Power BI App: So integrierst du Daten direkt in dein Dashboard

1. Die Problemstellung: Dynamische Daten in Power BI
2. Die Lösung: Dynamische Daten dank Power Apps
3. Limitationen und Ausblick
4. Exkurs: Neue Möglichkeiten dank KI
5. Fazit

Du möchtest dein Power BI Dashboard aufs nächste Level heben und suchst nach Möglichkeiten, Daten effizient und kostengünstig zu erfassen? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel erfährst du alles über die Integration einer "Data Entry App" in dein Power BI-System. Erfahre Schritt für Schritt, wie du ohne zusätzliche Kosten Daten in Power BI einfügen und dein Dashboard optimieren kannst.

Allgemein lässt sich sagen, dass Business-Intelligence (BI)-Tools besonders für Unternehmen relevant sind, die sich der Bedeutung von Daten und der damit verbundenen Wichtigkeit ihrer Auswertung bewusst sind. BI-Tools helfen dabei, die Daten eines Unternehmens transparent zu machen, zu visualisieren und zu analysieren. 

In diesem Beitrag geht es speziell um das weit verbreitete Tool Power BI von Microsoft. Lass uns direkt einsteigen und dein Power BI-Erlebnis auf ein neues Level heben!

Die Problemstellung: Dynamische Daten in Power BI

Power BI bietet keine integrierten Funktionen zur direkten Dateneingabe oder -bearbeitung in Berichten. Das bedeutet, dass Benutzer*innen keine neuen Daten direkt über das Dashboard hinzufügen oder bestehende Daten ohne Umwege aktualisieren können. Diese Einschränkung macht es schwierig, interaktive Dashboards zu erstellen, bei denen Benutzer*innen Daten dynamisch erfassen oder bearbeiten müssen.

Insbesondere in der heutigen schnelllebigen Zeit, in der sich die Fakten aufgrund der Datenlage rasch ändern können, müssen die Zahlen in den Berichten immer auf dem neuesten Stand sein.

Die Lösung: Dynamische Daten dank Power Apps

Die oben genannten Probleme kannst du mit einer benutzerdefinierten Anwendung, die mit Power Apps erstellt wurde, lösen. Diese erlaubt es dir, Datenformulare zu erstellen und in Power BI-Berichte zu integrieren. Das hat einige Vorteile:

1. Echtzeit-Synchronisation: Alle eingegebenen Daten werden sofort mit deinem Power BI Dashboard synchronisiert.
2. Anpassbare Formulare: Du kannst die Eingabeformulare flexibel an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.
3. Datenvalidierung: Integrierte Prüfmechanismen stellen sicher, dass nur valide Daten in dein System gelangen.
4. Automatisierte Workflows mit Power Automate: Die Integration von Power Automate ermöglicht es, automatisierte Workflows auszulösen, zum Beispiel das Versenden von Benachrichtigungen oder das Aktualisieren von Datensätzen.
5. Mehrbenutzer-Unterstützung: Mehrere Nutzer*innen können gleichzeitig Daten eingeben werden, ohne sich gegenseitig zu hindern.
6. Benutzerfreundliche Oberfläche: Einfache und intuitive Eingabemasken, die auch von Nicht-Techniker*innen problemlos bedient werden können.
7. Historische Daten: Alle Eingaben werden mit Zeitstempeln versehen, sodass du auch historische Entwicklungen nachvollziehen kannst. 

Step by Step: So klappt die Umsetzung 

Nun, da wir die Grundlagen geklärt haben, lass uns Schritt für Schritt durch den Prozess der Implementierung gehen. Folge einfach dieser Anleitung, und du wirst bald deine eigene "Data Entry App" für Power BI haben.  

• Power Apps Visual in Power BI einbinden: Zunächst muss das Power Apps-Visual in das Power BI Dashboard eingefügt werden. Dies erfolgt über das Visuals-Interface in Power BI. Sobald das Visual hinzugefügt ist, können die relevanten Felder aus dem Power BI-Dataset an Power Apps übergeben werden.
• Erstellung einer Power App: Entweder wird eine neue App in Power Apps erstellt oder eine bestehende App verwendet. In Power Apps wird die Verbindung zu Power BI durch die Nutzung der speziellen PowerBIIntegration. Data-Funktion hergestellt, die es Power BI ermöglicht, mit Power Apps zu kommunizieren. Diese App enthält ein Formular zur Dateneingabe oder -bearbeitung, das dann direkt im Power BI-Bericht genutzt werden kann.
• Verknüpfung mit SharePoint oder anderen Datenquellen: Die App kann mit einer SharePoint-Liste oder einer anderen Datenquelle wie einer SQL-Datenbank verknüpft werden, um die erfassten Daten zu speichern. Durch diese Verbindung wird es möglich, die Daten, die über Power Apps eingegeben werden, in der zugrunde liegenden Datenquelle zu speichern und in Power BI anzuzeigen.
• Automatisierung und Aktualisierung: Durch die Integration von Power Automate kann der Prozess der Datenaktualisierung weiter optimiert werden. Wenn beispielsweise Daten über Power Apps eingegeben werden, kann Power Automate den Bericht automatisch aktualisieren, sodass die Änderungen sofort in Power BI sichtbar sind. Bei Verwendung von Direct Query wird die Visualisierung in Power BI direkt aktualisiert. Bei Import Mode kann Power Automate eine regelmäßige Aktualisierung initiieren.

Die Lösung kann auch ohne zusätzliche Kosten implementiert werden, da Power Apps Teil der Microsoft 365-Plattform ist und SharePoint ebenfalls nahtlos integriert werden kann.

Limitationen und Ausblick

Du siehst, die „Data Entry App“-Lösung bietet dir eine großartige Möglichkeit, Daten effizient in Power BI einzufügen und zu verarbeiten. Dennoch gibt es einige Limitationen, die du im Hinterkopf behalten solltest:

1. Skalierbarkeit: Bei sehr großen Datenmengen oder extrem häufigen Eingaben kann die Performance der SharePoint-Liste beeinträchtigt werden.
2. Komplexe Datenstrukturen: Für sehr komplexe, verschachtelte Datenstrukturen könnte Power Apps an ihre Grenzen stoßen.
3. Anpassbarkeit: Während Power Apps sehr flexibel ist, gibt es Grenzen bei der Anpassung des Layouts und der Funktionalität.

Für die Zukunft sehe ich jedoch viele spannende Möglichkeiten, diese Lösung weiter zu verbessern. Dabei denke ich an die Integration von KI-gestützter Datenvalidierung und -anreicherung, die Erweiterung um mobile Dateneingabe-Funktionen, die Implementierung von fortgeschrittenen Workflow-Funktionen für komplexere Geschäftsprozesse und auch die Verbesserung der Offline-Fähigkeiten für Einsatzszenarien ohne stabile Internetverbindung.

Exkurs: Neue Möglichkeiten dank KI

Vor allem die Integration von KI-Technologien, insbesondere durch Copilot Studio, wird die Dateneingabe in Power BI künftig erheblich vereinfachen und die Datenqualität verbessern. Ein Copilot kann bereits verschiedene Aufgaben übernehmen oder wird diese bald ausführen können. Dazu gehört die automatisierte Datenerfassung, bei der Daten automatisch aus unterschiedlichen Quellen extrahiert und in Power BI eingefügt werden, wodurch manuelle Eingaben reduziert werden. Außerdem kann er Echtzeit-Datenvalidierung durchführen, indem Eingaben auf Korrektheit und Plausibilität geprüft werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ebenso bietet der Copilot prädiktive Eingabehilfen an, die durch Mustererkennung intelligente Vorschläge machen und so die Dateneingabe erleichtern. Schließlich kann er automatisierte Workflows auslösen, bei denen Prozesse wie Benachrichtigungen oder Genehmigungen automatisch gestartet werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Fazit

Mit der "Data Entry App"-Lösung hast du nun die Möglichkeit, dein Power BI Dashboard auf ein neues Level zu heben. Du kannst Daten einfach und effizient erfassen, ohne zusätzliche Kosten oder komplizierte Integrationen.

Durch die Kombination von Power Apps, SharePoint und Power BI schaffst du eine nahtlose Datenerfassungs- und Visualisierungslösung, die sich perfekt in deine bestehende Microsoft-365-Umgebung einfügt. Du kannst nun:

• Daten in Power BI einfügen und bearbeiten, ohne das Dashboard zu verlassen
• Power BI-Daten automatisch aktualisieren, sobald neue Eingaben erfolgen
• Historische Daten erfassen und analysieren
• Deine Power BI-Dashboards mit Echtzeit-Daten anreichern 

Denk daran: Die Kraft von Business Intelligence liegt nicht nur in der Analyse, sondern auch in der Qualität und Aktualität der zugrunde liegenden Daten. Mit dieser Lösung stellst du sicher, dass du immer die relevantesten und aktuellsten Informationen zur Verfügung hast, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.