Worauf Ihr bei einem Projektsteckbrief achten müsst

1. Wozu der Projektsteckbrief eingesetzt wird
2. Wer ist verantwortlich für das Erstellen und Pflegen des Projektsteckbriefs?
3. 7 Vorteile eines Projektsteckbriefs
4. Top 3 Informationen im Projektsteckbrief
5. Weitere Bestandteile des Projektsteckbriefes
6. Mögliche weitere Informationen im Projektsteckbrief
7. Das gehört nicht in einen Projektsteckbrief
8. Empfehlenswerte Tools zum Erstellen von Projektsteckbriefen
9. Projektsteckbrief-Vorlage zum Downloaden
10. Mit dem Projektsteckbrief zum Erfolg

Einige von Euch fragen sich sicherlich, ob ein Projektsteckbrief noch zeitgemäß ist. Die Antwort –  ein klares Ja! Denn als Project-One-Pager bietet der Steckbrief in jedem Projekt eine Übersicht. Die Form und die Inhalte des Projektsteckbriefs können dabei variieren.

Hier bekommt Ihr eine Übersicht der enthaltenen Informationen, wozu der Projektsteckbrief eingesetzt wird und welche Projektmanagement-Tools, wie ZEP

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Am Ende gibt es sogar noch eine Vorlage zum kostenlosen Download.

Doch beginnen wir bei dem Wozu.

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Wozu der Projektsteckbrief eingesetzt wird

Im Projektmanagement sollte frühzeitig hinterfragt und geklärt werden, wozu das zu bearbeitende Projekt umgesetzt wird. Die Antwort darauf wird dann Teil des Projektsteckbriefs sein.

Hinzu kommen weitere grundlegende Informationen, die das Projekt beschreiben. Dazu setzen sich die Projektleiter:innen sich mit den Auftraggeber:innen zusammen, um den Steckbrief zu entwickeln. Entweder handelt es sich beim Steckbrief um den formellen Projektauftrag oder er reichert diesen mit weiteren Details an.

Mithilfe des Projektsteckbriefs wird ein gemeinsames Verständnis vom Projekt sowie ein gemeinsames Wording geschaffen. Unklarheiten können entweder bereits aus dem Weg geräumt oder zumindest bereits zu Projektbeginn angesprochen werden.

Der Steckbrief kann als ein lebendes Dokument gehandhabt werden. Das heißt, dass er während der unterschiedlichen Projektphasen im Rahmen von Projektcontrolling wie mit ZEP

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Zudem erlaubt dieser einen einheitlichen Einstiegspunkt für neue Mitarbeitende des Projekts. Dies führt dazu, dass diese schneller einsteigen und sich über die wichtigsten Informationen erkundigen können.

Zusammengefasst wird der Projektsteckbrief eingesetzt, um:

• Projektinformationen übersichtlich darzustellen
• Ein gemeinsames Verständnis zu schaffen
• Einen Projekt-Einstiegspunkt zu haben

Wer ist verantwortlich für das Erstellen und Pflegen des Projektsteckbriefs?

Solltet Ihr in einem Projektmanagement-Modell ohne dedizierte Projektleiter-Rolle sein (bspw. wird diese Rolle in einem Scrum-Projekt häufig nicht besetzt), dann müsst Ihr im Team klären, wer die Verantwortung dafür übernimmt. Im angesprochenen Scrum-Beispiel, in dem mit mehreren Sprints gearbeitet wird, wäre dies Aufgabe von den Product Ownern.

Typischerweise ist es Aufgabe der Projektleitung, den Steckbrief zu erstellen. Idealerweise wird dies allerdings nicht im stillen Kämmerlein getan. Die Projektleitung bespricht den Steckbrief mit den Key-Stakeholdern und – sofern das Team bereits aufgesetzt ist – zusammen mit dem Team. Gerade wenn es in Richtung Projektvision und Projektziele geht, ist es sehr wichtig, dass Ihr das Team frühzeitig bei der Entwicklung des Rahmens mit einbindet, um die intrinsische Motivation des Teams von Anfang an zu fördern.

7 Vorteile eines Projektsteckbriefs

Mithilfe des Projektsteckbriefs wird von Anfang an Transparenz im Projekt geschaffen. Durch das gemeinsame Ausfüllen entsteht zudem eine strukturierte Vorgehensweise in der Initialisierungsphase eines Projekts. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, welche Projektmanagement-Methoden im späteren Verlauf eingesetzt werden. Der Steckbrief hat in jeder Projektform seine Daseinsberechtigung und bietet zahlreiche Vorteile:

• Der erste Projektbericht wird gemeinsam erstellt
• Es gibt einen eindeutigen Einstiegspunkt und Teammitglieder können sich jederzeit über den Scope des Projekts informieren
• Elementare Fragen sind von Anfang an geklärt und der Projektrahmen ist definiert
• Er schafft ein allgemeingültiges Verständnis zum erwarteten Nutzen
• Gemeinsame Spielregeln und Kommunikationswege sind definiert
• Durch stetige Aktualisierung des Projektsteckbriefs entsteht der erste Teil der Projektdokumentation
• Durch die kollektive Erarbeitung des Projektsteckbriefs wird das Team auf das Projekt eingeschworen

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Top 3 Informationen im Projektsteckbrief

Im Steckbrief sollte so wenig wie möglich und so viel wie nötig beschrieben werden. Die wichtigsten drei sind:

• Projektnutzen – wozu wird das Projekt umgesetzt?
• Projektziele – was soll das Projekt erreichen?
• Projektbeteiligte – wer wird im Projekt involviert sein?

Darüber hinaus gibt es weitere Bestandteile eines Projektsteckbriefs, die hilfreich für Euch sein können.

Weitere Bestandteile des Projektsteckbriefes

Achtung: es gibt keine einheitliche Vorgabe, wie der Project-One-Pager auszusehen hat. Der Begriff One-Pager zeigt es bereits – es gibt keine einheitliche Bezeichnung des Projektsteckbriefs. Im Projekt-Management-Institut (PMI) zum Beispiel wird dieser Steckbrief Project Charter genannt.

Weitere Projektsteckbrief Inhalte können sein:

• Auftraggeber:in
• Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung
• Projektnutzen
• Abgrenzung zu anderen Vorhaben oder bisheriger Lösung
• Projektteam und eingesetzte Kommunikationswege / -mittel
• Budget, Zeit und Inhalt

Mögliche weitere Informationen im Projektsteckbrief

Die Inhalte des Projektsteckbriefs wurden jetzt klar umrissen. Doch was könnte enthalten sein, was nicht zwingend erforderlich ist?

Zum einen könnten dies Meilensteine sein. Vielleicht sind sie in der initialen Phase bereits bekannt, dann können sie natürlich eingetragen werden. Aber wenn das Projekt noch zu frisch ist und es Teil des Projektes sein wird herauszufinden, was überhaupt gewollt ist (oder benötigt wird), dann könnte die Fixierung auf Meilensteine ggf. hinderlich sein.

Auch muss der Inhalt noch nicht näher definiert werden. Hier ist ein grober Umriss ausreichend.

Das gehört nicht in einen Projektsteckbrief

Neben dem genau definierten Inhalt gibt es weitere Punkte, die im Projektsteckbrief nicht miteingebunden werden sollen. Vielmehr geht es um einen groben Umriss, die Beschreibung der Rahmenbedingungen und der zu erwartenden Ergebnissen.

 Im Projektsteckbrief haben folgende Inhalte nichts zu suchen:

• detaillierte Projektplanungen
• detaillierter Terminplan
• Arbeitspakete etc.

Empfehlenswerte Tools zum Erstellen von Projektsteckbriefen

Ein Projektsteckbrief lässt sich sehr gut in einem Wiki-System erstellen. Der Vorteil: allen im Projektteam kann ein Lese-Zugriff gewährt werden. Ebenso kann die Bearbeitung des Steckbriefs einem größeren Kreis an Verantwortlichen aus dem Team ermöglicht werden.

Drei Tools zum Erstellen von Projektsteckbriefen:

• Ein Wiki-System für das gemeinsame Arbeiten an Steckbriefen kann  sein. Vor allem gepaart mit  ermöglicht es eine sehr saubere Dokumentation des Projektsteckbriefs.
• Ein weiteres Tool, in dem der Projektsteckbrief abgebildet werden kann, ist Conceptboard. Bei dieser Software handelt es sich um ein Online Kollaborationstool, ähnlich wie Miro oder MURAL Der Vorteil ist hier die Möglichkeit, mit mehreren Personen gleichzeitig auf einem Whiteboard zu arbeiten.
• Viele Projektmanagement-Tools bieten auch die Möglichkeit an, einen Project-One-Pager zu hinterlegen. Beispielsweise können Custom Fields in pqforce angegeben werden, um einen standardisierten Projektsteckbrief zu definieren.

Product Vision Board in Conceptboard

Natürlich könnt Ihr Euch auch einfach eine Word-Vorlage bauen. Bei der Verwendung von Word bietet sich Office 365 an, damit Ihr die Dateien in  mit den anderen Teilnehmenden teilen könnt. Ein solches Projektsteckbrief-Muster haben wir Euch am Ende des Artikels zur Verfügung gestellt.

Schaut mal bei den besten Projektmanagement-Tools vorbei. Dort gibt es noch jede Menge weiterer Projektmanagement-Tools, die sich auch für das Erstellen von Projektsteckbriefen anbieten. Eine All-In-One Lösung bietet bspw. der deutsche Softwarehersteller awork

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Projektsteckbrief-Vorlage zum Downloaden

Wir haben Euch eine Projektsteckbrief Vorlage, die Ihr Euch herunterladen könnt, zusammengestellt, um Euch eine Idee zur Umsetzung zu geben. Darin sind die nachfolgenden Punkte enthalten:

• Projektname: wie lautet der Name des Projekts?
• Elevator Pitch: die Vision des Projekts.
• Ausgangssituation / Projekthintergrund: warum wird das Projekt gestartet?
• Ziele: Welche Ziele werden mit dem Projekt erreicht? Welche nicht?
• Nutzen: Welchen Nutzen hat das Unternehmen von dem Projekt?
• Ergebnisse: Welche Ergebnisse werden durch das Projekt generiert?
• Prioritäten: Liegen die Prioritäten auf dem Inhalt, den Kosten, der Zeit oder der Qualität?
• Projektinhalt: was ist „In Scope“ und was ist „Out of Scope“?
• Nicht-funktionale Rahmenbedingungen: welche weiteren Anforderungen gibt es?
• Risikoanalyse: welche Risiken könnten eintreten?
• Stakeholder: welche Interessensgruppen gibt es?
• Rollen: Welche Rollen werden im Projekt vertreten sein?

Hierbei handelt es sich nur um ein Beispiel. Schaut in Euren Projekten, welche Informationen immer wieder nachgefragt werden und entwerft Euch eine eigene Vorlage. Natürlich könnt Ihr auf dieser Vorlage aufbauen.

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Mit dem Projektsteckbrief zum Erfolg

Der Steckbrief ist mit das wichtigste Dokument in einem Projekt. Er beinhaltet alle Informationen zum Projektrahmen. Der Steckbrief kann schnell ausgefüllt werden und sorgt unmittelbar für Transparenz und Struktur im Projekt. Wenn er zudem in Kollaboration zwischen dem Projektteam, Stakeholder:innen und Auftraggeber:innen erstellt wird, schafft Ihr von Anfang an eine gelungene Projektkommunikation und einen guten Zusammenhalt.