Digitale Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Durch ein Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 müssen alle Unternehmen alle geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter*innen erfassen.
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⁠⁠Auch wenn die Arbeitszeiterfassung noch nicht zwingend digital stattfinden muss, entscheiden sich vor allem Kleinbetriebe immer häufiger für den Einsatz eines digitalen Zeiterfassungstools und gegen die Zettelwirtschaft. Warum das so ist, erfährst du in diesem Artikel.

Das sind die Vorteile von digitaler Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Von der digitalen Zeiterfassung profitieren Unternehmer*innen sowie dessen Beleg- und Kundschaft. Weder große noch kleine Unternehmen sollten auf eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten verzichten – die einen schon aus rechtlichen, die anderen vor allem aus wirtschaftlichen Gründen.

Live-Überblick: als Unternehmer*in die Produktivität steuern und beobachten

Überblick Zeiterfassung Kleinbetriebe

Zeiterfassungstools geben Unternehmer*innen automatisiert wichtige Echtzeit-Einblicke ins Alltagsgeschäft. Diese Transparenz ist die Basis für eine exakte Ressourcenplanung und stetiges Unternehmenswachstum. Der effiziente Ressourceneinsatz senkt die Kosten in verschiedenen Unternehmensbereichen. 

Unternehmer*innen können die digital erfassten Zeiten sowie die Produktivität ihrer Mitarbeiter*innen am Bildschirm verfolgen und steuern. In der Praxis sieht das so aus: Geschäftsführer*innen von Kleinbetrieben können jederzeit relevante Daten einsehen, verwalten und Analysen durchführen. Dafür müssen sie lediglich die Anwendung am PC, Tablet oder Handy öffnen.

Zahlen und Fakten statt Bauchgefühl: als personalverantwortliche Person effektiv Ressourcen planen

Zeiterfassung Kleinbetriebe – Ressourcen planen

Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen ist im Zeiterfassungstool von Personalverantwortlichen und der Belegschaft einsehbar. Das erleichtert die interne Abstimmung und beschleunigt die Urlaubsplanung. Zudem generiert es Stundenzettel inklusive Überstunden, verwaltet Kalendereinträge, berechnet Projektzeiten und führt Auswertungen durch. Dank der Automatisierung und Synchronisierung beschränkt sich der Ressourceneinsatz dabei auf ein absolutes Minimum.

Besonders in Kleinbetrieben zählt jede*r Mitarbeiter*in. Fällt ein Teammitglied etwa krankheitsbedingt aus, müssen Personalverantwortliche schnell reagieren. Ein Zeiterfassungstool zeigt An- und Abwesenheiten in Echtzeit an und gewährleistet somit eine schnelle Dienstplanänderung. 

Abteilungsübergreifende Automatisierung statt manueller Arbeit: Mitarbeiterentlastung auf allen Ebenen

Zeiterfassung Kleinbetriebe – Mitarbeiterentlastung

Dieser Vorteil setzt natürlich voraus, dass du dich für ein intuitives und benutzerfreundliches Zeiterfassungstool wie clockin entscheidest. Es sollte zudem schnell und einfach in die bestehende IT-Infrastruktur deines Kleinbetriebes integriert werden können. Softwares, die von deinen Mitarbeiter*innen akzeptiert werden, übernehmen zeitintensive und fehleranfällige Aufgaben. Das wiederum sorgt für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb deines Bestandsteams und steigert dein Ansehen bei Bewerber*innen.

Rechtliches: als Unternehmer*in allen Arbeitgeberpflichten nachkommen

Zeiterfassung Kleinbetriebe – rechtliche Pflichten

Mit einem Zeiterfassungstool musst du dir keine Gedanken mehr über rechtliche Verpflichtungen und Gesetzesänderungen machen. Ein rechtskonformes Tool berücksichtigt alle gesetzlichen Vorgaben laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Regelmäßige Updates und Releases im Hintergrund sorgen automatisch dafür, dass dies auch so bleibt. 

Ein digitales Stundenkonto gibt dir Sicherheit – sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Leistungserbringersicht. Du kannst jederzeit nachweisen, dass du deinen gesetzlichen Fürsorgepflichten als Arbeitgeber*in (z. B. der Einhaltung von Pausenzeiten) nachkommst. Dank der digitalen Historie kannst du deinen Kundinnen und Kunden sowie Lieferantinnen und Lieferanten jeden Vorgang begründen (z. B. deine Rechnungssummen).

Flexibilität: in einer smarten App Eingaben vornehmen – ganz egal wo

Zeiterfassung Kleinbetriebe – Flexibilität

Übertragungsfehler durch unleserliche Notizen, ständige Abstimmungen aufgrund von lückenhaften Angaben und haufenweise Formularstapel gehören mit einer Zeiterfassungs-App der Vergangenheit an. Insbesondere mobile Teams (z. B. Handwerksbetriebe) profitieren von der Zeiterfassung per Handy oder Tablet. Mit der digitalen Zeiterfassung in Kleinbetrieben können Unternehmen und Arbeitnehmer*innen ihren Pflichten schneller und einfacher nachkommen: All ihre Aktionen (inklusive der Fahrt und dem Beladen des Dienstwagens) können am Terminal in der Werkstatt, am Browser im Büro oder Homeoffice und während des Außendiensteinsatzes in der App in Echtzeit erfasst werden.

Ein wichtiger (erster) Schritt in Richtung Digitalisierung

Zeiterfassung Kleinbetriebe – Digitalisierung

Im Zuge einer IONS-Studie wurden kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeiter*innen in Deutschland befragt. Fakt ist: In puncto Digitalisierungsgrad gibt es gewaltige Unterschiede. Start-ups sind in der Regel sehr weit fortgeschritten, während die klassischen Kleinbetriebe weit hinterherhinken. Ein Hauptgrund scheint zu sein, dass die wenigsten dieser Gruppe Wachstumsambitionen verfolgen (lediglich acht von zehn Unternehmen).

Einen Großteil ihres Budgets investieren Kleinbetriebe in digitale Verwaltungslösungen (z. B. Buchhaltungssoftware und CRM-Systeme). Was die Neukundengewinnung angeht, setzen sie hauptsächlich auf Weiterempfehlung. Im Vergleich zu größeren Unternehmen sehen die wenigsten Kleinunternehmen ihre Internetpräsenz (bislang) als relevant an.

So setzt du eine digitale Zeiterfassung in deinem Kleinbetrieb um

Die einfache Umsetzung im Kleinbetrieb kann mit der Zeiterfassungs-App clockin erfolgen. Der größte Vorteil dieses Tools basiert auf der Vorgehensweise der Gründer*innen: Sie haben sich von Anfang an mit Personen wie Kanalsanierer*innen, Elektroniker*innen und Bauleiter*innen an einen Tisch gesetzt. So konnte die Lösung von Handwerker*innen für Handwerker*innen entwickelt werden. Die benutzerfreundliche Zeiterfassungs-App hat sich also keine Großkonzerne zum Vorbild genommen, sondern Menschen wie dich, wodurch sich das Tool vollständig auf deine Bedürfnisse konzentriert.

clockin ist eine Software, die nicht nur Zeiterfassung abdeckt, sondern zum Ziel hat, alle Zettelprozesse zu digitalisieren

In einem kostenlosen, ausführlichen Leitfaden erfährst du detailliert, wie du in nur sieben Schritten bei der Einführung eines Zeiterfassungstools vorgehst:

1. Anforderungen abklären
2. Mitarbeiter*innen auf die Reise mitnehmen
3. Technik und Organisation regeln
4. Kleine Testgruppen bilden
5. System an Bedürfnisse anpassen
6. Mitarbeiter-Feedback einholen
7. Digital Zeiten erfassen

Mit clockin setzt du alle oben beschriebenen Vorgänge schnell und einfach um. Als Unternehmer*in behältst du jederzeit den Überblick über Mitarbeiterzeiten und Projektfortschritte. Du kannst die Zeiterfassung per App durchführen, eingetragene Arbeitszeiten per Drag-and-drop korrigieren, Dienstpläne erstellen und Arbeitszeiten als Soll-, Flex-, Kernarbeits- und Maximalarbeitszeiten definieren. Außerdem kannst du deinen Zeiterfassungsprozess automatisieren und etwa Pausenzeiten automatisch abziehen. Deine Buchhaltung wird sich zudem über die Lexoffice- und DATEV-Schnittstelle freuen. 

Das Tool kann um weitere hilfreiche Module für Kleinbetriebe ergänzt werden. Dazu gehören Dokumentationen, digitale Projektakten, Analysen, Abwesenheiten und diverse Schnittstellen.

Besonders beliebt ist clockin unter anderem in folgenden Branchen: 

• Facility-Management
• Handwerk
• Elektrotechnik
• Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik
• Gesundheitswesen (z. B. in Arztpraxen und in der Physiotherapie)

Fazit: ein Must-have für jedes Unternehmen – vor allem für Kleinbetriebe!

Die digitale Zeiterfassung ist besonders für Kleinbetriebe wichtig, denn gerade hier sind die Ressourcen begrenzt. Die elektronische Zeiterfassung ist mehr als das bloße Festhalten von Arbeitszeiten. Sie ist vor allem ein wichtiger (erster) Schritt in Richtung Digitalisierung. Aus unserer Sicht ist sie aus vielen Gründen ein Must-have für zukunftsfähige Unternehmen und kriesenbeständige Arbeitgeber*innen. Ein Lieblingstool der OMR-Community haben wir dir in diesem Artikel ausführlich vorgestellt. Schau es dir in der kostenlosen Testphase am besten direkt selbst an!