Wie SAP S/4HANA Cloud und die All for One Group vielen Unternehmen bei der Prozessoptimierung helfen

1. SAP Cloud-ERP für mehr Schnelligkeit
2. Weniger Aufwand und niedrigere Kosten dank digitaler Prozessoptimierung
3. Eine Wunschliste voller Verbesserungspotenzial
4. SAP S/4HANA als Herzstück sämtlicher Prozesse
5. Alles per Knopfdruck
6. Weniger Medienbrüche und viel Raum für Visionen

Wer seinen Kund*innen optimale Dienstleistungen bieten möchte, benötigt einen reibungslos funktionierenden Tech Stack. So lassen sich langsame Prozesse und unnötige Fehler bestmöglich vermeiden und Mitarbeitende können sich voll und ganz auf die Kundschaft und deren Bedürfnisse konzentrieren. Müssen bestehende Strukturen dafür zunächst optimiert werden, gibt es Support von Consultancies wie der All for One Group: Mit ihren Services helfen sie Firmen dabei, sich zukunftssicher aufzustellen und ihr Tech Setup so auszurichten, dass Abläufe sinnvoll wie fehlerfrei von der Hand gehen. Um das zu ermöglichen, greift die All for One Group unter anderem auf die Tools von SAP zurück und vernetzt diese zu Lösungen, die an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst sind.

Wie diese Lösungen Betrieben helfen, sich besser aufzustellen und in einem dynamischen Marktumfeld sowie einer digitaler werdenden Welt mitzuhalten, erklärt der SAP-Platinum-Partner in diesem Artikel.

SAP Cloud-ERP für mehr Schnelligkeit

Mit fast 3000 Expert*innen an zahlreichen Standorten vereint die All for One Group verschiedene Kompetenzen unter einem Dach: Von Strategie-, Management- und Prozessberatung über Transformationsmanagement bis zu IT-Beratung und -Services unterstützen die Tochtergesellschaften der Gruppe Kund*innen aus der DACH-Region und Polen bei ihrer Unternehmenstransformation. Zu den Handlungsfeldern zählen New Work, Customer Experience sowie intelligentes Enterprise Resource Planning (ERP). So ist der Cloud-ERP-Implementierungspartner seit 2008 auf SAP-Cloud-Lösungen wie GROW with SAP S/4HANA spezialisiert. „SAP Cloud-ERP ist für Unternehmen jeder Größe interessant, die noch kein ERP-System haben und auf ein zukunftsfähiges sowie innovatives System setzen möchten“, sagt Marc Schwarz, Marketing Manager bei der All for One Group.

Laut ihm bietet ein Cloud-ERP-System von SAP vor allem folgende Mehrwerte:

• Zukunftsfähigkeit
• Kostenersparnis
• Vereinfachte Prozesse
• Verbessertes Datenmanagement
• Höheres Innovationstempo
• Optimierte Datensicherheit

Weniger Aufwand und niedrigere Kosten dank digitaler Prozessoptimierung

Von diesen Mehrwerten sollte auch die abl solutions GmbH profitieren. Als junger Netzwerkdienstleister liefert das Unternehmen nicht nur Netzwerk-Komponenten, sondern auch Software und Services. In diesem komplexen Geschäft erwarten die Kund*innen schnelle und passgenaue Angebote, weshalb ein reibungslos funktionierender Tech Stack für den Dienstleister unerlässlich ist.

Wegen unterschiedlicher, nicht integrierter Systeme entstanden bei abl Solutions allerdings erhebliche Zusatzkosten, Wartungsaufwand und Zeitverluste. Zudem traten aufgrund von Medienbrüchen sowie manuellen Arbeitsabläufen und Dateneingaben vermehrt Fehler auf. Die heterogenen Systemlandschaften mit mangelnder Integration sorgten für langwierige Prozesse von der Auftragserfassung bis zur -abwicklung. Ein ähnliches Bild bot sich auch in der Finanzabteilung: Alle Umsätze oder Rechnungen wurden hier erneut separat verbucht. So konnte das Unternehmen Geschäftsergebnisse nur zeitverzögert auswerten.

Deshalb stellte abl solutions mit Unterstützung der All for One Group seine gesamte IT-Landschaft neu auf. So sollten Prozesse von Anfang bis Ende digitalisiert werden und Entscheider*innen die Möglichkeit bekommen, Berichte und Auswertungen per Knopfdruck und ohne lange Wartezeiten zu erstellen.

Eine Wunschliste voller Verbesserungspotenzial

Nach der Umstellung sollten Mitarbeitende ihre Opportunities bis auf Produktebene auswerten können, um Auftragseingänge und Verkaufschancen besser zu erkennen. Auch sollten Auftrags- und Bestellprozesse so synchronisiert werden, dass es nicht länger zu manuellen, repetitiven Bestelleingaben und Kommunikationswegen kommen würde. Auf diese Weise lassen sich viele Arbeitsstunden und Bestellverzögerungen einsparen sowie Dateneingabefehler vermeiden. Das Vertriebsteam des Unternehmens sollte zudem auch mobil auf sämtliche verkaufsrelevanten Daten zugreifen können, was bislang nur begrenzt möglich und mit hohen Kosten verbunden war.

Zu den wesentlichen Wünschen von abl solutions zählte …

• … Medienbrüche zu eliminieren und weiteres Wachstum zu sichern.
• … alle Prozesse zu digitalisieren, um schnell und flexibel auf Anforderungen von Kund*innen reagieren zu können.
• … eine Übersicht über alle relevanten Kennzahlen per Knopfdruck.

SAP S/4HANA als Herzstück sämtlicher Prozesse

Um sich diese Wünsche zu erfüllen und fortan flexibler sowie fehlerfrei zu arbeiten, führte abl solutions gemeinsam mit der All for One Group die GROW with SAP S/4HANA Cloud Public Edition ein. „Sie bietet maximale Leistung mit hoher Prozesstiefe, Automatisierung und Flexibilität“, sagt Marc Schwarz. Das ERP-System wurde Herzstück der neuen IT-Systemlandschaft des Unternehmens und mit der SAP Sales Cloud, der SAP Service Cloud sowie SAP Subscription Billing erweitert und integriert. Auf diese Weise haben die Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle benötigten Daten und müssen sich nicht länger um deren Aktualität sorgen.

Nur neun Monate dauerte die Umstellung, bis abl solutions mit dem neuen Tech Stack live gehen konnte. „Wir haben uns für SAP S/4HANA Cloud entschieden, weil die Lösung bei maximaler Leistung die geringsten Einstiegskosten hat. Wir haben eine sehr hohe Prozesstiefe und gleichzeitig die Flexibilität, mit diesem System weiter wachsen zu können“, erklärt Lars Brennecke, Senior Manager ERP & CRM bei der abl solutions GmbH.

Das neue Setup bietet viele Vorzüge. Unter anderem:

• Datenklarheit über alle Prozessstränge hinweg – vom Lead bis zur fertigen Rechnung.
• Eliminierung redundanter und manueller Aufgaben durch Prozessautomatisierung.
• Umwandlung von Interessent*innen zu Kund*innen mit nur einem Klick.
• Leichter Zugang zu fertigen Berichten direkt im System.
• Detaillierte Auswertung von Opportunities dank Echtzeiteinblicken und -analysen.
• Keine Kosten für Rechenzentrum, Applikationsserver und Administratoren.

Die Verkaufsmitarbeitenden erfassen und bearbeiten Leads und Opportunities nun in der SAP Sales Cloud und das Technik-Team von abl solutions tut dies für seinen Support analog in der SAP Service Cloud. Alle Eingaben werden automatisch in SAP S/4HANA gespeichert. Die integrierte Lösung sichert eine Übertragung der Stammdaten über alle Prozessstränge hinweg, was im Unternehmen für mehr Klarheit und einen guten Überblick sorgt.

Alles per Knopfdruck

Darüber hinaus können die Mitarbeitenden von abl solutions anspruchsvolle Angebotspakete für Kund*innen erstellen und so Software, physische Produkte, Projekte und Services in einem einzigen Auftrag, der sogenannten Solution Order, erfassen. Das optimiert wiederum den gesamten Prozessablauf von der Angebotserstellung über XaaS-Leistungen (Everything-as-a-Service) bis zur Bezahlung. „Sobald ein*e Kund*in unterschrieben hat, ist jetzt nur noch ein Knopfdruck nötig, damit aus Interessent*in Kund*in und aus Angebot Auftrag wird und die Daten dann automatisiert in die SAP S/4HANA Cloud einlaufen“, sagt Lars Brennecke. Zusätzlich konnte die Integration des SAP Document Management Services die große Anzahl gedruckter Belege auf ein Minimum reduzieren.

Und auch in Sachen Mobilität gibt es bei abl solutions laut Lars Brennecke positive Veränderungen: „Egal, wo unsere Mitarbeitenden unterwegs sind, sie können von überall Angebote erfassen: direkt bei der Kundschaft vor Ort, im Hotel, bei sich zu Hause oder eben in unseren Büros.“ Durch die Automatisierung komplexer Aufträge konnte das Unternehmen die Zeitspanne von der Auftragserfassung bis zur -abwicklung im Schnitt um zwei Tage verkürzen. Möglich wird das mittels Streckenlieferungsprozess: Bei Eingabe eines Auftrags wird im System automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst, wodurch sich die Fehlerquote des Bestellvorgangs verringert.

Zusätzlich verfügt das System über eine umfassend integrierte Business-Intelligence-Komponente, die tiefe Einblicke in die gegenwärtige Leistung des Unternehmens ermöglicht. Besonders von Bedeutung ist dabei die ständige Überwachung der Liquidität.

Weniger Medienbrüche und viel Raum für Visionen

„Die Vision der abl solutions ist es, uns von einem reinen Netzwerkdienstleister hin zu einem Software-Dienstleister zu transformieren, der im Rucksack die Netzwerk-Dienstleistungen aus einer Hand mitbringt“, sagt Lars Brennecke. Die umfassende digitale Transformation des Unternehmens mit Unterstützung durch die All for One Group war bereits ein großer Schritt, um diese Vision zu verwirklichen: Über die SAP Business Technology Platform sind sämtliche Prozesse nahtlos verbunden und teilweise voll automatisiert – und zwar auch unter Einbeziehung externer Systeme von Lieferant*innen, Distributor*innen, Kundschaft sowie Finanzdienstleister*innen. „Mit SAP S/4HANA haben wir alle Medienbrüche eliminiert und ein System eingeführt, mit dem wir weiter wachsen können. Die neue Cloud-Lösung unterstützt uns dabei, diese Flexibilität konsequent zu nutzen“, sagt Lars Brennecke.