Agiles Projektmanagement richtig umsetzen: 8 Tipps

1. Was bedeutet Agilität im Projektmanagement?
2. Agil vs. klassisch: Was eignet sich besser?
3. Wie startest du ein agiles Projekt?
4. Agile Projektmanagement-Methoden im Überblick
5. Mit diesen 8 Tipps kannst du dein agiles Projektmanagement richtig umsetzen
6. Mit welchen Tools kann agiles Projektmanagement erfolgreich umgesetzt werden?
7. Fazit: Warum du auf agiles Projektmanagement setzen solltest

Was bedeutet Agilität im Projektmanagement?

Höher, schneller, weiter – In einer Welt, die von Veränderung und Innovation geprägt ist, müssen Unternehmen schneller und flexibler auf diese eingehen können, um sich behaupten zu können. Diese Herausforderung ist oft eine große Hürde. Und da kommt das agile Projektmanagement ins Spiel: Agilität bedeutet mehr Flexibilität und Spielraum bei wechselnden Anforderungen.

Agiles Projektmanagement ist ein iterativer Ansatz, der auf kurzfristige und wandelbare Planung statt auf ein starres Vorgehen setzt. Dabei wird ein Projekt in Etappen eingeteilt, an deren Ende das Zwischenergebnis bewertet und angepasst wird. So kann auf Veränderung oder beispielsweise die Wünsche von Kund*innen besser reagiert werden.

Bekannt wurde das agile Projektmanagement durch die Softwareentwicklung, durch die diese Methode entwickelt wurde. Beispiel: Ein Unternehmen möchte eine neue App entwickeln. Anstatt monatelang ein Konzept auszuarbeiten, wo sich der Markt immer weiterentwickelt und vielleicht sogar die Konkurrenz ein neues Produkt entwickelt, werden kurze Abschnitte geplant, die den Anspruch haben, einen funktionsfähigen Prototyp hervorzubringen. Veränderungen werden hier nach und nach vorgenommen und immer an die aktuelle Lage und Feedback aus Testphasen angepasst.

Agil vs. klassisch: Was eignet sich besser?

Agiles Projektmanagement ist vor allem dann sinnvoll, wenn eng mit den Kund*innen zusammengearbeitet wird und nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Zwischenergebnisse in regelmäßigen Gesprächen besprochen und bewertet werden. Zudem sind die Hierarchien hierbei eher flach, was bedeutet, dass das Team eigenverantwortlich und selbstbestimmt arbeitet.

Neben der IT-Branche findet das agile Projektmanagement auch in anderen Bereichen Einsatz, zum Beispiel dort, wo direkter Kontakt zu Kundschaft herrscht, im Marketing oder Bauwesen.

Das klassische Projektmanagement eignet sich dagegen eher für Teams, die linear arbeiten. Die Hierarchien sind steil, was bedeutet, dass Aufgaben von oben nach unten delegiert werden. Bei dieser Vorgehensweise ist das Ziel von vornherein klar und die Kund*innen sehen nur das Endergebnis bzw. werden in festgelegten Meetings auf den neuesten Stand gebracht.

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Diese Faktoren entscheiden über (Miss-) Erfolg vom agilen Projektmanagement

• Die richtige Methode: Scrum, Kanban oder doch Design Thinking? Es gibt einige agile Methoden, die du nutzen kannst, doch nicht alle sind für dein Projekt geeignet. Hier gilt es, herauszufinden, welche Methode am besten passt.
• Regelmäßiger Austausch: Da agiles Projektmanagement auf einem iterativen Ansatz basiert, ist Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Denn nur so kann Feedback rechtzeitig umgesetzt werden. Das gilt im Team sowie bei Externen und Stakeholdern.
• Klare Rollen: Da Teammitglieder bei dieser Arbeitsweise eigenverantwortlich arbeiten, ist es wichtig, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und festzulegen, damit keine Missverständnisse auftreten.
• Kompetentes Team: Ein Projektteam sollte alle Kompetenzen abdecken, um erfolgreich arbeiten zu können. Dazu zählt, dass es multidisziplinär ist, also Expert*innen aus verschiedenen Bereichen ihre Ansichten vereinen. Und auch wenn dein Team selbstständig arbeitet, solltest du es an die Hand nehmen und Führung anbieten.
• Wissen weitergeben: Ist dein Team fit in agilen Methoden? Um sicherzugehen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, wie Abläufe aussehen.

Wie startest du ein agiles Projekt?

Obwohl beim agilen Projektmanagement flexibler vorgegangen werden kann als bei der klassischen Methode, sollten gewisse Grundvoraussetzungen erfüllt werden. Wir geben dir Tipps, die du beim Vorgehen beachten solltest.

1. Ziel setzen: Auch wenn sich das Endergebnis aufgrund von Zwischenergebnissen immer wieder etwas verändern kann, sollte dennoch die Vision klar sein.
2. Team zusammenstellen: Wie bereits erwähnt, sollte das Team multidisziplinär aufgestellt sein. Unbedingt zu beachten ist die Teamgröße: Das Team darf nicht zu klein, aber auch nicht zu groß sein. Im gleichen Zug sollten die Projektrollen verteilt werden.
3. Methode auswählen: Zu der Projektplanung gehört auch die Auswahl der passenden Projektmanagement-Methode.
4. Backlog erstellen: Alle Aufgaben und Anforderung sollten dokumentiert werden, und zwar im Backlog.
5. Kick Off-Meeting: Für einen guten Start ins Projekt muss das Team abgeholt werden. Dafür eignet sich ein Meeting zum Einstieg, in dem alle Anforderungen und Fragen geklärt werden.

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Agile Projektmanagement-Methoden im Überblick

Ganz wie im klassischen gibt es auch im agilen Projektmanagement verschiedene Methoden, die dir bei der Umsetzung helfen. Der gemeinsame Nenner ist dabei die Flexibilität, trotzdem unterscheiden sie sich in ihrer Art. Hier findest du eine Übersicht der beliebtesten Methoden.

Kanban-Methode

Die Kanban-Methode ist so beliebt fürs Aufgabenmanagement, da sie sehr übersichtlich und klar strukturiert ist. Gearbeitet wird mit drei Spalten, die den Status einer Aufgabe anzeigen: "To Do", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen". Der Vorteil daran ist, dass auf einen Blick erkennbar ist, was gerade anfällt. Angewendet werden kann das Modell bei der täglichen Arbeit, aber auch für projektbezogene Arbeiten.

Zusätzlich können die Spalten noch weiter unterteilt und so an das Projekt angepasst werden.

Scrum

Dieses agile Vorgehensmodell geht davon aus, dass Projekte zu umfangreich sind, um sie im Ganzen planen zu können. Daher wird das Projekt hierbei in Etappen, sogenannte Sprints, eingeteilt. Am Ende eines solchen Sprints soll ein fertiges Zwischenergebnis entstanden sein, das dann bewertet wird. Mithilfe dieses Feedbacks wird das Zwischenergebnis weiterentwickelt.

Design Thinking

Bei dieser Methode liegt der Fokus auf den Nutzer*innen und ihren Bedürfnissen sowie auf der Problemlösung. Startpunkt ist, dass du nichts über ein Thema weißt. Du begibst dich also in der Rolle der anwendenden Person. Gemeinsam mit einem interdisziplinären Team werden dann sechs Stufen durchlaufen: Verstehen, Beobachten, Standpunkt, Ideen, Prototyp und Testen. Vorteil dieser Methode ist, dass du einen ganz anderen Blickwinkel einnimmst und so Probleme auf (für Kund*innen) verständliche Art und Weise löst.

Lean-Startup-Methode

Lean Startup ist ein dreistufiger Zyklus, mit dem Produkte oder Prozesse iterativ überarbeitet werden können. Die drei Schritte sind: Build-Measure-Learn. Prozesse oder Produkte werden dabei zuerst in einer kleinen Testumgebung geprüft und mithilfe von Feedback verbessert.

Mit diesen 8 Tipps kannst du dein agiles Projektmanagement richtig umsetzen

Eine häufige Frage ist: Warum scheitern Projekte trotz agiler Methoden? Damit dein Projekt erfolgreich wird, ist eben nicht nur die Methode entscheidend. Oft liegt es vor allem an unzureichender Kommunikation, unklarer Zielsetzung oder auch Überforderung. Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wertvollsten Tipps zusammengetragen, die dir helfen, typische Fehler zu vermeiden und dein Projekt zum Erfolg zu führen.

Arbeitskultur verändern

Bei agilen Methoden ist es besonders wichtig, eine offene Arbeitskultur zu fördern, in der Fragen gestellt und Bedenken geäußert werden können. Ein Aspekt, der das fördert, ist Fehlerkultur, denn: Aus Fehlern wird gelernt.

Weiterbildungen anbieten

Methoden und Arbeitsweisen verändern sich immer wieder. Projektmanagement-Weiterbildungen und Schulungen sind deshalb eine gute Möglichkeit, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Viele Angebote wie Webinare und Artikel sind sogar kostenlos.

Methoden testen

Um herauszufinden, mit welcher agilen Methode du und dein Team effektiv und effizient arbeiten könnt, sollten diese zuerst in einem kleineren Rahmen getestet werden. Dabei solltest du regelmäßig Feedback einholen, um Probleme und Schwachstellen identifizieren zu können.

Tools nutzen

Projektmanagement-Tools erleichtern die Projektarbeit ungemein. Alle relevanten Informationen sind dort hinterlegt und jederzeit abrufbar. Das erleichtert nicht nur die Projektdokumentation, sondern auch die Kommunikation untereinander.

Teamgeist stärken

Für agiles Arbeiten ist Vertrauen gefragt und das funktioniert nur in einem funktionierenden Team. Wesentlich dafür ist, dass Teammitglieder Verantwortung bekommen und selbst Entscheidungen treffen können. Regelmäßige Teamevents abseits der Arbeit stärken zusätzlich das Wir-Gefühl.

Erfolge feiern

Ein Meilenstein wurde erreicht? Das Zwischenergebnis sieht besser aus als gedacht? Das sollte im Team gefeiert werden. So wird das Selbstbewusstsein, aber auch die Mitarbeitermotivation gesteigert.

Kund*innen mit einbeziehen

Wie bereits erwähnt, geht die agile Methode mit einer engen Zusammenarbeit mit der Kundschaft einher. Lasse sie also von Anfang an teilhaben und halte die Kommunikation aufrecht. Besonders wichtig ist das Feedback bei der Besprechung eines Zwischenergebnisses, damit Veränderungen rechtzeitig eingeplant und umgesetzt werden können.

Kommunikationswege festlegen

Ein tägliches Meeting zum Tagesauftakt, eine Besprechung zum Tagesabschluss oder ein fester Termin in der Woche – Regelmäßigkeit zählt. Bespreche am besten mit deinem Team, wie viel Abstimmungsbedarf benötigt wird und in welcher Form das Meeting stattfinden soll. Mitarbeiter*innen im Homeoffice können sich dann darauf einstellen und beispielsweise an diesem Tag im Büro erscheinen.

Mit welchen Tools kann agiles Projektmanagement erfolgreich umgesetzt werden?

Projektmanagement-Tools haben den Vorteil, dass du dort dein gesamtes Projekt überblicken und (im besten)  Fall visualisieren kannst. Das sorgt für Transparenz und Ordnung.

monday.com

monday.com auf OMR Reviews

Das Tool monday.com bietet einige Funktionen an, die agiles Projektmanagement unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel die Workflows, mit denen Prozesse flexibel gestaltet und geplant werden können. So können auch Sprints erstellt werden.

Quelle: monday.com

Neben dem klassischen Aufgabenmanagement, was die Erstellung von Aufgaben, die Zuweisung eines Status und dem Festlegen einer Priorität umfasst, gibt es auch Teamaufgaben, also Aufgaben, die nicht nur bei einer Person auf dem Schreibtisch liegen, sondern einem ganzen Team zugeteilt sind.

In monday.com hast du nicht ein Kanban Board zur Verfügung, sondern die Möglichkeit, mehrere themenbezogene Boards zu erstellen, in denen du deine Aufgaben einordnen kannst. Dabei kannst du die Spalten selber beschriften, was dir viel Flexibilität im Aufbau deines Boards gibt.

Für die zeitliche Übersicht findest du zudem eine Timeline, die das Gantt Diagramm darstellt und in denen Meilensteine und Verknüpfungen abgebildet werden. Das sorgt für Transparenz im Team und schafft Klarheit darüber, wie gut der Projektzeitraum eingehalten wird.

Quelle: monday.com

factro

factro auf OMR Reviews

factro ist eine Projektmanagement-Software aus Deutschland, genauer genommen mitten aus dem Ruhrpott: Bochum. Einer der vielen Vorteile gegenüber anderen Tools ist daher der deutsche Serverstandort, der das Tool DSGVO-konform macht.

factro überzeugt mit gleich vier verschiedenen Projektansichten: Tabelle, Gantt Diagramm, Kanban Board und dem Projektstrukturbaum, der vor allem visuell eine praktische Hilfe bietet. Das Gantt Chart zeigt neben dem tatsächlichen auch den geplanten Zeitraum an, was auf einen Blick Abweichungen erkennbar macht und schnelles Gegenlenken zulässt. Auch Meilensteine sind direkt erkennbar.

Quelle: factro

In Aufgaben wird eine verantwortliche und eine ausführende Person festgelegt, sodass Aufgaben immer nach dem 4-Augen-Prinzip bearbeitet werden. Das bietet zusätzliche Sicherheit. Zusätzlich kannst du eine Deadline festlegen, eine Beschreibung ergänzen, Teilaufgaben hinzufügen, Aufgaben priorisieren und vieles mehr.

Besonders wichtig für agiles Projektmanagement ist die Kommunikation, daher sollte ein Tool auch hierfür Möglichkeiten bieten. In factro gibt es die Kommentarfunktion auf Projekt, Paket, und Aufgabenebene, mit der andere Teammitglieder erreicht werden können. Zusätzlich können auch Dateien angehängt werden.

Für ein Meeting musst du nicht einmal das Tool verlassen, sondern kannst gleich mit der Planung beginnen. Im sogenannten Fokus kannst du neben To-do-Listen auch eine Meeting-Agenda aufbauen, die du dann mit deinem Team teilen kannst. Ein weiterer Pluspunkt ist das automatisierte Protokoll, in dem alle Änderungen an Aufgaben und Projekten während des Meetings festgehalten werden.

Quelle: factro

Um deine Projekte perfekt planen zu können, musst du natürlich die Kapazitäten deiner Mitarbeiter*innen kennen. Dabei hilft dir die Auslastungsübersicht in factro: Hier wird dir angezeigt, wie ausgelastet dein Team ist. Lastspitzen werden rot gefärbt und treten so besonders hervor.

awork

awork auf OMR Reviews

Auch das Tool awork, das für agiles Projektmanagement nützlich ist. Dazu zählt unter anderem auch das Aufgabenmanagement.

Mit awork können Sprints geplant und verfolgt sowie individuelle Kanban Boards erstellt werden. Die Kanban Boards sind, ähnlich wie bei monday.com, projektbezogen und Spalten können hinzugefügt und selbst benannt werden. In den Aufgaben können ebenfalls Kommentare hinterlassen und Dateien hochgeladen werden. 

Quelle: awork

Eine zeitliche Übersicht des Projekts gibt es ebenfalls in Form einer Timeline. awork selbst beschreibt es als "kein striktes Gantt-Chart". Hier können die Aufgaben sowohl untereinander als auch nebeneinander angeordnet werden. Meilensteine helfen dabei, Zwischenziele im Blick zu behalten.

awork bietet die Möglichkeit, Kommentare in Aufgaben und Projekten für andere Teammitglieder zu verfassen und hat zusätzlich eine integrierte Chat-Funktion. Auch Dokumente und Dateien können in Aufgaben hochgeladen werden.

Zusätzlich kannst du mit awork die Auslastung deines Teams im Blick behalten und so deine Kapazitäten optimal überwachen. Dabei werden Termine aus dem Kalender beachtet, aber auch geplante Aufgaben mit einbezogen.

Quelle: awork

Fazit: Warum du auf agiles Projektmanagement setzen solltest

Agiles Projektmanagement ist eine flexible und effiziente Vorgehensweise bei der Durchführung und Planung von Projekten. Auf diese Art und Weise können Unternehmen und Teams sich schneller an Veränderungen anpassen. Ziel ist dabei die kontinuierliche Verbesserung. Für eine erfolgreiche Durchführung ist es wichtig, eine klare Kommunikation zu etablieren, ein engagiertes und multidisziplinäres Team und eine offene Fehlerkultur.

Methoden, die dabei genutzt werden, sind unter anderem Scrum, Kanban oder Design Thinking, die dir einen flexiblen Rahmen für die Projektarbeit bieten und den Arbeitsfluss optimieren. Wichtig ist allerdings, dass die Methode in deinem Team auch funktioniert. Daher solltest du sie zuerst in einem kleinen Rahmen testen.

Projektmanagement-Tools helfen dir dabei, diese Methoden zu visualisieren und dabei den Projektverlauf zu verfolgen. Zudem werden in so einem Tool alle relevanten Informationen zusammengetragen und festgehalten, was dir wiederum die Projektdokumentation erleichtert.

Durch Flexibilität und den Anspruch der kontinuierlichen Verbesserung ist agiles Projektmanagement eine effektive Lösung für moderne Projektanforderungen. Bei der Umsetzung helfen die richtigen Methoden, ein praktisches Tool und ein motiviertes Team.