Self-Service BI mit Tableau und SAP: So visualisiert Ihr Daten aus SAP mit Tableau

1. Datenbereitstellung aus der SAP Umgebung
2. Die Verbindung von SAP zu Tableau
3. Konfiguration der SAP BW Schnittstelle
4. Data Security – Berechtigungen aus SAP in Tableau
5. Datenanalyse und Visualisierung in Tableau
6. Möglichkeit der Datenbereinigung mit Tableau Prep
7. Visualisierung der Daten und Bereitstellung der Dashboards
8. Vorteile der Nutzung von Tableau in Verbindung mit SAP
9. Fazit

Für die Abwicklung von Geschäftsprozessen aller Art ist heute SAP als fester Bestandteil in vielen Unternehmen nichtmehr wegzudenken. Dem gegenüber zeigen die jüngsten Entwicklungen im Bereich Self-Service BI, dass immer mehr Fachbereiche die Visualisierung und Analyse erfolgsrelevanter Daten selbst in die Hand nehmen. Hierfür bietet Euch der Markt eine breite Auswahl neuer BI-Tools mit deren Hilfe Ihr ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst Berichte und Dashboards erstellen könnt. Einer der weitverbreitetsten Anbieter auf diesem Gebiet ist Tableau.

Damit Ihr zugleich valide Daten, eine hohe Performance und eine große Akzeptanz bei den Endanwendern sicherstellen könnt, gilt es einiges zu beachten. In diesem Artikel erfahrt Ihr, wie die Verbindung von SAP als Back-End und Tableau als Front-End Tool gelingen kann und worauf Ihr dabei achten müsst. Der vollständige Prozess wird hierfür allgemein von der Datenbereitstellung aus der SAP Umgebung, der Schnittstellen-Konfiguration und Datenaufbereitung bis zur Visualisierung und Analyse beschrieben. Für noch mehr Infos und eine ausführlichere Betrachtung des Themas findet Ihr zudem am Ende des Artikels einen Link zu einem kostenlosen Whitepaper.

Datenbereitstellung aus der SAP Umgebung

SAP Anwendungsbereiche

Bei der Entwicklung von Reports, Dashboards oder analytischen Applikationen auf SAP stellt sich zunächst die Frage, welches SAP-System relevant ist. Die SAP stellt Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen bereit: Von ERP-Systemen, über CRM-Software bis hin zu eigenen Business Intelligence-Lösungen.

Für diese unterschiedlichen Produkte gibt es verschiedene Arten der Datenhaltung sowie der Datenbereitstellung. Zur erfolgreichen Nutzung eines Front-End Analysetools ist es wichtig, dass Ihr diese Strukturen zunächst versteht. Im Rahmen des Artikels liegt der Fokus, aufgrund der aktuellen Relevanz am Markt, auf dem SAP Business Warehouse (SAP BW). Im Whitepaper wird ebenfalls das SAP ERP-System S/4HANA und die Datenbanktechnologie SAP HANA betrachtet. SAP BW wird zunächst allgemein und dann im Hinblick auf die Datenbereitstellung für externe Systeme wie Tableau beschrieben.

SAP Business Warehouse (SAP BW)

Das SAP Business Warehouse ist die Data Warehouse-Lösung der SAP, welche über Komponenten zum Datenmanagement, für die Definition von Benutzerabfragen (OLAP), Data Mining und der Kontrolle von Ladeprozessen verfügt.

Bei SAP BW werden Eure Daten in ADSOs (Advanced DataStore-Objects) gehalten. Zur Stammdatenhaltung werden InfoObjekte herangezogen. Setzt Ihr SAP BW zusammen mit der Datenbank SAP HANA ein, könnt Ihr die Abfragezeiten von Daten erheblich verkürzen. Für die Anzeige werden diese in der Regel mittels InfoObjekten und einer Query aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Die Query definiert Spalten, Zeilen, freie Merkmale, Filter, Variablen und deren Inhalte. Zudem bietet sie Euch erweiterte Möglichkeiten zur Berechnung von Daten zur Laufzeit von bspw. errechneten oder eingeschränkten Kennzahlen. Viele Optionen einer Query können im ausgeführten Zustand verändert werden, das Ergebnis passt sich in diesem Fall live an.

⁠Alle Tools von SAP gibt es auf unserer Übersichts-Seite des Software-Herstellers. 

Die Verbindung von SAP zu Tableau

Habt Ihr Euch einen Überblick über die SAP Datenwelt verschafft, gibt es mehrere Möglichkeiten, um aus einem Tableau Workbook auf Daten, die in SAP gespeichert sind, zugreifen zu können. Die relevantesten und meist verbreitetsten Konnektoren hierfür sind:

• Standard-Schnittstellen von Tableau zu SAP BW und SAP HANA
• Der ODBC Connector greift auf Calculation Views aus HANA zu
• Der OData Connector ermöglicht den Zugriff auf Daten aus S/4

Bevor Ihr die Schnittstelle initial konfiguriert, noch ein kurzer Exkurs zu den verschiedenen Verbindungsmöglichkeiten: Zu vielen Datenquellen kann Tableau Direkt- bzw. Live-Verbindungen aufbauen. Die Daten werden dabei nicht zwischengespeichert und stehen in der Arbeitsmappe in Echtzeit zur Verfügung. Unter Umständen kann eine Live-Verbindung jedoch auch zu kleineren Einschränkungen der Funktionalitäten der Datenanalyse in Tableau Desktop führen.

Alternativ bietet Euch Tableau sogenannte Extrakte zur Datenbereitstellung. Dabei handelt es sich um eine Art Snapshots der vorhandenen Daten, der bspw. auf dem Tableau Server zwischengespeichert wird. Anders als Live-Verbindungen, werden Eure Daten jedoch nicht in Echtzeit aktualisiert, sondern müssen entweder manuell oder über Refresh Schedules regelmäßig upgedated werden.

Im Folgenden wird zunächst das Vorgehen beim Verbindungsaufbau von Tableau zu SAP BW detailliert beschrieben. Im Anschluss wird die Data Security, durch Berechtigung der Endanwender in Tableau, kurz erklärt. Im Whitepaper findet Ihr zudem die Beschreibung der Verbindung zu S/4 HANA und SAP HANA.

Konfiguration der SAP BW Schnittstelle

Zur Verbindung mit SAP BW ist sowohl die Installation der SAP GUI als auch die Installation des geeigneten Treibers erforderlich. Die Herstellung einer Verbindung lässt sich in 3 Arbeitsschritte unterteilen:

1. Installation der SAP-Software:

Bevor Tableau in der Lage ist eine Verbindung zu SAP BW herzustellen, müsst Ihr Euch einiges an SAP Software installieren (SAP GUI, SAP Logon und Unicode RFC Libraries). Diese bekommt Ihr über den SAP Service Marketplace, wobei eine SMP Autorisierung notwendig ist. Nach dem Start der Installationsdatei, selektiert Ihr die einzelnen Komponenten zur Installation.

Nach erfolgreicher Installation der SAP GUI Suite könnt Ihr über das SAP Logon eine lokale Instanz des SAP Servers erstellen, auf die Tableau zugreifen wird. Über den Button „Neu“ kann man im aufpoppenden Fenster einen „Neuen Systemeintrag anlegen“, welcher die Parametrisierung des SAP Servers enthält.

2. Installation des SAP-Treibers:

Damit der Tableau-Connector mit der Datenbank kommunizieren kann, wird ein Treiber benötigt. Der Name des Treibers korrespondiert mit der passenden BW-Version und ist ebenfalls über den SAP Service Marketplace erhältlich.

3. Herstellung der Verbindung von Tableau zu SAP BW:

Anmeldung SAP BW aus Tableau Desktop

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, erfolgt die Herstellung der Verbindung von Tableau zu SAP über den dafür vorhergesehenen Connector (SAP NetWeaver Business Warehouse). Im aufpoppenden Fenster wählt Ihr die Verbindung zur Instanz aus, die Ihr zuvor im SAP Logon angelegt habt. Die Autorisierung erfolgt über den SAP User (siehe Abbildung). Die Eingabe des Clients und der Sprache sind dabei ebenfalls erforderlich.

Im nachfolgenden Fenster wählt Ihr Catalog und Cube bzw. Query aus. Tableau ist dann in der Lage die Daten zu visualisieren und weitere Berechnungen durchzuführen.

Data Security – Berechtigungen aus SAP in Tableau

Datensicherheit ist auch im Reporting und der Daten-Analyse ein wichtiger Aspekt. Damit Eure Visualisierungen und Dashboards auch nur von den Personen eingesehen werden, für die sie bestimmt sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Berechtigung.

Berechtigungen bei direkten Live-Verbindungen zu SAP

Falls Ihr das Rechte- und Rollenkonzept aus SAP übernehmen möchtet, ist eine direkte (Live) Anbindung der Daten an Tableau nötig. In diesem Fall wird von jedem Konsumenten eines Berichts zu Beginn dessen SAP Passwort abgefragt. Die Daten in den veröffentlichten Dashboards auf dem Tableau Server können somit nur mit einem SAP Zugang und den entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden. Für die Tableau User müsst Ihr hierfür zunächst keine besonderen Berechtigungen anlegen.

Berechtigungen bei Extrakten

Werden die Daten als (Hyper-) Extrakt auf dem Tableau Server zwischengespeichert, müsst Ihr die Berechtigungen aus SAP auf die einzelnen Tableau User manuell übertragen. Da die Verbindung zu den Daten hier nicht direkt besteht, sondern die Daten kopiert und in einer definierten Periode aktualisiert werden, reicht eine einmalige SAP-Anmeldung bei der Erstellung des Extrakts aus. Auf die Berichte, die auf der Basis des Extrakts erstellt werden, kann jeder Tableau User zugreifen, der die Berechtigung für diesen Bericht hat, unabhängig vom SAP User. Um die Datensicherheit zu wahren, ist es wichtig, dass Ihr die Berechtigungen unbedingt auf die jeweiligen Tableau User übertragt.

Datenanalyse und Visualisierung in Tableau

Habt Ihr die Verbindung erfolgreich hergestellt, steht Euch nichts mehr im Wege, um bspw. für das Management, das Marketing, die Vertriebssteuerung oder das Finanzcontrolling performante und visuell hochwertige Berichte in Tableau zu erstellen. Im Folgenden werden die Möglichkeiten und Hürden beschrieben, die sich durch dieses Zusammenspiel ergeben. Dazu zählt zunächst die weitere Datenaufbereitung in Tableau Prep sowie die Visualisierung in Tableau Desktop und die Bereitstellung von Dashboards auf dem Tableau Server.

Möglichkeit der Datenbereinigung mit Tableau Prep

Bevor Ihr Daten in Tableau visualisiert, müsst Ihr diese gegebenenfalls noch entsprechend aufbereiten, um deren Validität und geordnete Struktur sicherzustellen. Solltet Ihr noch zu unstrukturierte Daten vorliegen haben, oder benötigt Ihr für das Reporting noch Daten aus anderen Quellen, bietet Euch Tableau die Möglichkeit diese automatisiert zu präparieren.

Tableau Prep Workflow zur Datenaufbereitung

Mit Tableau Prep könnt Ihr Eure Daten auf einfachste Weise kombinieren, aufbereiten und freigeben – dank visueller Oberfläche auch ohne große Vorkenntnisse in der Datenverarbeitung. Wiederkehrende Schritte, die Ihr sonnst händisch bspw. in Excel erledigt habt, könnt ihr hiermit einfach automatisieren. Einige Beispiele der Datenaufbereitung sind: Daten löschen, neu berechnen, verknüpfen, vereinigen, gruppieren, (ent-) pivotieren, filtern oder aggregieren. In einem grafischen Workflow werden die einzelnen Schritte definiert und festgehalten. Das komplette Schemata, oder auch nur die transformierten Daten, stellt Ihr anschließend als Grundlage für Analysen und Dashboards auf dem eigenen Tableau Server zur Verfügung.

Kleinere Anpassungen der Daten, wie bspw. das Ändern des Formats (Integer, Boolean, String, …), die Erstellung von Hierarchien, Gruppen und Sets, oder auch die Berechnung von neuen Kennzahlen, könnt Ihr auch ohne einen solchen Workflow direkt in Tableau vornehmen.

Visualisierung der Daten und Bereitstellung der Dashboards

Sobald Ihr die Datenaufbereitung abgeschlossen habt und alle Dimensionen und Kennzahlen korrekt in Tableau verfügbar sind, könnt Ihr mit der Visualisierung beginnen. Erfolgsentscheidend für das Reporting ist dabei das Konzept für die zu erstellenden Dashboards. Im Dialog oder in Workshops mit den Konsumenten der Berichte fragt Ihr am besten vorab deren Bedürfnisse und Anforderungen an die Berichte ab.

Beispiel eines Dashboards in Tableau

Bei der Konzeptionierung empfiehlt es sich, den Fokus insbesondere auf dynamische und intuitive Berichte zu legen. Dynamische Berichte ermöglichen das Zusammenfassen von mehreren ähnlichen Dashboards, wodurch Ihr Informationsredundanzen vermeidet und die Akzeptanz bei den Konsumenten steigert. Bei der Umsetzung des Konzepts sind der Visualisierung in Tableau nahezu keine Grenzen gesetzt. Für Euer Dashboard könnt Ihr dabei auf vordefinierte Visualisierungen zurückgreifen oder auch komplett eigene Charts erstellen. Habt Ihr ein Dashboard vollständig erstellt, könnt Ihr es auf dem Tableau Server publizieren und Euren Kollegen zur Verfügung stellen. Hier kann nun jeder interaktiv mit der Analyse der Daten beginnen. Durch Klicks in die Grafiken kann bspw. alles entsprechend gefiltert werden. Die Abbildung zeigt beispielhaft, wie ein solches Dashboard aussehen könnte. Den Link zum Dashboard findet Ihr im Whitepaper.

Vorteile der Nutzung von Tableau in Verbindung mit SAP

Um die Vorteile von Tableau in Verbindung mit SAP nutzen zu können, habt Ihr verschiedene Möglichkeiten, um Schnittstellen einfach und effizient herzustellen. Einmal eingerichtet lassen sich die Vorteile aus beiden Systemen vereint nutzen. Diese Ergänzung ist in sehr vielen Fällen sinnvoll, hängt jedoch stets von Eurem individuellen Anwendungsfall ab. Für die Bewertung, wann das Zusammenspiel der beiden Technologien sinnvoll ist, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Vorteile:

1. Tableau Desktop ermöglicht Euch, Daten per Drag and Drop zu visualisieren. Diese Self-Service BI Komponente ermöglicht es Euch, auch ohne entsprechende IT-Vorkenntnisse, schnelle Erkenntnisse aus Daten ziehen zu können.
2. Mit den eigenen Data Analytics Komponenten erstellt Ihr auch zukunftsbezogene Reports (Forecasts, Trends etc.). Ferner sind Machine Learning Modelle aus der Data Science über die Schnittstellen zu Python und R schnell in Tableau integriert. Die Weichen für das datengetriebene Unternehmen habt Ihr somit automatisch gestellt.
3. Für die Aufbereitung der Daten nutzt Ihr das integrierte Workflow-Tool Tableau Prep. Ohne Vorkenntnisse in Datenbanksprachen könnt Ihr hiermit bspw. Daten aus verschiedenen Datenquellen aufbereiten und zusammenführen.
4. Die Plattform Tableau Server ermöglicht es Euch, Dashboards mit Kollegen zu teilen – Geräte-Unabhängig, egal ob Smartphone, Tablet oder PC. Euer Berechtigungskonzept legt dabei fest, welche Daten von welchen Nutzern gesehen werden dürfen.
5. Das flexible Lizenzkonzept von Tableau ermöglicht Euch eine günstige und dynamische Anpassung an die Bedürfnisse Eures Unternehmens.

Fazit

Die Möglichkeiten zur Herstellung von Schnittstellen zeigen, dass die Hürden für den Einsatz beider Systeme bei einer professionellen Umsetzung sehr gering sind. Kombiniert mit den genannten Vorteilen bietet Euch der dargestellte Use Case ein großes Potential, die Chancen der Digitalisierung wahrzunehmen.

Ihr könnt schneller auf Einflüsse von außen reagieren und seid, dank Self-Service BI, unabhängig von anderen Unternehmensbereichen. Nicht zuletzt die skalierbaren Lizenzkosten und die Standardschnittstellen ermöglichen eine schnelle Integration. Die Möglichkeit das Reporting flexibel um Elemente der Data Science zu erweitern, eröffnet Euch zudem den Zugang zu datengestützten Handlungsempfehlungen und Entscheidungen.

Damit Ihr ein solches Vorhaben erfolgreich umzusetzen könnt, empfiehlt es sich, zu Beginn die Meinung von Experten mit Know-how sowohl im Bereich SAP als auch im Umgang mit Tableau einzuholen. Hierdurch stellt Ihr von Anfang an die richtigen Weichen und könnt so langfristig von den Potentialen des Zusammenspiels von Tableau und SAP profitieren.

Im Whitepaper findet Ihr unter anderem ausführlichere Beschreibungen der im Artikel thematisierten Punkte. Zudem sind Möglichkeiten für Eure nächsten Schritte, wie bspw. die Umsetzung eines ersten unkomplizierten Pilot-Projekts beschrieben.