Newsletter erstellen: So einfach geht's!

1. Was ist ein Newsletter?
2. Vorteile von Newslettern
3. Formate von Newsletter-Kampagnen
4. Tipps für das einfache Erstellen von E-Mail-Newslettern
5. Schritt-für-Schritt-Anleitung für kostenlose Vorlagen
6. OMR Report zum Thema E-Mail-Marketing 
7. Fazit

Wusstet Ihr, dass ein durchschnittlicher Internet-User mehr abonnierte Newsletter als persönliche E-Mails bekommt? Bei immer mehr Unternehmen geht der Trend weg von den klassischen Print-Produkten, wie Flyer oder Kundenmagazine, hin zu digitalen Medien. Das spart Kosten und Eure Kund:innen können noch schneller angesprochen werden. Außerdem sind Newsletter von unterwegs abrufbar, sodass sie auch auf dem Smartphone gelesen werden können. Gründe für das Abonnieren eines Newsletters sind laut des Statistik-Portals Statista für rund die Hälfte der Befragten Benachrichtigungen für neue oder zukünftige Produkte zu erhalten. Zudem nutzen Kund:innen Newsletter, um über Rabatte oder Sonderaktionen informiert zu werden.

Genug Gründe, die dafür sprechen, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Wenn Ihr wissen wollt, wie Ihr Euren Newsletter richtig erstellt, damit dieser von Euren Abonnenten gelesen wird und sich von der Masse abhebt, dann seid Ihr hier richtig. Wir zeigen Euch, welche Arten von Newsletter es gibt und worauf es beim Erstellen ankommt. Mit unserer Anleitung erklären wir Euch Schritt für Schritt, wie Ihr kostenlose Newsletter-Vorlagen erstellen könnt. Zudem geben wir Euch einen Überblick über die E-Mail-Marketing-Tools auf OMR Reviews, mit denen Ihr kostenlose Vorlagen umsetzen könnt.

Was ist ein Newsletter?

Ein Newsletter ist vergleichbar mit einer E-Mail, die direkt im Postfach Eurer Abonnenten landet, die sich zuvor dafür angemeldet haben. Der Inhalt kann aus Nachrichten, Tipps und Tricks sowie besonderen Angeboten oder Gewinnspielen sowie ansprechende Themen bestehen. Für Unternehmen gehören Newsletter zu den wichtigsten Instrumenten der Kundenkommunikation, denn mit regelmäßigen E-Mails bleiben Bestandskund:innen im Gedächtnis. Außerdem könnt Ihr interessierte Leser:innen als zufriedene Neukund:innen dazu gewinnen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten beim Versenden eines Newsletters: einmalige und regelmäßige Newsletter. Was die beiden voneinander unterscheidet, erklären wir Euch jetzt:

• Einmaliger Newsletter: Mit einem einmaligen Newsletter könnt Ihr Eure Abonnenten z. B. über eine Rabattaktion in Eurem Online-Shop, die Eröffnung eines neuen Ladengeschäfts oder die Ankündigung eines neuen Produkts benachrichtigen.
• Regelmäßiger Newsletter: Wenn Ihr Eure Themen lieber im regelmäßigen Abstand verschicken wollt, dann könnt Ihr dies nutzen, um in mehreren aufeinanderfolgenden E-Mails z. B. hilfreiche Tipps, Neues aus Eurem Unternehmen oder aktuelle Leseempfehlungen aus Eurem Blog aufzugreifen. Unter „regelmäßig“ versteht man nicht zwangsläufig den wöchentlichen oder monatlichen Versand. Wichtig ist nur, dass Ihr den Newsletter nicht einmal, sondern wiederholt an Eure Abonnenten versendet – auch wenn die Abstände zwischen den einzelnen E-Mails unterschiedlich lang sind.

Vorteile von Newslettern

Ihr seid noch nicht ganz davon überzeugt, ob Ihr Newsletter erstellen wollt? Dabei gibt es genügend Gründe. Wir haben Euch die 5 wichtigsten Vorteile des Newsletters zusammengefasst:

• Mehr Traffic: Newsletter landen im persönlichen Postfach, somit spricht Ihr Eure Abonnenten direkt an. Gerade in Zeiten von AdBlockern und einem Informationsüberfluss auf Social Media ist die One-to-one-Kommunikation ein großer Vorteil von Newslettern. So ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Eure Abonnenten die E-Mail garantiert in ihrem Postfach sehen. Zudem könnt Ihr mit eingebauten Call-to-action Buttons die Leser:innen mit weiteren Infos versorgen, um so Euren Traffic weiter zu steigern.
• Kund:innenbindung stärken: Von der Willkommensnachricht über das Geburtstags-Mailing bis hin zum Reaktivieren inaktiver Abonnent:innen – mit Newslettern erreicht Ihr Eure Zielgruppe über den gesamten Lebenszyklus hinweg und stärkt damit die langfristige Bindung an Euer Unternehmen.
• Persönlich und individuell: Mit personalisierten Inhalten und Produktempfehlungen verschickt Ihr Newsletter, die auf Eure Zielgruppe zugeschnitten sind. Damit erhöht Ihr nicht nur die Relevanz und Aufmerksamkeit Eurer Nutzer:innen, sondern steigert bestenfalls auch Eure Umsätze.
• Leichte Messbarkeit: Ein großer Vorteil von Newslettern ist die Möglichkeit, den Erfolg Eures Mailings sehr detailliert in Echtzeit zu tracken. So könnt Ihr Öffnungen, Klick, Conversion Rate, Abmeldungen oder Bounces messen. Die Ergebnisse zeigen Euch genau, wo noch Optimierungsbedarf in Eurer Strategie besteht.
• Geringe Kosten: Auch finanziell zeigen Newsletter einen deutlichen Vorteil. Im Gegensatz zum gedruckten Flyer ist ein E-Mail-Newsletter deutlich günstiger.

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Formate von Newsletter-Kampagnen

Inzwischen nutzen Unternehmen viele unterschiedliche Arten und Kampagnen von Newsletter. So sind die Formate immer weiter gewachsen. Doch welche Formate gibt es und welche davon sind die richtigen für Euer Unternehmen? Wir zeigen euch die verschiedenen Formate sowie deren Anwendungszwecke – so erhaltet Ihr einen Überblick darüber, welche zu Eurem Unternehmen und Eurer Zielgruppe passen.

1. Themen-Newsletter

Um neue und für Eure Zielgruppe relevante Themen aus Eurem Blog oder Eure Homepage anzuteasern, bietet ein Themen-Newsletter eine ansprechende Möglichkeit. So könnt Ihr für dieses Format kurze Zusammenfassungen zu Euren Artikel im Newsletter einfügen und mit einem Link zum ganzen Artikel unterlegen. Der Versand eines Themen-Newsletters bietet sich somit vor allem für redaktionelle Ziele an.

2. Produkt-Newsletter

Ihr wollt neue Produkte bewerben und sucht nach einer möglichst kostengünstigen Werbefläche? Auch hierfür eignet sich das Erstellen von Newsletter. Einsetzen könnt Ihr beispielsweise Produktbilder mit dazugehörigen Texten. Zudem führt Ihr über einen Call-to-action-Button Eure Leserinnen direkt zum Online-Shop.

3. Verkaufs-Newsletter

Ein Verkaufs-Newsletter ist ein E-Mail-Marketing-Tool, mit dem Ihr Eure Kundentreue-Strategie weiter ausbauen könnt. So stellt Ihr sicher, dass Eure Kund:innen und Empfänger:innen des Newsletters regelmäßig an die Idee Eurer Marke oder Eures Unternehmens erinnern. Wollt Ihr die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen wecken, dann könnt Ihr zum Beispiel Rabattangebote oder Coupons integrieren. Viele Interessenten suchen regelmäßig nach Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen. Mit Newsletter-Vorlagen für den Verkauf könnt Ihr Angebote, Veranstaltungen und Informationen in Eure Nachricht einbringen.

4. Zielgruppenspezifische Newsletter

Ein persönliches Kundengespräch zu relevanten News oder Aktionen Eures Unternehmens ist aus den unterschiedlichsten Gründen oft nicht umsetzbar. Newsletter bieten hier die Möglichkeit, spezifischer an Kund:innen, Interessenten, Partnern oder Sponsoren zu kommunizieren. Durch segmentierte Zielgruppen und persönliche Ansprache könnt Ihr Euren Kund:innen relevante Nachrichten senden, die zum Beispiel auf ihr persönliches Kaufverhalten aufbauen.

5. Event-Newsletter

Sobald der Termin für Euer nächstes Event feststeht, macht es Sinn, diesen per Newsletter als „Save the date“ anzukündigen. Tipp: Erwähnt darin, dass Eure Abonnenten die ersten sind, die über den neuen Termin informiert werden. Das sorgt für Exklusivität und dass sich weniger Empfänger aus Eurem Newsletter-Verteiler abmelden.

Unabhängig davon, für welches E-Mail-Marketing-Format Ihr Euch entscheidet – wichtig ist, dass Ihr Euch Gedanken über Eure Zielgruppe macht. Wie sehen die Profile der Abonnenten aus, die Ihr mit Euren Formaten ansprechen wollt? Wofür interessiert sich Eure Zielgruppe? Unterstützung bietet eine klar strukturierte Zielgruppen-Analyse, beispielsweise mit dem Erstellen von Buyer Personas, wie wir sie auch aus anderen Marketing-Bereichen kennen.

Tipps für das einfache Erstellen von E-Mail-Newslettern

Sobald ihr wisst, an wen und wie Ihr Euren Newsletter verschicken wollt, geht’s zum nächsten Schritt: das Erstellen. Wir geben Euch 5 Tipps, wie Ihr einen Newsletter einfach erstellt und was Ihr beachten müsst.

1. E-Mail-Liste erstellen und erweitern

Für jede Newsletter-Anmeldung ist es wichtig, dass Ihr eine explizite Einwilligung des Empfängers erhaltet. Steuern lässt sich dieses am besten über ein Double-Opt-in Verfahren. Ob Ihr Euren Abonnenten-Verteiler von null aufbaut, ihn vergrößert oder lediglich verwalten wollt: In jedem Fall lohnt sich spätestens an dieser Stelle die Einbindung einer passenden Software. Tools wie Cleverreach, Brevo (ehemals Sendinblue), Inxmail, KlickTipp oder rapidmail können Euer Subscriber-Management übernehmen. Die genannten Softwares werden alle in Deutschland gehostet, was einen großen Teil dazu beiträgt, dass DSGVO-Anforderungen erfüllt werden können. Aber auch nicht-europäische E-Mail-Marketing Anbieter tun einiges dafür, dass die entsprechenden Tools in Deutschland und Europa eingesetzt werden können.

2. Passendes Newsletter-Design finden

Das Auge liest mit – achtet also in Eurem Newsletter auf ein stimmiges Design, das mit Eurem Corporate Design übereinstimmt. Dazu gehört auch, dass Euer Newsletter übersichtlich ist und dem Empfänger:in Orientierung bietet. Viele Software-Tools bieten für den ersten Newsletter auch ein Pool an kostenlose Vorlagen an. Ein nützliches Beispiel sind Zwischenüberschriften sowie Trenner zwischen den einzelnen Content-Elementen.

3. A/B-Tests zur Optimierung durchführen

Wenn Ihr Euch noch nicht ganz sicher seid, welcher Inhalt, welche Betreffzeile oder welcher Call-to-action im Newsletter besser zu Euren Abonnenten passt, könnt Ihr einen A/B-Test integrieren. Damit könnt Ihr zwei verschiedene Newsletter-Inhalte an jeweils zwei verschiedenen Gruppen versenden und hinterher den Erfolg beider Varianten miteinander vergleichen. Mit dieser Methode wisst Ihr beim Erstellen Eures nächsten Newsletter, welche Inhalte bei Euren Leser:innen ankommt und welche nicht.

4. KPI-Reporting erstellen

Um Euren Newsletter kontinuierlich zu optimieren, solltet Ihr ein regelmäßiges Tracking und ein dazugehöriges Reporting relevanter Kennzahlen implementieren. Nutzt dafür am besten KPIs wie Öffnungsrate, Klickrate, Abmelderate etc., und interpretiert aus diesen, wie gut Euer Newsletter ankommt und optimiert ihn gegebenenfalls. Auch hier gibt es zahlreiche Tools, von Acy Mailing über Yesware bis Zoho Campaigns, die Euch dabei unterstützen können. Messen, messen, messen und nie aufhören, besser zu werden – das sollte Euer Motto beim Newsletter erstellen sein.

5. Rechtliche Aspekte beim Newsletter

Seit der Einführung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben sich einige Regelungen geändert. Konntet Ihr zuvor im Prinzip noch Newsletter an jeden verschicken, dessen E-Mail-Adresse Ihr hattet, gibt es nun ein paar Dinge zu beachten:

• Opt-In-Pflicht: Grundsätzlich gilt, dass Ihr Euren Newsletter nur an Personen schicken dürft, die ihn auch explizit erhalten möchten. Dafür sollten sie anhand eines Häkchens oder eines „Abonnieren“-Buttons deutlich gemacht haben, dass sie Euren Newsletter lesen möchten. Im Idealfall hat sogar ein “Double Opt-in” stattgefunden. Das bedeutet, dass Ihr dem Empfänger zu Beginn eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt habt (s. Tipp E-Mail-Liste erstelle). So geht ihr sicher, dass sich die Person auch von sich aus für Euren Newsletter angemeldet hat und nicht von jemand anderem eingetragen wurde.
• Datenauswertung: Wenn Ihr Eure gesammelten Daten anonymisiert auswertet, braucht Ihr Euch aus Sicht des Datenschutzes keine Gedanken zu machen. Der Fall tritt dann erst ein, wenn Ihr Nutzer- und Nutzungsverhalten einander nicht zuordnen könnt. Solltet Ihr aber nachvollziehen können, welcher Empfänger worauf geklickt hat, dann benötigt Ihr für diese Art der Datenerhebung eine zusätzliche Einwilligung.
• Impressum und Abmeldelink: Genau wie Eure Website benötigt auch Euer Newsletter ein Impressum. Auch darin muss stehen, welcher Name oder welches Unternehmen für den Inhalt der E-Mail verantwortlich ist. Ebenso darf der Abmeldelink nicht fehlen, über den der Empfänger schnell und unkompliziert sein Newsletter deabonnieren kann.

Noch mehr wissenswerte Tipps zu Eurer Zielgruppe und wie Ihr im Newsletter inhaltlich Eure Abonnenten noch direkter ansprecht, lest Ihr in unserem Artikel Tools & Tricks für erfolgreiches E-Mail-Marketing.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für kostenlose Vorlagen

Jetzt kann’s losgehen! Wir zeigen Euch, wie Ihr in 5 Schritten einen Newsletter kostenlos mit dem Tool CleverReach erstellen könnt.

1. Newsletter-Vorlage auswählen

Wie soll der Newsletter aussehen, den Ihr erstellen wollt? Unter dem Menü-Punkt „E-Mails“ gelangt Ihr zur Option „Neue E-Mail-erstellen“ und könnt so mit dem Erstellen Eures Newsletters starten. Ihr könnt Euch auch auf Basis vorhandener Templates ein Design in CleverReach auswählen. So findet Ihr zum Beispiel auch saisonale Designs unter den Templates, darunter für Black Friday oder Weihnachten. Die Newsletter-Vorlagen sind responsiv – das bedeutet, die Vorlagen passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen, wie Smartphone oder Tablet, an. Selbstverständlich könnt Ihr auch Eure eigenen Templates und vorgefertigte Inhalte hochladen, um diese zu verwenden. Oder Ihr habt bereits Newsletter-Vorlagen ein einem anderen E-Mail-Marketing-Tool vorliegen? Dann könnt Ihr diese auch in CleverReach weiterverwenden, indem Ihr die Templates im html- oder zip-Format hochladet.

Das Erstellen von neuen Vorlagen kann für Neueinsteiger:innen sehr aufwändig werden, da es eine Menge Know-how und Gespür für Design verlangt. Wenn Ihr Euch in dieses Thema nicht tiefer einarbeiten möchtet, dann könnt Ihr auch auf vordefinierte Newsletter-Vorlagen zurückgreifen. Um Newsletter schnell zu erstellen, bieten die meisten Tools kostenlose Newsletter-Templates an.

Für die Erstellung Eures Newsletters könnt Ihr auf responsiven Vorlagen zurückgreifen (Quelle: CleverReach).

2. Newsletter-Einstellungen festlegen

Im zweiten Schritt solltet Ihr wichtige Einstellungen zu Eurem Newsletter eingeben. Dazu zählt zum Beispiel die Betreffzeile, die neugierig auf Euren Newsletter machen sollte. Zudem könnt Ihr Euer Mailing benennen und Eure Absenderadresse sowie den -namen angeben. Wenn Ihr Euch nicht sicher seid, dann nutzt A/B-Test, um verschiedene Möglichkeiten zur Ansprache auszuprobieren. Für Eure Betreffzeile solltet Ihr Euch einen knackigen, mitreißenden und vor allem zielgruppenorientierten Teaser überlegen. Dadurch erzeugt Ihr höhere Öffnungsraten Eures Newsletters. Wichtig ist, dass Eure Betreffzeile nicht zu lang, sondern prägnant ist und Spannung erzeugt. Zudem solltet Ihr das Wichtigste nach vorne stellen, damit Eure Empfänger auf einen Blick sehen, worum es geht – auch in der Vorschau auf dem Handy. Tabu sind Sonderzeichen und Großbuchstaben, denn sie wirken wie Spam. Eine höhere Öffnungsrate sorgt ein kurzer Satz wie „Unser Dankeschön für Ihre Treue“ als „Für Sie als langjährigen Kunden haben wir uns einen Gutschein als Dankeschön einfallen lassen!“. Eure Absender-Adresse und Name solltet Ihr so formulieren, dass Eure Empfänger:innen auf einen Blick erkennen können, von wem der Newsletter versendet wird. Sinnvoll ist auch eine Kombination aus einem Mitarbeiter-Namen sowie einer Firmenbezeichnung.

Mit der Betreffzeile weckt Ihr die Neugier Eurer Empfänger:innen. Achtet auf eine kurze, prägnante und zielgruppenorientierte Formulierung (Quelle: CleverReach).

3. Zielgruppe auswählen

Wenn Ihr Eure Betreffzeile umgesetzt und Euch als Absender:in eingetragen habt, dann wählt Ihr im nächsten Schritt Eure Empfänger-Liste aus. Plant den Versand Eures Newsletters entweder an eine ganze Gruppe oder an ein einzelnes Segment Eures Verteilers. Damit ist die Vorbereitung für den Versand schon erledigt.

4. Gestaltung des Newsletters

Als nächstes geht’s mit Eurem Hauptteil weiter – den Inhalten. Mit einem intuitiven Drag&Drop-Editor erstellt Ihr Euren Newsletter ganz nach Euren Vorstellungen. Mit dem Editor könnt Ihr Bilder und Inhaltsblöcke an die richtige Stelle platzieren sowie dynamische Elemente wie RSS-Inhalte oder Produkte aus Eurem Online-Shop mit wenigen Klicks importieren. Euren Newsletter überprüft Ihr per Vorschaufunktion auf verschiedenen Devices, darunter Tablet, Smartphone und Monitor. Zudem könnt Ihr einen Design-und Spam-Test durchführen, um zu überprüfen, ob der Newsletter bei den unterschiedlichen E-Mail-Clients korrekt zugestellt wird.

Eure Inhalte könnt Ihr im Tool flexibel anpassen und formatieren (Quelle: CleverReach).

5. Newsletter versenden

Wenn Ihr zu Schritt 5 gelangt, dann ist Eure Kampagne fertig. Zum Schluss solltet Ihr noch einen finalen Blick über allen wichtigen Bereiche werfen. Welche das sind, zeigen wir Euch jetzt:

• Informationen: Hier findet Ihr neben der Absenderangabe die wichtige Betreffzeile. Werft darauf noch einmal einen kritischen Blick: Passt Sie wirklich zum Inhalt? Macht sie neugierig? Wenn nicht, dann nutzt die Zeit und passt sie noch einmal an. Wichtig ist, dass der Newsletter Eure Empfänger:innen direkt auf den ersten Blick neugierig macht.
• Empfängerliste und Abmeldung: Überprüft noch einmal, ob Ihr den richtigen Newsletter-Verteiler ausgewählt habt.
• Testversand: BevorIhr den Newsletter final verschickt, könnt Ihr den Testversand an Eure eigene E-Mail-Adresse nutzen. So bekommt Ihr vorab eine E-Mail zugeschickt, die Euren finalen Newsletter abbildet. Falls Ihr an dieser Stelle einen Tippfehler oder Ähnliches entdeckt, könnt Ihr diesen in Eurem Entwurf noch vor dem Versand korrigieren.
• Tracking: In diesem Bereich werden Euch die Tracking-Optionen wie Öffnungsraten und Klicks angezeigt. Zudem könnt Ihr andere Tracking Tools, wie Google Analytics, integrieren. Das Tracking bietet sich vor allem nach Versand Eures Newsletters an.

Und ab geht die Post – wenn Ihr alle Bereiche überprüft habt, kann Euer Newsletter raus! Tipp: Wenn Ihr den Newsletter zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken wollt, dann könnt Ihr diese Zeit auch vorab einplanen.

Zum Abschluss bieten Testmails eine gute Möglichkeit, um den Newsletter final zu korrigieren (Quelle: CleverReach).

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P.S. Für weiterführende Informationen und Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich E-Mail-Marketing empfehlen wir die Academy und den Deep Dive von OMR Education.

Fazit

Mit einem Newsletter stärkt Ihr nicht nur die Kundenbindung, sondern generiert gleichzeitig mehr Traffic. Außerdem sprecht Ihr mit den verschiedenen Newsletter-Formaten Eure Empfänger:innen noch zielgerichteter an. Wichtig für das Erstellen eines Newsletters ist ein Newsletter-Verteiler, für den Ihr eine explizite Einwilligung Eurer Empfänger:innen benötigt. Sinnvoll ist es, wenn Ihr Euch vorab Gedanken über das passende Design Eures Newsletters macht. Einige E-Mail-Marketing-Tools bieten auch kostenlose Newsletter-Vorlagen an, die Ihr nutzen könnt. Um Euren Newsletter regelmäßig zu optimieren, solltet Ihr ein Reporting mit relevanten Kennzahlen nutzen sowie A/B-Tests integrieren.