Projektzeiterfassung: Vorteile, Beispiele und Tools

Echt jetzt? Der Task ist erledigt, aber nun muss noch die Zeit dafür gestempelt oder in ein Excel-Sheet eingetragen werden? Was mühsam klingt und ohne ein kluges Tool womöglich auch ist, hat viele Vorteile für dein Unternehmen. Wir geben dir den nötigen Überblick.

Was bedeutet Projektzeiterfassung?

Projektzeiterfassung bedeutet, die Arbeitszeit für bestimmte Projekte oder Aufgaben genau aufzuzeichnen. Das kann schriftlich bzw. manuell erfolgen, in der Regel geschieht dies jedoch mithilfe von Software wie z.B. ZEP

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 Quelle: https://www.zep.de/planstunden/

Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung von Projekten?

Die Zeiterfassung von Projekten bietet dir eine Reihe von Vorteilen:

1. Effizientes Ressourcenmanagement: Durch die Erfassung der aufgewendeten Arbeitszeit erhält dein Unternehmen Einblicke in den tatsächlichen Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben und Projekte. Dies ermöglicht eine optimierte Zuweisung von Ressourcen und eine bessere Planung zukünftiger Projekte.
2. Bessere Budgetkontrolle: Die Zeiterfassung hilft, die Arbeitszeitkosten für einzelne Projekte genau zu verfolgen. Das ermöglicht dir eine präzise Budgetplanung und minimiert das Risiko von Budgetüberschreitungen.
3. Echtzeitüberwachung des Fortschritts: Die erfassten Zeitdaten liefern dir eine aktuelle Einsicht in den Fortschritt des Projekts. Verzögerungen und Engpässe lassen sich besser erkennen, bzw. kannst du rascher darauf reagieren.
4. Genauere Projektplanung: Historischen Daten über die aufgewendete Zeit in früheren Projekten dienen dir als Grundlage für realistische Zeitpläne und Schätzungen für neue Vorhaben.
5. Leistungsbewertung: Die Zeiterfassung ermöglicht die Analyse der Arbeitszeitverteilung auf Mitarbeiter*innen oder Teams. Dies erleichtert die Identifizierung von produktiven Bereichen und die Unterstützung von Teams, die weitere Ressourcen benötigen.
6. Förderung der Produktivität: Die Möglichkeit, die aufgewendete Zeit zu erfassen, kann Mitarbeiter*innen ermutigen, ihre Arbeit effizienter zu gestalten, da die Zeit transparent dokumentiert wird.
7. Kundenabrechnung: Bei kundenbezogenen Projekten ermöglicht die Zeiterfassung eine korrekte Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen basierend auf der tatsächlich aufgewendeten Zeit.
8. Transparenz und Compliance: Die Dokumentation der Arbeitszeit trägt zur Transparenz bei und unterstützt Compliance-Anforderungen, wie z. B. bei Projekten mit zeitlichen Vorgaben oder rechtlichen Verpflichtungen.

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Welche Nachteile können durch die Zeiterfassung von Projekten entstehen?

Insgesamt solltest du bei der Implementierung von Zeiterfassungssystemen, wie ZEP

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1. Zeitaufwand für die Erfassung: Die manuelle Erfassung der Arbeitszeit erfordert Zeit und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter*innen, was als zusätzliche Aufgabe wahrgenommen werden und zu Unterbrechungen führen kann.
2. Widerstand der Mitarbeiter*innen: Deine Kolleg*innen empfinden die Zeiterfassung möglicherweise als Kontrollmechanismus und sind ihr gegenüber skeptisch oder gar ablehnend eingestellt.
3. Einschränkung der Flexibilität: Die Erfassung der Arbeitszeit kann als einschränkend empfunden werden, da sie die Flexibilität der Mitarbeiter*innen in ihrer Arbeitsgestaltung beeinflusst.
4. Fehlende Genauigkeit: Manuelle Eingaben können fehleranfällig sein, was zu ungenauen Zeitaufzeichnungen führen kann. Diese Ungenauigkeiten können wiederum Auswirkungen auf die Projektplanung und die Budgetierung haben.
5. Verlust an Kreativität: Die Betonung auf die Erfassung der Arbeitszeit kann dazu führen, dass Mitarbeiter*innen weniger kreative und innovative Ansätze verfolgen. Sie könnten sich stärker auf das reine Erfüllen von Zeiten konzentrieren, anstatt innovative Lösungen anzustreben.
6. Begrenzte Aussagekraft der Zeitdaten: Die bloße Erfassung von Zeit sagt wenig über die Qualität oder den Wert der erbrachten Arbeit aus. Dies könnte zu einer einseitigen Sicht auf die Produktivität führen, ohne die tatsächlichen Leistungen angemessen widerzuspiegeln.
7. Komplexität der Auswertung: Die Analyse und Auswertung der erfassten Zeitdaten erfordern geeignete Tools und Ressourcen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Ohne angemessene Werkzeuge kann es schwierig sein, die Daten sinnvoll zu interpretieren.
8. Vertraulichkeit und Datenschutz: Bei der Erfassung von Arbeitszeit müssen Datenschutz- und Vertraulichkeitsaspekte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass persönliche Daten der Mitarbeiter*innen angemessen geschützt werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die erfassten Daten sicher und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verwaltet werden.

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Warum sollten Projekte zeitlich erfasst werden?

Die zeitliche Erfassung von Projekten ist essenziell, um eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. Durch das genaue Erfassen der Arbeitszeit kannst du für dein Unternehmen verfolgen, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird. Dadurch kannst du Ressourcen besser zuweisen und sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit eingesetzt werden. Diese präzise Zuordnung ermöglicht dir nicht nur eine effektivere Nutzung von Mitarbeiter*innen und Materialien, sondern auch eine bessere Kontrolle der Arbeitszeitkosten. Budgetüberschreitungen werden ebenso minimiert, da die erfassten Zeiten eine genaue Grundlage für die Budgetplanung bieten. Die Fähigkeit, die tatsächlichen Kosten mit dem Budget abzugleichen, ermöglicht dir eine proaktive Kontrolle der Projektausgaben und trägt dazu bei, finanzielle Risiken zu minimieren. Hierbei unterstützt euch beispielsweise TimeTac

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Referenzwerte für zukünftige Projekte

Die Zeitdaten aus vergangenen Projekten dienen als wertvolle Referenz für die Schätzung der Arbeitszeiten zukünftiger Vorhaben. Das Erfassen der tatsächlichen Zeiten in der Vergangenheit ermöglicht es Unternehmen, realistischere Zeitpläne zu erstellen und präzisere Prognosen für kommende Projekte abzugeben. Zudem erlaubt die Erfassung der Arbeitszeit eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts. Durch kontinuierliches Sammeln von Zeiten lassen sich Verzögerungen frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den Projektverlauf zu korrigieren. Die Fähigkeit, den realen Fortschritt mit dem geplanten Fortschritt abzugleichen, vereinfacht das Identifizieren von Engpässen und das Ergreifen proaktiver Schritte zur Einhaltung von Zeitplänen.

Datengestützte Leistungsanalyse

Die Zeiterfassung ermöglicht eine umfassende Analyse der Arbeitszeitverteilung auf Teams, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter*innen. Diese Daten gewähren wertvolle Einblicke in die Produktivität, Engpässe und Effizienz von Teams oder individuellen Mitarbeiter*innen. Die Möglichkeit, die aufgewendete Zeit für diverse Aufgaben und Projekte genau zu analysieren, erlaubt deinem Unternehmen, seine Leistung zu evaluieren und gezielte Verbesserungen umzusetzen. Das kann Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität, Schulungen oder Ressourcenoptimierung einschließen. So trägt die zeitliche Erfassung dazu bei, kontinuierliche Verbesserungsprozesse zu fördern und die Leistung deines Unternehmens kontinuierlich zu steigern.

In welchen Bereichen ergibt die Projektzeiterfassung Sinn?

Die Projektzeiterfassung ist in verschiedenen Bereichen und Branchen sinnvoll, wo eine genaue Verfolgung der aufgewendeten Arbeitszeit für Projekte und Aufgaben von Bedeutung ist. Hier sind einige Beispiele:

Beratungs- und Dienstleistungsbranche: Unternehmen, die kundenorientierte Dienstleistungen anbieten, wie Beratungsfirmen, Rechtsanwaltskanzleien oder Werbeagenturen, profitieren von der Zeiterfassung. Diese ermöglicht eine genaue Abrechnung von erbrachten Leistungen und eine transparente Rechnungsstellung für Kundinnen und Kunden.

IT und Softwareentwicklung: In der IT-Branche, insbesondere in Softwareentwicklungsprojekten, ist die präzise Erfassung der Arbeitszeit entscheidend. Sie erlaubt das Verfolgen von Entwicklungszeiten, Fehlerbehebung und Tests, das Überwachen des Projektfortschritts und das Erstellen realistischer Schätzungen für kommende Projekte.

Projektbasierte Industrien: Bereiche wie Filmproduktion, Eventmanagement oder Bauprojekte setzen auf die Projektzeiterfassung, um den Fortschritt von Projekten zu überwachen, Kosten im Griff zu behalten und den Arbeitsaufwand für spezifische Aufgaben zu dokumentieren.

Praxisbeispiele von Projektzeiterfassung

Genug von der Theorie? Die folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen den Nutzen der Projektzeiterfassung:

Projektzeiterfassung in einem Softwareentwicklungsunternehmen

Eine Entwicklerin arbeitet an einem Kundenauftrag zur Entwicklung einer maßgeschneiderten E-Commerce-Plattform. Sie nutzt die Zeiterfassungssoftware, um ihre Arbeitszeit für Aufgaben wie Design, Frontend-Entwicklung, Backend-Programmierung und Tests zu erfassen. Die erfassten Zeiten werden in Echtzeit zentral gespeichert.

Diese Zeitdaten ermöglichen es dem Projektmanager, den Fortschritt zu überwachen. Er sieht, wie viel Zeit die Entwicklerin für jede Aufgabe aufwendet und ob sie im Zeitplan liegt. Bei Verzögerungen kann der Projektmanager rechtzeitig reagieren, um den Zeitplan anzupassen oder Ressourcen neu zuzuweisen.

Die erfassten Zeiten haben auch Auswirkungen auf die Abrechnung. Sie dienen als Grundlage für die korrekte Berechnung der erbrachten Dienstleistungen, und der Kunde bzw. die Kundin erhält eine detaillierte Aufschlüsselung der Arbeitszeit.

Projektzeiterfassung für Krankenpflegepersonal

Ein Krankenpfleger arbeitet in einem großen Krankenhaus und erfasst seine Arbeitszeit für die reibungslose Patientenversorgung. Er verwendet eine elektronische Zeiterfassungssoftware, die seine Arbeitszeit genau dokumentiert. Seine Schicht beginnt mit dem Einloggen, danach erfasst die Software seine Arbeitszeit automatisch, während er in verschiedenen Pflegeaufgaben involviert ist.

Er dokumentiert seine Zeit für Aktivitäten wie Medikamentenausgabe, Verbandswechsel, Pflegeplanung, Kommunikation mit Ärztinnen und Ärzten und Patientenbetreuung. Diese genaue Erfassung hilft nicht nur bei der Pflege, sondern ermöglicht auch korrekte medizinische Aufzeichnungen.

Am Ende der Schicht loggt er sich aus, und das System berechnet automatisch seine Arbeitszeit. Diese Daten sind wertvoll für Arbeitszeitverwaltung, Überstundenberechnung und Schichtpläne. 

Quelle: https://planerio.de/zeiterfassung-pflege/

Die Zeit läuft immer

Die Projektzeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil effizienter Unternehmensführung und Projektmanagementprozesse. Sie ist unerlässlich, wo auch immer die aufgewendete Arbeitszeit dokumentiert und bewertet werden muss. Der zusätzliche Aufwand in der softwaregestützten Erfassung ist minimal und wird durch den Erkenntnisgewinn und die Planungssicherheit mehrfach ausgeglichen.