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Mit kleinem KI-Toolstack größer skalieren: Alles, was du brauchst
Julius Göllner20.1.2026
Die Gamechanger Tools für den Fokus und die Produktivität beim Parallelaufbau von Unternehmen
Inhalt
- Was braucht ein guter KI-Toolstack?
- Warum ein klarer KI-Toolstack heute wichtig ist
- KI-Toolstack für den Parallelaufbau mehrerer Firmen
- Wie ich den KI-Toolstack strategisch einordne
- Fazit
Das Wichtigste in Kürze
- Wir zeigenen einen bewusst reduzierten KI-Toolstack, um Fokus und Handlungsfähigkeit beim Parallelaufbau mehrerer Firmen zu gewährleisten.
- Ein zu umfangreicher Automatisierungsansatz in frühen Phasen kann den notwendigen Lernprozess und die schnelle Umsetzung verlangsamen.
- HubSpot dient als zentrales CRM und Go-to-Market-Tool (ab systematischer Arbeit), während Notion für flexibles Projektmanagement in frühen Phasen genutzt wird.
- Spezialisierte KI-Tools wie Kickscale, Fyxer und HoneySales unterstützen konkrete operative Aufgaben von Sales-Analyse bis zur E-Mail-Vorbereitung.
Was braucht ein guter KI-Toolstack?
In den letzten Jahren und Monaten habe ich parallel an verschiedenen Unternehmen, Plattformen und frühen Setups gearbeitet. Dazu gehört sowohl die operative Begleitung von Teams als auch eigene Gründungen, wie zuletzt bei ARRtist, REP! und duwerk.
Um Entscheidungen, Abstimmungen und operative Arbeit über mehrere Firmen hinweg sauber zu organisieren, habe ich viele KI-Tools getestet. Einige davon haben schnell Mehrwert geliefert. Viele andere nicht. Übrig geblieben ist ein bewusst reduzierter Stack aus wenigen Tools, die sich als Gamechanger herausgestellt haben.
Dieser Artikel ist keine vollständige Tool-Liste und auch keine Empfehlung für jedes Setup. Er zeigt, welche Tools sich für mich bewährt haben, wie ich sie einsetze und warum ich genau diese nutze.
Warum ein klarer KI-Toolstack heute wichtig ist
KI ermöglicht heute eine Vielzahl von Dingen. Sie beschleunigt Recherche, Automatisierung, Content-Erstellung, Analyse und operative Abläufe. Gerade in frühen Phasen entsteht dadurch der Eindruck, dass sich fast jeder Prozess sofort technisch abbilden lässt.
Gleichzeitig bringt diese Technologie eine zusätzliche Komplexität mit sich. Teams beginnen damit, Automatisierungen zu entwickeln, ohne zu wissen, was eigentlich getestet werden soll. Anstatt Hypothesen schnell zu prüfen, wird Zeit in Setups, Integrationen und Workflows investiert.
In den frühen Phasen geht es jedoch vor allem darum, viel auszuprobieren, schnell zu lernen und funktionierende Prozesse später replizierbar und skalierbar zu machen. Ein zu umfangreicher Automatisierungsansatz kann diesen Lernprozess verlangsamen.
Deshalb halte ich meinen KI-Toolstack bewusst reduziert. Nicht, um weniger zu können, sondern um handlungsfähig zu bleiben und den Fokus auf die Umsetzung zu richten.
KI nimmt mir Arbeit ab. Sie trifft jedoch keine Entscheidungen für mich. Und genau so setze ich sie auch ein.
Mein Toolstack folgt deshalb einer einfachen Frage: Hilft mir dieses Tool dabei, schneller Klarheit zu schaffen und konsequent umzusetzen?
KI-Toolstack für den Parallelaufbau mehrerer Firmen
HubSpot
Sobald ein Setup die frühe Explorationsphase verlässt, nutze ich HubSpot als zentrales CRM.
HubSpot hilft mir und den Teams dabei, nicht nur Kontakte zu organisieren, sondern den gesamten Go-to-Market sauber abzubilden. Dazu gehören strukturierte Pipelines, das Tracking von Deals und Fortschritten sowie eine klare Sicht darauf, wo Projekte und Leads gerade stehen.
Ein weiterer zentraler Punkt sind Workflows und Automatisierungen. Wir nutzen HubSpot, um wiederkehrende Abläufe zu standardisieren, Übergaben zwischen Teams sauber zu gestalten und manuelle Schritte zu reduzieren. So bleibt der Fokus auf den Themen, die wirklich Entscheidung und Priorisierung erfordern.
Ich setze HubSpot dann ein, wenn ein Projekt beginnt, systematisch zu arbeiten und Richtung Markt zu gehen. Ab diesem Punkt brauchen Teams ein stabiles Fundament, das mitwächst, Transparenz schafft und Fortschritt messbar macht, ohne den Alltag unnötig zu verkomplizieren.
Notion
In frühen Phasen ist Notion mein zentrales Tool.
Ich nutze es für Projektmanagement, Aufgaben, Dokumentation, Ideensammlungen und häufig auch als einfaches CRM, bevor ein dediziertes System sinnvoll wird. Zusätzlich setze ich Notion für externe Seiten oder zur schnellen Strukturierung neuer Themen ein.
Der große Vorteil liegt in der Anpassungsfähigkeit. Strukturen lassen sich laufend verändern, ohne Prozesse neu aufzusetzen. Gerade im Proof-of-Concept hält mich das beweglich und spart Zeit.
Kickscale
Kickscale hat unseren Blick auf Sales-Gespräche deutlich geschärft. Das Tool analysiert geführte Calls, erkennt wiederkehrende Einwände und bündelt Feedback aus mehreren Gesprächen. Daraus entstehen konkrete Hinweise für Produkt, Messaging und Priorisierung im Vertrieb.
Für mich liegt der größte Mehrwert darin, Muster sichtbar zu machen. Entscheidungen basieren so auf echten Gesprächen und nicht auf Annahmen oder internen Diskussionen.
Scripe
Scripe unterstützt mich bei meiner eigenen Content-Arbeit für LinkedIn. Das Tool greift Themen auf, über die ich regelmäßig spreche oder schreibe und entwickelt daraus neue Formate. Zusätzlich nutze ich es, um Inhalte aus meinen Podcasts in schriftliche Formate zu bringen.
VoiceLine
Viele relevante Gespräche finden persönlich statt, nicht in Calls. VoiceLine hilft mir, diese Gespräche direkt im Anschluss zu dokumentieren. Ich halte Notizen, Aufgaben und nächste Schritte per Voice Memo fest und lasse sie anschließend mit dem CRM synchronisieren. Follow-ups lassen sich dadurch sauber vorbereiten, ohne Informationen zu verlieren. So bleibt auch nach dem Meeting klar, was als Nächstes passiert.
WhatsApp Business
Für schnelle Abstimmungen nutze ich WhatsApp.
Ich kläre Themen, treffe Entscheidungen und schicke Voice Memos, wenn Geschwindigkeit zählt. Für alles, was dokumentiert werden muss, wechsle ich später in strukturierte Systeme wie Slack oder E-Mail.
HoneySales
HoneySales setze ich sehr gezielt im Prospecting ein.
Zu Beginn definiere ich für ein neues Projekt genau, wen ich erreichen will. Titel, Rollen, Funktionen und Kontext sind klar beschrieben. Auf dieser Basis erstellen wir mit HoneySales strukturierte Target-Listen, die nicht nur aus Kontakten bestehen, sondern aus relevanten Profilen.
Ein zentraler Mehrwert liegt in der Signalerkennung. HoneySales sammelt und bewertet Signale zu diesen Zielpersonen und priorisiert die Listen entsprechend. So entstehen klare Hinweise darauf, welche Kontakte gerade relevant sind und wo sich ein Outreach lohnt.
Durch diese Kombination aus Persona-Verständnis, Individualisierung und Priorisierung erreichen wir deutlich höhere Reply Rates und eine bessere Conversion zu ersten Gesprächen.
Lovable
Lovable nutze ich, um interne Workflows zu bauen und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Ich entwickle damit keine neuen Apps (noch nicht). Lovable hilft mir stattdessen, bestehende Abläufe zu vereinfachen und manuelle Schritte durch automatisierte Workflows zu ersetzen. Das sind oft kleine Dinge, die sich regelmäßig wiederholen und im Alltag unnötig Zeit kosten.
Der Effekt ist meist klein, aber sehr konkret. Prozesse laufen schneller, Fehlerquellen verschwinden und Teams müssen sich weniger mit Aufgaben beschäftigen, die keinen echten Mehrwert liefern.
Wie ich den KI-Toolstack strategisch einordne
Für mich geht es bei diesem Toolstack vor allem um Fokus.
Ich nutze die Tools, um vorbereitende Arbeit, Dokumentation und Wiederholungen aus dem Alltag herauszunehmen. Entscheidungen treffe ich weiterhin gemeinsam mit den Teams.
So entsteht ein Setup, das mich handlungsfähig hält. Ich kann testen, lernen, anpassen und umsetzen, ohne mich in Automatisierungen oder Tool-Details zu verlieren. Der Stack unterstützt die Arbeit, er bestimmt sie aber nicht.
Nicht falsch verstehen, Tools sind extrem wichtig. Sie lösen nur keine Richtungsfragen.
Eine dieser strategischen Fragen stellte sich für mich zuletzt rund um das Thema KI-Sichtbarkeit.
Viele Unternehmen spüren gerade, dass sich die Suche grundlegend verändert. Entscheidungen werden nicht mehr nur über Google vorbereitet, sondern zunehmend in KI-Systemen wie ChatGPT. Die naheliegende Reaktion ist oft die gleiche. Welche Tools brauchen wir, um das sauber zu tracken?
Lesetipp: Welche ChatGPT-Version ist für dein Unternehmen die richtige? Wir haben für dich den Test gemacht.
Die eigentliche Frage liegt jedoch eine Ebene tiefer. Es geht weniger darum, welches Tool man einsetzt, sondern darum, wie sich dieser Wandel überhaupt beobachten, einordnen und bewerten lässt. Bei mir hat das dazu geführt, Marketing anders zu betrachten als viele der vorherigen Tool-Themen. Während ich im Sales- und Go-to-Market-Bereich sehr tief operativ unterwegs bin, geht es im Marketing aktuell stärker um Orientierung, bevor Tools eine Rolle spielen.
Fazit
Aus dieser Perspektive hat sich für mich auch der Blick auf meinen KI-Toolstack noch einmal geschärft.
Mein Toolstack ist bewusst reduziert. Er soll mir helfen, schneller zu verstehen, schneller zu testen und schneller umzusetzen, ohne mir Entscheidungen abzunehmen. Tools sind für mich kein Selbstzweck, sondern Arbeitsmittel, die Klarheit unterstützen.
Welche Tools das konkret sind, wird sich weiter verändern. Neue Anwendungsfälle entstehen, andere verlieren an Relevanz. Am Ende geht es mir nicht darum, möglichst viele KI-Tools einzusetzen. Sondern darum, mit den richtigen Werkzeugen fokussiert und produktiv zu bleiben.
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Autor*In
Julius Göllner
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Julius Göllner
Julius Göllner ist Serienunternehmer, Angel Investor und Mitgründer der ARRtist Platform. Er hat mehr als zehn Unternehmen gegründet, mehrere Exits realisiert und investiert mit eNugget Ventures frühphasig in B2B-SaaS- und AI-Startups im DACH-Raum. Sein Fokus liegt auf der Phase von 0 auf 1: Product-Market-Fit, Go-to-Market, Messaging und dem Aufbau skalierbarer Sales Motions. Julius arbeitet hands-on mit Gründerteams und unterstützt sie dabei, aus Ideen funktionierende Unternehmen zu bauen.
