Projektrollen – weil nicht immer alles nach Plan läuft

1. Was sind Projektrollen?
2. Warum sind Projektrollen so wichtig? 
3. Welche Rollen gibt es in einem Projekt?
4. Welche Aufgaben und Funktionen haben die jeweiligen Projektrollen?
5. Wonach werden die Rollen im Projekt verteilt? 
6. Wie können Projektrollen im Laufe der Zeit angepasst und weiterentwickelt werden?
7. Welche Tools/Software sind für die Arbeit in den einem Projekt wichtig?
8. Fazit

Sind wir mal ehrlich: Deadlines sind im Grunde dazu da, eine Orientierung zu liefern, anzuspornen und zugegebenermaßen auch, um mal verschoben zu werden. Damit Letzteres nicht zu einem unangenehmen Eiertanz wird, bei dem jede*r versucht sich aus der Verantwortung zu ziehen, gibt es eine einfache Lösung: klar definierte Projektrollen.

Denn wenn Fristen nicht eingehalten werden, kann das nicht nur ärgerlich und unangenehm sein, sondern auch richtig teuer werden. Abschreckende Beispiele finden sich in großen Bauvorhaben, die die ursprüngliche Zielmarke zeitlich und auch budgettechnisch über die Maßen gesprengt haben (Flughafen BER, Elbphilharmonie, Stuttgart21/24…). Mit einem gut durchdachten Projektmanagement wäre das sicher nicht passiert – und genau darum ist Projektmanagement wichtig. 

Damit du nicht Teil eines solch chaotischen Projektes wirst, solltest du unbedingt – auch bei kleinen Projekten – alle notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt festlegen. Welche das sind und wie sie am besten verteilt werden, erklären wir dir nachfolgend ausführlich.

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Was sind Projektrollen?

Projektrollen sind klar definierte Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projektteams. Durch Projektrollen werden Teammitglieder bestimmte Aufgabenbereiche entsprechend ihrer Kompetenzen und Fähigkeiten zugeteilt, damit sie das Projekt bestmöglich voranbringen können. Zudem wissen dadurch alle genau, was zu tun ist und vor allem, an wen sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.

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Warum sind Projektrollen so wichtig? 

„Ich dachte du kümmerst dich darum?!“ Kommt dir dieser Satz bekannt vor? Wir haben sicherlich alle schon mal so einen Moment erlebt, in dem wir davon ausgegangen sind, dass sich schon irgendjemand kümmern wird. Und am Ende wurde aus „irgendjemand“ wie zu erwarten leider „niemand“.

Kein Wunder, denn fehlendes Verantwortungsbewusstsein ist tatsächlich einer der Gründe, warum Projekte scheitern. Und gerade bei hoch spezialisierten und komplexen Aufgaben, braucht man Expert*innen und Personen, die ein Projektteam mit ihren Fachkompetenzen ergänzen.

Um sicherzustellen, dass dein Projekt erfolgreich ist und nicht unnötig ins Stocken gerät, sind Projektrollen absolut wichtig und sorgen für:

• Vermeidung von Verantwortungslücken

• Effiziente Nutzung von Fachkompetenzen 

• Konflikt- und Stressminimierung durch klare Zuständigkeiten

• Risikomanagement

Welche Rollen gibt es in einem Projekt?

Die Ausgestaltung der Projektrollen unterscheidet sich nicht nur je nach Art bzw. Umfang eines Projekts, sondern es kommt auch auf die jeweilige Unternehmensstruktur an. Im klassischen Projektmanagement gibt es mindestens drei Rollen:

• Auftraggeber*in

• Projektleiter*in/-manager*in

• Projektteam/-mitarbeitende

Für größere Projekte können zusätzliche Rollen notwendig sein, wie diese:

• Projekt-/ Lenkungsausschuss

• Controller*in

• Qualitätsmanager*in

Jedes Projekt ist anders und hat andere Anforderungen, daher ist diese Auflistung nur eine Orientierung im Hinblick auf mögliche sinnvolle Rollen. 

Wichtig ist jedoch immer, dass dein Projektteam nur so groß ist, wie unbedingt notwendig. Ein „übermäßig“ großes Projektteam kann nämlich zu längeren Abstimmungsprozessen führen und Nerven, Kraft und letztlich auch Geld kosten. 

Mach dir also am besten vor dem Projektstart in Ruhe Gedanken darüber, welche Rollen notwendig sind, um den Erfolg deines Projekts zu gewährleisten.

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Welche Aufgaben und Funktionen haben die jeweiligen Projektrollen?

Sinn und Zweck der Projektrollen ist es, dass Arbeitspakete und Zuständigkeiten bestmöglich auf verschiedene Mitglieder eines Projektteams verteilt werden. Im Folgenden haben wir für dich zusammengefasst, welche Funktionen die einzelnen Projektrollen beinhalten:

•  Auftraggeber*in:

  • Beauftragt und finanziert das Projekt

  • Oberste Entscheidungskompetenz insb. über Projektziele und Budget

  • Endabnahme des Projektabschlusses

• Projekt-/ Lenkungsausschuss

  • Strategische Unterstützung für Auftraggeber*in

  • Unterstützend bei Organisation und Problemlösungen

• Projektleiter*in / - manager*in

  • Beratung und Abstimmung mit Auftraggeber*in

  • Koordiniert Kommunikation zwischen Kund*in und Projektteam 

  • Planung und Steuerung des Projekts

  • Überblickt und koordiniert Aufgabenpakete, sowie Projekt-, Budget- und Zeitplan

  • Risikomanagement

• Projektteam/-mitarbeitende:

• Spezialist*innen oder Expert*innen in verschiedenen Fachbereichen

• Ausführung der zugeteilten Aufgaben/-pakete

• Controller*in: 

  • Überwachung und Steuerung des Projektfortschritts, teilweise auch der Finanzen

• Qualitätsmanager*in:

  • Sicherstellung der Erreichung der Qualitätsziele

  • Initiierung von Qualitätsverbesserungsmaßnahmen im Projekt

In kleineren Projekten werden das Controlling und das Qualitätsmanagement meist von dem*der Projektleiter*in übernommen. Allerdings ist hier wichtig zu beachten, dass wirklich ausreichend zeitliche Kapazitäten vorhanden sind, damit sich andernfalls doch ein anderes Teammitglied diesen Aufgaben annehmen kann.

Wonach werden die Rollen im Projekt verteilt? 

Nun gut, jetzt wissen wir, warum Projektrollen wichtig sind und welche Aufgaben und Funktionen sie beinhalten. Aber wie werden die Rollen sinnvoll im Team verteilt?

Wichtig ist, das Team nach Möglichkeit divers aufzustellen. Damit ist gemeint, dass dein Team weitestgehend aus Menschen mit verschiedenen Kernkompetenzen und Erfahrungen besteht. 

Hier ein paar wichtige Kriterien, die du berücksichtigen solltest, um dir die Zuteilung der Projektrollen zu erleichtern:

• Individuellen Stärken und Schwächen: Bei der Rollenverteilung ist es entscheidend, die Kernkompetenzen und Erfahrungen der Einzelpersonen zu beachten.

• Ausbildung und Arbeitserfahrung: Je nach Themengebiet und Verantwortung ist spezifisches/fundiertes Fachwissen ein Muss.

• Arbeitsauslastung und Verfügbarkeiten: Überprüfen, ob zeitliche Kapazitäten vorhanden sind und/oder es längere Abwesenheiten gibt, die eingeplant werden müssen.

• Persönliche Interessen: Kein Muss, aber definitiv ein sehr großes „nice to have“, dass persönliche Interessen und Talente auch mit der Rolle harmonieren.

Nimm dir mit dem Team unbedingt genügend Zeit für die Verteilung der Projektrollen und gehe mit deinen Kolleg*innen ins Gespräch, um herauszufinden, wer für welche Rolle die sinnvollste Besetzung ist. 

Zum Beispiel gibt es Personen, die weniger gut mit kurzfristigen Planänderungen umgehen können und Schwierigkeiten haben, sich auf „unvorhergesehene“ Situationen einzustellen. Im Gegenzug sind sie aber in ihrem Element, wenn es ans langfristige Planen und vorausschauendes Organisieren geht. Wenn man solche Besonderheiten in der Planung berücksichtigt, hilft das nicht nur dem Projekterfolg, sondern trägt auch zu der Zufriedenheit der Projektmitglieder bei. Und letztlich geht die Arbeit ja auch leichter von der Hand, wenn sie Spaß macht und zu den eigenen Fähigkeiten passt.

Wie können Projektrollen im Laufe der Zeit angepasst und weiterentwickelt werden?

Projekte können sich im Verlauf ändern – und die Rollen müssen sich möglicherweise an diese Veränderungen anpassen. Daher ist es sinnvoll, dass du regelmäßig überprüfst, ob es notwendig ist, Aufgaben neu zu verteilen, Rollen anzupassen oder zusätzliche Teammitglieder hinzuzuziehen. 

Tauscht euch daher unbedingt kontinuierlich und regelmäßig im Projektteam aus, um Probleme oder Engpässe rechtzeitig zu identifizieren und Rollenanpassungen flexibel umzusetzen. So könnt ihr im besten Falle vorausschauend mit sich verändernden Anforderungen umgehen.

Welche Tools/Software sind für die Arbeit in den einem Projekt wichtig?

Beim Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Aufgaben und Fristen. Damit du dich da nicht im wahrsten Sinne des Wortes verzettelst, gibt es zum Glück viele nützliche Tools wie z.B awork

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Zu den verschiedenen Aufgaben im Projektmanagement, bei denen dich Software unterstützen kann, zählen: 

• Aufgabenmanagement

• Zeit- und Ressourcenmanagement

• Berichterstattung und Analyse

• Kommunikation

• Risikomanagement

• Dokumentenmanagement

• Budget- und Finanzmanagement 

Die Auswahl der richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen und Aufgaben ab. Deshalb solltest du unbedingt die Bedürfnisse deines Teams und des Projekts berücksichtigen, bevor du dich für eine bestimmte Software entscheiden. 

Hier unsere Top 5 Tools und Softwares, um dir die Projektarbeit zu erleichtern:

• Asana
• ClickUp
• Trello
• monday.com
• Jira

Wichtig: Es kann durchaus sinnvoll sein, mehrere Tools, außer awork

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Die richtige Auswahl des passenden Projektmanagement-Tools ist nicht zu unterschätzen. Informiere dich deshalb umfassend, bevor du dich für eine Lösung entscheidest. Schau dazu auch gern in dem OMR Reviews Artikel zu den 7 besten Projektmanagement-Tools vorbei.

Was du auch machen kannst, ist einige der besten kostenlosen Projektmanagement-Softwares zu testen. Teilweise sind diese dann in den Funktionalitäten eingeschränkt, aber du bekommst durch das Ausprobieren trotzdem einen guten Eindruck für den „Look & Feel“ der Software. Und falls das Tool zu dir und deinem Team passt, kannst du  in aller Regel einfach das vollständige Leistungspaket buchen.

Fazit

Machen wir uns nichts vor: Projektarbeit kann stressig sein. Damit dein Arbeitsplatz nicht zu einer Piñata aus Notizzetteln wird und sich Kolleg*innen bei der Frage nach dem Projektfortschritt wegducken, sind Projektrollen ein unverzichtbares Instrument für effektives Projektmanagement. 

Vergiss dabei nicht, dass die Umsetzung eines Projektes keine “One human show” ist, sondern vielmehr ein Zusammenspiel aus mehreren Projektbeteiligten und schlauen Köpfen, die ihre Ideen und Fähigkeiten gezielt einbringen. 

Klar definierte Rollen reduzieren Stress, steigern die Zufriedenheit der Teammitglieder und sorgen dafür, dass ihr im Team Projekte termingerecht und effizient abschließen könnt. Kurzum, Projektrollen sichern den Erfolg des gesamten Projekts. Also nimm dir mit deinem Team die Zeit, um gemeinsam die Rollen zu definieren und zu verteilen!