Mit diesen Tipps und Softwares planst du erfolgreiche Events

Ein neurowissenschaftliches Institut namens Neurensics hat in einer Studie den Wert des Informationsflusses auf Präsenzveranstaltungen im Vergleich zu digitalen Formen (z. B. über Werbesports) analysiert. Dank NIRS und MRI-Scans konnte es nachweisen, dass Live-Formate das menschliche Unterbewusstsein eher ansprechen und mehr Aufmerksamkeit generieren. Durch die Coronazeit haben sich dennoch digitale Kommunikationsformate durchgesetzt, die sich nach wie vor wacker halten.

Fakt ist: Sowohl digitale als auch persönliche Events sind aus dem beruflichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Wie du dafür sorgst, dass dein Event in den Köpfen deiner Gäst*innen hängen bleibt, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist Eventmanagement?

Hauptbestandteile des Eventmanagements sind die Planung, Organisation und Durchführung von Events. Ob im privaten oder beruflichen Bereich – wenn du eine Veranstaltung auf die Beine stellen willst, gehören viel Fleiß und Organisationstalent dazu. Je mehr Teilnehmer*innen dein Event hat, desto aufwendiger und unübersichtlicher wird es. Die größte Herausforderung im Eventmanagement ist es, konstant den Durchblick zu behalten und Engpässen frühzeitig entgegenzuwirken.

Es gibt kommerzielle und nicht-kommerzielle Events. Viele Veranstaltungen drehen sich um ein bestimmtes Produkt oder werden als Marketing- bzw. PR-Instrument deines Unternehmens eingesetzt. Dazu gehören:

• Seminare, Webinare und Workshops
• Tagungen, Kongresse und Konferenzen
• Fachmessen und Produktlaunches
• Jubiläum und Firmenfeste
• Mitarbeiter- und Teamevents
• Hochzeiten und andere private Veranstaltungen

Das sind die wichtigsten Tipps für das Planen von Events

Hinter jedem Firmenevent stecken ein großes Budget und noch größere Erwartungen. Damit deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird, der deinen Besucher*innen sowie allen Organisatorinnen und Organisatoren noch lange positiv im Gedächtnis bleibt, solltest du eng mit deinem Team zusammenarbeiten und zu technischen Hilfsmitteln greifen.

Diese 7 Tipps möchten wir dir mit auf den Weg geben:

1. Wähle die optimale Veranstaltungsart (online, vor Ort oder hybrid).
2. Erstelle einen Plan mit Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Meilensteinen und Deadlines.
3. Wähle zuverlässige und professionelle externe Dienstleister*innen (z. B. Catering oder Fotograf*innen).
4. Erstelle einen Budgetplan und kontrolliere regelmäßig das Verhältnis zwischen dem Ist- und Soll-Zustand.
5. Erstelle einen Marketing- und PR-Plan, um alle Wunschteilnehmer*innen zu erreichen.
6. Automatisiere so viel wie möglich, damit du Zeit für das Wesentliche hast.
7. Monitore und tracke die wichtigsten Informationen.
8. Genauso wichtig wie die Vorbereitung und Durchführung ist auch die Nachbereitung. Gib hier nochmals Vollgas!

Diese Softwares helfen dir bei der Eventplanung

Ein beliebtes Tool für die Eventplanung ist die eworx Marketing Suite (kurz: eMS). Sie ist ein wahrer Allrounder, wenn es um digitales Marketing geht und besteht im Wesentlichen aus drei Teilen: mailworx (E-Mail-Marketing-Lösung), events (Event-Management-Lösung) und messaging (SMS-Marketing-Lösung). Die modular aufgebaute Software bietet außerdem Module für:

• Landingpages
• Formulare
• Marketing Automation
• Statistiken und Analysen
• Empfängerverwaltung
• Teilevents (brandneu!)

Seit mehr als 20 Jahren stellt das Tool eine effiziente Eventplanung, -durchführung und -nachbereitung sicher für Reallife-, Online- und Hybridveranstaltungen. Das Rechenzentrum befindet sich in der Gastro- und Tourismus-Hochburg Oberösterreich und die Software ist zu 100% DSGVO-konform.

Das Modul Teilevents wurde entwickelt, damit Nutzer*innen bei Veranstaltungen noch besser auf individuelle Anforderungen eingehen können. Diese können ihr Event in Einzelprojekte splitten und ganz individuell verwalten. So können Eventmanager*innen etwa für jede einzelne Zielgruppe ein personalisiertes Besuchererlebnis kreieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So setzt du deine Eventplanung mit der eworx Marketing Suite um

Der konkrete Ablauf hängt immer von deinem Unternehmen und dem entsprechenden Event ab. Die eworx Marketing Suite bietet dir die optimale Ausgangslage: Nutze einfach nur die Module, die dir weiterhelfen. So könnte deine Eventplanung mit eMS aussehen:

Schritt 1: Plane dein Event

Wenn du regelmäßige oder anderen ähnelnde Events planst, kannst du auf eine deiner Eventvorlagen in eMS zugreifen. Dann musst du nur noch die Eckdaten anpassen. Das könnte z. B. ein Vertriebsmeeting mit internen und externen Partner*innen sein. Aber auch deine erste Eventplanung mit eMS wird zum Kinderspiel, denn der Eventassistent führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Über die grüne Markierung siehst du, welche To-dos du schon erfolgreich erledigt hast. Alle blau markierten Punkte auf deiner Liste, darfst du noch bearbeiten.

Ein übersichtliches Dashboard zeigt dir auf einen Blick alle relevanten Zahlen und Fakten zum Event in Echtzeit an: die Eventbezeichnung, den Veranstaltungsort und -zeitpunkt. Außerdem siehst du alle wichtigen Informationen zum Eventformular, den Kampagnenaktivitäten, der aktuellen Gästeliste und dem Event-Check-in.

Schritt 2: Erstelle ein Eventformular und setze es ein

Besucher*innen können sich schnell und einfach über dein Eventformular für die Veranstaltung anmelden. Dieses kannst du mit ein paar Klicks im eMS-Formular-Editor bearbeiten und nach deinem Geschmack gestalten. Auch hier hast du die Wahl zwischen einem neuen Formular oder einer Kopie eines bereits erstellten Formulars.

Schritt 3: Verschicke deine Einladungen (z. B. per E-Mail)

Verschicke dein Anmeldeformular über den Newsletter, per SMS oder binde es direkt in deine Webseite ein. Die digitalen Einladungen kommen nicht nur blitzschnell bei deinen Gästen an, sie erzeugen außerdem automatisch Gästelisten mit Anmeldestatusstatistiken.

Der Kopierassistent funktioniert auch bei der Auswahl deiner Kampagnenaktivitäten. Du kannst unter anderem Werbung, Einladungen und Erinnerungen für dein Event vorausplanen und automatisiert mit passenden Links verschicken. Vorgefertigte Links sind u. a. Anmeldebestätigungen, Eventabsagen (mit Begründung), Eventanmeldungen, Eventtermine für den Kalendereintrag und Eventtickets mit QR-Codes.

Für all die Gäste, die nicht teilnehmen können, kannst du eine Follow-up-Kampagne anlegen, die sie auf dem Laufenden hält und mit Bildern und Videos nachträglich am Spektakel teilhaben lässt.

Schritt 4: Generiere deine Gästeliste automatisch aus den Anmeldungen

eMS generiert automatisch eine Gästeliste anhand der Zusagen und Abmeldungen. Du siehst direkt, wer zugesagt oder abgelehnt hat und wer auf der Warteliste steht oder gar nicht auf deine Einladung reagiert hat. Dazu kannst du jederzeit neue Personen zur Gästeliste hinzufügen. Zudem haben die Gäst*innen auch die Möglichkeit, sich via QR-Code zu einem Event anzumelden. Dieser wird automatisch generiert und eignet sich z.B., um die Eventanmeldung auf Printmedien wie Flyern etc. zu platzieren.

Die Liste aller E-Mail- und SMS-Kampagnen zur Eventkommunikation heißt Kampagnenaktivität. Bei verknüpften Kampagnenaktivitäten kannst du auch gleich Begleitpersonen ergänzen. Mit der Gästeliste behältst du stets den Überblick über deine Teilnehmer*innen und deren Begleitpersonen.

Schritt 5: Generiere personalisierte Namenstickets automatisch aus der Gästeliste

Basierend auf den Anmeldedaten deiner Gästeliste werden Namenskärtchen erstellt. Die Namenskärtchen sind größtenteils durch das hinterlegte Layout (inkl. Firmenlogo) bestimmt. Sie können von dir aber auch individuell angepasst werden. Du kannst zudem die Anzahl der leeren Reservekärtchen bestimmen.

Schritt 6: Betrachte jeden Gast individuell

In der Gästeliste kannst du Empfänger- und Formularfelder einblenden, nach denen du die Daten filtern möchtest. So kannst du deine Gäste etwa nach Teilevents, Seminaren, Menüs oder VIP-Status filtern und individuell betrachten.

Schritt 7: Verschicke automatisch Reminder oder Follow-ups an deine Zielgruppen

Du kannst mit eMS komplette Veranstaltungen planen und bei Bedarf die Funktion Teilevent nutzen. Wenn du etwa verschiedenen Zielgruppen unterschiedliche Reminder oder Follow-ups senden möchtest, kannst du das mit oder ohne Marketing Automation jederzeit tun. Du kannst sogar für jedes Teilevent einen eigenen Check-in integrieren.

Vor deinem großen Tag solltest du deine Eventtickets mit QR-Codes an die Teilnehmer*innen verschicken. Darauf stehen außerdem die Eckdaten des Events, die persönlichen Angaben des Gastes aus dem Anmeldeformular und die angekündigten Begleitpersonen.

Schritt 8: Führe dein Event erfolgreich durch

Endlich ist es so weit, die Show kann beginnen. Dafür musst du lediglich den QR-Code des Events in der eworx Marketing Suite scannen oder unter Angabe eines PINs einen Link öffnen. Die Eventteilnehmer*innen checken sich ebenfalls per QR-Code auf ihrem Smartphone in der Event-App ein. Hier zeigt ein Kreis-Diagramm den Teilnehmerstatus. Sollten Spontanbesucher*innen auftauchen, kannst du in der App einfach neue Teilnehmer*innen hinzufügen. Falls dein Event online stattfindet, kannst du über den Link zu deinem Meeting-Tool im Event-Dashboard schnell zum Event gelangen.

Fazit: Eventplanung muss nicht kompliziert sein

Ist Eventplanung mit viel Arbeit verbunden? Absolut! Aber mit dem richtigen Hilfsmittel ist alles halb so schlimm. Die eworx Marketing Suite ist das beste Beispiel dafür, wie entspannt professionelle Eventplanung ablaufen kann. Und wenn man dennoch einmal Unterstützung bei der Eventplanung benötigt, bietet eMS zusätzlich zur Software auch eine*n persönliche*n Ansprechpartner*in, der*die für Fragen zur Verfügung steht und bei der Planung der Veranstaltung hilft.