Alles, was du zur Zeiterfassung in Teilzeit wissen musst!

Tim Fischer 18.7.2023

Mithilfe der Zeiterfassung werden die Arbeitsstunden von Mitarbeiter*innen erfasst. Wie dies bei Teilzeitbeschäftigten abläuft, erfährst du hier

Knapp ein Drittel der Deutschen geht derzeit einer Teilzeitbeschäftigung nach. Doch nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Zeiterfassung unterscheidet sich dabei im Vergleich zu einer Vollzeitstelle. Welche Regelungen bei der Zeiterfassung von Teilzeitmitarbeiter*innen zum Einsatz kommen und welche Besonderheiten und Tools du hierbei im Auge behalten solltest, verrät dieser Artikel.

Welche verschiedenen Arbeitszeitmodelle gibt es?

In diesem Beitrag beziehen wir uns auf die Arbeitszeiterfassung in Teilzeit. Um jedoch die Besonderheiten dieser Beschäftigungsform herauszuarbeiten, werfen wir zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle:

  • Vollzeit: In der Regel beträgt die Arbeitszeit bei einer Vollzeitbeschäftigung sieben bis acht Stunden pro Tag, was um die 35 bis 40 Stunden pro Woche ausmacht. Zudem wird die Arbeit meist an fünf Tagen pro Woche erbracht.
  • Teilzeit: Angestellte, die in Teilzeit beschäftigt sind, leisten weniger Wochenstunden als in Vollzeit. Entweder arbeiten sie pro Tag kürzer oder nur an bestimmten Wochentagen.
  • Schichtarbeit: Die Schichtarbeit besteht aus rotierenden Schichtzyklen. Innerhalb dieser wechseln sich Früh-, Spät- und Nachtschichten in einem vorgegebenen Rhythmus ab. 
  • Gleitzeit: Das Gleitzeit-Modell zeichnet sich durch Flexibilität aus. So können Angestellte selbst entscheiden, wann sie ihre Arbeit innerhalb eines fest gesteckten Zeitraums leisten wollen. Der*die Arbeitgeber*in legt etwa eine Kernarbeitszeit zwischen 9 und 16 Uhr fest. Außerhalb dieses Zeitfensters besteht dann keine Anwesenheitspflicht.

5 Methoden zur Zeiterfassung in Teilzeit

Auch wenn das Bundesarbeitsministerium per Gesetzentwurf einfordert, dass die Zeiterfassung künftig elektronisch zu erfolgen hat, gibt es dennoch einige Ausnahmen. Diese kommen beispielsweise bei Kleinunternehmen mit maximal zehn Mitarbeiter*innen zum Einsatz. Gleiches gilt auch für abweichende Betriebsvereinbarung auf Basis von Tarifverträgen.

Sehen wir uns die unterschiedlichen Zeiterfassungssysteme näher an:

1. Stech- und Stempeluhren

Stech- und Stempeluhren dienen der automatischen Arbeitszeiterfassung. Die Vorgehensweise ist ganz simpel: deine Mitarbeiter*innen erhalten individuelle Stempelkarten, die sie zu Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit an einem Terminal einstecken. Stempeluhren gibt es dabei in diversen Ausführungen – von komplexen Modellen mit Rechenfunktion bis hin zur einfachen Stundenerfassung via Excel.

2. Zeiterfassung in Papierform

Zukünftig darf diese Zeiterfassungsmethode nur noch in kleinen Betrieben mit bis zu 10 Mitwirkenden oder aufgrund von speziellen Betriebsvereinbarungen Anwendung finden. Allerdings kostet die Zeiterfassung auf Papier viel Zeit und kann zudem zu einem Zettelchaos führen. Darüber hinaus werden bei dieser Zeiterfassung auch datenschutzrechtliche Aspekte tangiert.

3. Programme wie Excel

Auch mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel ist die Zeiterfassung in Teilzeit möglich. Insbesondere Selbstständige und kleine Teams machen sich die simple Form der Zeiterfassung zunutze. Dabei bietet Excel mehrere Vorlagen für Stundenzettel und auch die Berechnung von Urlaubsansprüchen ist problemlos möglich.

4. Digitale Zeiterfassungstools

Am einfachsten lassen sich die geleisteten Arbeitsstunden mithilfe einer speziellen Zeiterfassungssoftware festhalten. Der Markt für Zeiterfassungsprogramme ist mittlerweile riesig – du kannst beispielsweise aus Softwares für deinen Laptop, aber auch aus Apps wählen, die über eine automatische Zeiterfassung oder digitale Stechuhr verfügen. Oftmals bieten derartige Tools neben der Zeiterfassung auch hilfreiche Zusatzfunktionen, wie eine integrierte Urlaubsplanung und eine Rechnungserstellung. Hinzu kommen häufig Analysen zum Projektmanagement- und controlling.

5. Mobile Zeiterfassung in der Cloud

Apropos digitale Zeiterfassung – die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter*innen kannst du auch bequem in der Cloud festhalten. Dabei werden die Daten zentral in einer App gespeichert. Entscheidest du dich für dieses Modell der Zeiterfassung, solltest du darauf achten, dass deine Software eine Synchronisation mit einer Desktop-Version erlaubt. Nur so gelangen die Daten zur zentralen Auswertung.

Wie läuft die Zeiterfassung in Teilzeit ab?

Kommen wir nun dazu, wie die Arbeitszeit von Teilzeitkräften berechnet wird. Hierbei kommen zwei Berechnungsmodelle zum Einsatz: die Wertmethode und die Zeitmethode.

Bei der Wertmethode werden die Teilzeitmitarbeitenden wie Vollzeitmitarbeiter*innen behandelt. Das bedeutet, dass die Sollarbeitszeit auf eine 5-Tage-Woche verteilt wird, auch wenn der*die Mitarbeiter*in nur an drei Tage in der Woche seinen*ihren Dienst leistet. Dies hat zur Folge, dass sich die tägliche Sollarbeitszeit entsprechend dem jeweiligen Beschäftigungsgrad reduziert. Teilzeitmitarbeiter*innen werden also lediglich die reduzierten Sollstunden gutgeschrieben.

Beispiel für eine Zeiterfassung nach der Wertmethode: Sarah arbeitet nach einem 50 % Pensum, wonach sie nur Montag und Dienstag ganztägig und am Mittwoch lediglich am Vormittag tätig ist. Ihre Sollarbeitszeit beläuft sich damit bei einer 40-Stunden-Woche auf rechnerisch 4 Stunden. Dies gilt dann auch für Montag und Dienstag, an denen Sarah eigentlich acht und nicht nur vier Stunden arbeitet. Darauf orientiert sich die Ist-Zeiterfassung an diesen fiktiven Sollzeiten.

Neben der Wertmethode kommt bei der Zeiterfassung auch das Zeitmodell zum Einsatz. Bei der Zeitmethode bestimmt ein Unternehmen gemeinsam mit dem*der Mitarbeiter*in bestimmte Tage als feste Arbeitstage. An diesen muss dann auch die Arbeitszeit im vereinbarten Rahmen erfolgen. Die Zeiterfassung orientiert sich dann an diesen festgelegten Arbeitstagen. 

Wie müssen Urlaubstage, Feiertage & Krankheitstage bei der Teilzeitarbeit erfasst werden?

Urlaubstage

Die wöchentliche Sollarbeitszeit wird auf eine Woche verteilt. Deshalb muss der*die Teilzeitbeschäftigte auch bei einwöchigem Urlaub jeden Werktag der Woche als Urlaubstag im Zeiterfassungssystem eintragen. Teilzeitmitarbeiter*innen erhalten nach der Wertmethode die gleiche Anzahl an Urlaubstagen wie Vollzeitbeschäftigte. Ein Unterschied besteht jedoch im Wert eines Urlaubstages – dieser gleicht jeweils der täglichen Sollarbeitszeit. Hat dein*e Mitarbeiter*in etwa eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden und ein Pensum von 80 %, so erhält ein Urlaubstag einen Wert von 6,4 Stunden.

Feiertage

Sehen wir uns die Zeiterfassung in Teilzeit für Feiertage an. Hierbei gilt: Fällt ein Feiertag auf einen Arbeitstag deiner Teilzeitmitarbeiter*innen, so wird ihnen die jeweilige Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Durch die Differenz zwischen der Sollarbeitszeit der Teilzeitarbeitenden und der Vollzeitmitarbeiter*innen, kann es zu einem Minus-Saldo kommen.

Hingegen entsteht ein Positiv-Saldo, sollte ein Feiertag auf einen Arbeitstag fallen, an dem der*die Teilzeitangestellte wegen seines*ihres Teilzeit-Saldos nicht arbeitet. Somit entspricht der Positiv-Saldo der täglichen Sollarbeitszeit der Teilzeitmitarbeiter*innen. Für deine Voll- als auch Teilzeitbeschäftigten ist die Anzahl der Feiertage dabei gleich. 

Krankheitstage

Auch bei Krankheitstagen findet die eben genannte Methode Anwendung – sind Teilzeitangestellte an einem ihrer Arbeitstage krank, so werden ihnen nur ihre reduzierten Sollstunden angerechnet. Ist der*die Teilzeitmitarbeiter*in an einem der eigentlich freien Tage krank, so muss er dies melden. Schließlich werden ihm*ihr dann für diese Tage die reduzierten Sollstunden gutgeschrieben.

Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter

Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 150 Zeiterfassungssoftwares gelistet, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:


Du möchtest noch weitere Tools kennenlernen? Dann findest du auf OMR Reviews einen Software-Guide zur Zeiterfassung, in dem du einen Vergleich der besten Lösungen findest.

Zeiterfassung in Teilzeit: Das Wichtigste in Kürze

Die Zeiterfassung gibt dir Aufschluss darüber, wie viele Stunden deine Mitarbeiter*innen gearbeitet haben. Um die Arbeitszeiten deiner Teilzeitkräfte zu erfassen, kannst du zwischen der Wertmethode und der Zeitmethode wählen. Bei der Wertmethode wird die Sollarbeitszeit deiner Teilzeitbeschäftigten auf die fünf Tage verteilt, auch wenn sie nur an zwei Tagen in der Woche arbeiten. Beim Zeitmodell hingegen werden bestimmte Tage als feste Arbeitstage gewählt, auf die sich die Zeiterfassung stützt. 

Neben den Arbeitstagen musst du auch die Urlaubstage, Feiertage und Krankheitszeiten erfassen. Hier können bestimmte Regelungen gelten, die sich von denen für Vollzeitbeschäftigte unterscheiden. Um den Prozess der Zeiterfassung für deine Personalabteilung zu erleichtern, kannst du Zeiterfassungstools nutzen. Sie bieten dir eine Fülle von Möglichkeiten, um die Leistung deiner Mitarbeiter*innen zu überwachen und Arbeitszeiten unkompliziert und digital festzuhalten.

Tim Fischer
Autor*In
Tim Fischer

Tim ist ein freiberuflicher Journalist / Content Writer, der OMR Reviews in den Bereichen Marketing und Softwares unterstützt. Seit seinem Onlinejournalismus-Studium schreibt er unter anderem für Computer Bild, XING und Finanzcheck.de. Wenn er nicht gerade am Texten ist, spielt er auf seiner Stratocaster die Klänge von Hendrix, Frusciante und Gilmour nach.

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