Das sind die wichtigsten Projektmanagement-Aufgaben

1. Welche Ziele verfolgt das Projektmanagement?
2. In welchen Bereichen wird Projektmanagement eingesetzt?
3. Was sind die zentralen Aufgaben des Projektmanagements?
4. Welche Aufgaben hat ein*e Projektmanager*in?
5. Welche Aufgaben hat ein*e Projektleiter*in?
6. Welche Tools helfen bei den Projektmanagement-Aufgaben?
7. Fazit – Projektmanagement-Aufgaben

Ein großer Teil der deutschen Wirtschaftsleistung wird projektbasiert erwirtschaftet, das heißt, dass Produkte und Services im Rahmen eines einmaligen Vorhabens entwickelt werden. Zeit, Kosten, Termine, Meilensteine und Umfang sind mit Vorhaben nicht zu vergleichen.

Um die Projektziele erreichen zu können, bedarf es Projektmanagement oder Projektzeiterfassung, wie m.H.v. ZEP, welches die Projekte steuert und lenkt, damit sie effizient, effektiv und termingerecht abgeschlossen werden können.

Für das Projektmanagement gibt es eine Norm, die DIN 69901, in welcher Projektmanagement definiert wird. Projektmanagement wird nach der Norm definiert als die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“.

Ebenso definiert die Norm fünf Phasen, Initialisierung, Definition (Grobplanung), Planung (Feinplanung), Durchführung / Steuerung und Abschluss. 

Je nach Phase fallen unterschiedliche Aufgaben an, die sich an den Inhalten der jeweiligen Phase orientieren.

Es handelt sich demnach um einen systematischen Ansatz zur Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung sowie eines geordneten Projektabschlusses zur Durchführung von Projektmanagement. Dazu gehören insbesondere auch die Organisation der Zusammenarbeit der verschiedenen Stakeholder und Interessengruppen, sei es Führungsetage, Lieferanten und Kund*in sowie das Projektteam selbst und andere Geschäftspartner*innen.

Projektmanager*innen sind daher für die gesamte Koordination und Überwachung eines Projektes in allen Aspekten des Projektes verantwortlich.

Welche Ziele verfolgt das Projektmanagement?

1. Maximierung der Effektivität

Die Effektivität des Projektes soll maximiert werden, was mit einer maximalen Erreichung der Ziele gleichzusetzen ist. Die primären Ziele des Projektmanagements beziehen sich damit auf die Erfüllung der vorab definierten Ziele.

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2. Maximierung der Effizienz

Die Ziele sollen nicht nur erreicht werden, sondern auch mit einem optimalen Ressourceneinsatz erreicht werden. Dabei geht es insbesondere auch um eine Vermeidung der Übererfüllung der Ziele, was beispielsweise sich bei einer Übererfüllung der Qualitätseigenschaften mit gestiegenen Kosten äußert.

3. Minimierung von Risiken

Alle potenziellen Risiken, die während eines Projektes auftreten, müssen gemanagt werden, um die Auswirkungen auf das Projekt und die Projektziele zu minimieren. Dies beginnt mit der Identifizierung aller potenziellen Risiken und geht über präventives Risikomanagement bis hin zu aktivem Risikomanagement während eines Projektes. Alle Risiken müssen hinsichtlich der Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet werden. Darauf erfolgt die Erarbeitung von Maßnahmen zur Reduzierung von Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder Schadenshöhe, um die Auswirkungen des Risikos zu minimieren.

4. Optimierung der Qualität

Mithilfe des Projektmanagements werden die Qualitätsanforderungen und -standards erfüllt, bei gleichzeitiger Berücksichtigung der minimal geforderten Qualität. Das bedeutet, dass die Qualitätsstandards mindestens erfüllt werden müssen, eine Übererfüllung jedoch vermeidet werden soll.

Dies sind nur Teile des Projektmanagements und der zugehörigen Aufgaben. Im Gesamten zielt das Projektmanagement neben der effektiven und effizienten als auch termingerechten Erfüllung der Projektziele auf die Befriedigung der Bedürfnisse der Anspruchsgruppen – insbesondere der Kund*innen – ab.

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In welchen Bereichen wird Projektmanagement eingesetzt?

Projektmanagement wird in allen Bereichen eingesetzt, welche projektbasiert arbeiten. Das heißt, dass Projektmanagement in allen Bereichen außerhalb der Linienproduktion sowie des generellen Tagesgeschäftes zu finden ist. Hier hast du ein paar Beispiele, wo Projektmanagement eingesetzt wird – und vor allem auch wie:

Marketing

Das Marketing arbeitet meist auftrags- oder kampagnenbasiert. Diese Aufträge und Kampagnen verschiedener Auftragsgeber*innen unterscheiden sich hinsichtlich Termine, Zeit, Budget, Inhalt und weiterem deutlich, weshalb es sich bei jedem Auftrag um ein neues Projekt handelt. Die Planung und Koordinierung als auch der Inhalt sind jedes Mal unterschiedlich – und werden damit projektbasiert durchgeführt. Mittels Projektmanagement werden die Aufgaben geplant, umgesetzt, gesteuert und die Kampagne zum Abschluss gebracht.

IT

Im IT-Bereich ist Projektarbeit die Regel. Programme und Codes werden für individuelle Umfänge und Aufgabenstellungen entwickelt. In der IT gibt es jedoch eine Besonderheit: Ständig werden Anforderungen geändert, neue Funktionen hinzugefügt oder bereits entwickelte Umfänge entfernt bzw. ersetzt. Hier ist das Projektmanagement besonders wichtig, da es auf Änderungen schnell – und insbesondere effizient – reagieren muss. Daher haben sich im IT-Bereich sogenannte agile Projektmanagement-Methoden durchgesetzt. Beispiele hierfür sind Scrum, Kanban oder XP (Extreme Programming).

Entwicklung

Im Entwicklungsbereich, insbesondere im Produktentwicklungsbereich, wird Projektmanagement eingesetzt, um die Entwicklung der neuen Produkte zu planen und die Entwicklung termin- und kostengerecht durchzuführen. 

Als Beispiel kannst du dir die Entwicklung eines Autos vorstellen, welches jedes Mal (bei jeder Serie / bei jedem Facelift) neu entwickelt wird. Gleiche Entwicklungsprojekte sind in der Wirtschaft hingegen nicht verbreitet.

Bauwesen

Stell dir vor, eine neue Straße oder Brücke wird gebaut. Auch hier ist es logisch, dass es sich um projektbasierte Aufträge handelt – es gibt keine identischen Straßen oder Brücken, da die Gegebenheiten sich hierbei jedes Mal unterscheiden. Gleiches gilt in großem Umfang auch für das Wohnungsbauwesen.

Eventmanagement

Konzerte, Messen oder andere Events wie Konferenzen werden mittels Eventmanagement geplant, organisiert und durchgeführt. Hierbei ist das Wort Event nur als Platzhalter für Projekt zu verstehen. Auch hier unterscheiden sich die Umstände bei jedem Termin im Vergleich zu den anderen und es handelt sich immer um ein Projekt.

Was sind die zentralen Aufgaben des Projektmanagements?

Planung: Die Projektplanung lässt sich in zwei Bereiche einteilen, die Grobplanung und die Feinplanung. Es ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, die verschiedenen Pläne zunächst in grober, dann in feiner Form zu erstellen. Mit einem Netzplan wird der zeitliche Ablauf erstellt, mit Dauern und Puffern je Arbeitspaket. Darauf – bzw. gleichzeitig – kann ein begleitender Meilensteinplan erstellt werden, welcher die wichtigsten Meilensteine zeitlich verortet.

Auf Pläne aufbauend, welche die Zeit betreffen, werden Kosten- und Ressourcenplan entwickelt, um abschätzen zu können, welche Ressourcen, wann benötigt werden und welche Kosten zu welchem Zeitpunkt entstehen. Damit soll erreicht werden, dass präventiv Ressourcen- oder Kostenlücken geschlossen werden können und eine Unterdeckung somit vermieden werden kann. Gleichzeitig können – insbesondere, wenn Ressourcen (wie Mitarbeiter*innen) in mehreren Projekten parallel eingesetzt werden – Überdeckungen eliminiert werden.

Überwachung: Neben der Planung, die eine meist einmalige Erstellung und dann kontinuierliche Anpassung erfordert, ist die Überwachung des Projektes eine kontinuierliche und bis zum Projektabschluss nie endende Aufgabe. Mittels lückenloser und kontinuierlicher Überwachung des Projektes und allen dazugehörigen Komponenten soll der Status quo erhoben werden, um den aktuellen Status im Vergleich zum zu erreichenden Ziel darstellen zu können. Mittels Methoden der Fortschrittsanalyse kann der aktuelle Zeitpunkt bewertet, aber auch Prognosen getroffen werden. So können Maßnahmen ergriffen werden, wenn beispielsweise festgestellt wird, dass das Projekt hinter dem Zeitplan liegt. So ist eine effektive und effiziente Zielerreichung möglich.

Risikomanagement: Wie bereits oben erwähnt, ist das Risikomanagement in zwei Bereiche einzuteilen: präventives und begleitendes Risikomanagement. Bereits vor Start eines Projektes kannst du dich mit den potenziellen Risiken auseinandersetzen. Diese werden bewertet, um den Einfluss eines potenziellen Risikos abschätzen zu können. Mittels Ermittlung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Abschätzung der Schadenshöhe kann ein Risiko im Vergleich zu anderen dargestellt werden. 

Das Produkt dieser beiden Kennzahlen ist der sogenannte Risikoindex. Nach individuellen Grenzen können die verschiedenen Risiken in unterschiedlich gewichtete Risikoklassen eingeteilt werden – zum Beispiel in A-, B- und C-Risiken. Diese können dann Schritt für Schritt nach absteigender Priorisierung abgearbeitet und mit Maßnahmen belegt werden. Die Maßnahmen zielen dabei immer auf die Reduzierung entweder der Schadenshöhe oder der Eintrittswahrscheinlichkeit ab. Maßnahmen verursachen in der Regel Kosten. Diese Kosten müssen immer in Bezug auf die Reduzierung des Risikos betrachtet und sollten nur ergriffen werden, wenn die Kosten der Risikominimierung mit den Kosten des Risikos bei Eintritt geringer sind. So gilt es im Projektmanagement abzuschätzen, welche Risiken betrachtet und idealerweise verhindert werden und welche Risiken das Projektteam (bewusst) in Kauf nimmt.

Stakeholdermanagement: Im Bereich des Stakeholdermanagements geht es zunächst darum, dass du alle Stakeholder und Anspruchsgruppen identifizierst. Diese werden – wie auch im Risikomanagement – bewertet. Allerdings nicht nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe, sondern in der Regel mittels Matrix nach Einfluss und Interesse. So bildest du vier verschiedene Quadranten von geringes Interesse und keine Macht bis hin zu viel Interesse und viel Macht. 

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Je nach Konstellation gibt es Normstrategien, mit diesen Stakeholdern umzugehen und diese zu managen. Bekannte Stakeholdergruppen sind Kund*innen, Lieferanten, das eigene Projektteam, Führungsebenen und weitere Interessengruppen. Mit einem guten Stakeholdermanagement kann sichergestellt werden, dass die wichtigsten Bedürfnisse und Erwartungen an das Projekt erfüllt werden.

Budgetmanagement: Abschließend gibt es noch das Budgetmanagement, welches sicherstellt, dass das Projekt im Rahmen des freigegebenen Budgets bleibt. Hierbei gibt es bekannte Beispiele von großen Projekten, die vor allem aufgrund mangelnden Projektmanagements Schlagzeilen geschrieben haben – wie der Hauptstadtflughafen. Allerdings kann durch besonders gutes Projektmanagement auch einiges eingespart werden, wenn das Budget nicht ausgenutzt wurde oder die Termine frühzeitig erreicht wurden, was sich beispielsweise bei Maschinen und Anlagen durch einen früheren Einsatzzeitpunkt auszeichnet.

Welche Aufgaben hat ein*e Projektmanager*in?

• Teammanagement: Aufgabenerfüllung der verschiedenen Teammitglieder*innen sicherstellen
• Ressourcenmanagement: Sicherstellung der ausreichenden Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen in ausreichender Qualität und Quantität zu einem bestimmten Zeitpunkt.
• Zeitmanagement: Sicherstellung der termingerechten Fertigstellung von Aufgaben, Arbeitspaketen und Meilensteinen. Gegebenenfalls Steuerung der Ressourcen (durch etwa zusätzliche Mitarbeiter*innen).
• Kommunikationsmanagement: Management der Kommunikation mit den Stakeholdern gemäß dem erstellten Kommunikationsplan.
• Risikomanagement: Sicherstellung, dass das Projekt nicht durch Risiken gefährdet wird. Ebenso gehört dazu die Einleitung von Maßnahmen sowie die kontinuierliche Betrachtung der Risiken.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung, dass die Qualitätsstandards erreicht werden, allerdings unter Berücksichtigung der Kosten, sodass eine übermäßige Zielerreichung der Qualitätsziele vermieden wird.

Welche Aufgaben hat ein*e Projektleiter*in?

Innerhalb eines Projektteams gibt es in der Regel ein*e Projektleiter*in, welcher das Team führt. Diese Person ist mehr für strategische als für operative Tätigkeiten und Überlegungen zuständig. Er oder sie übernimmt die strategische Planung und Leitung des Projektes und ist in der Regel verantwortlich für die Erreichung der Projektziele.

1. Erstellung des Projektplans

Der Projektplan umfasst etwa die Identifizierung der Projektziele, eine Priorisierung der Projektziele unter Berücksichtigung der verschiedenen Zielbeziehungen. Ebenso sind hier bereits Zeitplanung und Ressourcenallokation enthalten. Softwarehilfe hierbei leistet der deutsche Softwarehersteller Awork

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2. Führungsaufgaben

Durch den*die Projektleiter*in wird das Projektteam geführt. Diese Rolle muss sicherstellen, dass alle Mitglieder*innen des Teams ihre Aufgaben effektiv und termingerecht erfüllen. Des Weiteren ist die Projektleitung verantwortlich, dass die Mitarbeiter*innen alle notwendigen Tools, und Projektzeiterfassung wie ZEP

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3. Fortschrittskontrolle und -überwachung

Die Projektleitung ist für den Erfolg des Projektes verantwortlich und überwacht daher den Fortschritt des Projektes. Dies geschieht kontinuierlich. Bei der Identifikation von Abweichungen passt die Projektleitung den Projektplan an und kommuniziert die Abweichungen an alle Stakeholder.

4. Stakeholdermanagement

Das Stakeholdermanagement ist eine Aufgabe für das gesamte Projektteam, wird aber von der Leitung verantwortet. Der*die Projektleiter*in ist dafür zuständig, dass sichergestellt ist, dass alle Stakeholder miteinander kommunizieren und notwendige als auch relevante Informationen zeitgerecht ausgetauscht werden bzw. zur Verfügung stehen.

5. Qualitätssicherung

Die erforderlichen Qualitätsstandards müssen erreicht werden. Hierzu müssen neben internen Qualitätsstandards, dem Lastenheft und Normen auch Zertifizierungen berücksichtigt werden.

6. Budgetverwaltung

Das Projektbudget, welches für ein bestimmtes Projekt freigegeben wird, wird von dem*der Projektleiter*in verwaltet. Diese*r ist dafür verantwortlich, dass das Projekt innerhalb dieses Budgetrahmens bleibt.

7. Reporting

Aufgrund der Verantwortung des Projektes ist die Projektleitung für ein Reporting „nach oben“ verantwortlich. Es muss sichergestellt sein, dass der Projektfortschritt allen Stakeholdern gegenüber regelmäßig kommuniziert wird.

Welche Tools helfen bei den Projektmanagement-Aufgaben?

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Programmen, die dich bei der Verwaltung von Projekten unterstützen. Angefangen mit Whiteboards über Projektmanagement-Softwares hinzu zu Kollaboration-Tools und Projektzeiterfassung, helfen dir verschiedene analoge und digitale Tools, wie ZEP

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Du musst dabei entscheiden, ob du eine All-in-one-Lösung anstrebst oder ob du für die verschiedenen Bereiche eigene Tools verwenden möchtest.

Wenn du lediglich deine Aufgaben managen möchtest, bieten sich Aufgabenverwaltungstools wie Wunderlist oder Evernote an. Aber auch monday.com

Es gibt spezialisierte Programme, die Gantt-Diagramme (Projektpläne hinsichtlich der Zeit) abbilden können. Aber diese Funktionen sind auch meist in „größeren“ Software-Programmen wie Jira enthalten. Jirabietet eine Vielzahl an Funktionen an, mit welchen fast alle Projektmanagement-Aufgaben durchgeführt werden.

Fazit – Projektmanagement-Aufgaben

Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, was die wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement sind. Dabei sind wir auch auf die Besonderheiten von einem Projekt eingegangen und haben dir Beispiele für die Anwendung von projektbasierter Arbeit gezeigt.

Du hast alle relevanten Projektmanagement-Aufgaben kennengelernt und auch die Aufgaben (und Unterschiede) von Projektmanager*innen und Projektleiter*innen.

Die erste relevante Projektmanagement-Aufgabe ist das Erstellen eines Projektantrags, in welchem das Projekt mit allen Zielen und Risiken sowie eines zeitlichen Ablaufs beschrieben und skizziert wird. Auf Basis dieses Projektantrags wird entschieden, ob ein Unternehmen ein Projekt startet oder nicht.

Während eines Projektes ist insbesondere eine genaue und detaillierte Planung aller Arbeitspakete und Meilensteine – sowie der mit diesen verbundenen Kosten und Ressourcen – notwendig. Je ungenauer die Planung, desto größer sind die Abweichungen von Soll zu Ist während eines Projektes.

Kontinuierliches Risikomanagement gehört zu den wichtigsten Projektmanagement-Aufgaben, da es permanent wichtig ist. Neben den Risiken, die vor einem Projekt bereits bekannt sind, müssen alle potenziellen Risiken, die auch während einem Projekt auftreten können, kontinuierlich gesteuert werden. Mit einer Steuerung ist gemeint, dass Maßnahmen definiert werden müssen und die Wirksamkeit mit den Kosten verglichen werden müssen. Sofern risikomindernde Maßnahmen gefunden werden, die eine positive Bilanz (das heißt Nutzen größer als Kosten) haben, müssen diese umgesetzt und überwacht werden.

Eine weitere kontinuierliche Projektmanagement-Aufgabe ist das Stakeholdermanagement, welches alle Stakeholder und Anspruchsgruppen eines Projektes verwaltet und die lückenlose und spezifische Kommunikation sicherstellt.

Die Budgetverwaltung geht mit der Qualitätssicherung einher, welche die Qualität unter Berücksichtigung des vorhandenen Budgets, sicherstellt.

Alle der oben genannten Aufgaben münden schlussendlich in das Reporting, in welchem das Projekt den Führungskräften und Verantwortlichen in fest definierten Abständen präsentiert wird.