahl solltest du dich in erster Linie folgende Fragen stellen: Was will ich mit dem Tool erreichen, was muss es unbedingt können?

Nicht jedes klassische E-Mail-Marketing- oder CRM-Tool kann Marketing Automation und viele Marketing-Automation-Tools zeigen z.B. große Schwächen in der granularen Auswertung von Kampagnen und vor allem in der Nutzerfreundlichkeit des E-Mail-Editors.

Berücksichtige außerdem Themen wie Analysemöglichkeiten, Segmentierungsoptionen und Personalisierung. Ein weiteres wichtiges Thema ist die Verbindung zu deinem CRM-System, falls du eins nutzt. Um die einfache Synchronisierung von Kundendaten zu ermöglichen, sollte dein Marketing-Automation-Tool unbedingt eine gute Anbindung an dein CRM-System haben, die sich vor allem ohne hohen technischen Aufwand synchronisieren lässt.

Es schadet zudem nicht, sich vorab einmal die Dokumentation und die Verfügbarkeit des Supports anzusehen. Natürlich solltest du auch darüber nachdenken, ob du eher ein etabliertes Tool mit einer großen Community und hohen Anwenderanzahl oder ein relativ junges, neues Tool, welches noch in der Entwicklungsphase steht, nutzen möchtest.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Thema DSGVO: Überlege dir gut, ob du z.B. auf ein europäisches Tool setzen möchtest, das im Zweifel eher DSGVO-konform ist als die meisten amerikanischen Tools – Stichpunkt Hosting der Kundendaten. Wie so oft gibt es bei all den genannten Punkten kein Richtig oder Falsch, wichtig ist lediglich, dass du dich damit auseinandersetzt. Denn wenn du erst einmal ein Tool nutzt und mit Kundendaten angereichert hast, ist ein Wechsel oft mit hohen Kosten und vor allem einem hohen technischen Aufwand verbunden.

Um dir die Tool-Auswahl etwas zu erleichtern, möchten wir dir heute einige Tools vorstellen: 

1. Brevo (ehemals Sendinblue)

Vielleicht kennst du Brevo (ehemals Sendinblue) noch unter dem Namen „Newsletter2Go“, denn so hieß das Berliner Unternehmen, bevor es von der französischen Digitalsoftware Brevo (ehemals Sendinblue)gekauft wurde. Dieses Tool richtet sich an kleine bis mittelständische E-Commerce-Unternehmen und ist vor allem stark im ursprünglichen Core-Business, dem E-Mail-Marketing. Du erhältst einen sehr intuitiven E-Mail-Editor, der sehr nutzerfreundlich ist und sogar eine mobile Version sowie eine eigene Template-Sprache enthält.

Ein weiterer Vorteil von Brevo (ehemals Sendinblue) sind die vielseitigen Möglichkeiten zum A/B-Testing sowie die SMS- und Chatfunktionen, außerdem kannst du mit diesem Tool in der Premium-Version direkt Facebook-Ads schalten und Landingpages erstellen. Ein weiterer Pluspunkt: Da es sich um ein europäisches Unternehmen handelt, werden die Daten in der EU gehostet.

2. Hubspot Marketing Hub

Der HubSpot Marketing Hub gehört zu den Marketing-Automation-Tools mit dem größten Marktanteil und richtet sich vor allem an mittlere bis große Unternehmen. Das Tool bietet einen großen Umfang an Funktionen rund um Marketing-Automation. Der Fokus liegt vor allem auf der Lead-Generation und dem Lead Nurturing sowie auf Inbound-Marketingkampagnen. Durch die starke Kombination von E-Mail-Marketing und Online-Marketing kannst du hiermit deine Leads über Landingpages und Formulare abholen und dann durch automatisierte Marketing-Automation-Workflows entlang der gesamten Customer Journey begeistern.

Ab dem Professional-Paket bekommst du zudem erneut verbesserte Optionen zur Auswertung von Kampagnen und Berichten. Ein großer Pluspunkt: Die Hubspot Academy bietet dir als Anwender*in zahlreiche (meist) kostenlose Tutorials und Schulungen rund um das Tool an.

3. Mailchimp

Das Tool, mit dem vermutlich jeder schon einmal gearbeitet hat, der in irgendeiner Form mal mit E-Mail-Marketing zu tun hatte! Und das zu Recht, denn Mailchimp hat sich inzwischen vom reinen Newsletter-Versand-Tool zu einem tollen Marketing-Automation-Tool für kleine Unternehmen entwickelt. Mailchimp ist vor allem geeignet, wenn du das Tool mit deiner Website, deinem Shop oder anderen Drittanbieter-Tools verknüpfen möchtest, um personalisierte E-Mails zu versenden.

Der E-Mail-Editor ist sehr intuitiv und du kannst aus einer großen Anzahl aus modernen, mobil-optimierten E-Mail-Vorlagen auswählen, wenn du nichts selbst entwickeln kannst oder möchtest. Wenn du eine der kostenpflichtigen Versionen nutzt, bekommst du außerdem weitere Segmentierungsmöglichkeiten sowie mehr Optionen zum Erstellen und Auswerten von Kampagnen inkl. A/B-Testing Möglichkeiten.

4. Mailingwork

Mailingwork sieht sich als Lösung für Unternehmen und Agenturen von Mittelstand bis Konzernen und fokussiert sich auf E-Mail-Marketing und Newsletterversand, hat aber vor allem in Sachen automatisierten Workflows in den letzten Jahren extrem aufgeholt. Komplexe Automatisierungen lassen sich damit inzwischen genauso gut abbilden wie klassische Newsletter.

Neben dem Kampagnenmanagement ist auch das Erfolgs-Tracking der E-Mails eine der stärksten Funktionen des Tools. Hervorheben lässt sich hier vor allem der exzellente Kundenservice, der schnell reagiert und immer weiterhelfen kann. Zudem ist Mailingwork als deutscher Anbieter die datenschutzkonformste Lösung von den hier genannten Tools.

5. Klavyio

Als sehr beliebte Lösung für E-Commerce Unternehmen hat sich in den letzten Jahren Klaviyo etabliert. Das liegt vor allem daran, dass es sich sehr einfach mit Shop-Systemen wie Shopify, Magento Open Source oder WooCommerce verbinden lässt. Eine große Stärke des Tools ist vor allem die einfache Bedienbarkeit, der Drag-and-drop-Editor und die Dashboard-Funktion, die sich auch wieder vor allem an E-Commerce Unternehmen orientiert.

Spannend ist auch die Verbindung mit Social-Media-Kanälen wie Facebook, sodass du damit sehr einfach Lookalike Audiences aus Facebook importieren und wiederum Klayvio und Facebook im Zusammenspiel für die Berechnung von wichtigen E-Commerce-Daten wie AOVs und CLVs einsetzen kannst. Darauf basierend kannst du wiederum entsprechende Flows für deine Kund*innen bauen.