Scrum: Schritt für Schritt durch die Theorie

Scrum – ursprünglich in den 1990er-Jahren von Ken Schwaber und Jeff Sutherland erfunden und mit Wurzeln in der damaligen Softwareentwicklung, ist längst über den damaligen Verwendungszweck als Rahmenwerk für IT-Projekte hinausgewachsen. Mittlerweile wird Scrum mehr und mehr von verschiedenen Teams in den unterschiedlichsten Branchen angewandt und erfolgreich eingesetzt. 

Wofür ist Scrum gut? 

Es handelt sich um ein Rahmenwerk für agiles Projektmanagement. Scrum ist besonders geeignet für viele Projekte, bei denen ein schnelles Handeln und hohe Anpassungsfähigkeit erforderlich sind. In Zeitintervallen von bis zu maximal vier Wochen, den sogenannten Sprints, wird ein vorab definiertes Set von Arbeitsaufgaben abgeschlossen und in ein funktionsfähiges und nutzbares Inkrement überführt. Ein Scrum Team besteht aus verschiedenen Rollen. Es gibt Entwickler*innen, einen Product Owner und einen Scrum Master. Zudem gibt es mehrere Events mit klar definierten To-dos, die in jedem Scrum-Projekt durchgeführt werden müssen:  Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospective. 

Was all diese Begriffe bedeuten, wird Euch im nachfolgenden Artikel von unserem Gastautor Dennis Paulus ausführlich erklärt. Weiterhin soll dieser Artikel die korrekte Verwendung von Scrum näherbringen und die nachfolgenden Fragen klären:

• Was ist Scrum? 
• Gibt es Regeln, die befolgt werden müssen? 
• Welche Akteur*innen gibt es? 
• Wie läuft Scrum ab? 
• Welche Tools wie z.B awork
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  sind hilfreich? 

Quelle: eigene Darstellung

Scrum Guide – Die Bibel der Scrum User

Bevor wir direkt einsteigen: die grundlegenden Definitionen, Rahmenbedingungen und Vorgaben, die die beiden Scrum-Urväter aufgestellt haben, finden sich allesamt im Scrum Guide wieder, der regelmäßig aktualisiert und überarbeitet wird. Die aktuelle Ausgabe ist aus dem Jahr 2020 und kann auf der offiziellen Website des Scrum Guides heruntergeladen werden. Dort stehen die englische Originalausgabe und über 30 verschiedene Übersetzungen zur Verfügung. 

Das für das grundlegende Scrum-Verständnis notwendige Wissen ist darin auf 14 kompakten Seiten zusammengefasst. Dabei ist der Scrum Guide als Rahmenwerk absichtlich unvollständig. In den Ausführungen werden ausschließlich die Teile vorgestellt, die zur Durchführung der eigentlichen Scrum-Theorie notwendig sind. Konkrete Tools oder Techniken werden nicht präsentiert. Hier können die Anwender*innen selbst entscheiden, welche Mechaniken, Prozesse oder Techniken, die zur produktiveren Klärung bestimmter Sachverhalte beitragen, sie einsetzen möchten. 

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Scrum – Wo kommt das her? 

Im Wesentlichen fußt Scrum auf zwei Bereiche:

• Empirie
• Lean Thinking

Empirie beschreibt die Tatsache, dass Wissen aus Erfahrung gewonnen und Entscheidungen auf der Grundlage von Beobachtungen getroffen werden. Lean Thinking reduziert Verschwendungen und fokussiert sich auf das Wesentliche. 

Um eventuelle Risiken besser steuern und vorhersagen zu können, nutzt Scrum einen iterativen, inkrementellen Ansatz, um Vorhersagen optimieren zu können. Dabei fördert das Rahmenwerk die Bildung von Personengruppen, die selbstorganisiert arbeiten und über grundlegende Fertigkeiten und Kenntnisse verfügen, die benötigt werden, um Projekte eigenverantwortlich umsetzen zu können. 

Doch bevor wir uns im weiteren Verlauf eingehender mit der Scrum Theorie befassen, muss zunächst geklärt werden, welche Werte dem Konzept zugrunde liegen und auf welchen drei Säulen das Konzept steht: 

• Transparenz: Sämtliche Prozesse, Arbeiten und Tätigkeiten müssen für das gesamte Projektteam und dessen Stakeholder transparent und nachvollziehbar sein. Aspekte, die nicht transparent sind, können dazu führen, dass weniger Wert geliefert wird. Transparenz ermöglicht Überprüfung.

• Überprüfung: Sämtliche Vorgänge und Fortschritte, die innerhalb des Scrum Vorgehensmodells durchgeführt und erzielt werden, müssen überprüft werden, um mögliche Abweichungen vom Projektziel oder Probleme festzustellen. Um dies zu gewährleisten, gibt es die fünf formalen Events in Scrum. Überprüfung ermöglicht Anpassung. 

• Anpassung: Bei Abweichungen vom gewünschten Ergebnis muss das eigene Vorgehen so schnell wie möglich angepasst werden, um weitere Abweichungen zu vermeiden. Ein Scrum Team muss sich in dem Moment neu ausrichten, indem durch Überprüfung neue Erkenntnisse gewonnen werden. 

Der Erfolg von Scrum hängt zudem davon ab, dass Anwender*innen dazu ermutigt werden, die fünf Scrum-Werte zu leben: 

1. Commitment: Das Scrum Team verpflichtet sich dazu, die gesetzten Ziele zu erreichen und sich teamintern zu unterstützen. 
2. Fokus: Der gesamte Fokus des Teams liegt auf der Arbeit am Projekt und auf der Erreichung der Sprint-Ziele.
3. Offenheit: Das Scrum Team stellt sich sämtlichen Herausforderungen, die auftreten können. 
4. Respekt: Sämtliche Mitglieder des Scrum Teams respektieren sich untereinander als vollwertige Teammitglieder.
5. Mut: Das Scrum Team verfügt über den nötigen Mut, die richtigen Entscheidungen zu treffen und dabei stets das Richtige zu tun. 

Wie ist ein Scrum Team aufgebaut? 

Sämtliche Scrum Teams sind gleich aufgebaut. In jedem Team gibt es einen Scrum Master, einen Product Owner und mehrere Developer. Ein Scrum Team sollte zehn Personen nicht überschreiten, damit kurze Kommunikationswege möglich sind und die Produktivität gewährleistet bleibt. Alle Mitglieder haben dieselben Rechte. Innerhalb des Teams gibt es zwar definierte Rollen mit festen Pflichten und Verantwortungsbereichen, jedoch keine Hierarchien. Demnach sind sämtliche Personen auf derselben Hierarchiestufe. Bei der Zusammenstellung der Teams muss darauf geachtet werden, dass die Teams eigenständig in ihren Entscheidungen sind, sich selbst steuern können und über die notwendigen Fertigkeiten verfügen, die benötigt werden, um konkrete Aufgaben lösen zu können. 

Developer

Da Scrum seinen Ursprung in der Softwareentwicklung hat, wird bei dieser Rolle noch von Entwickler*innen gesprochen. Developer sind jene Personen im Scrum Team, die sich dazu verpflichtet haben, in den einzelnen Sprints nutzbare Inkremente zu entwickeln. Zudem sind sie für die Entwicklung von produktrelevanten Funktionen und Fähigkeiten verantwortlich, die sie gemeinsam als Team entwickeln. Dabei arbeiten sie eng mit dem Scrum Master und dem Product Owner zusammen, um sicherzustellen, dass sie als Entwickler*innen-Team die richtigen Prioritäten setzen und das Produkt erfolgreich entwickelt wird.

Developer haben folgende Aufgaben:

• Entwicklung von produktrelevanten Funktionen und Fähigkeiten 
• Schätzung der Arbeitsaufwände für die Entwicklung von produktrelevanten Funktionen und Fähigkeiten
• Teilnahme an sämtlichen Scrum Events
• Kommunikation des Fortschritts und Kommunikation der Herausforderungen an das Team und dessen Stakeholder
• Zusammenarbeit mit dem Scrum Master und dem Product Owner, um sicherzustellen, dass das Developer-Team die richtigen Prioritäten setzt und das Produkt erfolgreich entwickelt wird
• Priorisierung der im Sprint durchzuführenden Tätigkeiten und Auswahl der Aufgaben im Sprint Backlog

Product Owner

Ein Product Owner ist die Person im Scrum Team, welche dafür zuständig ist, den Wert eines Produkts zu maximieren und dieses zu entwickeln. Zudem ist sie dafür verantwortlich, die Prioritäten der zu bearbeitenden Aufgaben festzulegen. Weiterhin stellt ein Product Owner sicher, dass das Scrum Team fokussiert bleibt, um die wichtigsten Anforderungen und Funktionen an das Produkt effektiv abarbeiten zu können. Ein Product Owner arbeitet eng mit dem Scrum Master zusammen und er ist der*die Hauptansprechpartner*in für das Scrum Team, wenn es darum geht, die Anforderungen und Ziele des Produkts zu kommunizieren, zu verstehen und umzusetzen.

Ein Product Owner hat die folgenden Aufgaben:

• Festlegung der Aufgaben und der damit verbundenen Prioritäten an das Produkt
• Sammlung und Verwaltung der Anforderungen und Funktionen an das Produkt im Product Backlog
• Teamübergreifende Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass die Anforderungen und Funktionen klar und verständlich definiert sind
• Definition des zeitlichen Horizonts, in welchem die Anforderungen und Funktionen umgesetzt werden sollen
• Sicherstellung, dass das Team auf die wichtigsten Anforderungen und Funktionen fokussiert ist
• Kommunikation der Anforderungen und Prioritäten an das Scrum Team und dessen Stakeholder 
• Kollaboration mit dem Scrum Master, um sicherzustellen, dass das Team die richtigen Prioritäten setzt und das Produkt erfolgreich entwickelt wird

Scrum Master

Der Scrum Master besitzt die Schlüsselfunktion in einem Scrum Team. Diese Person ist dafür verantwortlich, dass das Team die Scrum-Praktiken einhält und die Prozesse verbessert, um die Zusammenarbeit und den Fortschritt im Team zu fördern. Scrum Master sind zudem Ansprechpartner*innen für alle Fragen und Probleme im Zusammenhang mit Scrum und sie arbeiten eng mit dem Product Owner zusammen, um sicherzustellen, dass das Team die richtigen Prioritäten setzt und das Produkt erfolgreich entwickelt wird.

Scrum Master haben die folgenden Aufgaben:

• Unterstützung des Teams bei der Verbesserung der Prozesse
• Vermittlung und Förderung der Kenntnisse über Scrum und agile Methoden innerhalb der Organisation und des Teams
• Unterstützung des Teams bei der Lösung von Problemen und Herausforderungen
• Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
• Durchführung und Überwachung der verschiedenen Scrum Events, um den Fortschritt und die Verbesserung des Teams zu verfolgen
• Zusammenarbeit mit dem Product Owner, um sicherzustellen, dass das Team die richtigen Prioritäten setzt und das Produkt erfolgreich entwickelt wird

Es ist wichtig, dass der Scrum Master über Verständnis für agile Methoden und die Prinzipien von Scrum verfügt und in der Lage ist, dieses Wissen an das Team weiterzugeben. Diese Person sollte auch Führungsfähigkeiten haben, um das Team zu unterstützen und zu führen, aber sie ist kein*keine traditionelle*r Manager*in und hat keine direkte Autorität über das Team. Stattdessen ist die Person Coach und Berater*in, welche das Team dabei unterstützt, seine Ziele zu erreichen und sich zu verbessern.

Welche Phasen und Events gibt es in Scrum? 

In Scrum gibt es vier wichtige Ereignisse, die als Scrum-Events bezeichnet werden:

• Sprint Planning: Dieses Meeting findet am Anfang jedes Sprints statt und dient dazu, das Team auf die bevorstehenden Aufgaben vorzubereiten. Das Team und der/die Product Owner besprechen die Anforderungen und Funktionen, die in diesem Sprint umgesetzt werden sollen und zum Planen, wie sie diese Aufgaben erfüllen werden. Die Timebox für dieses initiale Event beträgt maximal acht Stunden für einen einmonatigen Sprint. 
• Daily Scrum: Dieses Developer-exklusive Meeting findet täglich statt und dauert maximal 15 Minuten. Jede*r Entwickler*in berichtet, was seit dem letzten Meeting erreicht wurde, welche Probleme es gibt und was es in den nächsten 24 Stunden erreicht werden sollte. Dieses Meeting dient dazu sicherzustellen, dass das Team auf Kurs bleibt und Probleme schnell beseitigt werden können.
• Sprint Review: Am Ende des Sprints findet besagtes Meeting statt, in dem das Team dem Product Owner und den Projekt-Stakeholdern zeigt, was es während des Sprints erreicht hat. Das Team präsentiert die fertigen Funktionen und demonstriert, wie sie funktionieren. Die Timebox für dieses Event beträgt maximal vier Stunden für einen einmonatigen Sprint.
• Sprint Retrospective: Dieses Meeting findet nach der Review statt und dient dazu, die Prozesse des Teams zu optimieren. Das Team identifiziert Stärken und Schwächen und entwickelt Maßnahmen, um sich in Zukunft und insbesondere für den nächsten Sprint zu verbessern. Die Timebox für dieses Event beträgt maximal drei Stunden für einen einmonatigen Sprint.

Diese vier Events werden durch den Sprint als umfassenden Container zusammengefasst. Ein Sprint sollte dabei eine maximale Dauer von vier Wochen nicht überschreiten. Diese Scrum-Events sind zudem wichtig, um sicherzustellen, dass das Team effektiv arbeitet und sich kontinuierlich verbessert und weiterentwickeln kann - ganz im Sinne der zu Beginn vorgestellten Scrum-Grundlagen. Sie sind auch ein wichtiger Teil dafür, dass Scrum flexibel und agil bleibt, was für die schnelle Entwicklung von Produkten erforderlich ist.

Welche Artefakte gibt es bei Scrum? 

Um die kurze Einführung in Scrum zu beschließen, soll zuletzt ein Blick auf die drei Scrum-Artefakte geworfen werden: Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement. Alle drei Artefakte sind darauf optimiert, die Transparenz der darin enthaltenen Informationen zu steigern. So können alle Personen, die die Artefakte überprüfen, über die gleichen Grundlagen verfügen, die für Anpassungen notwendig sind. 

Product Backlog

Hierbei handelt es sich um eine Liste von Anforderungen und Funktionen, die für ein Produkt entwickelt werden sollen. Das Product Backlog ist eine „lebendige“ Liste, die stets befüllt werden kann, weiterwächst und sich im Laufe der Zeit ändert, je nachdem, wie das Produkt weiterentwickelt wird und sich die möglichen Anforderungen an das Produktziel ändern. Die Liste wird durch den Product Owner verwaltet und enthält sämtliche Ideen und Anforderungen, die für das Produkt in Betracht gezogen werden.

Das Product Backlog ist ein wichtiger Bestandteil von Scrum, da dieses dazu beiträgt, die Prioritäten und Ziele des Produkts zu definieren und sicherzustellen, dass das Team auf die wichtigsten Anforderungen und Funktionen fokussiert bleibt. Der Product Owner arbeitet zusammen mit dem Developer-Team daran, die Anforderungen und Funktionen im Product Backlog zu definieren und zu priorisieren. Zudem entscheidet der Product Owner, welche Aufgaben in einem gegebenen Zeitraum, dem Sprint, umgesetzt werden sollen.

Das Product Backlog ist weiterhin auch ein wichtiges Kommunikationswerkzeug, da dieses dazu beiträgt, dass alle Beteiligten (Scrum Team und dessen Stakeholdern bei Bedarf) ein gemeinsames Verständnis davon haben, was das Produkt leisten soll und welche Anforderungen davon abgeleitet werden. 

Sprint Backlog

Das Sprint Backlog ist eine durch das Entwickler*innen-Team zusammengestellte und vom Product Backlog abgeleitete Liste von konkreten Aufgaben, die das Entwickler*innen-Team während eines Sprints bearbeiten wird. Ein Sprint Backlog wird speziell für den aktuellen Sprint festgelegt. Diese Liste enthält alle Anforderungen und Funktionen, die das Team während des Sprints umzusetzen plant, sowie die Schätzungen der dafür benötigten Arbeitsaufwände.

Das Sprint Backlog unterstützt das Developer-Team dabei, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und es stellt sicher, dass während des Sprints Fortschritte erzielt werden. Es ist zudem auch ein wichtiges Kommunikationswerkzeug, genauso wie das Product Backlog. Es trägt nämlich ebenfalls dazu bei, dass alle projektbeteiligten Personen (Scrum Team und dessen Stakeholdern bei Bedarf) ein gemeinsames Verständnis davon haben, was während des Sprints erreicht und wie der Fortschritt des Teams bewertet werden soll. Das Sprint Backlog wird von den Developern selbst verwaltet und während des Daily Scrums aktualisiert, um sicherzustellen, dass es immer auf dem neuesten Stand ist.

Increment

Hierbei handelt es sich um einen konkreten Schritt in Richtung des angestrebten Produktziels. Jedes fertig abgeschlossene Increment fügt dem vorherigen Increment eine neue Funktion oder eine neue Fähigkeit hinzu. Sämtliche Increments müssen zusammenpassen und gemeinsam funktionieren. Damit Wert geliefert wird, was eines der Ziele von Scrum ist, muss ein Increment verwendbar sein. 

Generell entsteht pro Sprint mindestens ein einsetzbares Increment. Im Sprint Review wird dieses den Stakeholdern vorgestellt und durch diese bewertet. 

Exkurs: Welche zwei Tools machen einem bei Scrum das Leben (etwas) leichter? 

Bei OMR Reviews gibt es unter der Produktkategorie Projektmanagement einige Tools, die sich prima in scrumbasierten Projekten einsetzen lassen und sich bereits in diversen Projekten bewährt haben. 

Allen voran muss hier Trello genannt werden. Hier lassen sich schnell und einfach komplexe Product Backlogs und Sprint Backlogs visualisieren sowie einzelne Arbeitspakete durch ergänzende Informationen und Details anreichern und mit dem Team teilen. 

Ein Tool-Geheimtipp ist Notion. Mit dem selbstbezeichneten „All-in-One Workspace“ kann eine teaminterne Wissensdatenbank erschaffen werden, in der unter anderem Gesprächsprotokolle, die beiden Backlogs, zentrale Dateien und mehr abgelegt und verwaltet werden kann. 

Die beliebtesten Projektmanagement-Tools auf OMR Reviews sind:

Asana

Trello

Notion

monday.com

Jira

Stackfield

awork

MeisterTask

Fazit

Die in diesem Artikel beschriebenen Themen sind aus dem Scrum Guide entnommene Grundlagen, die für die Durchführung von Scrum und dessen generellen Verständnis notwendig ist. Um Scrum jedoch vollumfänglich in der eigenen Organisation anwenden zu können, wird zudem eine agile Unternehmenskultur benötigt, in der Mitarbeitende dazu befähigt werden, agile Techniken wie Scrum einzusetzen. Dabei ist wichtig zu beachten, dass Scrum nur im Ganzen funktioniert. Sobald sich ein Projektteam dazu entschließt, Scrum einzusetzen und sich als Scrum Team zusammenzutun, dann kann dies nur gelingen, wenn sämtliche Rollen, Events, Artefakte etc., die im Scrum Guide beschrieben sind, angewendet und wie beschrieben umgesetzt werden.  

Des Weiteren sollten Personen, die Scrum in ihrem Unternehmen einführen wollen, sich mit der agilen Denk- und Arbeitsweise vertraut machen und ein agiles Mindset entwickeln. Wenn dies gewährleistet ist, dann steht dem initialen ersten Scrum-Versuch nach der Lektüre des Scrum Guides nichts mehr im Weg. Viel Erfolg!