So setzt Ihr elektronische Signaturen rechtsgültig um

Im Zuge der Digitalisierung liegt es nahe, dass Ihr nicht nur Euren Schriftverkehr, sondern auch Eure Verträge digital verwaltet. Nur noch schnell die digitale Unterschrift tätigen und schon kann sich der Vertrag auf die Reise machen – doch hierbei solltet Ihr vorsichtig sein. Denn nicht jede Signatur ist für jedes Dokument geeignet.

In den vergangenen Monaten haben einige Gerichtsurteile gezeigt, dass ein Fehler in der Auswahl Eurer Signaturen böse Überraschungen mit sich bringen kann. So sorgte der Lebensmittellieferdienst Gorillas erst für Schlagzeilen, weil mehrere Arbeitnehmer*innen ihn auf die Entfristung ihrer Arbeitsverhältnisse verklagten. Die befristeten Verträge der Radkuriere wurden nicht eigenhändig, sondern mit dem falschen E-Signatur-Standard unterzeichnet. Hierdurch wurde die Befristung der Verträge ungültig.

In diesem Artikel zeigen wir Euch, was Ihr beachten solltet, um in Zukunft auf der sicheren Seite zu sein. So könnt Ihr Eure Dokumente, Verträge und Absprachen mit der E-Signatur rechtsgültig und korrekt unterzeichnen. Außerdem lernt Ihr Softwares kennen, die Euch bei der Umsetzung Eurer rechtsgültigen elektronischen Unterschriften unterstützen.

Das solltet Ihr für die Umsetzung Eurer rechtsgültigen elektronischen Signatur beachten

Die Nutzung der elektronischen Signatur ist innerhalb der Europäischen Union in der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt, kurz eIDAS, geregelt. Diese 2016 vollständig in Kraft getretene rechtliche Grundlage ermöglicht Euch das rechtssichere Signieren von digitalen Dokumenten und gilt für alle 27 EU-Mitgliedsstaaten sowie für Liechtenstein, Island, Norwegen und das Vereinigte Königreich.

Die eIDAS zielt unter anderem darauf ab, die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen zu klären und sicherzustellen. Dabei definiert sie drei Arten der elektronischen Signatur: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur. Die einfache elektronische Signatur (EES), wie eine eingescannte Unterschrift oder der Swipe auf einem Touch-Display, ist einfach zu handhaben, hat allerdings nur eine geringe Beweiskraft, weshalb sie in der Regel nur bei Verträgen ohne Formvorschrift, wie auf einem Anmeldeformular für eine Wohnungsbesichtigung, Anwendung findet. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) sind hingegen geeignet, wenn eine höhere Identifikation erforderlich ist, wodurch ihr auch eine höhere Beweiskraft zukommt. Hierunter fallen beispielsweise Mietverträge ohne Preisgleitklausel oder Kaufverträge. Maximale Identifikationsanforderungen stellt die eIDAS-Verordnung an die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die demnach auch über die höchste Beweiskraft verfügt.

Die Verwendung der E-Signatur wird in Deutschland im Bürgelichen Gesetzbuch (BGB, Art. 126a) geregelt. Dort steht geschrieben, dass eine qualifizierte elektronische Unterschrift Eure handschriftliche Unterschrift und somit eine geforderte Schriftform ersetzen kann. Wenn für ein Dokument die Schriftform erforderlich ist, Ihr diese allerdings nicht handschriftlich oder per qualifizierter elektronischer Unterschrift erfüllt, wird Euer Vertrag nichtig. Allerdings gilt, anders als bei Eurer handschriftlichen Unterschrift, nicht das Schriftbild, sondern eine datenbasierte Verknüpfung als ausschlaggebend für die Rechtssicherheit. Aus diesem Grund wird bei einer qualifizierten elektronischen Unterschrift auch ein digitales Zertifikat hinterlegt. Das enthält einen Zeitstempel, der den Signaturzeitpunkt festhält, garantiert die Integrität des signierten Dokuments (dass es seither nicht mehr verändert wurde) und bestätigt die Identität des Signierenden.

Um die Relevanz einer rechtsgültigen elektronischen Signatur zu verstehen, solltet Ihr Euch den Unterschied zwischen dem Begriff der Rechtsgültigkeit und der Beweiskraft deutlich machen. Eine Unterschrift ist dann rechtsgültig, wenn die vom Gesetz verlangte Form eingehalten wird. Wenn also im Gesetz für einen Vertrag die Schriftform verlangt wird, und die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist, wie zum Beispiel bei einem Elternzeitantrag, kann dieser nur mit der QES rechtsgültig unterschrieben werden. Die QES ist die einzige E-Signatur, die die handschriftliche Unterschrift ersetzen darf. Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag, bei dem keine besondere Form vorgeschrieben wird, kommt der Vertrag auch mit einer EES oder einer FES rechtsgültig zustande. Einige wenige Dokumente, wie eine Kündigung, ein Aufhebungsvertrag oder ein Arbeitszeugnis, müssen allerdings handschriftlich unterzeichnet werden.

Falls es einmal zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung bezüglich eines von Euch geschlossenen Vertrages kommen sollte, gilt es, die Identität des Unterschreibenden zu beweisen. In so einem Fall ist die QES ein gleich starkes Beweismittel wie eine handschriftliche Signatur. Genau genommen ist die qualifizierte elektronische Unterschrift sogar noch sicherer, da sich ihre Echtheit leichter nachweisen lässt als die einer handschriftlichen Unterschrift.

Auf das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift solltet Ihr nach Möglichkeit komplett verzichten, da sie nur bis zu einem gewissen Grad rechtsgültig ist. Sie kann juristisch zwar als einfach elektronische Signatur gelten, ist aber lediglich eine Kopie der originalen Unterschrift. Deshalb würde ihr vor Gericht nur wenig Beweiskraft zukommen. Ihr geht auf Nummer sicher, wenn Ihr auf eine elektronische Signatur mit Kryptografie und Zertifikat eines Vertrauensdienste-Anbieters zurückgreift.

Mit diesen Softwares setzt Ihr eine elektronische Signatur rechtsgültig um

Damit Ihr Euch nicht planlos an die digitale Signatur Eurer Dokumente und Verträge setzen müsst, gibt es verschiedene E-Signatur-Softwares, die Euch bei der Erstellung einer rechtsgültigen elektronischen Signatur unterstützen. Auf OMR Reviews könnt Ihr die Bewertungen und Berichte von echten Nutzer*innen lesen und die richtige Software für Euer Unternehmen finden. Dort findet Ihr Informationen zu den folgenden Tools:

Skribble

Flixcheck

Adobe Sign

ContractHero Vertragsmanagement

DocuSign

Dropbox Sign

sproof sign

eversign

PandaDoc

Yousign

Am Beispiel von Skribble wollen wir Euch zeigen, wie einfach die rechtsgültige Umsetzung Eurer elektronischen Signaturen in Zukunft für Euch sein kann. Skribble ist eine Software für die Erstellung elektronischer Signaturen, die es Euch ermöglicht, Eure Signaturprozesse digital abzubilden. Für jede Art von Vertrag bietet das Tool die rechtlich passende Unterschriftart. Ladet dafür Euer zu unterschreibendem PDF-Dokument auf der Plattform hoch und fügt die Personen hinzu, die das Dokument unterschreiben sollen. Ihr könnt die Signatur-Reihenfolge festlegen und auch eine persönliche Nachricht sowie eine*n Beobachter*in hinzufügen. Dabei ist es auch möglich, die visuelle Signatur zu personalisieren, indem die persönliche handschriftliche Signatur als Bild hinzugefügt werden kann. Skribble lässt sich genauso in Eure bestehende Business-Software integrieren. Das digitale Signieren mit Skribble schafft effizientere Prozesse in Eurem Unternehmen und reduziert Kosten.

Der Anbieter für rechtssichere E-Signaturen hostet Eure Daten in der Schweiz und verfügt dabei über die höchsten verfügbaren Standards, da das Rechenzentrum nach ISO 27001 zertifiziert ist. Die Verwaltung der Dokumente und Daten erfolgt gemäß der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) sowie des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Die Software verfügt neben einer deutschen auch über eine englische und französische Version und verschlüsselt Verträge mit einem individuellen AES-256-Schlüssel, welcher den Nutzer*innen anhand asymmetrischer Kryptographie zugeordnet wird. Nach einer kostenlosen Testphase könnt Ihr zwischen verschiedenen Skribble-Paketen wählen. Das Paket "Fair Flat" ist für Einzelpersonen geeignet und kostet Euch zwischen 1,10 Euro bis 2,40 Euro pro Signatur. Im "Business-Modell" für Unternehmen liegt der Preis bei 79 Euro monatlich. Außerdem ist es möglich, individuelle Enterprise-Pakete erstellen zu lassen.

Um Euch einen ersten Eindruck von Skribble zu machen, könnt Ihr die angebotene Testphase nutzen und so die E-Signatur-Lösung auf Herz und Nieren prüfen. Achtet hier besonders auf die Benutzerfreuntlichkeit und wie das Tool zu bedienen ist. Je einfacher es klappt, desto mehr Spaß macht die Nutzung und desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch Eure Kolleg*innen das Tool annehmen und in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Auf der (rechtlich) sicheren Seite

Wenn Ihr bei der Unterzeichnung Eurer Verträge die richtigen gesetzlichen Vorgaben beachten und auf der sicheren (Vertrags-)Seite stehen wollt, empfehlen wir Euch, bei der Umsetzung einer E-Signatur, die rechtlichen Rahmenbedingungen genauer anzuschauen. Im besten Fall lohnt sich auch der Anspruch einer Rechtsberatung. Ihr seid gut beraten, wenn Ihr bei der Auswahl eines E-Signatur-Anbieters darauf achtet, dass alle drei E-Signatur-Standards aus einer Hand angeboten werden. Nicht immer ist das der Fall und es können dann schnell zusätzliche Kosten und Aufwände hinzukommen, mit dem man am Anfang nicht rechnet. Achtet zudem darauf, dass die E-Signatur-Lösung DSGVO-konform ist und Eure Dokumenten und Daten gut geschützt sind.

Ein weiterer Aspekt, der bei der Auswahl eines Signatur-Anbieters zu beachten ist, sind die Integrationsmöglichkeiten. Schaut hier genau, was angeboten wird und wie einfach sich das Tool in Euren vorhandenen Softwares, z.B. CRM-Softwares oder Dokumentmanagementsysteme, integrieren lässt. Genauso ist in der Entscheidungsphase wichtig zu prüfen, welcher Service und Support der E-Signatur-Anbieter bereitstellt. Die Umstellung auf die E-Signatur ist ein Veränderungsprozess und das damit verbundenen Change-Management im Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Was nützt Euch ein neues Tool, wenn niemand im Unternehmen damit arbeitet und dieses nicht gut angenommen wird?