In 7 Schritten erfolgreich ein Lastenheft erstellen

„Ein Lastenheft ist viel zu viel Arbeit, das Lastenheft ist viel zu unflexibel, wir benötigen kein Lastenheft – wir arbeiten agil“ Kommt Euch das bekannt vor?

Das Lastenheft ist die Basis für die Zusammenarbeit mit allen Abteilungen sowie externen Dienstleistern. Ein Lastenheft zu erstellen, lohnt sich auch bei vermeintlich simplen Projekten, wie einem Website-Relaunch. Ihr habt jederzeit den Projektüberblick, könnt alle Beteiligten informieren, habt genügend Zeit für agile Sprints und volle Budget-Kontrolle.

Wie Ihr ein Lastenheft erstellt und welche Schritte dafür nötig sind, zeigt Euch unsere Gastautorin Melanie Morello in diesem Beitrag.

Das sind die Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft 

Im Lastenheft, oft auch der Anforderungskatalog, wird die Aufgabe und das Projekt aus Sicht der Auftraggeber:in beschrieben. Das Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft und wird von den Auftragnehmer:innen erstellt. Dieser beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzten und lösen kann. Als Basis für vergleichbare Angebote wird ein Lastenheft bei Ausschreibungen z. B. für CD-Entwicklung oder eine Kommunikationskampagne erstellt. Bei umfangreichen Software-Projekten, wie z. B. einer ERP-Einführung, Software-Updates im Onlineshop oder Websites-Relaunches, kommen Lasten- und Pflichtenhefte auch zum Einsatz.

Checkliste: Was gehört in ein Lastenheft?

Diese Checkliste zeigt Euch, wie Ihr ein Lastenheft erstellen könnt.

1. Einleitung

Hier erläutert Ihr die Projektüberlegungen, d. h. warum gibt es dieses Projekt, welche Motivation und Zielsetzung Ihr habt. Es sollte klar und einfach formuliert sein, um was es geht und wie Ihr Euch den Projektablauf vorstellt.

2. Ausgangssituation und IST-Zustand beschreiben

Das ist die aktuelle Ausgangssituation, der Status Quo. Neben technischen Angaben bei Software-Projekten, solltet Ihr hier auch Probleme und Gegebenheiten, wie z. B. Performance-Optimierung im Onlineshop, auflisten und skizzieren. Hier werden alle relevanten Stakeholder angegeben, inklusiver technischer und fachlicher Zuständigkeit. Neben den Schnittstellen-Angaben werden in diesem Bereich die Systemgrenzen definiert. Dabei erfasst Ihr erste Informationen für die technischen Rahmenbedingungen und ggf. rechtlichen Vorgaben. Verwendet einfache und eindeutige Formulierungen und nutzt Fachbegriffe nur zur Beschreibung des jeweiligen Sachverhalts sowie im richtigen Kontext.

3. Funktionale Anforderungen und SOLL-Zustand-Beschreibung

Sehr knifflig und wichtig – jetzt geht’s um den größten und anspruchsvollsten Part bei der Lasterhaft-Erstellung. In diesem Schritt müsst Ihr präzise angeben und beschreiben, welche Fähigkeiten Ihr wollt, um Eure Probleme, die Aufgaben zu lösen. Dieser Bereich sollte so detailliert wie möglich und so grob wie nötig formuliert sein, d. h. Ihr solltet hier keine Lösungen angeben, denn das ist die Aufgabe des Auftragnehmers und gehört ins Pflichtenheft.

Doch wie geht Ihr hier vor? Auch an dieser Stelle müsst Ihr nicht alles alleine machen, sondern holt Euch die Anforderungen und Wünsche der Kolleg:innen aus den Fachbereichen. Ihr befragt alle Nutzer:innen, Betroffene und andere Stakeholder. In Workshops und Befragungen könnt Ihr die Anforderungen sammeln, priorisieren und User Cases oder Datenmodelle ableiten.

4. Nicht funktionale Anforderungen

In diesem Bereich werden alle Anforderungen, z. B. Usability und Performance oder weitere Punkte, die nicht den fachlichen Vorgaben der funktionalen Anforderung in Punkt 3) entsprechen, angegeben.

5. Gesamtsystem-Architektur und Anforderungen an Funktionssicherheit

An dieser Stelle wird das große Ganze, also die Gesamtstruktur von bestehenden Systemen und Schnittstellen, inklusive des neuen Systems, beschrieben. Wie ist der Einsatzbereich, gibt es aufgrund der Erweiterung der bisherigen Systeme, z. B. neue sicherheitsrelevante Vorgaben?

6. Lieferumfang und Abnahmekriterien

Hier sind die Voraussetzungen und z. B. messbare Kriterien für die Anforderungen und den Abschluss der Phasen zu definieren. Es geht vor allem um die erforderlichen Funktionen und die Qualitätsanforderungen. Dieser Bereich ist sehr tricky – beschreibt bitte sehr exakt, welche Voraussetzungen und Abnahmekriterien, z. B. für die Testphase, vorhanden sein müssen. Dieser Bereich wird während der Projektphasen, speziell bei agilen Sprints im Bereich 4) Funktionale Anforderungen, zusammen mit dem Dienstleister, abgestimmt.

7. Glossar

Viele Unternehmen und Branchen verwenden spezielle Abkürzungen und Fachbegriffe oder haben zertifizierte Prozesse, Förderungen und DIN-Normen, die hier erläutert werden können.

Vorlagen und Tools für Lastenhefte

Ihr habt ein passendes Projekt und wollt oder müsst ein Lastenheft erstellen? Kein Problem, es gibt jede Menge an guten Lastenheft-Vorlagen in Word oder Excel. Falls Ihr Inhalte des Lastenhefts in Eurer PM-Software nutzen möchtet, solltet Ihr vorab prüfen, welches Datei-Format Ihr hier benötigt. Eine Übersicht für Projektmanagement-Tools findet Ihr auf unserer Softwarebewertungsplattform OMR-Reviews. Zudem könnt Ihr auf passende Excel- und Word-Vorlagen für die Erstellung eines Lastenhefts zurückgreifen.

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Das sind hilfreiche Projektmanagement-Tools, die Euch bei der Erstellung eines Lastenhefts unterstützen:

Asana

Jira

Trello

Slack

Miro

Wenn Ihr Grafiken oder Screenshots in Euer Lastenheft integrieren möchtet, empfehlen wir Euch, das Lastenheft in Word zu erstellen. Es geht einfacher und schneller als in Excel, Ihr könnt das fertige Dokument einfach als PDF per Mail versenden und wirklich jeder kann damit arbeiten und Kommentare einfügen.

Für die Punkte 3) und 4) ist es sehr wichtig, die Anforderungen und Cases zu priorisieren, d. h. was ist ein „Must-have“ und was ist ein „Nice-to-have“. Hier ist es sehr, sehr wichtig, exakt zu beschreiben, was die Anforderungen sind, damit es keine Fehlinterpretationen gibt.

Wichtige To-dos und Tipps aus der Praxis

Hier noch einmal die wichtigsten To-dos für die Erstellung Eures Lastenhefts sowie Tipps aus der Praxis auf einen Blick:

• Startet rechtzeitig vor Projektbeginn und plant großzügig Zeit für Anpassungen während des Projektablaufs ein.
• Holt Euch Profi-Support für den Software-Bereich und die technischen Spezifikationen.
• Arbeitet in den Software-Phasen mit agilen Sprints.
• Vergesst Eure Kunden, rechtliche Vorgaben und den Datenschutz nicht.
• Einfache und exakte Beschreibung der Aufgaben, besonders im Bereich SOLL-Zustand.
• Plant genügend Pufferzonen in der Projektplanung ein, speziell bei IT- und Testphasen.
• Stimmt ein extra Notfall-Budget für zusätzliche Aufwände ab – Ihr werdet es brauchen.
• Das Lastenheft ist Eure Basis-Kommunikation, d. h. Ihr müsst wissen, was drin steht und es allen Beteiligten zugänglich machen.
• Nutzt Software-Lösungen für die Planung, z. B. awork (
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  ), Asana oder Jira für das gesamte Projekt sowie Trello für agile Sprints und kleinere Projekte.
• Vermeidet E-Mail-Verteilerlisten und nutzt Slack für Eure Kommunikation.
• Dokumentiert wichtige Entscheidungen und Änderungen direkt im Lastenheft und erstellt Gesprächsnotizen.
• Fordert aktiv Status-Feedbacks ein, die Ihr auch zur Dokumentation und für Reportings nutzen könnt.
• Nutzt zur Visualisierung von Abläufen, Cases oder Milesstones Programme wie z. B. Miro.
• Druckt Euch die wichtigsten Phasen-Milesstones auf Papier aus und erstellt eine Projekt-Wand. Dadurch habt Ihr zusätzlich alles im Blick und könnt Eure Steps „abhacken“.
• Plant die Abstimmungs-Meetings pragmatisch und nach Projektbedarf.
• Alarmstufe Rot bei diesen Sätzen „Könnten wir noch …?“ oder „Ich habe gehört, dass dieses Feature …“! Prüft genau, ob diese Sonderwünsche jetzt oder in einer zweiten Projektphase umgesetzt werden können.
• Kommuniziert sofort, wenn etwas nicht läuft oder erheblicher Zusatzaufwand entsteht.