Systemauswahl: Der Schlüssel zum langfristigen Unternehmenserfolg

1. Was umfasst eine Systemauswahl?
2. Bedarfsanalyse: Fundament jeder erfolgreichen Systemauswahl
3. Auswahlkriterien für das System: Die entscheidenden Faktoren für deine Bewertung
4. Marktrecherche: Orientierung in der Software-Landschaft
5. Evaluation: Methoden zum systematischen Vergleich der Optionen
6. Entscheidungsfindung
7. Häufige Fallstricke: Typische Fehler bei der Systemauswahl
8. Unabhängige Experten für deine Systemauswahl
9. Fazit: So gelingt die Systemauswahl

Du kennst das sicher: Ein bestehendes System erfüllt nicht mehr die Anforderungen, Arbeitsabläufe werden ineffizient oder neue Geschäftsfelder erfordern zusätzliche digitale Funktionen. Plötzlich stehst du vor der Herausforderung, aus hunderten Anbietern und Lösungen das richtige System für dein Unternehmen auszuwählen. Eine Entscheidung mit weitreichenden Konsequenzen, denn die ausgewählte Software – egal ob CMS, PIM oder DAM – wird deine Geschäftsprozesse über Jahre prägen.

Die Systemauswahl ist also weit mehr als nur eine technische Entscheidung. Sie ist ein strategischer Unternehmensprozess, der darüber entscheidet, wie anpassungsfähig und effizient deine Organisation in Zukunft arbeiten kann. Besonders in Zeiten steigender Digitalisierung und immer komplexer werdender Prozesslandschaften gewinnt die richtige Systemwahl an Bedeutung.

In diesem Artikel führen wir dich durch den Auswahlprozess – von der ersten Bedarfsanalyse bis zur finalen Entscheidung. Du erfährst, welche Kriterien wirklich zählen, wie du den Markt systematisch erkundest und typische Fallstricke vermeidest. Außerdem verraten wir dir, warum bei diesem Thema eine neutrale, externe Beratung empfehlenswert ist.

Was umfasst eine Systemauswahl?

Bei einer Systemauswahl handelt es sich nicht um eine simple IT-Entscheidung, sondern um einen strategischen Prozess für dein gesamtes Unternehmen. Konkret bedeutet das: Du wählst aus hunderten potenzieller Systeme eines aus, das optimal zu deinen Anforderungen passt. Dabei reduzierst du schrittweise die Auswahl – von einer umfangreichen Longlist über eine überschaubare Shortlist bis hin zur finalen Entscheidung.

Die Systemauswahl betrifft zahlreiche Unternehmensbereiche: Marketing, IT, Einkauf, Compliance und Legal sind häufig involviert. Besonders im Kontext von Content-Management-Systemen oder Digital Experience Plattformen (DXP) ist dieser Prozess komplex, da das neue System nicht nur bestimmte Funktionen erfüllen, sondern sich auch nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft und Unternehmensstruktur integrieren muss.

Welche Indikatoren zeigen, dass ein neues System benötigt wird?

Vielleicht fragst du dich, wann der richtige Zeitpunkt für eine Systemauswahl gekommen ist. Hier sind die wichtigsten Signale, die auf Handlungsbedarf hindeuten:

• Veraltete Legacy-Systeme: Wenn deine aktuelle Lösung ineffizient, schwer zu warten oder zunehmend unsicher wird, ist es Zeit für eine Veränderung.

• Wachsende Geschäftsanforderungen: Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – und damit ändern sich die Anforderungen an die digitalen Plattformen. Wenn das alte System nicht mehr ausreichend skalierbar ist, zu wenig Flexibilität bietet oder sich nicht tief genug in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt, wird ein Wechsel notwendig.

• MarTech-Konsolidierung: Der Trend geht weg von monolithischen Plattformen hin zu flexiblen, kombinierbaren Lösungen (Composable-Ansatz). Oft werden dann einzelne Bausteine deiner Digital-Experience-Plattform erneuert, anstatt ein komplettes System auszutauschen.

Bedarfsanalyse: Fundament jeder erfolgreichen Systemauswahl

Bevor du dich auf die Suche nach dem passenden System machst, musst du genau wissen, was du eigentlich brauchst. Die Bedarfsanalyse ist daher der entscheidende erste Schritt:

Stakeholder-Identifikation und Einbindung

Eine erfolgreiche Bedarfsanalyse beginnt mit der Frage: Wer wird von diesem System betroffen sein? Identifiziere alle relevanten Stakeholder*innen und binde sie frühzeitig ein:

• Endnutzer*innen: Die Personen, die täglich mit dem System arbeiten werden (z. B. Redakteur*innen bei einem CMS)

• IT-Abteilung: Verantwortlich für Integration, Wartung und technische Anforderungen

• Fachabteilungen: Marketing, Vertrieb, Service – je nach Systemtyp

• Management: Für strategische Ausrichtung und Budgetfreigabe

• Einkauf: Für Vertragsverhandlungen und Lizenzmodelle

• Compliance & Legal: Zur Prüfung von Datenschutz und rechtlichen Aspekten

Plane Workshops mit diesen Stakeholder*innen, um ihre individuellen Anforderungen, Pain Points und Wünsche zu erfassen. Achte darauf, dass besonders die Stimmen der täglichen Anwender*innen ausreichend Gewicht erhalten.

Geschäftsprozess-Analyse und Anforderungsdefinition

Betrachte im Rahmen der Bedarfsanalyse detailliert deine Geschäftsprozesse, die vom neuen System unterstützt werden sollen:

1. Ist-Analyse: Wie laufen die Prozesse aktuell ab? Wo gibt es Schwachstellen?

2. Soll-Konzept: Wie sollten die optimierten Prozesse in Zukunft aussehen?

3. Gap-Analyse: Welche Lücke muss das neue System schließen?

Daraus leitest du konkrete Anforderungen ab. Wichtig dabei:

• Formuliere Anforderungen lösungsneutral (nicht: „Das System braucht Feature X“, sondern: „Wir müssen Prozess Y effizient abbilden können“).

• Unterscheide zwischen Muss-Kriterien (must-haves) und Wunsch-Kriterien (nice-to-have).

• Quantifiziere die Anforderungen, um sie später messbar bewerten zu können

• Berücksichtige sowohl funktionale („Was soll das System können?“) als auch nicht-funktionale Anforderungen („Wie soll es funktionieren?“) Mehr dazu erfährst du im nächsten Kapitel „Auswahlkriterien für das System“.

Technische Rahmenbedingungen und Integrationserfordernisse

Dein neues System wird nicht isoliert arbeiten, sondern Teil einer komplexen IT-Landschaft sein:

• Erstelle eine Übersicht deiner bestehenden Systemarchitektur

• Identifiziere notwendige Schnittstellen zu anderen Systemen

• Prüfe technische Rahmenbedingungen wie Cloud-Strategie, Sicherheitsanforderungen oder IT-Standards deines Unternehmens

• Berücksichtige vorhandene Ressourcen und Know-how in deinem Team

Auswahlkriterien für das System: Die entscheidenden Faktoren für deine Bewertung

Nachdem du deine Bedarfsanalyse abgeschlossen hast, geht es darum, konkrete Kriterien zu definieren, anhand derer du potenzielle Systeme bewerten kannst:

Funktionale vs. nicht-funktionale Anforderungen

Grundsätzlich lassen sich Auswahlkriterien in zwei Kategorien einteilen. Funktionale Anforderungen beschreiben, was das System können soll: spezifische Features, Unterstützung bestimmter Geschäftsprozesse, Datenverarbeitungsmöglichkeiten und integrierbare Schnittstellen.

Nicht-funktionale Anforderungen hingegen definieren, wie das System arbeiten soll. Hierzu zählen Performance und Reaktionszeiten, Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit, Sicherheitsstandards sowie Wartbarkeit und Erweiterbarkeit. Beide Kategorien sind gleichermaßen wichtig und sollten in deiner Bewertungsmatrix angemessen gewichtet werden.

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Die beste Funktionalität bringt nichts, wenn das System in der Praxis nicht genutzt wird. Benutzerfreundlichkeit ist daher ein kritisches Auswahlkriterium. Eine intuitive Bedienoberfläche, die minimales Training erfordert und eine klare Navigation sind entscheidend. Auch die Unterstützung verschiedener Endgeräte und Barrierefreiheit spielen eine wichtige Rolle.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – und dein System sollte mitwachsen können. Skalierbarkeit bei steigenden Datenmengen und Nutzerzahlen sowie Flexibilität bei veränderten Geschäftsanforderungen sind entscheidend für die Langlebigkeit deiner Investition. Ein modularer Aufbau, der Erweiterungen ermöglicht, und ein API-First-Ansatz für einfache Integration neuer Komponenten bieten zusätzliche Zukunftssicherheit.

Support- und Service-Qualität

Ein System ist langfristig nur so gut wie der Support dahinter. Reaktionszeiten bei Anfragen, die Qualifikation des Support-Teams und die Verfügbarkeit sind wichtige Faktoren. Auch die Qualität der Dokumentation, eine aktive Community für Selbsthilfe sowie Schulungsangebote und Onboarding-Unterstützung sollten in deine Bewertung einfließen.

Preis-Leistungs-Verhältnis und Lizenzmodelle

Die Kosten eines Systems beschränken sich nicht auf den Anschaffungspreis. Betrachte die Total Cost of Ownership (TCO) über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren. Neben den initialen Lizenz- oder Implementierungskosten fallen laufende Gebühren für Wartung, Updates und Support an. Auch die Integrationskosten mit bestehenden Systemen und die internen Ressourcen für Betrieb und Wartung sollten von dir einkalkuliert werden.

Ein günstiges System kann langfristig teuer werden, wenn es nicht zu deinen Anforderungen passt oder hohe Folgekosten verursacht. Umgekehrt rechtfertigt nicht jede Premium-Funktion einen höheren Preis.

Marktrecherche: Orientierung in der Software-Landschaft

Nach der Definition deiner Anforderungen und Auswahlkriterien beginnt die eigentliche Erkundung des Marktes:

Nutze verschiedene Informationsquellen, um einen umfassenden Überblick zu gewinnen: Online-Plattformen wie OMR Reviews, Analysten-Reports, sowie persönliche Netzwerke und Empfehlungen. Diese Quellen liefern dir wertvolle Einblicke in die Marktlandschaft und aktuelle Trends.

Beziehe auch IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen ein, die über breite Erfahrung mit verschiedenen Systemen verfügen. Ihre neutrale Perspektive kann dir helfen, passende Lösungen für deine spezifischen Anforderungen zu identifizieren.

Von der Long- zur Shortlist

Aus der Masse an Möglichkeiten erstellst du eine Longlist mit 10 bis 15 Systemen, die grundsätzlich für deine Anforderungen geeignet erscheinen. Dies ist noch keine endgültige Auswahl, sondern eine erste Eingrenzung für die weitere Analyse.

Dokumentiere für jedes System auf deiner Longlist die wichtigsten Informationen: Anbieterdetails, Kernfunktionen, Alleinstellungsmerkmale, Preisstruktur und erste Eindrücke zur Passung mit deinen Anforderungen. Diese Übersicht erleichtert die spätere Reduktion auf eine Shortlist.

Entscheide auf Basis von Kernkriterien wie Branchenerfahrung und Referenzen, ob ein System für deine Branche geeignet ist. Branchenspezifische Lösungen bringen oft Best Practices mit, die einen Implementierungsvorsprung verschaffen können.

Prüfe zudem den grundlegenden Funktionsumfang, die Integrationsfähigkeit in deine IT-Landschaft, verfügbaren Support und die Zukunftssicherheit des Anbieters. Mit Hilfe dieser Basiskriterien reduzierst du deine Longlist auf eine Shortlist von maximal fünf Systemen für die detaillierte Evaluation.

Evaluation: Methoden zum systematischen Vergleich der Optionen

Mit der Shortlist in der Hand beginnt nun die strukturierte Bewertung der verbliebenen Kandidaten.

• Proof of Concept und Testphasen: Stelle kritische Anwendungsfälle nach und teste, wie die Systeme diese in der Praxis bewältigen. Ein gründlicher PoC liefert belastbare Erkenntnisse jenseits von Marketingversprechen.

• Feature-Matrix und Scoring-Modelle: Erstelle eine detaillierte Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien und bewerte jedes System nach einem einheitlichen Schema. Diese Quantifizierung macht subjektive Eindrücke vergleichbar und schafft eine objektive Entscheidungsgrundlage.

• Referenzbesuche und Erfahrungsaustausch: Sprich mit bestehenden Kund*innen der Anbieter über ihre Erfahrungen mit System und Support. Reale Nutzungserfahrungen zeigen oft Stärken und Schwächen, die in offiziellen Präsentationen verborgen bleiben.

• Anbieterpräsentationen richtig bewerten: Lass dir in strukturierten Pitches deine wichtigsten Use Cases demonstrieren. Achte dabei nicht nur auf die Funktionalität, sondern auch auf die Präsentationsqualität, Reaktion auf Rückfragen und das Verständnis für deine spezifischen Anforderungen.

Entscheidungsfindung

Nach der umfassenden Evaluation steht die finale Entscheidung an. Werte alle gesammelten Informationen aus Demos, Tests und Workshops systematisch aus und erstelle eine übersichtliche Entscheidungsvorlage. Diese sollte die Ergebnisse kompakt zusammenfassen und eine klare Empfehlung enthalten.

Berücksichtige bei der Entscheidung sowohl harte als auch weiche Faktoren. Zu den harten Faktoren zählen die Abdeckung deiner Anforderungen, technische Integrationsfähigkeit, Kosten und Skalierbarkeit. Weiche Faktoren umfassen Nutzerakzeptanz, Innovationskraft des Anbieters, Culture Fit und Qualität der Zusammenarbeit während der Evaluationsphase.

Häufige Fallstricke: Typische Fehler bei der Systemauswahl

Der Weg zur optimalen Systemauswahl ist mit Herausforderungen gepflastert. Dazu gehören:

Komplexität des Marktes

Der Markt für Business-Software und insbesondere CMS/DXP ist riesig und wächst rasant. Tausende Systeme mit unterschiedlichen Fähigkeiten in verschiedenen Qualitätsstufen machen es schwer, den Überblick zu behalten. Zudem gibt es oft eine erhebliche Diskrepanz zwischen Produktversprechen und tatsächlichen Anforderungen der Kund*innen.

Anforderungsüberfrachtung und Feature-Gläubigkeit

Viele Unternehmen neigen dazu, zu viele Anforderungen zu definieren und sich von langen Feature-Listen blenden zu lassen. Konzentriere dich stattdessen auf deine wirklichen Kernbedürfnisse und prüfe, wie gut ein System deine spezifischen Prozesse unterstützt.

Vernachlässigung von Change-Management

Ein neues System bedeutet Veränderung für deine Mitarbeiter*innen. Selbst die beste Software scheitert, wenn die Anwender*innen nicht mitgenommen werden. Plane von Anfang an ausreichend Ressourcen für Change-Management, Schulungen und interne Kommunikation ein, um die Akzeptanz zu fördern.

Unzureichende Anbieterprüfung

Der Anbieter ist genauso wichtig wie das System selbst. Eine oberflächliche Prüfung kann später zu bösen Überraschungen führen. Recherchiere gründlich die finanzielle Stabilität, Supportqualität und Zukunftsperspektiven des Anbieters.

Lock-in-Effekte und versteckte Kosten

Achte auf versteckte Abhängigkeiten und Folgekosten, die erst später sichtbar werden. Prüfe die Flexibilität bei Vertragslaufzeiten, die Offenheit von Schnittstellen und die Möglichkeit, deine Daten jederzeit zu exportieren. Auch scheinbar kleine Zusatzkosten für Schulungen, Integrationen oder spezielle Features können sich über die Laufzeit erheblich summieren.

Du siehst: Eine professionelle Systemauswahl kann komplex und herausfordernd sein. Externe Expertise mit neutralem Blick von außen kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Ein Partner, der sich auf deine Seite stellt, ist die Bielefelder Agentur SUTSCHE.

Unabhängige Experten für deine Systemauswahl

Das Bielefelder Beratungsunternehmen SUTSCHE hat sich auf die objektive Unterstützung bei der Systemauswahl spezialisiert. Großen Wert legt die Agentur auf eine unabhängige Beratung. Das Team implementiert keine Systeme, schließt keine Verträge mit Herstellern oder Agenturen und ist an keinem Systemverkauf interessiert. Diese konsequente Neutralität ermöglicht es SUTSCHE, ausschließlich im Interesse der Kund*innen zu handeln.

Hinter der Agentur steht ein interdisziplinäres und erfahrenes Team von Data Analysts, IT-Architekt*innen bis zu Projektmanager*innen und Requirements Engineers. Diese Vielfalt ermöglicht es, auf unterschiedlichste Herausforderungen einzugehen und Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Projekten zu nutzen.

Das Portfolio von SUTSCHE

• Beratung bei der Auswahl von CMS, PIM- und DAM-Systemen und DXP-Architektur 

• Strategische Content-Beratung, einschließlich Content-Audits, -Migration und -Architektur 

• Projektmanagement für effiziente Umsetzung und Steuerung von Digitalprojekten inklusive Budgetierung und Interimsmanagement

Die Dienstleistungen richten sich an ein breites Spektrum von Kund*innen – von mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen, von produzierenden Unternehmen über öffentliche Verwaltungen bis hin zu NGOs.

Fazit: So gelingt die Systemauswahl

Die Auswahl des richtigen Systems ist eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen auf dein Unternehmen. Ein strukturierter Prozess – von der gründlichen Bedarfsanalyse über die systematische Marktrecherche bis zur objektiven Evaluation – ist der Schlüssel zum Erfolg. 

Für besonders komplexe Auswahlprojekte kann ein unabhängiger Partner wie SUTSCHE wertvolle Unterstützung bieten. Ergänzend dazu bietet OMR Reviews als neutrale Plattform einen umfassenden Marktüberblick und authentische Nutzerbewertungen, die dir helfen, die für deine individuellen Anforderungen passende Software zu finden. Mit dieser Kombination aus strukturiertem Vorgehen und neutraler Expertise stellst du sicher, dass deine Systemauswahl zu einer langfristig erfolgreichen Investition wird.