So hat WORMLAND mit Passcreator sein Treueprogramm gewinnbringend transformiert

1. Das ursprüngliche Treueprogramm von WORMLAND
2. Die Herausforderungen von „The Club“
3. Passcreator als Game-Changer 
4. Der neue „The Club“ in der Praxis
5. Erfolge und Mehrwert durch die Passcreator-Implementierung
6. Fazit: Mit der richtigen Software in der modernen Modebranche bestehen

Kundenbindung im Modehandel war lange Zeit gleichbedeutend mit Plastikkarten, manueller Dateneingabe und kaum messbaren Erfolgen. Dabei stehen Einzelhändler*innen besonders im volatilen Men’s Fashion-Segment vor der Herausforderung, die anspruchsvolle Kundschaft langfristig zu binden. So auch der Herrenausstatter WORMLAND, der mit seinem Loyalty-Programm „The Club“ feststellen musste: Was bei der Einführung vor einigen Jahren funktioniert hatte, war mittlerweile in der Alltagspraxis nicht mehr zeitgemäß und ineffizient.

Das erklärte Ziel für „The Club“: Weg vom simplen Newsletter-Verteiler hin zum datengetriebenen, digitalen Treueprogramm. Ein komplexes Unterfangen, denn fehlende Messbarkeit des Customer Lifetime Values (CLV), zeitaufwändige Prozesse am Point of Sale und die Kostenfrage bei der Modernisierung stellten das Unternehmen vor tiefgreifende Entscheidungen. Die Lösung fand WORMLAND schließlich in Passcreator. 

Das ursprüngliche Treueprogramm von WORMLAND

Als Men’s Fashion-Experte bietet WORMLAND sowohl aufstrebende Newcomer-Labels als auch etablierte High-End-Brands an. Die anvisierte Zielgruppe: Modebewusste Männer, die Wert auf Qualität und zeitgemäßes Design legen. Ein Anspruch, den das Unternehmen auch mit einem eigenen Loyalty-Programm Rechnung trägt. 

Der ursprüngliche Prozess von „The Club“ mutet heute allerdings ein wenig aus der Zeit gefallen an: Kund*innen füllten physische Formulare aus, die anschließend manuell in die Datenbank eingepflegt wurden. Ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Vorgang, der weder dem Anspruch des Unternehmens noch den Erwartungen der technikaffinen Kundschaft gerecht wurde. 

Der erste Schritt zur Digitalisierung erfolgte mit der Einführung eines elektronischen Datenerfassungssystems. Doch auch dieser Ansatz blieb hinter den Möglichkeiten moderner Kundenbindungsprogramme zurück. Die Kund*innen erhielten zwar Newsletter und gelegentliche Angebote, doch eine personalisierte Customer Journey oder ein datenbasiertes Loyalty-Management bot das System weiterhin nicht.

Die grundlegende Herausforderung bestand folglich darin, das Treueprogramm vom bloßen Vertriebskanal zu einem echten Mehrwert-Treiber für Kund*innen und Unternehmen weiterzuentwickeln – ohne dabei die DNA des Unternehmens aus den Augen zu verlieren.

Die Herausforderungen von „The Club“

Besonders problematisch war das Fehlen messbarer Daten. WORMLAND konnte weder den Customer Lifetime Value seiner Club-Mitglieder ermitteln noch präzise bestimmen, welchen Anteil am Gesamtumsatz die Stammkund*innen tatsächlich generierten.

„Die Herausforderung lag darin, eine effiziente Möglichkeit zur Kundenidentifikation am POS zu finden, ohne auf manuelle Prozesse oder fehleranfällige Lösungen angewiesen zu sein. Unsere bisherigen Methoden, wie das Suchen in Salesforce oder das Durchforsten von E-Mails, waren aus Customer-Experience-Sicht nicht mehr zeitgemäß.“

Keywan Tödter, Senior E-Commerce Operations Manager, WORMLAND

WORMLAND stand vor einem klassischen Dilemma der digitalen Transformation: Ein kostspieliges Update des Kassensystems oder eine eigene App-Entwicklung würden das Problem lösen – aber zu welchem Preis? Die Kalkulation zeigte schnell: Beide Optionen erwiesen sich als unverhältnismäßig teuer oder zeitintensiv für die angestrebten Ziele.

Die Suche nach einer Alternative, die sowohl kosteneffizient als auch schnell implementierbar sein sollte, führte das Unternehmen schließlich zu einem Anbieter, der genau diese Lücke zu schließen versprach: Passcreator. Die Wallet-Pass-Technologie bietet einen dritten Weg, der die Nachteile der bisherigen Optionen elegant umging und gleichzeitig neue Möglichkeiten für das Kundenbindungsprogramm eröffnete.

Passcreator als Game-Changer 

Als Spezialist für digitale Wallet-Lösungen entwickelt Passcreator Technologien, die physische Karten durch digitale Pendants in Apple Wallet und Google Wallet ersetzen. Im Portfolio finden sich diverse Anwendungsmöglichkeiten: von Kundenkarten über Eventtickets bis hin zu Gutscheinen und Mitgliedsausweisen.

Anders als bei einer App entfällt der Download aus dem Store. Die Pässe werden einfach per Link, E-Mail oder QR-Code auf das Gerät geladen und sind sofort einsatzbereit. Ein entscheidender Vorteil: Die Technologie funktioniert plattformübergreifend und benötigt minimale Ressourcen.

Für WORMLAND waren mehrere Faktoren ausschlaggebend bei der Entscheidung für Passcreator. Zunächst überzeugte die schnelle Implementierbarkeit. Statt zeitraubender Entwicklungszyklen konnte das System in kürzester Zeit eingeführt werden. Auch die Kostenstruktur passte ins Budget – deutlich günstiger als ein Kassensystem-Update oder eine eigene App-Entwicklung.

Die Flexibilität des Systems erwies sich als weiterer Trumpf. Passcreator ließ sich nahtlos mit der bestehenden Infrastruktur verbinden, ohne teure Anpassungen zu erfordern. Die API-Schnittstellen erlaubten die direkte Kommunikation mit Salesforce und anderen bereits genutzten Tools.

Ein ebenso wichtiger Aspekt war zudem die Nutzerfreundlichkeit. Während Apps oft ungenutzt bleiben oder nach kurzer Zeit wieder deinstalliert werden, integrieren sich Wallet-Pässe organisch in den digitalen Alltag der Kund*innen – genau dort, wo sie ohnehin ihre Zahlungsmittel verwalten.

Der runderneuerte „The Club“ bietet WORMLAND-Kund*innen eine zeitgemäße und komfortable User Experience

Der neue „The Club“ in der Praxis

Die Integration der Passcreator-Lösung in das bestehende WORMLAND-Ökosystem verbindet nun Salesforce als CRM-Backbone, Klaviyo für E-Mail-Kommunikation und charles als Customer-Engagement-Plattform. Diese Kombination bildete die Basis des neuen „The Club“ von WORMLAND:

Technische Umsetzung

Die technische Architektur ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen:

• API-Verknüpfungen für den Datenaustausch zwischen allen Systemen

• Updates bei Punktestand und Status-Änderungen

• Automatisierte Datenflüsse, die manuelle Arbeit reduzieren

Der Registrierungsprozess funktioniert jetzt deutlich einfacher. Kund*innen scannen einen QR-Code oder nutzen eine NFC-Card. Diese Aktion startet die charles Welcome Journey – eine Onboarding-Sequenz für neue Mitglieder.

Das Stufen-System im Detail 

Das vierstufige Belohnungssystem schafft transparente Anreize und differenziert die Kundenerlebnisse je nach Engagement:

• Punktesysteme mit Darstellung im Wallet sorgen für eine motivierende Gamification-Komponente

• Anpassung der Karte je nach Status (Bronze, Silber, Gold, Platin) adressieren das markenbewusste Prestige-Gefühl

Weitere Funktionen

Das System nutzt zusätzliche Funktionen des Wallet-Formats. Dazu gehören Geo-Marketing, wenn Kund*innen sich in der Nähe einer Filiale befinden, Push-Benachrichtigungen, die über ein Beacon-System an der Kasse initiiert werden sowie geplante Mitteilungen:

• Standortbezogene Benachrichtigungen zu Angeboten für Kund*innen via Geo-Marketing

• Beacon-Systeme an den Kassen erinnern Kund*innen per Push-Benachrichtigung an die Verwendung der Club-Mitgliedskarte

• Zusätzlich verwendet WORMLAND auch geplante Push-Nachrichten als Marketing-Mittel

WhatsApp-Integration 

Nicht zuletzt erweitert der Messenger-Kanal die Kommunikationsmöglichkeiten und nutzt die hohe Öffnungsrate dieses Mediums:

• Kartenversand über den Messenger

• Bundle-Angebote für Mitglieder

• Welcome-Rabatte mit messbaren Conversion-Raten

Erfolge und Mehrwert durch die Passcreator-Implementierung

Die Integration des digitalen Treueprogramms bei WORMLAND zeigt messbare Resultate. Sowohl Kund*innen als auch das Unternehmen profitieren von der Transformation des klassischen Klubmodells in ein datengesteuertes Loyalitätssystem:

Vorteile für die Kund*innen

Die User Experience hat sich für die Mitglieder von „The Club“ noch einmal deutlich verbessert. Statt umständlicher Papierformulare und physischer Karten, die oft vergessen oder verloren werden, tragen Kund*innen ihre Mitgliedschaft nun stets in digitaler Form bei sich. Die Wallet-Integration ermöglicht einen jederzeit verfügbaren Überblick über den aktuellen Punktestand – transparent und ohne zusätzliche App-Installation:

Die wichtigsten Vorteile aus Kundensicht:

• Vereinfachte Registrierung ohne Papierkram

• Transparenter Punktestand auf tagesaktueller Basis

• Personalisierte Angebote basierend auf tatsächlichem Kaufverhalten und CRM-Daten

• Keine separate App erforderlich

Vorteile für WORMLAND

Auf Unternehmensseite hat die Implementierung des Passcreator-Systems tiefgreifende Verbesserungen mit sich gebracht. Besonders wertvoll: die präzise Datenerfassung zu Kaufverhalten und Kundeninteraktionen. WORMLAND kann inzwischen exakt messen, welchen Anteil Club-Mitglieder am Gesamtumsatz haben und wie sich der Customer Lifetime Value entwickelt.

Die wichtigsten Vorteile aus Unternehmenssicht:

• Fundierte Datenbasis für strategische Entscheidungen

• Messbare KPIs zum Erfolg des Treueprogramms

• Effizientere Store-Prozesse durch gezielte Member-Erkennung

• Kostenreduktion durch Wegfall manueller Prozesse

Weitere wichtige Erfolge, die durch die Integration von Passcreator entstanden, sind:

Conversion-Steigerung am Point of Sale

Die verbesserten Abläufe am Point of Sale optimieren das Kundenerlebnis spürbar. Verkäufer*innen können Club-Mitglieder nun unmittelbar durch ihre digitalen Kundenkarten identifizieren, was den zuvor zeitaufwändigen Prozess der Barcode-Suche in Salesforce erheblich verkürzt. Diese effizientere Mitgliederidentifikation erlaubt es dem Verkaufspersonal, mehr Zeit für qualitative Kundenberatung aufzuwenden – ein Faktor, der die Einkaufserfahrung positiv beeinflusst und sowohl Kundenzufriedenheit als auch Kaufabschlüsse fördert.

Nachhaltigkeit durch Alternative zu physischen Karten

Der Umstieg auf digitale Wallet-Pässe bietet ökologische Vorteile durch den Verzicht auf physische Plastikkarten und Papierformulare. Diese ressourcenschonende Alternative reduziert den Material- und Produktionsaufwand, der mit herkömmlichen Loyalitätskarten verbunden ist. Die umweltfreundlichere Lösung entspricht zudem dem wachsenden Bewusstsein für Nachhaltigkeit im Retail-Bereich. 

Multidimensionale Kundenkommunikation

Die Treueprogramm-Kommunikation erfolgt über mehrere komplementäre Kanäle. E-Mail-Marketing, WhatsApp-Nachrichten und standortbezogene Push-Benachrichtigungen durch Passcreators Geo-Marketing-Funktion ermöglichen eine holistische Kundenansprache. Besonders die WhatsApp-Integration zeigt positive Auswirkungen auf die Kundenregistrierung, da sie einen niedrigschwelligen Zugang zum Programm bietet. Die verschiedenen Kommunikationswege ergänzen sich gegenseitig und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Mitglieder regelmäßig mit dem Treueprogramm interagieren – ein wichtiger Aspekt für langfristige Kundenbindung im wettbewerbsintensiven Modehandel.

Fazit: Mit der richtigen Software in der modernen Modebranche bestehen

Die Transformation des WORMLAND-Treueprogramms zeigt, dass digitale Innovation im Einzelhandel kein Marketing-Stunt ist, sondern ein echter Erfolgstreiber sein kann. Durch die Integration von Passcreator gelang der Sprung vom analogen Punktesammeln zum datengetriebenen Kundenbindungssystem – mit messbaren Vorteilen für alle Beteiligten. Wenn du als Retailer ähnliche Erfolge erzielen willst, beginne mit einer kritischen Analyse deiner aktuellen Lösung und fokussiere dich auf Technologien, die sich nahtlos in dein Ökosystem einfügen.

Der Trend ist eindeutig: Wallet-basierte Loyalty-Programme werden zum Standard, der Online- und Offline-Welten verbindet. Sie ermöglichen personalisierte Einkaufserlebnisse und fördern die Kundenbindung durch Echtzeit-Kommunikation und standortbezogene Services. Entscheidend für den Erfolg ist dabei nicht die Technologie an sich, sondern ihr konkreter Nutzen für deine Kund*innen – ein Treueprogramm muss Mehrwert bieten und gleichzeitig so einfach sein, dass es selbstverständlicher Teil der Customer Journey wird.