So erstellt Ihr Eure Newsletter DSGVO-konform

1. Was ist die DSGVO?
2. Warum die DSGVO für die Erstellung von Newsletter wichtig ist
3. Wichtige Voraussetzungen für DSGVO-konforme Newsletter
4. Mit diesen Tools erstellt Ihr DSGVO-konforme Newsletter
5. So setzt Ihr einen Newsletter DSGVO-konform um
6. Fazit

Was ist die DSGVO?

Warum die DSGVO für die Erstellung von Newsletter wichtig ist

Wichtige Voraussetzungen für DSGVO-konforme Newsletter

• Serverstandort und Datenspeicherung in der EU: Newsletter-Softwares, die keinen Sitz in der EU haben, bringen große Defizite beim Thema Datenschutz mit.
• E-Mail-Adresse als einziges Pflichtfeld bei der Newsletter-Anmeldung: Um den Schutz Eurer Empfängerdaten zu gewährleisten, dürft Ihr im Newsletter-Anmeldeformular nur die Angabe für die E-Mail-Adresse als obligatorisch kennzeichnen. Weitere personenbezogene Daten wie Name, Alter, Wohnort usw. dürfen nur in optionalen Feldern erfragt werden, sodass die Möglichkeit zur anonymen Newsletter-Anmeldung für Nutzer:innen besteht.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Da ein Newsletter-Tool Zugriff auf Eure Empfängerdaten hat, muss ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Euch und dem Software-Anbieter geschlossen werden. Auch Eure Newsletter-Empfänger:innen müssen in den AGB darauf hingewiesen werden, dass eine externe Newsletter-Software für den Versand von Werbemails genutzt wird. Integriert hierfür auch ein Hinweis auf die AGB im Newsletter-Anmeldeformular.
• Datenschutzerklärung: Wenn eine Newsletter-Anmeldeformular auf Eurer Website eingebunden ist, muss dieses einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung enthalten, die entsprechend erweitert werden sollte. Wichtige Informationen für die Datenschutzerklärung sind: Welche personenbezogenen Daten werden erhoben? Warum werden die Daten erhoben? Welche Newsletter-Software wird für den Versand genutzt? Ein zu 100% DSGVO-konformes Tool sollte es ermöglichen, dass Ihr diese Komponenten einfach in Euer Anmeldeformular integrieren können. Optional solltet Ihr auch eigene Datenschutz-Komponenten einbauen können und das Anmeldeformular beispielsweise um eine Checkbox zur Einwilligung in den Newsletter-Empfang erweitern können. Somit müssen Eure Empfänger:innen erst der Datenverarbeitung zustimmen, bevor sie in den Verteiler aufgenommen werden können. Geht es nach der DSGVO, so müsst Ihr auch hier darauf hinweisen, wofür die Daten erhoben werden.
• Double Opt-in-Verfahren: Laut DSGVO müssen Newsletter-Empfänger:innen aktiv und ausdrücklich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und dem Erhalt des Newsletters zugestimmt haben. Das Double Opt-in-Verfahren ist hier zwar nicht vorgeschrieben, jedoch stellt es aus technischer und rechtlicher Sicht die einzig sinnvolle Möglichkeit dar, um die Einwilligung Eurer Empfänger:innen einzuholen und im Falle eines Rechtsstreits vorweisen zu können. Ein Newsletter-Tool muss die Voraussetzungen schaffen und Newsletter-Anmeldungen idealerweise ausschließlich über das Double Opt-in-Verfahren ermöglichen.
• Abmeldelink in jedem Mailing: Auch Abmeldelinks sind nicht explizit in der DSGVO vorgeschrieben. Sie sind allerdings die geschickteste Möglichkeit, damit sich Empfänger:innen jederzeit und selbstständig vom Newsletter abmelden können. Denn Empfänger:innen haben nach DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten einzulegen und die Einwilligung zum Newsletterempfang zu widerrufen. Ein Abmeldelink sollte also im Newsletter-Editor automatisch in die E-Mail eingefügt werden, ohne dass Ihr diesen selbst erstellen und in den Newsletter einbauen müsst.
• Löschen der Empfängerdaten: Mit der Abmeldung vom Newsletter müssen die personenbezogenen Empfängerdaten wie Name, Geburtsdatum usw. gelöscht werden – die E-Mail-Adresse kann aber DSGVO-konform gespeichert bleiben. Allerdings gibt es auch in der Datenschutzgrundverordnung das “Recht auf Vergessenwerden”. Hier müssen alle Empfängerdaten endgültig und vollständig gelöscht werden, dürfen aber anonymisiert in den Statistiken des Newsletter-Tools gespeichert bleiben. Auch hierfür muss ein Tool für Newsletter die Voraussetzungen bereitstellen.

Mit diesen Tools erstellt Ihr DSGVO-konforme Newsletter

• rapidmail: Der DSGVO-konforme Anbieter aus Freiburg im Breisgau mit deutschem Serverstandort legt Wert auf einfache Bedienbarkeit und nützliche Funktionen für Einsteiger:innen und bietet einen kostenfreien, deutschsprachigen Telefon- und E-Mail-Support. Kund:innen von rapidmail können ihre Mailings per Drag-and-Drop unter Zugriff auf 250 kostenlose Templates und über 800.000 Gratis-Bilder erstellen. Ein Editor ermöglicht die flexible und individuelle Gestaltung von Newsletter-Anmeldeformularen. Darstellungstests simulieren die Ansicht auf unterschiedlichen Geräten. Unternehmen können Zustellbarkeitstests durchführen, um Schwachstellen im Mailing zu identifizieren und vor Versand zu beheben. Unternehmen können das Tool an alle wichtigen Shopsysteme anbinden. Die Preismodelle bieten nach Bedarf eine flexible Zahlung pro Versand oder monatliche Tarife. rapidmail arbeitet gemeinsam mit dem externen Unternehmen Keyed GmbH daran, dass die Software jederzeit 100% DSGVO-konform bleibt.
• CleverReach: Spezialisiert auf zielgruppenorientierte Marketingkampagnen unterstützt CleverReach® bei der Umsetzung von E-Mail-Marketing-Kampagnen. Durch den intuitiven Drag & Drop Editor lassen sich innerhalb von wenigen Minuten responsive und zielgruppenrelevante Newsletter erstellen. Ein virtuelles Reißbrett ermöglicht die übersichtliche Erstellung automatisierter E-Mail-Strecken nach dem Baukastenprinzip. Es gibt Schnittstellen für alle relevanten E-Commerce-, CMR- und CMS-Systeme sowie diverse Analyse-Tools. Auch eine Google-Analytics-Integration ist möglich. Das Tool ist DSGVO-konform und zeichnet sich zudem durch eine hohe Zustellbarkeit an die Empfänger:innen aus. Der kostenfreie Start ist im Gratis-Basistarif mit eingeschränkten Funktionsumfang mit 250 Empfängern und 1000 Mails möglich, ab 9 Euro kann das Tool bereits im vollem Funktionsumfang genutzt werden.
• Optimizely Campaign: Optimizely Campaign ist eine professionelle Omnichannel-Marketing-Software, mit der Nutzer:innen Kampagnen-Mailings erstellen, versenden und auswerten können. Eigenen Angaben zufolge unterstützt der einfache und leistungsstarke Editor bei der Erstellung und Bearbeitung von One-Shot-Kampagnen sowie komplexeren Marketing Automations. Neben E-Mails ist es außerdem möglich, per Print, SMS, Web Push und Mobile Push eventbasiert und inhaltspersonalisiert mit Kunden:innen in Kontakt zu treten. Optimizely Campaign lässt sich nahtlos in die gängigen Webanalyse-, E-Commerce- und CRM-Systeme integrieren. Nutzer:innen können API’s nutzen und durch verschiedene Zusatzfunktionen erweitern. Optimizely ist Partner der Certified Senders Alliance (CSA) und nimmt an deren Allowlisting Programm teil, welches zugleich die Konformität der E-Mail-Marketing Prozesse eines Versenders mit der DSGVO garantiert.
• Inxmail: Eigenen Angaben zufolge vertrauen über 2.000 Kunden weltweit den DSGVO-konformen Email- Marketing-Lösungen von Inxmail. Über Schnittstellen lässt sich die Software mit vielen spezialisierten Systemen wie CRM- und CMS-, Online-Shop- und Kampagnenmanagement-Tools und Social-Media-Plattformen vernetzen. Newsletter-Templates können im eigenen CI, einfach erstellt werden. Praktische Features, wie die Konfiguration von Zielgruppen, die mit individuellen Mailings oder Anhänge bemustert werden können, machen die Mailings effizienter. Über Webformulare können die Kund:innen dazu animiert werden, die Datenbasis durch Informationen wie ihr Geburtsdatum anzureichern und aktuell zu halten.

So setzt Ihr einen Newsletter DSGVO-konform um

• Serverstandort Deutschland: Das Tool rapidmail speichert alle Kunden- und Empfängerdaten ausschließlich in Deutschland und garantiert dank eines Hochsicherheits-Rechenzentrums höchste Datensicherheit.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Den oben erklärten AVV könnt Ihr im rapidmail Kundenkonto ganz flexibel in elektronischer Form abschließen.
  
• Datenschutzerklärung: Die DSGVO-Erklärung steht mit rapidmail als fertige Komponente für Newsletter-Anmeldeformulare bereit, sodass Ihr diese einfach übernehmen könnt. Zusätzlich bietet die Software Mustervorlagen für die Erweiterung der Datenschutzhinweise für Eure Webseiten an.
• Double Opt-in-Verfahren: Wenn Eure Kund:innen die rapidmail Anmeldeformulare nutzen, wird automatisch das Double Opt-in-Verfahren angewendet. Alle Daten (Double Opt-in-Daten), die die Zustimmung der Empfänger:innen nachweisen, werden im Kundenkonto gesichert.
  
• Abmeldelink: Im rapidmail Newsletter-Editor wird automatisch ein Abmeldelink eingefügt. Außerdem könnt Ihr die Abmelde-Funktion auch schnell und einfach selbst hinzufügen.
  
• Löschen der Empfängerdaten: Wenn Ihr Empfänger:innen in Eurem Verteiler entfernen wollt, könnt Ihr angeben, dass die Empfänger:innen endgültig gelöscht und damit DSGVO-konform vergessen (lt. dem „Recht auf Vergessenwerden”) werden sollen. In den Statistiken bereits versendeter Newsletter werden alle gelöschten Daten im Anschluss anonymisiert dargestellt.
  
• Partnerschaft mit der Keyed GmbH: Um ihre Software im Bereich Datenschutz kontinuierlich zu prüfen und weiterzuentwickeln, arbeitet rapidmail mit zertifizierten Datenschutz-Expert:innen der Keyed GmbH zusammen.

Fazit