Das sind die 5 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer
Katharina Pörnig15.6.2026
Worauf du bei der Tool-Auswahl jetzt unbedingt achten musst
Inhalt
- Rechnungsprogramme für Kleinunternehmen: Was genau bedeutet das?
- Warum die Wahl des richtigen Tools gerade jetzt entscheidend ist
- Die 5 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen
- Der direkte Vergleich: Welches Tool gewinnt?
- Fazit und mein persönlicher Ausblick
Wer selbstständig ist und die Kleinunternehmerregelung wählt, hat meistens weder viel Zeit noch viel Lust, sich stundenlang mit Rechnungen und Buchhaltung herumzuschlagen. Als digitale Buchhalterin und Mentorin für Business-Finanzen begleite ich seit mehr als 3 Jahren täglich Selbstständige dabei, ihre Business-Finanzen mit Leichtigkeit in den Griff zu kriegen. Und eine Frage kommt dabei fast immer auf: "Welches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen ist denn das Richtige für mich?" Meine ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Deshalb stelle ich dir in diesem Artikel 5 Tools vor, die ich immer wieder empfehle und erkläre dir, worauf du bei der Auswahl wirklich achten solltest.
Das Wichtigste in Kürze
- Für Kleinunternehmer*innen ist eine Software entscheidend, welche die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG automatisch und rechtssicher auf Rechnungen umsetzt.
- Wegen der neuen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich sollte das gewählte Tool unbedingt zukunftssichere elektronische Formate wie XML unterstützen.
- Die 5 besten Programme (Lexware Office, sevdesk, Easybill invoice, Accountable und Holvi) bieten unterschiedliche Schwerpunkte von der All-in-one-Buchhaltung bis zum integrierten Geschäftskonto.
- Das optimale Rechnungsprogramm richtet sich nach deinen individuellen Bedürfnissen, dem gewünschten Funktionsumfang und potenziellen zukünftigen Wachstumsschritten.
Rechnungsprogramme für Kleinunternehmen: Was genau bedeutet das?
Rechnungsprogramme für Kleinunternehmen sind Software-Lösungen, mit denen du deine Rechnungen erstellen, versenden und verwalten kannst; teilweise auch mit zusätzlichen Funktionen wie Angebotserstellung, Mahnwesen oder auch Buchhaltungs-Basics. Im Gegensatz zu vollwertigen Softwares, wie Steuerbüros sie nutzen, sind diese Programme darauf ausgelegt, dass du auch ohne buchhalterische Vorkenntnisse schnell und einfach damit arbeiten kannst.
Wichtig für dich, wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) nutzt: Du bist von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und führst dementsprechend auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Daher darfst du auch keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Aber nicht jedes Tool setzt das automatisch auch richtig um.
"Die Kleinunternehmerregelung ist ein echtes Geschenk für den Einstieg in die Selbstständigkeit, wenn die Rechnung auch stimmt. Ein falscher oder fehlender Pflichthinweis kann Rückfragen vom Finanzamt nach sich ziehen. Wenn du versehentlich die Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, musst du diese auch an das Finanzamt zahlen, obwohl du Kleinunternehmer*in bist. Gute Software nimmt dir das einfach ab."
– Katharina Pörnig, Hygge Finanz
Deshalb lohnt es sich für dich als Kleinunternehmer*in, eine Software zu wählen, die diese steuerliche Besonderheit automatisch und korrekt übernimmt.
Warum die Wahl des richtigen Tools gerade jetzt entscheidend ist
Es tut sich gerade einiges im Bereich Buchführung für Kleinunternehmen. Sowohl die fortschreitende Digitalisierung mit KI als auch ständige Gesetzesänderungen haben Auswirkungen auf deine Tool-Wahl.
Beispiel: Die E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Kleinunternehmer*innen im B2B-Bereich bedeutet das: Das Rechnungsprogramm muss dieses Format (meist .xml) unterstützen oder zumindest E-Rechnungen korrekt darstellen können. Auch das Ausstellen von E-Rechnungen ist ein Thema: Aktuell gibt es für kleine Unternehmen eine Übergangsfrist von mehreren Jahren. Ab 01.01.2028 werden voraussichtlich alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Ich empfehle dir deshalb, diesen Punkt bei deiner Wahl unbedingt zu beachten. So vermeidest du einen mühsamen und aufwändigen Wechsel deines Rechnungsprogramms. Einen Überblick, welche Rechnungsprogramme E-Rechnungen unterstützen, findest du in einem Vergleich auf OMR Reviews.
"Ich sehe gerade bei vielen meiner Kund*innen, dass die E-Rechnungspflicht wie ein Weckruf wirkt. Wer jetzt noch mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, sollte das als Zeichen sehen. Es ist Zeit für ein Rechnungsprogramm."
– Katharina Pörnig, Hygge Finanz
Beispiel: Reform der Kleinunternehmerregelung
Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung wurden 2025 angehoben. Im Vorjahr darf dein Umsatz jetzt bei maximal 25.000 Euro liegen, im laufenden Jahr bei bis zu 100.000 Euro. Wenn du 2024 also kurz davor warst, aus der Regelung rauszufallen, kannst du jetzt möglicherweise doch weiterhin davon profitieren und dir den zusätzlichen Aufwand mit der Umsatzsteuer sparen.
Beispiel: Die Zeit ist knapp
Ich sehe das täglich bei meinen Kund*innen (und auch bei mir selbst). Wer selbstständig ist, hat keine Zeit, sich stundenlang in neue Programme einzuarbeiten. Das richtige Tool spart dir idealerweise nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im Arbeitsalltag Zeit und damit letztendlich Geld. Wenn du dich fragst, ob es überhaupt sinnvoll ist als Freiberufler*in ein Rechnungsprogramm zu nutzen, findest auch dazu bei OMR Reviews einen aufschlussreichen Artikel.
Die 5 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen
Hier sind meine 5 persönlichen Empfehlungen aus meinem Alltag als Buchhalterin.
1. Lexware Office – alles aus einer Hand
Lexware Office ist eine All-in-one-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Selbstständige, Freiberuflerinnen, Gründerinnen und kleine Unternehmen, die Rechnungsstellung, Buchhaltung, Bankanbindung und Steuerauswertungen in einem einzigen Tool vereint. Lexware Office gilt als Marktführer in diesem Segment und ist immer wieder Testsieger.
Warum dieses Tool?
Als zertifizierter Lexware Office Premium Coach erlebe ich regelmäßig, wie Selbstständige nach der Einarbeitung eigenständig und intuitiv mit dem Tool arbeiten. Lexware Office ist umfassend, ohne zu überfordern. Besonders schätze ich an diesem Tool, dass die Buchhaltung im Hintergrund korrekt mitläuft, auch wenn du keine Buchhalterin bist. Die Kleinunternehmerregelung ist direkt einstellbar, inklusive korrektem Pflichthinweis auf der Rechnung. Auch wenn du in den nächsten Jahren wächst und deine Buchhaltung umfangreicher wird, ist Lexware Office ein treuer Begleiter in allen Unternehmensphasen.
Ideal für:
Selbstständige und Kleinunternehmer*innen, die nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen wollen.
Expert-Pro-Tip:
Mit der DATEV-Export-Funktion kannst du deine Buchhaltung ganz einfach mit deinem Steuerbüro teilen. Auch eine direkte Anbindung an dein Steuerbüro ist möglich: So kann dein Steuerbüro alle von dir erfassten Daten übernehmen, ohne dass eine doppelte Bearbeitung nötig ist.
2. sevdesk – Intuitiv und cloudbasiert
sevdesk ist eine cloudbasierte Software für Selbstständige, Freelancer*innen, Kleinunternehmer*innen sowie kleine bis mittelständische Unternehmen, die Rechnungsstellung, Buchhaltung und Belegverwaltung kombiniert. Die Software hat dabei einen besonderen Fokus auf einfache Bedienung.
Warum dieses Tool?
Die Lernkurve bei sevdesk ist angenehm flach. Gerade wenn du bisher wenig oder gar keine Erfahrung mit Buchhaltungssoftware hast, findest du hier einen einfachen Einstieg. Das Interface ist übersichtlich und benutzerfreundlich, der automatische Belegimport (z. B. per Mail oder Foto) spart spürbar Zeit und auch die Kleinunternehmerregelung lets sich in wenigen Minuten einrichten.
Ideal für:
Selbstständige im Dienstleistungsbereich, die einfache Buchhaltung mit schneller Rechnungsstellung kombinieren möchten und wenige komplexe Buchungsvorgänge haben.
Expert-Pro-Tipp:
Das automatische Mahnwesen von sevdesk spart dir viel Zeit und Nerven. Gerade wenn du viele B2B-Kund*innen hast, wirkst du damit trotz minimalem Zeitaufwand professionell. Denn regelmäßige, pünktliche Zahlungserinnerungen zeigen, dass deine Abläufe organisiert sind und du deine Buchhaltung ernst nimmst.
3. Easybill invoice – Fokus auf schnelle Rechnungen
Easybill invoice ist ein reines Rechnungsprogramm für Selbstständige, Freiberufler*innen und Handwerker*innen ohne Buchhaltungsmodul. Einfach Rechnungen schreiben, versenden, fertig. Mit easybill connect gibt es darüber hinaus eine Lösung für Onlinehändler*innen.
Warum dieses Tool?
Wenn du als Kleinunternehmer*in keine komplexe Buchhaltung brauchst, sondern vor allem zeitsparend professionelle Rechnungen schreiben möchtest, ist Easybill invoice eine unkomplizierte, saubere Lösung. Die Kleinunternehmer-Einstellung inklusive korrektem Pflichttext ist schnell eingerichtet und das Tool unterstützt auch die E-Rechnung. Für die Steuererklärung reicht bei vielen Kleinunternehmer*innen ohnehin eine einfache Steuersoftware, Easybill invoice lässt sich damit gut kombinieren.
Ideal für:
Freelancer*innen und Soloselbstständige mit überschaubarer Kund*innenanzahl, die keine Lust auf unnötigen Verwaltungs- und Buchhaltungsaufwand haben.
Expert-Pro-Tip:
Nutze die Vorlagenfunktion für Daueraufträge. Wenn du regelmäßige Kund*innen hast, die immer denselben Betrag zahlen, sparst du dir jeden Monat Zeit und reduzierst gleichzeitig Fehlerquellen.
4. Accountable – Steuern jederzeit im Blick
Accountable ist eine App-first-Lösung für Selbstständige, Freiberufler*innen, Kleinunternehmer*innen und Einzelunternehmer*innen, die Rechnungsstellung und Buchhaltung mit Live-Steuerprognosen verbindet. Dir wird jederzeit angezeigt, welchen Betrag du für die Steuern zurücklegen solltest.
Warum dieses Tool?
Es füllt eine Lücke, die viele andere Tools offenlassen: die steuerliche Vorausschau. Gerade für Kleinunternehmer*innen mit schwankenden Einnahmen und Gründer*innen ist das Gold wert. Kein böses Erwachen bei der Steuererklärung, keine unerwarteten Nachzahlungen. Die App ist auch für dich intuitiv bedienbar, wenn du kein Buchhaltungswissen mitbringst.
Ideal für:
Selbstständige, die besonders auf Planungssicherheit setzen und auch unterwegs den Überblick über ihre Steuersituation behalten wollen.
Expert-Pro-Tip:
Wenn du Accountable mit deinem Geschäftskonto verbindest, kategorisiert die App deine Ausgaben halbautomatisch. Das spart bei der Einnahmenüberschussrechnung am Ende des Jahres enorm viel Zeit!
5. Holvi – Geschäftskonto und Rechnungen vereint
Holvi ist in erster Linie ein Geschäftskonto, kombiniert aber zusätzlich Rechnungsstellung und einfache Buchführung. Einnahmen erscheinen direkt im Rechnungsmodul und Belege können per App gespeichert werden.
Warum dieses Tool?
Die Trennung zwischen Bank und Buchhaltung wird aufgelöst. Wer gerade am Anfang der Selbstständigkeit steht und noch kein separates Buchhaltungssystem hat, kann mit Holvi sehr schnell startklar sein. Die Kleinunternehmerrechnung lässt sich ebenfalls einstellen und der Einstiegstarif ist der günstigste unter den vorgestellten Tools. Was du unbedingt beachten solltest: Wenn du mit deinem Konto zu einer anderen Bank wechseln möchtest, kannst du das Tool nicht weiter nutzen.
Ideal für:
Gründer*innen in der Frühphase, die ein Geschäftskonto und ein einfaches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen in einer Lösung suchen.
Expert-Pro-Tip:
Nutze die Ausgabenkategorisierung von Holvi konsequent von Anfang an. So baust du eine saubere Belegstruktur auf. Das zahlt sich spätestens beim ersten Jahresabschluss aus, wenn deine Steuerberaterin oder du selbst die Einnahmenüberschussrechnung erstellst.
Der direkte Vergleich: Welches Tool gewinnt?
| Tool | Rechnungserstellung | Buchhaltung | Preis pro Monat (ohne Rabatte) | Integriertes Geschäftskonto |
| Lexware Office | ja | ja | 21,90 | gegen Aufpreis |
| sevdesk | ja | ja | 25,90 | nein |
| Easybill invoice | ja | nein | 29,00 | nein |
| Accountable | ja | ja | 24,90 | ja |
| Holvi | ja | ja | 15,00 | ja |
Stand: 20.05.2026
Hinweise:
Bei allen Tools gibt es sowohl günstigere als auch teurere Tarife. Ich empfehlen jedoch mindestens die in der Grafik dargestellten Tarife für eine Buchhaltung als Kleinunternehmer*in.
Die hier vorgestellten Tools unterstützen alle die E-Rechnung und bieten Apps für die Bearbeitung vom Smartphone aus an.
Fazit und mein persönlicher Ausblick
Das "beste" Rechnungsprogramm für alle Kleinunternehmer*innen gibt es nicht. Es kommt auf deine Bedürfnisse an – wie du arbeitest und welche Funktionen du wirklich brauchst.
Meine persönliche Einschätzung aus der täglichen Arbeit: Wenn du langfristig planst und deine Buchhaltung selbst übernehmen oder zumindest möglichst viel intern abbilden möchtest, kommst du an Lexware Office kaum vorbei. Wenn du eine schnelle, fokussierte Lösung brauchst, bist du mit easybill oder Accountable gut beraten. Und wenn du gerade erst startest und noch kein Geschäftskonto hast, solltest du Holvi zumindest testen.
Mich persönlich beschäftigt vor allem die E-Rechnungspflicht. Sie verändert den Markt gerade nachhaltig. Achte deshalb bei der Tool-Wahl unbedingt darauf, dass dein Rechnungsprogramm dieses Format unterstützt. Im B2B-Bereich ist es bereits in Teilen Pflicht und die Anforderungen werden weiter steigen. Wenn du jetzt das passende Tool wählst, sparst du dir in den nächsten Jahren einen aufwändigen Wechsel. Alle Infos zur Umwandlung deiner bestehenden Dokumente findest du auch im Artikel zum Thema PDF in E-Rechnung umwandeln.
Beziehe auch dein zukünftiges Wachstum in deine Wahl mit ein. Solltest du später Mitarbeitende in deinem Unternehmen haben, ist zu überlegen, ob du die Gehaltsabrechnung, wie z. B. in Lexware Office einfach dazu buchst oder aber eine andere Software für die elektronische Gehaltsabrechnung nutzen möchtest.
Und zum Schluss noch etwas aus meiner persönlichen Erfahrung:
"Das beste Rechnungsprogramm ist nicht das mit den meisten Funktionen, sondern das, das du tatsächlich jeden Monat öffnest."
– Katharina Pörnig, Hygge Finanz
Denn selbst das beste Tool bringt dir nichts, wenn du am Ende doch alles auf Papier oder in Excel machst. Fang lieber klein an, lerne dein Tool kennen und baue von dort aus auf.
Werde Gastautor*in: Du hast in einem bestimmten Bereich richtig Ahnung und möchtest dein Wissen teilen? Dann schreibe uns einfach an reviews-experten@omr.com und bring deine Expertise ein. Wir freuen uns auf spannende Einblicke direkt aus der Praxis.
Autor*In
Katharina Pörnig
Katharina Pörnig ist digitale Buchhalterin, zertifizierter Lexware Office Premium Coach und Inhaberin von Hygge Finanz. Sie begleitet solo-selbständige Dienstleister*innen dabei, ihre Buchhaltung mit Lexware Office eigenständig und korrekt umzusetzen, ohne Steuerbüro-Stress und ohne Fachjargon. Mit ihrem Hintergrund aus der Steuerberatung, ihrer täglichen Arbeit mit Selbstständigen und dem engen Austausch mit dem Team von Lexware Office kennt sie die typischen Stolperstellen ganz genau und zeigt einfache Lösungen dafür.
